Copie certifiée conforme d’un document - l’original, le prix et toute la procédure

En bref : qu’est-ce que la certification notariale d’une copie ?

TARGMANEBI est un centre de services documentaires et de traduction, et non un office notarial. Nous examinons le document, établissons sa finalité, préparons la copie et la traduction nécessaires et organisons la certification auprès d’un notaire habilité. La décision notariale finale et la mention de certification relèvent du notaire. Notre adresse : 118 avenue David Aghmashenebeli, Tbilissi ; pour un conseil, appelez le 501 11 32 00.

Sommaire

1. Ce que le notaire confirme et ne confirme pas
2. Quand l’original est exigé
3. Quels documents peuvent être copiés et certifiés
4. Photocopie, copie textuelle et extrait
5. La procédure étape par étape
6. Le prix en 2026
7. Traduction, apostille et présentation à l’étranger
8. Copies électroniques et option en ligne
9. Les erreurs fréquentes
10. Questions fréquentes

Que confirme le notaire, et que ne confirme-t-il pas ?

Les expressions « certification d’une copie », « certification de l’exactitude d’une copie par rapport à l’original », « certification de la conformité d’une copie à l’original » et, dans le langage courant, « photocopie notariée » désignent généralement un même objectif : le destinataire doit voir que la copie présentée correspond, visuellement ou textuellement, au document qui a été présenté au notaire pour comparaison. La mention notariale indique sur quelle base et sous quelle forme la conformité est certifiée.

Cet acte répond à une question étroite, mais importante en pratique : la copie porte-t-elle les mêmes informations et les mêmes éléments que le document présenté pour comparaison ? Par exemple, sur la copie d’un diplôme, le nom, la qualification, le numéro, la date, la signature et l’image du cachet doivent correspondre à l’original. Pour un contrat, les pages, le texte, les signatures et les annexes sont reproduits dans la mesure où la copie est préparée et certifiée.

La certification notariale ne transforme pas un document douteux en document authentique. L’instruction en vigueur précise expressément que la certification de la conformité d’une copie ne signifie pas la certification de la légalité et de l’authenticité de l’original ou de la copie certifiée. Par conséquent, un cachet notarial sur une copie ne peut pas à lui seul prouver qu’un diplôme a réellement été délivré par une université donnée, qu’un contrat est en vigueur, qu’un passeport est valide ou qu’un fait décrit dans l’original est vrai. Si nécessaire, ces questions sont vérifiées auprès de l’établissement émetteur, du registre ou d’un autre organisme compétent.

Quand l’original est-il exigé, et peut-on certifier la copie d’une copie ?

Si vous voulez que la mention notariale confirme la conformité de la copie à l’original, le notaire doit voir et comparer l’original en personne. Une photo envoyée sur WhatsApp, un PDF reçu par e-mail, une impression couleur ou une photocopie faite chez vous ne peuvent pas tenir lieu d’original. Les envoyer reste toutefois utile : nous comptons les pages à l’avance, repérons les annexes, évaluons si une traduction est nécessaire et vous disons ce qu’il faut apporter.

La loi reconnaît aussi une seconde possibilité : le notaire peut certifier la conformité d’une copie à une copie déjà certifiée. En pratique, il s’agit de certifier la « copie d’une copie ». La formule « l’original est toujours exigé » est donc trop générale. La bonne réponse est la suivante : l’original est exigé lorsque la comparaison doit se faire avec l’original, tandis qu’une copie dûment certifiée peut servir de base autonome pour comparer une nouvelle copie. Une simple copie non certifiée n’entre pas dans cette catégorie.

Avant d’envoyer l’original depuis une autre ville ou un autre pays, demandez au destinataire s’il a réellement besoin d’une copie notariée et si la copie d’une copie est acceptée. Certains organismes ne veulent qu’un duplicata récemment délivré ou l’original premier ; pour d’autres, une copie notariée en couleur suffit ; un troisième peut avoir besoin d’une vérification électronique auprès de l’émetteur du document. Clarifier cette exigence à l’avance est la meilleure façon de protéger votre temps et votre argent.

