Gewaarmerkt afschrift van een document - het origineel, de prijs en de volledige procedure

Kort antwoord: wat is de notariële waarmerking van een kopie?

TARGMANEBI is een service- en vertaalcentrum voor documenten, geen notariskantoor. Wij bekijken het document, stellen het doel vast, maken de nodige kopie en vertaling en regelen de waarmerking bij een bevoegde notaris. De definitieve notariële beslissing en de waarmerkingsaantekening maakt de notaris. Ons adres is David Aghmashenebeli-laan 118, Tbilisi; voor advies belt u 501 11 32 00.

Inhoud

1. Wat de notaris wel en niet bevestigt
2. Wanneer het origineel nodig is
3. Van welke documenten een kopie kan worden gewaarmerkt
4. Fotokopie, tekstkopie en uittreksel
5. De procedure stap voor stap
6. Prijs in 2026
7. Vertaling, apostille en indiening in het buitenland
8. Elektronische kopieën en de online mogelijkheid
9. Veelgemaakte fouten
10. Veelgestelde vragen

Wat bevestigt de notaris, en wat niet?

De termen "waarmerking van een kopie", "waarmerking van de juistheid van een kopie aan de hand van het origineel", "waarmerking van de overeenstemming van een kopie met het origineel" en het alledaagse "notarieel gewaarmerkte fotokopie" beschrijven meestal één doel: de ontvanger moet zien dat de getoonde kopie, visueel of tekstueel, overeenkomt met het document dat ter vergelijking aan de notaris is getoond. De notariële aantekening vermeldt op welke grondslag en in welke vorm de overeenstemming wordt gewaarmerkt.

Deze handeling beantwoordt een beperkte maar in de praktijk belangrijke vraag: bevat de kopie dezelfde informatie en dezelfde gegevens als het document dat ter vergelijking is getoond? Op een kopie van een diploma moeten bijvoorbeeld de naam, de kwalificatie, het nummer, de datum, de handtekening en de afbeelding van het zegel overeenkomen met het origineel. Bij een contract worden de pagina's, de tekst, de handtekeningen en de bijlagen weergegeven voor zover de kopie is gemaakt en gewaarmerkt.

Notariële waarmerking maakt van een onbetrouwbaar document geen echt document. De geldende instructie legt uitdrukkelijk uit dat het waarmerken van de overeenstemming van een kopie niet betekent dat de rechtmatigheid en echtheid van het origineel of van de gewaarmerkte kopie worden bevestigd. Een notarieel zegel op een kopie alleen kan dus niet bewijzen dat een diploma werkelijk door een bepaalde universiteit is afgegeven, dat een contract van kracht is, dat een paspoort geldig is of dat een in het origineel beschreven feit waar is. Waar nodig worden die vragen gecontroleerd bij de afgevende instelling, het register of een andere bevoegde instantie.

Wanneer is het origineel nodig, en kan een kopie van een kopie worden gewaarmerkt?

Wilt u dat de notariële aantekening bevestigt dat de kopie overeenkomt met het origineel, dan moet de notaris het origineel zelf zien en vergelijken. Een foto via WhatsApp, een pdf per e-mail, een kleurenafdruk of een thuis gemaakte fotokopie kan niet als origineel dienen. Ze opsturen is toch nuttig: we tellen vooraf de pagina's, zien de bijlagen, beoordelen of er een vertaling nodig is en vertellen u wat u moet meebrengen.

De wet kent ook een tweede mogelijkheid: de notaris kan waarmerken dat een kopie overeenkomt met een reeds gewaarmerkte kopie. In de praktijk is dat het waarmerken van een "kopie van een kopie". De uitspraak "het origineel is altijd nodig" is dus te algemeen. Het juiste antwoord is: het origineel is nodig wanneer de vergelijking met het origineel moet gebeuren, terwijl een correct gewaarmerkte kopie een zelfstandige grondslag kan zijn om een nieuwe kopie mee te vergelijken. Een gewone, niet-gewaarmerkte kopie valt niet in die categorie.

Vraag de ontvanger, voordat u het origineel vanuit een andere stad of een ander land opstuurt, of hij werkelijk een notarieel gewaarmerkte kopie nodig heeft en of een kopie van een kopie aanvaardbaar is. Sommige organisaties willen alleen een nieuw afgegeven duplicaat of het primaire origineel; voor andere volstaat een notarieel gewaarmerkte kleurenkopie; een derde heeft mogelijk een elektronische verificatie bij de afgever van het document nodig. Die eis vooraf verduidelijken is de beste verzekering voor uw tijd en geld.

