Deze pagina gaat over de praktische kwesties bij Nederlandstalige documenten - tussenvoegsels, het vaststellen van de afgevende instantie, het verschil tussen Nederland en België, en tolkwerk. Voor de algemene schriftelijke vertaling van teksten, zie vertaling Nederlands.
tussenvoegsel - het deel van de achternaam dat vaak verloren gaat
Een groot deel van de Nederlandse achternamen bevat een zogenoemd tussenvoegsel - een voorvoegsel dat vóór de achternaam staat: van, de, der, van der, van den, ten, ter. Juist dit element gaat in een vertaling het vaakst verloren of wordt verkeerd overgenomen.
De eerste moeilijkheid: het tussenvoegsel is een onlosmakelijk deel van de achternaam, en het weglaten ervan verandert de naam. Staat in het paspoort van der Berg, dan ontstaat er een tegenstrijdigheid als in de vertaling alleen Berg overblijft.
De tweede: het tussenvoegsel wordt soms met een hoofdletter en soms met een kleine letter geschreven, afhankelijk van de vraag of de voornaam ervoor staat. Ook de Nederlandse en de Belgische praktijk verschillen hierin. In de vertaling wordt de vermelding precies zo overgenomen als in het document - wij corrigeren het hoofdlettergebruik van het origineel niet.
De derde: bij alfabetisch sorteren en in elektronische systemen staat het tussenvoegsel vaak in een apart veld. Daardoor kan de achternaam van dezelfde persoon in verschillende documenten in een andere volgorde staan - in sommige beginnend met het tussenvoegsel, in andere met het tussenvoegsel achteraan. Dat is geen fout, maar het moet worden vermeld, zodat de instantie niet twee verschillende achternamen ziet.
De BRP en soorten uittreksels
In Nederland worden de gegevens van een persoon bijgehouden in de bevolkingsadministratie - de Basisregistratie Personen (BRP) - terwijl de uittreksels worden afgegeven door de gemeente. Een uittreksel kan een verschillende inhoud hebben: het kan alleen het woonadres bevestigen, of uitgebreider zijn, met gegevens over de burgerlijke staat en de afstamming.
Vóór de vertaling is het belangrijk vast te stellen welk soort uittreksel u voor de ontvangende instantie nodig heeft - want verschillende uittreksels bevatten verschillende velden. Meestal is dat duidelijk aan het formulier te zien.
Persoonlijke documenten vermelden het BSN - het burgerservicenummer. Het wordt ongewijzigd in de vertaling overgenomen, net als het documentnummer en de datum van afgifte.
Nederland of België - een ander land, een andere instantie
Behalve in Nederland wordt het Nederlands ook gebruikt in Vlaanderen, in België. De taal is dezelfde, maar het bestuurlijke stelsel is volledig anders: andere instanties, andere formulieren, andere terminologie, andere procedures.
Een Belgisch document verschijnt bovendien vaak in een meertalige context, omdat naast het Nederlands ook het Frans en het Duits officiële talen van het land zijn. Hetzelfde soort document kan dus afhankelijk van de regio in een andere taal zijn opgesteld - en soms staan er op één formulier twee talen.
Bij de beoordeling stellen we eerst vast door welke instantie van welk land het document is afgegeven - dat bepaalt de terminologie en de verdere procedure. Is het formulier tweetalig, dan worden beide teksten in de vertaling weergegeven.
Vlaams en Nederlands - kenmerken van Belgische documenten
Het Vlaams is de variant van het Nederlands die in het noorden van België, in Vlaanderen, wordt gesproken. Het is geen aparte officiële taal: in België is de officiële naam Nederlands, en de standaardtaal en de spelling zijn dezelfde als in Nederland - ze worden vastgesteld door een gezamenlijk orgaan van beide landen, de Nederlandse Taalunie. Het Vlaams verschilt in uitspraak en deels in woordenschat, en in officiële documenten komt het verschil vooral tot uiting in bestuurlijke termen. Een Vlaams document wordt daarom vertaald door dezelfde tolk Nederlands, met kennis van de Belgische instanties en termen.
In Belgische persoonlijke documenten is het nummer in het Rijksregister, het rijksregisternummer, het belangrijkste identificatiegegeven - 11 cijfers, waarvan de eerste zes de geboortedatum weergeven (jaar, maand, dag), de volgende drie een volgnummer zijn en de laatste twee controlecijfers. Dit nummer wordt ongewijzigd in de vertaling overgenomen. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is officieel tweetalig, dus een daar afgegeven document kan in het Nederlands, in het Frans of in beide talen zijn opgesteld. België is sinds 1976 partij bij het Haags Apostilleverdrag, dus de apostille op een Belgisch openbaar document wordt in de regel in België aangebracht, en ook die wordt deel van de vertaling.
Onderwijsdocumenten en erkenning
Nederlandse academische documenten vormen een aparte groep: een diploma gaat vaak vergezeld van een cijferlijst met de vakken, uren en cijfers. Heeft de instantie alleen om het diploma gevraagd, dan heeft u de cijferlijst misschien niet nodig - dat gaan we vooraf na, zodat u geen overbodig werk bestelt.
Het beoordelingssysteem verschilt van het Georgische. In de vertaling wordt het cijfer overgenomen zoals het in het origineel staat, met vermelding van de schaal; er wordt niets omgerekend, omdat de erkenning van een kwalificatie de bevoegdheid is van de betreffende instelling, niet van de vertaler.