De quels documents peut-on faire certifier une copie ?

La certification de la conformité d’une copie ne se limite pas aux documents délivrés par une autorité publique ni aux documents déjà notariés. Selon l’instruction, le fait que l’original ne soit pas certifié par un notaire ou par un organe administratif et ne soit pas un acte public ne constitue pas en soi un obstacle. La copie d’un document privé peut donc aussi être certifiée, dès lors que le document permet techniquement la comparaison et l’établissement d’une copie.

Copies d’un diplôme, d’un certificat de fin d’études et d’un relevé de notes

L’erreur la plus fréquente avec les documents d’études consiste à faire certifier seulement la première page du diplôme alors que l’université, l’employeur ou l’organisme de reconnaissance des qualifications demande aussi le supplément. Le diplôme, le relevé de notes et le relevé académique peuvent être traités comme des documents distincts. Si le diplôme porte au verso une mention, une série, un numéro d’enregistrement ou un cachet, il faut aussi vérifier s’il doit figurer sur la copie.

Pour une candidature à l’étranger, ne commencez pas la certification avec la seule phrase « il me faut une copie de mon diplôme ». Envoyez-nous l’exigence du destinataire : demande-t-il une copie certifiée conforme, une copie notariée, un original apostillé, une traduction officielle ou une enveloppe scellée de l’université ? Ces termes ne désignent pas toujours la même démarche. Nous organiserons la chaîne nécessaire selon l’exigence.

Copies d’actes de naissance, de mariage et d’autres actes

Pour les actes d’état civil, il faut d’abord savoir si le destinataire a besoin d’une copie notariée de l’ancien original ou d’un nouvel acte délivré par l’autorité compétente. Pour une présentation à l’étranger, on prête souvent attention à la date de délivrance, à l’apostille et à la traduction. La certification d’une copie ne peut pas rendre un document « récemment délivré » et ne met pas à jour des données périmées.

Copies d’un passeport, d’une carte d’identité et d’un permis de conduire

Il est permis de faire certifier la photocopie d’un passeport, d’une carte d’identité, d’un permis de conduire ou d’un autre document dont l’original est unique. Une telle copie notariée n’acquiert toutefois pas la valeur de l’original : vous ne pouvez pas franchir une frontière avec elle, elle ne remplace pas l’obligation de présenter une pièce d’identité, et une banque ou une administration peut toujours demander l’original valide lui-même.

Pour un passeport, il faut décider à l’avance quelles pages sont nécessaires : seulement la page avec la photo et les données, certaines pages de visas ou de cachets, toutes les pages remplies ou le passeport entier. La décision doit reposer sur l’exigence du destinataire. Faire certifier moins de pages de votre propre initiative peut rendre le dossier incomplet, tandis que copier des pages inutiles augmente le prix et la quantité de données personnelles.

Copies d’un contrat, d’une procuration et d’un document de société

Pour un contrat de plusieurs pages, comptent l’ordre des pages, les annexes, les signatures de la dernière page, les cachets et les éventuels avenants ultérieurs. Une copie de la seule dernière page signée ne permet généralement pas de savoir à quel texte se rapporte la signature. Si le destinataire a besoin du contrat complet, vous devez présenter toutes les pages pertinentes et les annexes auxquelles il renvoie.

Pour un document de société, des questions supplémentaires peuvent se poser sur les pouvoirs du signataire, l’extrait du registre ou l’actualité du document. La certification d’une copie ne vérifie pas automatiquement ces circonstances. Lorsque l’objectif est un appel d’offres, une démarche bancaire, un partenaire international ou un tribunal, nous distinguons à l’avance la certification d’une copie, la légalisation de signature et les autres formes exigées.

Photocopie, copie textuelle et extrait d’un document

Les règles notariales géorgiennes connaissent deux formes principales de copie. Une photocopie reproduit l’image visuelle du document avec une précision photographique : elle montre la mise en page, la signature, le cachet, les annotations et les autres éléments visuels. Dans la pratique courante, il s’agit d’une copie réalisée par scanner ou photocopieur, que le notaire compare avec la source présentée.