Van welke documenten kan een kopie worden gewaarmerkt?

Het waarmerken van de overeenstemming van een kopie is niet beperkt tot documenten die door een overheidsinstantie zijn afgegeven of die al notarieel zijn gelegaliseerd. Volgens de instructie is het feit dat het origineel niet door een notaris of een bestuursorgaan is gewaarmerkt en geen openbare akte is, op zichzelf geen beletsel. Ook een kopie van een onderhands document kan dus worden gewaarmerkt, zolang het document technisch een vergelijking en het maken van een kopie toelaat.

Kopieën van een diploma, schooldiploma en cijferlijst

De meest gemaakte fout bij onderwijsdocumenten is dat alleen de voorkant van het diploma wordt gewaarmerkt, terwijl de universiteit, de werkgever of de instantie voor erkenning van kwalificaties ook het supplement vraagt. Het diploma, de cijferlijst en het transcript kunnen als afzonderlijke documenten worden behandeld. Staat er op de achterkant van het diploma een aantekening, een serie, een registratienummer of een zegel, dan moet ook worden nagegaan of die in de kopie moet worden opgenomen.

Begin bij een aanvraag in het buitenland niet met alleen de zin "ik heb een kopie van mijn diploma nodig". Stuur ons de eis van de ontvanger: vraagt hij om een gewaarmerkte kopie, een notarieel gewaarmerkte kopie, een origineel met apostille, een officiële vertaling of een verzegelde envelop van de universiteit? Die termen betekenen niet altijd dezelfde procedure. Wij stellen de nodige keten samen volgens de eis.

Kopieën van geboorte-, huwelijks- en andere akten

Bij akten van de burgerlijke stand moet u eerst uitzoeken of de ontvanger een notarieel gewaarmerkte kopie van het oude origineel nodig heeft of een nieuwe, opnieuw afgegeven akte die door de bevoegde instantie is afgegeven. Voor indiening in het buitenland wordt vaak gelet op de datum van afgifte, de apostille en de vertaling. Het waarmerken van een kopie kan een document niet "nieuw afgegeven" maken en werkt verouderde gegevens niet bij.

Kopieën van een paspoort, identiteitskaart en rijbewijs

Het waarmerken van een fotokopie van een paspoort, een identiteitskaart, een rijbewijs of een ander document met een uniek origineel is toegestaan. Zo'n notarieel gewaarmerkte kopie krijgt echter niet de kracht van het origineel: u kunt er geen grens mee overschrijden, zij vervangt niet de verplichting een identiteitsbewijs te tonen, en een bank of overheidsinstantie kan nog steeds om het geldige origineel zelf vragen.

Bij een paspoort moet u vooraf beslissen welke pagina's nodig zijn: alleen de pagina met foto en gegevens, bepaalde visum- of stempelpagina's, alle beschreven pagina's of het hele paspoort. Die beslissing hoort te berusten op de eis van de ontvanger. Op eigen initiatief minder pagina's laten waarmerken kan het pakket onvolledig maken, terwijl het kopiëren van onnodige pagina's de prijs en de hoeveelheid persoonsgegevens verhoogt.

Kopieën van een contract, volmacht en bedrijfsdocument

Bij een contract van meerdere pagina's zijn de volgorde van de pagina's, de bijlagen, de handtekeningen op de laatste pagina, de stempels en eventuele latere aanvullende overeenkomsten van belang. Een kopie van alleen de ondertekende laatste pagina kan meestal niet laten zien bij welke tekst de handtekening hoort. Heeft de ontvanger het volledige contract nodig, dan moet u alle relevante pagina's en de vermelde bijlagen tonen.

Bij een bedrijfsdocument kunnen aanvullende vragen rijzen over de bevoegdheid van de ondertekenaar, het uittreksel uit het register of de actualiteit van het document. Het waarmerken van een kopie controleert die omstandigheden niet automatisch. Is het doel een aanbesteding, een bankprocedure, een internationale partner of een rechtbank, dan maken we vooraf onderscheid tussen het waarmerken van een kopie, de legalisatie van de echtheid van een handtekening en andere vereiste vormen.

Fotokopie, tekstkopie en uittreksel uit een document

De Georgische notariële regels kennen twee hoofdvormen van een kopie. Een fotokopie geeft het visuele beeld van het document met fotografische nauwkeurigheid weer: zij toont de opmaak, de handtekening, het zegel, aantekeningen en andere visuele details. In de dagelijkse praktijk is dat een kopie die met een scanner of kopieerapparaat is gemaakt en die de notaris vergelijkt met de getoonde bron.

