Copia compulsada de un documento: el original, el precio y todo el procedimiento

Respuesta breve: ¿qué es la certificación notarial de una copia?

TARGMANEBI es un centro de servicios documentales y de traducción, no una notaría. Revisamos el documento, establecemos su finalidad, preparamos la copia y la traducción necesarias y organizamos la certificación ante un notario autorizado. La decisión notarial final y la diligencia de certificación corresponden al notario. Nuestra dirección es avenida David Aghmashenebeli 118, Tiflis; para una consulta, llame al 501 11 32 00.

Contenido

1. Qué certifica el notario y qué no
2. Cuándo se necesita el original
3. De qué documentos puede certificarse una copia
4. Fotocopia, copia de texto y extracto
5. El procedimiento paso a paso
6. Precio en 2026
7. Traducción, apostilla y presentación en el extranjero
8. Copias electrónicas y la opción en línea
9. Errores frecuentes
10. Preguntas frecuentes

¿Qué certifica el notario y qué no certifica?

Los términos "certificación de una copia", "certificación de la exactitud de una copia con el original", "certificación de la conformidad de una copia con el original" y la expresión cotidiana "fotocopia compulsada" suelen describir una misma finalidad: que el destinatario vea que la copia presentada coincide, visual o textualmente, con el documento que se presentó al notario para el cotejo. La diligencia notarial indica sobre qué base y en qué forma se certifica la conformidad.

Este acto responde a una pregunta limitada pero muy importante en la práctica: ¿contiene la copia la misma información y los mismos datos que el documento presentado para el cotejo? Por ejemplo, en la copia de un título deben coincidir con el original el nombre, la titulación, el número, la fecha, la firma y la imagen del sello. En el caso de un contrato, las páginas, el texto, las firmas y los anexos se reflejan en la medida en que la copia se prepara y se certifica.

La certificación notarial no convierte un documento poco fiable en auténtico. La instrucción vigente explica expresamente que certificar la conformidad de una copia no significa certificar la legalidad y la autenticidad del original ni de la copia certificada. Por tanto, un sello notarial en una copia no puede demostrar por sí solo que un título lo haya expedido realmente una universidad concreta, que un contrato esté en vigor, que un pasaporte sea válido o que un hecho descrito en el original sea cierto. Cuando es necesario, estas cuestiones se comprueban con la institución emisora, el registro u otro organismo competente.

¿Cuándo se necesita el original y se puede certificar la copia de una copia?

Si quiere que la diligencia notarial dé fe de que la copia coincide con el original, el notario debe ver y cotejar personalmente el original. Una foto enviada por WhatsApp, un PDF recibido por correo electrónico, una impresión en color o una fotocopia hecha en casa no pueden servir como original. Aun así, enviarlos es útil: contamos de antemano las páginas, detectamos los anexos, valoramos si se necesita traducción y le decimos qué debe traer.

La ley también reconoce una segunda opción: el notario puede certificar que una copia coincide con una copia ya certificada. En la práctica, se trata de certificar una "copia de una copia". Por eso, la frase "siempre se necesita el original" es demasiado general. La respuesta correcta es: el original se necesita cuando el cotejo debe hacerse con el original, mientras que una copia debidamente certificada puede ser una base independiente para cotejar una nueva copia. Una copia simple sin certificar no entra en esta categoría.

Antes de enviar el original desde otra ciudad u otro país, pregunte al destinatario si realmente necesita una copia notarial y si admite la copia de una copia. Algunas entidades solo quieren un duplicado de nueva expedición o el original primario; a otras les basta una copia notarial en color; una tercera puede necesitar una verificación electrónica con el emisor del documento. Aclarar este requisito de antemano es el seguro más eficaz para su tiempo y su dinero.

¿De qué documentos puede certificarse una copia?

La certificación de la conformidad de una copia no se limita a los documentos expedidos por un organismo público ni a los documentos ya certificados ante notario. Según la instrucción, el hecho de que el original no esté certificado por un notario o un órgano administrativo y no sea un documento público no es en sí mismo un obstáculo. Por tanto, también puede certificarse la copia de un documento privado, siempre que el documento permita técnicamente el cotejo y la preparación de una copia.

Copias del título, el certificado escolar y el expediente académico

El error más frecuente con los documentos académicos es certificar solo la página principal del título cuando la universidad, el empleador o el organismo de reconocimiento también piden el suplemento. El título, el certificado de calificaciones y el expediente académico pueden tratarse como documentos independientes. Si el título tiene en el reverso una anotación, una serie, un número de registro o un sello, también hay que comprobar si debe incluirse en la copia.