Une copie textuelle reproduit le texte exactement, mais ne restitue pas visuellement chaque détail. Une signature, un cachet ou une annotation y est indiqué par une mention descriptive. Il n’est pas permis de mélanger photocopie et copie textuelle dans une même copie. La forme la plus pratique pour un document donné dépend de l’objectif, de la qualité et de l’exigence du destinataire.

Un extrait, en revanche, n’est pas une copie complète. Il isole une partie déterminée du document et en confirme l’exactitude selon la règle applicable. Ne choisissez un extrait que lorsque le contenu du document peut être divisé en parties et que l’établissement destinataire accepte précisément un extrait. Masquer des informations confidentielles ou retirer quelques pages de votre propre initiative ne crée pas automatiquement un extrait notarial.

Corrections, dégradations, plastification et état technique

Si l’original comporte une correction non mentionnée, cela ne signifie pas toujours un refus automatique. La règle en vigueur permet de certifier une photocopie lorsque le défaut ou la correction est aussi bien visible sur la copie ; dans ce cas, une copie textuelle serait inappropriée, car le défaut visuel pourrait se perdre. La décision finale appartient au notaire après examen du document.

Un cachet effacé, un bord plié, une partie manquante, un texte gratté, une mauvaise plastification ou des pages collées compliquent la comparaison. Envoyez-nous une photo à l’avance, mais la vérification de l’original sur place reste déterminante. Si des informations essentielles ne sont plus lisibles, la solution la plus fiable consiste souvent à obtenir un duplicata ou un nouveau certificat auprès de l’établissement émetteur.

La règle comporte une nuance supplémentaire pour un document créé par des moyens techniques : à l’exception des livres, journaux, magazines et autres publications imprimées, un tel document doit normalement porter une signature, une annotation manuscrite originale, une correction ou une autre marque individuelle. L’impression d’un texte anonyme et non signé peut ne pas constituer à elle seule une source documentaire suffisante pour certifier une conformité.

Comment la copie d’un document est certifiée - 5 étapes

Combien coûte la certification d’une copie de document en 2026 ?

Selon le barème publié par la Chambre des notaires de Géorgie (Notary Chamber of Georgia) au 27 août 2026, les frais de base pour la certification de l’exactitude de la copie d’un document et d’un extrait de document sont fixés en fonction du nombre de pages. Il existe un tarif distinct pour un document d’une page, tandis que pour un dossier de plusieurs pages, c’est le tarif par page de la tranche correspondante qui s’applique.

Il s’agit du tarif de base publié pour l’acte notarié lui-même, et non du prix complet d’une commande quelle qu’elle soit. Le montant final peut dépendre de la préparation d’une copie en couleur ou en grand format, d’annexes inhabituelles, du nombre de documents, de la traduction, d’une apostille, d’une livraison par coursier et d’autres travaux techniques. Pour un devis exact, nous devons voir toutes les pages et connaître l’objectif final.

Pour un document présenté par un membre éligible d’une famille socialement vulnérable, ou par un vétéran de guerre et des forces de défense inscrit dans la base de données officielle, le barème officiel prévoit un tarif réduit de 0,50 GEL par page. Pour bénéficier de la réduction, vérifiez à l’avance avec le notaire le statut et la forme de justificatif exigée.

Lorsque vous comparez les prix, demandez toujours au prestataire si l’offre couvre seulement les frais notariaux, ou aussi l’établissement de la copie, la TVA, la traduction et les services techniques. Le chiffre le plus bas est souvent un chiffre incomplet. Nous nous efforçons de vous présenter à l’avance les composantes du travail, afin qu’aucune étape imprévue ne s’ajoute sur place.

Copie notariée, traduction et apostille - comment constituer un dossier pour l’étranger ?

Une copie notariée, une traduction notariée et une apostille ne sont pas la même chose. La certification d’une copie confirme que la copie est conforme à sa source. Une traduction restitue le contenu du document dans une autre langue, et c’est généralement la signature du traducteur qui est certifiée, et non le « contenu exact » de la traduction dans l’absolu. L’apostille est la forme internationale de confirmation officielle de l’origine d’un acte public entre les pays où s’applique le régime de La Haye correspondant.

