Copia autenticata di un documento - originale, prezzo e procedura completa

In breve: che cos'è l'autenticazione notarile di una copia?

TARGMANEBI è un centro servizi per documenti e traduzioni, non uno studio notarile. Esaminiamo il documento, ne stabiliamo lo scopo, prepariamo la copia e la traduzione necessarie e organizziamo l'autenticazione presso un notaio abilitato. La decisione notarile finale e la formula di autenticazione spettano al notaio. Il nostro indirizzo è viale David Aghmashenebeli 118, Tbilisi; per una consulenza chiamate il 501 11 32 00.

Indice

1. Che cosa conferma il notaio e che cosa no
2. Quando serve l’originale
3. Di quali documenti si può autenticare la copia
4. Copia fotostatica, copia testuale ed estratto
5. La procedura passo dopo passo
6. Il prezzo nel 2026
7. Traduzione, apostille e presentazione all’estero
8. Copie elettroniche e opzione online
9. Errori frequenti
10. Domande frequenti

Che cosa conferma il notaio e che cosa non conferma?

Le espressioni "autenticazione di copia", "attestazione della conformità della copia all'originale", "copia conforme all'originale" e quella comune di "fotocopia autenticata dal notaio" descrivono di solito un unico scopo: il destinatario deve vedere che la copia presentata corrisponde, visivamente o nel testo, al documento esibito al notaio per il confronto. La formula notarile indica su quale base e in quale forma viene attestata la conformità.

Questo atto risponde a una domanda circoscritta ma molto importante nella pratica: la copia riporta le stesse informazioni e gli stessi dati del documento esibito per il confronto? Ad esempio, sulla copia di un diploma devono corrispondere all'originale il nome, la qualifica, il numero, la data, la firma e l'immagine del timbro. Nel caso di un contratto, pagine, testo, firme e allegati vengono riprodotti nella misura in cui la copia viene preparata e autenticata.

L'autenticazione notarile non trasforma un documento inaffidabile in uno autentico. L'istruzione in vigore spiega espressamente che attestare la conformità di una copia non significa attestare la legittimità e l'autenticità dell'originale o della copia autenticata. Di conseguenza, il solo timbro del notaio su una copia non può dimostrare che un diploma sia stato davvero rilasciato da una determinata università, che un contratto sia in vigore, che un passaporto sia valido o che un fatto descritto nell'originale sia vero. Se necessario, queste questioni si verificano presso l'ente che ha rilasciato il documento, il registro o un altro organo competente.

Quando serve l'originale e si può autenticare la copia di una copia?

Se volete che la formula notarile confermi la conformità della copia all'originale, il notaio deve vedere e confrontare l'originale di persona. Una foto inviata su WhatsApp, un PDF ricevuto per e-mail, una stampa a colori o una fotocopia fatta a casa non possono fare da originale. Inviarli è comunque utile: contiamo in anticipo le pagine, notiamo gli allegati, valutiamo se serve una traduzione e vi diciamo che cosa portare.

La legge prevede anche una seconda possibilità: il notaio può attestare la conformità di una copia a una copia già autenticata. In pratica si tratta di autenticare la "copia di una copia". Perciò la frase "serve sempre l'originale" è troppo generica. La risposta corretta è: l'originale serve quando il confronto deve avvenire con l'originale, mentre una copia regolarmente autenticata può costituire una base autonoma per il confronto di una nuova copia. Una semplice copia non autenticata non rientra in questa categoria.

Prima di spedire l'originale da un'altra città o da un altro Paese, chiedete al destinatario se gli serve davvero una copia autenticata dal notaio e se accetta la copia di una copia. Alcune organizzazioni vogliono solo un duplicato appena rilasciato o l'originale primario; per altre basta una copia autenticata a colori; un'altra ancora può richiedere la verifica elettronica presso chi ha rilasciato il documento. Chiarire in anticipo questo requisito è la tutela più efficace del vostro tempo e del vostro denaro.

Di quali documenti si può autenticare la copia?