Para una solicitud en el extranjero, no empiece la certificación solo con la frase "necesito una copia de mi título". Envíenos el requisito del destinatario: ¿pide una copia certificada, una copia notarial, el original apostillado, una traducción oficial o un sobre sellado de la universidad? Estos términos no siempre significan el mismo trámite. Organizaremos la cadena necesaria conforme al requisito.

Copias de partidas de nacimiento, certificados de matrimonio y otros certificados

Con los certificados de estado civil, primero hay que averiguar si el destinatario necesita una copia notarial del original antiguo o un nuevo duplicado expedido por la autoridad competente. Para presentarlos en el extranjero, a menudo se presta atención a la fecha de expedición, a la apostilla y a la traducción. Certificar una copia no puede convertir un documento en "de nueva expedición" ni actualiza datos obsoletos.

Copias del pasaporte, el documento de identidad y el permiso de conducir

Se permite certificar la fotocopia de un pasaporte, un documento de identidad, un permiso de conducir u otro documento con un original único. Sin embargo, esa copia notarial no adquiere la fuerza del original: no se puede cruzar una frontera con ella, no sustituye la obligación de presentar un documento de identidad, y un banco o un organismo público pueden seguir pidiendo el propio original vigente.

En el caso de un pasaporte, hay que decidir de antemano qué páginas se necesitan: solo la página con la foto y los datos, determinadas páginas de visados o sellos, todas las páginas utilizadas o el pasaporte completo. La decisión debe basarse en el requisito del destinatario. Certificar menos páginas por iniciativa propia puede dejar incompleto el paquete, mientras que copiar páginas innecesarias aumenta el precio y la cantidad de datos personales.

Copias de un contrato, un poder y un documento de empresa

En un contrato de varias páginas importan el orden de las páginas, los anexos, las firmas de la última página, los sellos y las posibles adendas posteriores. La copia de solo la última página firmada no suele poder mostrar a qué texto corresponde la firma. Si el destinatario necesita el contrato completo, debe presentar todas las páginas pertinentes y los anexos a los que se remite.

Con un documento de empresa pueden surgir preguntas adicionales sobre las facultades del firmante, el extracto del registro o la vigencia del documento. Certificar una copia no comprueba automáticamente estas circunstancias. Cuando la finalidad es una licitación, un trámite bancario, un socio internacional o un tribunal, distinguimos de antemano entre la certificación de una copia, la legitimación de una firma y otras formas exigidas.

Fotocopia, copia de texto y extracto de un documento

Las normas notariales georgianas reconocen dos formas principales de copia. Una fotocopia reproduce la imagen visual del documento con exactitud fotográfica: muestra la disposición, la firma, el sello, las anotaciones y otros detalles visuales. En la práctica cotidiana, es una copia hecha con un escáner o una fotocopiadora, que el notario coteja con la fuente presentada.

Una copia de texto reproduce el texto con exactitud, pero no reproduce visualmente todos los detalles. La firma, el sello o una anotación se reflejan en ella mediante una nota descriptiva. No se permite mezclar en una misma copia la fotocopia y la copia de texto. Qué forma resulta más práctica para un documento concreto depende de la finalidad, de la calidad y del requisito del destinatario.

Un extracto, en cambio, no es una copia completa. Separa una parte determinada del documento y certifica su exactitud conforme a la norma correspondiente. Elija un extracto solo cuando el contenido del documento pueda dividirse en partes y la institución receptora acepte precisamente un extracto. Ocultar información confidencial o quitar algunas páginas por su cuenta no crea automáticamente un extracto notarial.

Correcciones, daños, plastificado y estado técnico

Si el original contiene una corrección no salvada, eso no siempre significa un rechazo automático. La norma vigente permite certificar una fotocopia cuando el defecto o la corrección también se ve con facilidad en la copia; en ese caso, una copia de texto sería inadecuada, porque el defecto visual podría perderse. La decisión final la toma el notario tras ver el documento.

Un sello descolorido, un borde doblado, una parte que falta, un texto borrado, un plastificado defectuoso o unas páginas pegadas dificultan el cotejo. Envíenos una foto de antemano, aunque la comprobación del original en persona sigue siendo decisiva. Si la información esencial ya no puede leerse, a menudo la solución más fiable es obtener un duplicado o un nuevo certificado de la institución emisora.

La norma tiene un matiz adicional para los documentos creados por medios técnicos: salvo los libros, periódicos, revistas y otras publicaciones impresas, ese documento normalmente debe llevar una firma, una anotación original manuscrita, una corrección u otra marca individual. Una impresión de un texto anónimo y sin firmar puede no ser, por sí sola, una fuente documental suficiente para certificar la conformidad.

Cómo se certifica la copia de un documento: 5 fases

¿Cuánto cuesta certificar la copia de un documento en 2026?