Een tekstkopie geeft de tekst exact weer, maar reproduceert niet elk detail visueel. Een handtekening, zegel of aantekening wordt erop aangeduid met een beschrijvende vermelding. Het is niet toegestaan een fotokopie en een tekstkopie in één kopie te combineren. Welke vorm voor een bepaald document praktischer is, hangt af van het doel, de kwaliteit en de eis van de ontvanger.

Een uittreksel daarentegen is geen volledige kopie. Het licht een bepaald deel van het document eruit en bevestigt de juistheid daarvan volgens de betreffende regel. Kies alleen voor een uittreksel wanneer de inhoud van het document in delen kan worden gesplitst en de ontvangende instelling juist een uittreksel aanvaardt. Vertrouwelijke informatie afdekken of zelf een paar pagina's weglaten levert niet automatisch een notarieel uittreksel op.

Correcties, beschadiging, lamineren en technische staat

Bevat het origineel een niet-verantwoorde correctie, dan betekent dat niet altijd een automatische weigering. De geldende regel staat toe dat een fotokopie wordt gewaarmerkt wanneer het gebrek of de correctie ook op de kopie goed zichtbaar is; een tekstkopie zou in zo'n geval ongeschikt zijn, omdat het visuele gebrek verloren zou kunnen gaan. De definitieve beslissing neemt de notaris nadat hij het document heeft gezien.

Een vervaagd zegel, een omgevouwen rand, een ontbrekend deel, uitgewiste tekst, slecht lamineren of aan elkaar geplakte pagina's maken de vergelijking moeilijker. Stuur ons vooraf een foto, maar de controle van het origineel ter plaatse blijft doorslaggevend. Is essentiële informatie niet meer leesbaar, dan is het vaak betrouwbaarder een duplicaat of een nieuwe verklaring aan te vragen bij de afgevende instelling.

De regel kent een extra nuance voor een document dat met technische middelen is gemaakt: afgezien van boeken, kranten, tijdschriften en andere drukwerken hoort zo'n document normaal gesproken een handtekening, een originele handgeschreven aantekening, een correctie of een ander individueel kenmerk te dragen. Een afdruk van een tekst zonder naam en zonder handtekening is op zichzelf misschien helemaal geen voldoende documentaire bron om de overeenstemming te waarmerken.

Hoe een kopie van een document wordt gewaarmerkt - 5 stappen

Wat kost het waarmerken van een kopie van een document in 2026?

Volgens het door de Notariële Kamer van Georgië (Notary Chamber of Georgia) gepubliceerde tarief per 27 augustus 2026 wordt het basistarief voor het waarmerken van de juistheid van een kopie van een document en van een uittreksel uit een document bepaald door het aantal pagina's. Voor een document van één pagina geldt een apart tarief, terwijl voor een pakket van meerdere pagina's het paginatarief van de betreffende schijf geldt.

Dit is het gepubliceerde basistarief voor de notariële handeling zelf, niet de volledige prijs van een opdracht. Het uiteindelijke bedrag kan worden beïnvloed door het maken van een kleuren- of grootformaatkopie, ongebruikelijke bijlagen, het aantal documenten, vertaling, een apostille, bezorging per koerier en ander technisch werk. Voor een exacte offerte moeten we alle pagina's zien en het uiteindelijke doel kennen.

Voor een document dat wordt getoond door een daarvoor in aanmerking komend lid van een sociaal kwetsbaar gezin, of door een veteraan van oorlog en defensiestrijdkrachten die in de officiële databank is ingeschreven, vermeldt het officiële tarief een verlaagd tarief van GEL 0,50 per pagina. Ga om de korting te gebruiken vooraf bij de notaris de status en de vereiste vorm van bewijs na.

Vraag bij het vergelijken van prijzen de dienstverlener altijd of het aanbod alleen het notariële tarief dekt of ook het maken van de kopie, btw, de vertaling en technische diensten. Het laagste bedrag is vaak een onvolledig bedrag. Wij proberen u de onderdelen van het werk vooraf te laten zien, zodat er ter plaatse geen onverwachte stap bijkomt.

Notarieel gewaarmerkte kopie, vertaling en apostille - hoe stelt u een pakket samen voor indiening in het buitenland?

Een notarieel gewaarmerkte kopie, een notarieel gelegaliseerde vertaling en een apostille zijn niet hetzelfde. Het waarmerken van een kopie bevestigt dat de kopie overeenkomt met haar bron. Een vertaling geeft de inhoud van het document in een andere taal weer, en meestal wordt de handtekening van de vertaler gelegaliseerd, niet in het abstracte de "juiste inhoud" van de vertaling. Een apostille is de internationale vorm van officiële bevestiging van de herkomst van een openbaar document tussen landen waar het betreffende Haagse regime geldt.