L'attestazione della conformità di una copia non si limita ai documenti rilasciati da un organo statale o a quelli già autenticati dal notaio. Secondo l'istruzione, il fatto che l'originale non sia autenticato da un notaio o da un organo amministrativo e non sia un atto pubblico non costituisce di per sé un ostacolo. Si può quindi autenticare anche la copia di una scrittura privata, purché il documento consenta tecnicamente il confronto e la preparazione di una copia.

Copie di diploma, diploma di scuola e transcript

L'errore più frequente con i documenti di studio è autenticare solo la prima pagina del diploma quando l'università, il datore di lavoro o l'ente di riconoscimento della qualifica chiede anche il supplemento. Il diploma, il certificato dei voti e il transcript possono essere considerati documenti distinti. Se sul retro del diploma ci sono un'annotazione, una serie, un numero di registrazione o un timbro, va verificato anche se devono essere inclusi nella copia.

Per una domanda all'estero, non iniziate l'autenticazione con la sola frase "mi serve una copia del diploma". Inviateci il requisito del destinatario: chiede una copia certificata conforme, una copia autenticata dal notaio, l'originale con apostille, una traduzione ufficiale o una busta sigillata dell'università? Questi termini non indicano sempre la stessa procedura. Organizzeremo la catena necessaria in base al requisito.

Copie di certificati di nascita, di matrimonio e di altro tipo

Con i certificati di stato civile bisogna prima capire se al destinatario serve una copia autenticata del vecchio originale o un nuovo certificato rilasciato dall'autorità competente. Per la presentazione all'estero si guarda spesso alla data di rilascio, all'apostille e alla traduzione. Autenticare una copia non può rendere un documento "appena rilasciato" e non aggiorna dati superati.

Copie di passaporto, carta d'identità e patente di guida

È ammesso autenticare la fotocopia di un passaporto, di una carta d'identità, di una patente di guida o di un altro documento con un originale unico. Una copia autenticata di questo tipo non acquista però il valore dell'originale: non potete attraversare una frontiera con essa, non sostituisce l'obbligo di esibire un documento d'identità e una banca o un organo statale possono comunque chiedere l'originale valido.

Per un passaporto bisogna decidere in anticipo quali pagine servono: solo la pagina con la foto e i dati, determinate pagine con visti o timbri, tutte le pagine compilate o l'intero passaporto. La decisione deve basarsi sul requisito del destinatario. Autenticare di propria iniziativa meno pagine può lasciare il pacchetto incompleto, mentre copiare pagine inutili fa aumentare il prezzo e la quantità di dati personali.

Copie di contratto, procura e documenti societari

In un contratto di più pagine contano l'ordine delle pagine, gli allegati, le firme sull'ultima pagina, i timbri e gli eventuali accordi integrativi successivi. La copia della sola ultima pagina firmata di solito non permette di capire a quale testo si riferisca la firma. Se il destinatario ha bisogno del contratto completo, dovete esibire tutte le pagine pertinenti e gli allegati richiamati.

Con un documento societario possono sorgere ulteriori questioni sui poteri del firmatario, sulla visura del registro o sull'attualità del documento. L'autenticazione della copia non verifica automaticamente queste circostanze. Quando lo scopo è una gara d'appalto, una pratica bancaria, un partner internazionale o un tribunale, distinguiamo in anticipo tra autenticazione della copia, autenticazione della firma e altre forme richieste.

Copia fotostatica, copia testuale ed estratto di un documento

Le regole notarili georgiane conoscono due forme principali di copia. La copia fotostatica riproduce con precisione fotografica l'immagine visiva del documento: mostra l'impaginazione, la firma, il timbro, le annotazioni e gli altri dettagli visivi. Nella pratica quotidiana è una copia fatta con uno scanner o una fotocopiatrice, che il notaio confronta con la fonte esibita.

La copia testuale riporta il testo con esattezza, ma non riproduce visivamente ogni dettaglio. Una firma, un timbro o un'annotazione vi sono indicati con una nota descrittiva. Non è ammesso mescolare copia fotostatica e copia testuale in un'unica copia. Quale forma sia più pratica per un determinato documento dipende dallo scopo, dalla qualità e dal requisito del destinatario.