Le bon ordre dépend du document et du pays. Dans certains cas, l’apostille est d’abord apposée sur l’acte public original, puis l’original est traduit avec l’apostille. Ailleurs, on demande une copie notariée et sa traduction. Il existe des cas où une autorité étrangère n’accepte que la forme établie par un notaire, une ambassade ou un consulat de son propre pays, ou par un traducteur agréé déterminé.

La formule universelle « d’abord la copie, ensuite l’apostille » n’est donc pas sûre. Avant de payer, obtenez l’exigence écrite du destinataire et montrez-la-nous. Selon ce qui est nécessaire, nous vous orienterons vers les services correspondants : consultez notre guide complet des services notariaux, les informations sur la certification notariale et le service d’apostille.

Faire certifier en Géorgie la copie d’un document étranger

Selon l’instruction en vigueur, le fait qu’un document soit rédigé dans une langue étrangère et que le notaire ne connaisse pas cette langue n’exclut pas en soi la certification de la conformité d’une copie. L’objet de la comparaison est ici la conformité visuelle ou textuelle. Toutefois, pour qu’un document étranger puisse être utilisé juridiquement en Géorgie, une apostille ou une légalisation dans son pays d’origine, puis une traduction en géorgien, peuvent en outre être nécessaires.

La translittération du prénom et du nom demande une attention particulière. La mention latine du passeport, la forme utilisée dans le diplôme et les traductions antérieures peuvent différer. La certification d’une copie ne corrige pas ces différences. Avant le début de la traduction, montrez-nous votre passeport en cours de validité et, s’il en existe un, un document officiel obtenu antérieurement avec l’orthographe souhaitée.

Peut-on faire certifier la copie d’un document en ligne ?

L’essence de la certification ordinaire de la conformité d’une copie à l’original est la comparaison de la source et de la copie. C’est pourquoi une photo envoyée sur WhatsApp ou une feuille montrée lors d’un appel vidéo n’équivaut généralement pas à la présentation de l’original ou d’une copie certifiée au notaire. Pour un client, « en ligne » peut signifier lancer la commande, obtenir le prix et coordonner à distance, mais l’acte notarié lui-même a ses propres exigences formelles.

Parallèlement, la Géorgie propose aussi la certification notariale de la copie électronique d’un document papier. Selon la Chambre des notaires, une telle copie électronique peut être utilisée, par exemple, pour le téléversement dans le système électronique unifié des marchés publics de l’État. Il s’agit d’une procédure spéciale, qui ne signifie pas que n’importe quel scan sur votre téléphone devient automatiquement une copie notariée.

Si le document doit être téléversé pour un appel d’offres, sur une plateforme électronique ou dans le cadre d’une candidature à distance, indiquez-nous le nom exact de la plateforme et le format de fichier exigé. Nous vérifierons s’il vous faut une copie papier, une copie certifiée électroniquement, une signature électronique qualifiée, un cachet ou simplement une copie notariée scannée. Distinguer correctement les termes techniques est ici aussi important que le document lui-même.

10 erreurs à éviter avant de faire certifier une copie

1. Venir sans l’original. Si la comparaison doit se faire avec l’original, une photo sur votre téléphone ne suffit pas. Apportez l’original physique ou une copie certifiée admise par la loi.
2. Ne pas clarifier l’exigence du destinataire. Pour le destinataire, une « copie notariée » peut désigner la forme d’un autre pays, une copie apostillée ou une copie scellée par l’émetteur.
3. Oublier une annexe. Le relevé de notes d’un diplôme, l’annexe d’un contrat et le verso d’un certificat sont souvent aussi importants que la première page.
4. Prendre une copie pour l’original. Même une copie couleur de haute qualité reste une simple copie si elle ne porte aucune certification officielle correspondante.
5. Des pages de passeport inutiles ou insuffisantes. Établissez à l’avance si l’on vous demande la page des données, les pages remplies ou le document entier.
6. Utiliser une copie certifiée à la place de l’original. La copie d’une pièce d’identité unique ne peut pas remplacer l’original, malgré le cachet notarial.
7. Confondre traduction et certification d’une copie. Ce sont des actes indépendants, avec un prix, une mention et un objectif différents.
8. Ajouter une apostille automatiquement. Tous les documents et tous les pays n’exigent pas d’apostille ; et dans certains cas, l’apostille doit être apposée sur l’original, et non sur un dossier déjà constitué.
9. Cacher une dégradation. Montrez-nous à l’avance les grattages, les corrections ou un cachet flou. Le défaut doit être visible sur la photocopie, et l’appréciation finale appartient au notaire.
10. Établir son budget sur le seul tarif de base. Vérifiez un par un la TVA, l’établissement de la copie, le travail technique, la traduction, l’apostille et la livraison.