Según la tarifa publicada por la Cámara Notarial de Georgia a 27 de agosto de 2026, la tasa básica por certificar la exactitud de la copia de un documento y de un extracto de un documento se determina por el número de páginas. Existe una tarifa propia para un documento de una página, mientras que para un paquete de varias páginas se aplica la tarifa por página del tramo correspondiente.

Se trata de la tarifa básica publicada para el propio acto notarial, no del precio completo de cualquier encargo. En el importe final pueden influir la preparación de una copia en color o de gran formato, anexos poco habituales, el número de documentos, la traducción, la apostilla, el envío por mensajería y otros trabajos técnicos. Para un presupuesto exacto necesitamos ver todas las páginas y conocer la finalidad última.

Para un documento presentado por un miembro de una familia socialmente vulnerable que tenga derecho a ello, o por un veterano de guerra y de las fuerzas de defensa inscrito en la base de datos oficial, la tarifa oficial establece una tarifa reducida de 0,50 GEL por página. Para acogerse a la reducción, compruebe de antemano con el notario la condición y la forma de acreditación exigida.

Al comparar precios, pregunte siempre al proveedor del servicio si la oferta incluye solo la tasa notarial o también la realización de la copia, el IVA, la traducción y los servicios técnicos. La cifra más baja suele ser una cifra incompleta. Intentamos mostrarle de antemano los componentes del trabajo, para que no se añada ninguna fase inesperada en persona.

Copia notarial, traducción y apostilla: ¿cómo preparar un paquete para el extranjero?

Una copia notarial, una traducción notarial y una apostilla no son lo mismo. La certificación de una copia da fe de que la copia coincide con su fuente. Una traducción traslada el contenido del documento a otro idioma, y normalmente lo que se legitima es la firma del traductor, no el "contenido correcto" de la traducción en abstracto. La apostilla es la forma internacional de confirmación oficial del origen de un documento público entre países en los que rige el régimen de La Haya correspondiente.

El orden correcto depende del documento y del país. En algunos casos, primero se coloca la apostilla en el documento público original y después se traduce el original junto con la apostilla. En otros, piden una copia notarial y su traducción. Hay casos en los que una autoridad extranjera solo acepta la forma de un notario, una embajada o un consulado de su propio país, o de un traductor acreditado concreto.

Por eso, la fórmula universal "primero la copia y después la apostilla" no es segura. Antes de pagar, obtenga el requisito escrito del destinatario y muéstrenoslo. Según lo que se necesite, le pondremos en contacto con los servicios correspondientes: consulte nuestra guía completa de servicios notariales, la información sobre la certificación notarial y el servicio de apostilla.

Certificar en Georgia la copia de un documento extranjero

Según la instrucción vigente, el hecho de que un documento esté redactado en un idioma extranjero y el notario no conozca ese idioma no impide por sí solo certificar la conformidad de una copia. Aquí el objeto del cotejo es la conformidad visual o textual. Sin embargo, para que un documento extranjero pueda utilizarse legalmente en Georgia, pueden necesitarse además una apostilla o una legalización en su país de origen y, después, una traducción al georgiano.

La transliteración del nombre y el apellido requiere una atención especial. La grafía latina del pasaporte, la forma usada en el título y las traducciones anteriores pueden diferir. Certificar una copia no corrige estas diferencias. Antes de empezar la traducción, muéstrenos su pasaporte vigente y, si lo tiene, un documento oficial obtenido anteriormente con la grafía que prefiere.

¿Se puede certificar en línea la copia de un documento?

La esencia de la certificación estándar de la conformidad de una copia con el original es el cotejo de la fuente con la copia. Por eso, una foto enviada por WhatsApp o una hoja mostrada en una videollamada no suelen equivaler a presentar al notario el original o una copia certificada. Para el cliente, "en línea" puede significar iniciar el encargo, obtener el precio y coordinarse a distancia, pero el propio acto notarial tiene sus requisitos formales.

Al mismo tiempo, en Georgia existe también la certificación notarial de la copia electrónica de un documento en papel. Según la Cámara Notarial, esa copia electrónica puede utilizarse, por ejemplo, para subirla al sistema electrónico unificado de contratación pública. Se trata de un procedimiento especial y no significa que cualquier escaneo de su teléfono se convierta automáticamente en una copia notarial.

Si el documento debe subirse a una licitación, a una plataforma electrónica o a una solicitud a distancia, indíquenos el nombre exacto de la plataforma y el formato de archivo exigido. Averiguaremos si necesita una copia en papel, una copia certificada electrónicamente, una firma electrónica cualificada, un sello o simplemente una copia notarial escaneada. Distinguir correctamente los términos técnicos es aquí tan importante como el propio documento.