L'estratto, invece, non è una copia completa. Isola una parte definita del documento e ne attesta l'esattezza secondo la regola corrispondente. Scegliete l'estratto solo quando il contenuto del documento è divisibile in parti e l'ente ricevente accetta proprio un estratto. Nascondere informazioni riservate o togliere di propria iniziativa alcune pagine non crea automaticamente un estratto notarile.

Correzioni, danni, plastificazione e condizioni tecniche

Se l'originale contiene una correzione non menzionata, ciò non comporta sempre un rifiuto automatico. La regola in vigore consente di autenticare una copia fotostatica quando il difetto o la correzione sono ben visibili anche sulla copia; in questo caso una copia testuale sarebbe inadatta, perché il difetto visivo potrebbe andare perso. La decisione finale spetta al notaio dopo aver visto il documento.

Un timbro sbiadito, un bordo piegato, una parte mancante, un testo cancellato, una plastificazione difettosa o pagine incollate rendono più difficile il confronto. Inviateci una foto in anticipo, ma la verifica dell'originale sul posto resta decisiva. Se informazioni essenziali non sono più leggibili, spesso la soluzione più affidabile è ottenere un duplicato o un nuovo certificato dall'ente che lo ha rilasciato.

La regola prevede un'ulteriore sfumatura per un documento creato con mezzi tecnici: ad eccezione di libri, giornali, riviste e altre pubblicazioni a stampa, un documento del genere dovrebbe di norma recare una firma, un'annotazione originale manoscritta, una correzione o un altro segno individuale. La sola stampa di un testo anonimo e non firmato può non costituire affatto una fonte documentale sufficiente per attestare la conformità.

Come si autentica la copia di un documento - 5 fasi

Quanto costa autenticare la copia di un documento nel 2026?

Secondo la tariffa pubblicata dalla Camera notarile della Georgia (Notary Chamber of Georgia) al 27 agosto 2026, il diritto di base per l'attestazione della conformità della copia di un documento e dell'estratto di un documento si determina in base al numero di pagine. Per un documento di una pagina c'è una tariffa a parte, mentre per un pacchetto di più pagine si applica la tariffa per pagina della fascia corrispondente.

Si tratta della tariffa di base pubblicata per l'atto notarile in sé, non del prezzo completo di qualsiasi ordine. Sull'importo finale possono incidere la preparazione di una copia a colori o di grande formato, allegati insoliti, il numero di documenti, la traduzione, l'apostille, la consegna tramite corriere e altri lavori tecnici. Per un preventivo esatto dobbiamo vedere tutte le pagine e conoscere lo scopo finale.

Per un documento presentato da un membro avente diritto di una famiglia socialmente vulnerabile, o da un veterano di guerra e delle forze di difesa iscritto nella banca dati ufficiale, la tariffa ufficiale indica un importo ridotto di 0,50 GEL a pagina. Per usufruire della riduzione, verificate in anticipo con il notaio la condizione e la forma di prova richiesta.

Quando confrontate i prezzi, chiedete sempre al fornitore del servizio se l'offerta comprende solo il diritto notarile o anche la preparazione della copia, l'IVA, la traduzione e i servizi tecnici. La cifra più bassa è spesso una cifra incompleta. Cerchiamo di mostrarvi in anticipo le componenti del lavoro, così che sul posto non si aggiunga nessuna fase inattesa.

Copia autenticata, traduzione e apostille - come preparare un pacchetto per l'estero?

Copia autenticata dal notaio, traduzione autenticata e apostille non sono la stessa cosa. L'autenticazione della copia conferma che la copia corrisponde alla sua fonte. La traduzione rende il contenuto del documento in un'altra lingua e, di solito, si autentica la firma del traduttore, non il "contenuto corretto" della traduzione in astratto. L'apostille è la forma internazionale di conferma ufficiale dell'origine di un documento pubblico tra i Paesi in cui si applica il relativo regime dell'Aia.