Pourquoi préparer votre document avec TARGMANEBI ?

Pour le client, le plus difficile n’est souvent pas de faire la photocopie, mais de choisir la bonne chaîne documentaire. Une même candidature peut indiquer « copie certifiée conforme notariée avec apostille et traduction », mais chacun de ces quatre mots a son propre sens et sa propre place dans l’ordre des démarches. Nous partons de l’objectif : où va le document, ce qu’écrit le destinataire, quel original vous avez et dans quelle langue le résultat doit être préparé.

Lors de l’évaluation préalable, nous comptons les pages, vérifions la présence des annexes, comparons l’orthographe des noms et repérons les questions qui nécessitent une réponse supplémentaire du destinataire. Nous préparons ensuite des copies techniquement lisibles et la traduction nécessaire, et organisons l’étape notariale auprès d’un notaire habilité. Si l’exigence s’étend à une apostille ou à un envoi international, nous planifions la démarche dans son ensemble.

Notre objectif n’est pas de vous dire que chaque document sera certifié de la même façon et automatiquement. Un meilleur service, c’est une réponse réaliste : ce que nous avons, ce qui manque, à qui il faut poser la question et quelle étape doit être faite en premier. Cela réduit le risque de refus, d’une traduction à refaire, de pages inutiles et d’une procédure mal choisie.

Comment nous contacter ?

Appelez-nous au 501 11 32 00 ou écrivez-nous sur WhatsApp. Joignez à votre message des photos nettes de toutes les pages ou un seul PDF, et indiquez : le type de document, où vous devez le présenter, dans quel pays, dans quelle langue, pour quand, et si vous disposez de l’original physique. Avant d’envoyer des données personnelles, masquez toute partie qui n’est pas nécessaire à l’évaluation.

Pour un service en personne, rendez-nous visite au 118 avenue David Aghmashenebeli, Tbilissi. Si l’original se trouve dans une autre ville ou à l’étranger, contactez-nous d’abord - nous évaluerons à l’avance s’il est judicieux de l’envoyer, si une copie certifiée peut être utilisée ou s’il vaudrait mieux obtenir un nouveau document auprès de l’autorité émettrice.

Questions fréquentes sur la certification de la copie d’un document

Sources officielles et limites de responsabilité

Cette page a été mise à jour le 27 août 2026. La forme de la conformité d’une copie et d’un extrait, l’utilisation de l’original et d’une copie certifiée, la différence entre photocopie et copie textuelle, la restriction applicable aux documents uniques et ce que la certification ne confirme pas ont été vérifiés dans l’instruction en vigueur « relative à la procédure d’accomplissement des actes notariés », notamment son article 59.

Les prix, la TVA, le remboursement éventuel des services techniques et l’exception aux frais de registre ont été vérifiés dans les tarifs en vigueur des services notariaux de la Chambre des notaires de Géorgie. Les informations sur les copies électroniques de documents papier reposent sur l’explication officielle de la Chambre - « Certification d’une copie électronique ».

Ces informations constituent un guide général et non un avis juridique individuel. L’acceptation d’un document relève de l’organisme destinataire, tandis que la recevabilité, la forme et les exigences supplémentaires de la certification d’une copie donnée sont déterminées par un notaire habilité dans le cadre de la loi en vigueur. Les tarifs et les règles peuvent changer : vérifiez donc les détails définitifs avant la prestation du service.