De juiste volgorde hangt af van het document en het land. In sommige gevallen wordt eerst een apostille op het originele openbare document geplaatst, en daarna wordt het origineel samen met de apostille vertaald. Elders vraagt men om een notarieel gewaarmerkte kopie en de vertaling daarvan. Er zijn ook gevallen waarin een buitenlandse instantie alleen de vorm aanvaardt van een notaris, ambassade of consulaat van het eigen land, of van een bepaalde gecertificeerde vertaler.

De universele formule "eerst de kopie, dan de apostille" is dus niet veilig. Vraag vóór u betaalt de schriftelijke eis van de ontvanger op en laat die aan ons zien. Afhankelijk van wat nodig is, verwijzen wij u naar de betreffende diensten: zie onze complete gids over notariële diensten, informatie over notariële legalisatie en apostilledienst.

Een kopie van een buitenlands document in Georgië laten waarmerken

Volgens de geldende instructie sluit het feit dat een document in een vreemde taal is opgesteld en de notaris die taal niet kent, op zichzelf het waarmerken van de overeenstemming van een kopie niet uit. Het onderwerp van de vergelijking is hier de visuele of tekstuele overeenstemming. Om een buitenlands document in Georgië rechtsgeldig te kunnen gebruiken, kunnen echter daarnaast een apostille of legalisatie in het land van herkomst en vervolgens een Georgische vertaling nodig zijn.

De transliteratie van voor- en achternaam vraagt bijzondere aandacht. De Latijnse vermelding in het paspoort, de vorm in het diploma en eerdere vertalingen kunnen verschillen. Het waarmerken van een kopie corrigeert die verschillen niet. Laat ons, voordat de vertaling begint, uw geldige paspoort zien en, als u dat heeft, een eerder verkregen officieel document met de gewenste schrijfwijze.

Kan een kopie van een document online worden gewaarmerkt?

De kern van de gewone waarmerking van de overeenstemming van een kopie met het origineel is de vergelijking van de bron en de kopie. Daarom staat een foto via WhatsApp of een vel papier dat in een videogesprek wordt getoond, meestal niet gelijk aan het tonen van het origineel of een gewaarmerkte kopie aan de notaris. Voor een klant kan "online" betekenen dat de opdracht op afstand wordt gestart, de prijs wordt bepaald en de coördinatie plaatsvindt, maar de notariële handeling zelf heeft haar eigen formele eisen.

Tegelijk kent Georgië ook de notariële waarmerking van een elektronische kopie van een papieren document. Volgens de Notariële Kamer kan zo'n elektronische kopie bijvoorbeeld worden gebruikt om te uploaden in het uniforme elektronische systeem voor overheidsopdrachten. Dat is een bijzondere procedure en betekent niet dat elke scan op uw telefoon automatisch een notarieel gewaarmerkte kopie wordt.

Moet het document worden geüpload voor een aanbesteding, op een elektronisch platform of bij een aanvraag op afstand, schrijf ons dan de exacte naam van het platform en het vereiste bestandsformaat. Wij zoeken uit of u een papieren kopie nodig heeft, een elektronisch gewaarmerkte kopie, een gekwalificeerde elektronische handtekening, een stempel of gewoon een gescande notarieel gewaarmerkte kopie. De technische termen goed onderscheiden is hier even belangrijk als het document zelf.