L'ordine corretto dipende dal documento e dal Paese. In alcuni casi l'apostille si appone prima sul documento pubblico originale e poi si traduce l'originale insieme all'apostille. Altrove si chiede una copia autenticata dal notaio e la sua traduzione. Ci sono casi in cui un'autorità straniera accetta solo la forma di un notaio, di un'ambasciata o di un consolato del proprio Paese, oppure di un determinato traduttore certificato.

Perciò la formula universale "prima la copia, poi l'apostille" non è sicura. Prima di pagare, procuratevi il requisito scritto del destinatario e mostratecelo. A seconda di ciò che serve, vi indirizzeremo ai servizi corrispondenti: consultate la nostra guida completa ai servizi notarili, le informazioni sull'autenticazione notarile e il servizio di apostille.

Autenticare in Georgia la copia di un documento straniero

In base all'istruzione in vigore, il fatto che un documento sia redatto in una lingua straniera e che il notaio non conosca quella lingua non esclude di per sé l'attestazione della conformità della copia. Qui l'oggetto del confronto è la conformità visiva o testuale. Tuttavia, perché un documento straniero possa essere usato legalmente in Georgia, possono servire in aggiunta l'apostille o la legalizzazione nel Paese di origine e poi una traduzione in georgiano.

La traslitterazione di nome e cognome richiede un'attenzione particolare. La grafia latina nel passaporto, la forma usata nel diploma e le traduzioni precedenti possono essere diverse. L'autenticazione della copia non corregge queste differenze. Prima di iniziare la traduzione, mostrateci il passaporto valido e, se esiste, un documento ufficiale ottenuto in precedenza con la grafia preferita.

La copia di un documento si può autenticare online?

L'essenza dell'autenticazione ordinaria della conformità di una copia all'originale è il confronto tra fonte e copia. Per questo una foto inviata su WhatsApp o un foglio mostrato durante una videochiamata di solito non equivalgono all'esibizione al notaio dell'originale o di una copia autenticata. Per il cliente "online" può significare avviare l'ordine, ricevere il prezzo e coordinarsi a distanza, ma l'atto notarile in sé ha i propri requisiti formali.

Allo stesso tempo, in Georgia esiste anche l'autenticazione notarile della copia elettronica di un documento cartaceo. Secondo la Camera notarile, una copia elettronica di questo tipo può essere usata, ad esempio, per il caricamento nel sistema elettronico unificato degli appalti pubblici. Si tratta di una procedura speciale e non significa che qualsiasi scansione sul vostro telefono diventi automaticamente una copia autenticata.

Se il documento va caricato su una gara d'appalto, una piattaforma elettronica o una domanda a distanza, scriveteci il nome esatto della piattaforma e il formato di file richiesto. Verificheremo se vi serve una copia cartacea, una copia autenticata elettronicamente, una firma elettronica qualificata, un timbro o semplicemente la scansione di una copia autenticata. Distinguere correttamente i termini tecnici qui è importante quanto il documento stesso.

10 errori da evitare prima di autenticare una copia

1. Presentarsi senza l’originale. Se il confronto deve avvenire con l’originale, una foto sul telefono non basta. Portate l’originale cartaceo o una copia autenticata ammessa dalla legge.
2. Non chiarire il requisito del destinatario. Per il destinatario una "copia autenticata" può indicare la forma di un altro Paese, una copia con apostille o una copia sigillata da chi ha rilasciato il documento.
3. Tralasciare un allegato. Il transcript di un diploma, un allegato di un contratto e il retro di un certificato sono spesso importanti quanto la prima pagina.
4. Scambiare una copia per l’originale. Anche una copia a colori di alta qualità è una copia semplice se non reca la relativa autenticazione ufficiale.
5. Pagine del passaporto inutili o insufficienti. Stabilite in anticipo se serve la pagina dei dati, le pagine compilate o l’intero documento.
6. Usare una copia autenticata al posto dell’originale. La copia di un documento d’identità unico non può sostituire l’originale, nonostante il timbro del notaio.
7. Confondere la traduzione con l’autenticazione della copia. Sono atti indipendenti, con prezzo, formula e scopo diversi.
8. Aggiungere automaticamente l’apostille. Non tutti i documenti e non tutti i Paesi richiedono l’apostille; e in alcuni casi l’apostille va apposta sull’originale, non su un pacchetto già composto.
9. Nascondere i danni. Mostrateci in anticipo cancellature, correzioni o un timbro sbiadito. Il difetto deve essere visibile sulla copia fotostatica e la valutazione finale spetta al notaio.
10. Fare il budget con la sola tariffa di base. Verificate una per una l’IVA, la preparazione della copia, il lavoro tecnico, la traduzione, l’apostille e la consegna.