10 errores que debe evitar antes de certificar una copia

1. Venir sin el original. Si el cotejo debe hacerse con el original, una foto en el teléfono no basta. Traiga el original físico o una copia certificada admisible según la ley.
2. No aclarar el requisito del destinatario. Para el destinatario, una "copia notarial" puede significar la forma de otro país, una copia apostillada o una copia sellada por el emisor.
3. Olvidar un anexo. El expediente académico de un título, un anexo de un contrato y el reverso de un certificado suelen ser tan importantes como la primera página.
4. Tomar una copia por el original. Incluso una copia en color de alta calidad es una copia simple si no lleva la certificación oficial correspondiente.
5. Páginas del pasaporte innecesarias o insuficientes. Establezca de antemano si necesitan la página de datos, las páginas utilizadas o el documento completo.
6. Usar una copia certificada como sustituto del original. La copia de un documento de identidad único no puede sustituir al original, a pesar del sello notarial.
7. Confundir la traducción con la certificación de una copia. Son actos independientes, con distinto precio, diligencia y finalidad.
8. Añadir la apostilla de forma automática. No todos los documentos ni todos los países necesitan apostilla; y en algunos casos la apostilla debe colocarse en el original, no en un paquete ya montado.
9. Ocultar los daños. Muéstrenos de antemano borrones, correcciones o un sello borroso. El defecto debe verse en la fotocopia, y la valoración final debe hacerla el notario.
10. Hacer el presupuesto solo con la tarifa básica. Compruebe uno por uno el IVA, la realización de la copia, el trabajo técnico, la traducción, la apostilla y la entrega.

¿Por qué preparar su documento con TARGMANEBI?

Para el cliente, lo difícil a menudo no es hacer la fotocopia en sí, sino elegir la cadena documental correcta. Una misma solicitud puede decir "copia certificada notarial con apostilla y traducción", pero cada una de esas cuatro palabras tiene su propio significado y su propio orden. Empezamos por la finalidad: adónde va el documento, qué escribe el destinatario, qué original tiene usted y en qué idioma debe prepararse el resultado.

Durante la valoración previa contamos las páginas, comprobamos que estén los anexos, cotejamos la grafía de los nombres e identificamos qué preguntas requieren una respuesta adicional del destinatario. Después preparamos copias técnicamente legibles y la traducción necesaria, y organizamos la fase notarial ante un notario autorizado. Si el requisito incluye una apostilla o un envío internacional, planificamos el proceso en su conjunto.

Nuestro objetivo no es decirle que todos los documentos se certificarán igual y de forma automática. Un mejor servicio significa una respuesta realista: qué tenemos, qué falta, a quién hay que preguntar y qué paso debe darse primero. Así se reduce el riesgo de un rechazo, de repetir la traducción, de páginas innecesarias y de un trámite mal elegido.

¿Cómo contactar con nosotros?

Llámenos al 501 11 32 00 o escríbanos por WhatsApp. Adjunte a su mensaje fotos nítidas de todas las páginas o un único PDF e indique: el tipo de documento, dónde debe presentarlo, en qué país, en qué idioma, para cuándo y si tiene el original físico. Antes de enviar datos personales, tape cualquier parte que no sea necesaria para la valoración.

Para una atención presencial, visítenos en: avenida David Aghmashenebeli 118, Tiflis. Si el original está en otra ciudad o en el extranjero, póngase primero en contacto con nosotros: valoraremos de antemano si es sensato enviarlo, si puede utilizarse una copia certificada o si sería mejor obtener un nuevo documento de la autoridad emisora.

Preguntas frecuentes sobre la copia compulsada de un documento

Fuentes oficiales y límites de responsabilidad

Esta página se actualizó el 27 de agosto de 2026. La forma de la conformidad de una copia y de un extracto, el uso del original y de una copia certificada, la diferencia entre fotocopia y copia de texto, la limitación para los documentos únicos y lo que la certificación no acredita se comprobaron en la instrucción vigente "Sobre el procedimiento para realizar actos notariales", en particular en su artículo 59.

Los precios, el IVA, el posible reembolso de los servicios técnicos y la exención de la tasa de registro se comprobaron en las tarifas vigentes de los servicios notariales de la Cámara Notarial de Georgia. La información sobre las copias electrónicas de documentos en papel se basa en la explicación oficial de la Cámara: "Certificación de una copia electrónica".

Esta información es una guía general y no constituye un dictamen jurídico individual. La aceptación de un documento la determina la entidad receptora, mientras que la admisibilidad, la forma y los requisitos adicionales de la certificación de una copia concreta los determina un notario autorizado conforme a la legislación vigente. Las tarifas y las normas pueden cambiar, por lo que conviene comprobar los detalles finales antes de que se preste el servicio.