10 fouten die u vermijdt voordat u een kopie laat waarmerken

1. Zonder origineel komen. Moet de vergelijking met het origineel gebeuren, dan is een foto op uw telefoon niet genoeg. Breng het fysieke origineel mee of een wettelijk aanvaardbare gewaarmerkte kopie.
2. De eis van de ontvanger niet verduidelijken. Voor de ontvanger kan een "notarieel gewaarmerkte kopie" de vorm van een ander land betekenen, een kopie met apostille of een door de afgever verzegelde kopie.
3. Een bijlage vergeten. De cijferlijst bij een diploma, een bijlage bij een contract en de achterkant van een akte zijn vaak even belangrijk als de eerste pagina.
4. Een kopie voor het origineel aanzien. Zelfs een kleurenkopie van hoge kwaliteit is een gewone kopie als zij geen relevante officiële waarmerking draagt.
5. Overbodige of onvoldoende paspoortpagina's. Stel vooraf vast of men de gegevenspagina, de beschreven pagina's of het hele document nodig heeft.
6. Een gewaarmerkte kopie gebruiken in plaats van het origineel. Een kopie van een uniek identiteitsdocument kan het origineel niet vervangen, ondanks het notariële zegel.
7. Vertaling verwarren met waarmerking van een kopie. Dat zijn zelfstandige handelingen, met een andere prijs, aantekening en een ander doel.
8. Automatisch een apostille toevoegen. Niet elk document en niet elk land vraagt om een apostille; en in sommige gevallen moet de apostille op het origineel worden geplaatst, niet op een pakket dat al is samengesteld.
9. Beschadigingen verbergen. Laat ons uitgewiste plekken, correcties of een vaag zegel vooraf zien. Het gebrek moet op de fotokopie zichtbaar zijn, en de definitieve beoordeling ligt bij de notaris.
10. Alleen met het basistarief rekenen. Controleer btw, het maken van de kopie, technisch werk, vertaling, apostille en bezorging een voor een.

Waarom uw document voorbereiden met TARGMANEBI?

Voor de klant is het moeilijke vaak niet het maken van de fotokopie zelf, maar het kiezen van de juiste documentaire keten. In één aanvraag kan staan "notarieel gewaarmerkte kopie met apostille en vertaling", maar elk van die begrippen heeft zijn eigen betekenis en volgorde. Wij beginnen bij het doel: waar het document naartoe gaat, wat de ontvanger schrijft, welk origineel u heeft en in welke taal het resultaat moet worden opgesteld.

Tijdens de voorlopige beoordeling tellen we de pagina's, controleren we of de bijlagen er zijn, vergelijken we de schrijfwijze van de namen en stellen we vast op welke vragen de ontvanger nog een antwoord moet geven. Daarna maken we technisch goed leesbare kopieën en de nodige vertaling en regelen we de notariële fase bij een bevoegde notaris. Strekt de eis zich uit tot een apostille of internationale verzending, dan plannen we het proces als geheel.

Ons doel is niet u te vertellen dat elk document op dezelfde manier en automatisch wordt gewaarmerkt. Betere service betekent een realistisch antwoord: wat we hebben, wat er ontbreekt, wie we iets moeten vragen en welke stap eerst moet. Dat verkleint het risico op een weigering, een nieuwe vertaling, onnodige pagina's en een verkeerd gekozen procedure.

Hoe neemt u contact met ons op?

Bel ons op 501 11 32 00 of schrijf ons via WhatsApp. Voeg aan uw bericht duidelijke foto's van alle pagina's of één pdf toe en vermeld: het soort document, waar u het moet indienen, in welk land, in welke taal, wanneer, en of u het fysieke origineel heeft. Dek vóór het opsturen van persoonsgegevens elk deel af dat voor de beoordeling niet nodig is.

Voor persoonlijke service bezoekt u ons op: David Aghmashenebeli-laan 118, Tbilisi. Is het origineel in een andere stad of in het buitenland, neem dan eerst contact met ons op - wij beoordelen vooraf of het verstandig is het op te sturen, of een gewaarmerkte kopie kan worden gebruikt, of dat het beter is een nieuw document aan te vragen bij de afgevende instantie.

Veelgestelde vragen over het waarmerken van een kopie van een document

Officiële bronnen en grenzen van aansprakelijkheid

Deze pagina is bijgewerkt op 27 augustus 2026. De vorm van de overeenstemming van een kopie en een uittreksel, het gebruik van het origineel en van een gewaarmerkte kopie, het verschil tussen een fotokopie en een tekstkopie, de beperking voor unieke documenten en wat de waarmerking niet bevestigt, zijn gecontroleerd in de geldende Instructie "Over de procedure voor het verrichten van notariële handelingen", in het bijzonder artikel 59.

Prijzen, btw, mogelijke vergoeding voor technische diensten en de uitzondering op het registertarief zijn gecontroleerd in de actuele tarieven voor notariële diensten van de Notariële Kamer van Georgië. De informatie over elektronische kopieën van papieren documenten berust op de officiële toelichting van de Kamer - "Waarmerking van een elektronische kopie".

Deze informatie is een algemene gids en geen individueel juridisch advies. Of een document wordt aanvaard, bepaalt de ontvangende organisatie, terwijl de toelaatbaarheid, de vorm en de aanvullende eisen van het waarmerken van een bepaalde kopie binnen de geldende wet door een bevoegde notaris worden bepaald. Tarieven en regels kunnen veranderen, dus controleer de definitieve gegevens voordat de dienst wordt verricht.