Perché preparare il vostro documento con TARGMANEBI?

Per il cliente la difficoltà spesso non è fare la fotocopia in sé, ma scegliere la catena documentale giusta. Una stessa domanda può dire "copia conforme autenticata dal notaio con apostille e traduzione", ma ciascuna di queste quattro parole ha un proprio significato e un proprio ordine. Partiamo dallo scopo: dove va il documento, che cosa scrive il destinatario, quale originale avete e in quale lingua va preparato il risultato.

Durante la valutazione preliminare contiamo le pagine, controlliamo che ci siano gli allegati, confrontiamo la grafia dei nomi e individuiamo le domande che richiedono una risposta aggiuntiva da parte del destinatario. Poi prepariamo copie tecnicamente leggibili e la traduzione necessaria e organizziamo la fase notarile presso un notaio abilitato. Se il requisito si estende all'apostille o alla consegna internazionale, pianifichiamo la procedura nel suo insieme.

Il nostro obiettivo non è dirvi che ogni documento sarà autenticato allo stesso modo e in automatico. Un servizio migliore significa una risposta realistica: che cosa abbiamo, che cosa manca, a chi dobbiamo chiedere e quale passaggio va fatto per primo. Questo riduce il rischio di un rifiuto, di una traduzione da rifare, di pagine superflue e di una procedura scelta male.

Come contattarci?

Chiamateci al 501 11 32 00 o scriveteci su WhatsApp. Allegate al messaggio foto nitide di tutte le pagine o un unico PDF e indicate: il tipo di documento, dove dovete presentarlo, in quale Paese, in quale lingua, entro quando e se avete l'originale cartaceo. Prima di inviare dati personali, coprite le parti che non servono alla valutazione.

Per il servizio di persona venite da noi in: viale David Aghmashenebeli 118, Tbilisi. Se l'originale si trova in un'altra città o all'estero, contattateci prima: valuteremo in anticipo se è sensato spedirlo, se si può usare una copia autenticata o se sarebbe meglio ottenere un nuovo documento dall'ente che lo ha rilasciato.

Domande frequenti sull'autenticazione della copia di un documento

Fonti ufficiali e limiti di responsabilità

Questa pagina è stata aggiornata il 27 agosto 2026. La forma della conformità di una copia e di un estratto, l'uso dell'originale e della copia autenticata, la differenza tra copia fotostatica e copia testuale, il limite per i documenti unici e ciò che l'autenticazione non conferma sono stati verificati nell'istruzione in vigore "Sulla procedura di esecuzione degli atti notarili", in particolare nel suo articolo 59.

I prezzi, l'IVA, il possibile rimborso dei servizi tecnici e l'esenzione dal diritto di registro sono stati verificati nelle tariffe in vigore dei servizi notarili della Camera notarile della Georgia. Le informazioni sulle copie elettroniche di documenti cartacei si basano sulla spiegazione ufficiale della Camera, "Autenticazione della copia elettronica".

Queste informazioni sono una guida generale e non costituiscono un parere legale individuale. L'accettazione di un documento è stabilita dall'organizzazione ricevente, mentre l'ammissibilità, la forma e i requisiti aggiuntivi dell'autenticazione di una determinata copia sono stabiliti da un notaio abilitato nell'ambito della legge in vigore. Tariffe e regole possono cambiare, quindi verificate i dettagli definitivi prima dell'esecuzione del servizio.