Namen die niet worden vertaald
De officiële namen van instanties, registers en documenten behouden in de vertaling hun oorspronkelijke vorm, zo nodig met een toelichting. De reden is praktisch: de ontvangende instantie controleert de herkomst van het document juist aan de hand van de oorspronkelijke naam, terwijl een vertaling "naar de betekenis" die koppeling verbreekt.
Hetzelfde geldt voor de afkortingen van de rechtsvorm van een bedrijf, die deel uitmaken van de naam en ongewijzigd blijven.
Tolk
Tolkwerk in verband met het Nederlands is vaak nodig bij zakelijke bijeenkomsten, online consulten, medische bezoeken en administratieve procedures. De dienst wordt op afspraak verleend - vertel ons het onderwerp, de vorm en de duur.
In Nederland is officieel vertaalwerk geregeld via het stelsel van de beëdigd vertaler. Moet het document daar worden ingediend, ga dan vooraf bij de ontvangende instantie na welke vorm wordt aanvaard - dat is hun interne regel.
Zakelijke documenten en bedrijfsgegevens
In de documenten van een Nederlands bedrijf is het belangrijkste identificerende element het nummer in het handelsregister, dat op het uittreksel samen met de afgevende kamer wordt vermeld. Dit nummer blijft, net als de afkorting van de rechtsvorm van het bedrijf, in de vertaling ongewijzigd - juist daaraan wordt de rechtspersoon herkend.
Het uittreksel vermeldt vaak de reikwijdte van de bevoegdheden van de bestuurders en de regels voor vertegenwoordiging. Die formuleringen vragen bijzondere nauwkeurigheid, omdat een bank of een partner op basis daarvan beslist wie tekenbevoegd is. De algemene betekenis overbrengen volstaat hier niet.
In contracten gaat bijzondere aandacht naar de datumnotatie en de schrijfwijze van bedragen. In de Europese praktijk kunnen het decimaalteken en het scheidingsteken voor duizendtallen anders worden gebruikt dan in de Georgische praktijk, dus de getallen worden exact in de vertaling overgenomen, met behoud van de notatie van het origineel.
Uittreksels, geldigheidstermijnen en elektronische afgifte
De meeste Nederlandse uittreksels en verklaringen worden tegenwoordig elektronisch afgegeven en bevatten een verificatie-element - een code of een link waarmee de ontvangende partij kan bevestigen dat het document echt is. In de vertaling wordt dit element ongewijzigd weergegeven.
Veel uittreksels hebben een geldigheidstermijn, die de ontvangende instantie controleert. De vertaling verandert of verlengt de geldigheidstermijn niet - ze geeft de toestand van het origineel weer. Is het uittreksel verlopen, dan moet u dus eerst een nieuw aanvragen en pas daarna de vertaling bestellen.
Bestaat het document alleen als digitaal bestand en is het nooit op papier afgegeven, stuur ons dan het bestand zelf en geen schermafbeelding - het verificatie-element gaat vaak verloren wanneer het document wordt afgedrukt of gefotografeerd.
Meertalige en internationale formulieren
In de Europese praktijk zijn meertalige formulieren voor de burgerlijke stand gebruikelijk: de veldnamen zijn in meerdere talen gedrukt, terwijl de ingevulde gegevens in maar één taal staan. Zo'n formulier vermindert vaak de behoefte aan een vertaling, omdat de ontvangende instantie al begrijpt wat de velden betekenen.
Heeft u zo'n formulier, vermeld dat dan zeker bij de beoordeling - misschien heeft u helemaal geen volledige vertaling nodig, of blijkt een vertaling van alleen de ingevulde velden te volstaan. Dat zeggen wij u vooraf, en wij bieden u geen diensten aan die u niet nodig heeft.
Tegelijk betekent het bestaan van een meertalig formulier niet automatisch dat de ontvangende instantie het zonder vertaling aanvaardt - dat wordt bepaald door haar interne regels en moet vooraf worden nagegaan.
De vertaalrichting kiezen
Bij het bestellen is het belangrijk aan te geven welke richting u nodig heeft: uit het Nederlands naar het Georgisch of uit het Georgisch naar het Nederlands. Dat heeft invloed op zowel de doorlooptijd als de mogelijke vorm van waarmerking.
Moet een Georgisch document in Nederland of België worden ingediend, ga dan vooraf na welke vorm de ontvangende instantie eist - sommige instanties eisen een vertaling die ter plaatse is gewaarmerkt. Moet omgekeerd een buitenlands document in Georgië worden ingediend, dan volstaat meestal een vertaling naar het Georgisch, zo nodig met notariële legalisatie.
Wat u ons stuurt
Alle pagina's volledig, met de stempels en de achterzijde. Daarnaast de spelling van de voornaam en achternaam uit het paspoort, inclusief het tussenvoegsel. Juist die vermelding dient als referentie voor de vertaling.
Is het document elektronisch afgegeven en bevat het een verificatiecode, dan wordt ook dit element ongewijzigd in de vertaling weergegeven, omdat het bevestigt dat het document echt is.
Voor officiële indiening, zie notarieel gelegaliseerde vertaling en apostille, en voor documenten van de burgerlijke stand - vertaling van een huwelijksakte en vertaling van een geboorteakte.
Heeft u een vertaling Nederlands nodig? Stuur ons het document of bel ons. Wij noemen u de doorlooptijd en de vereiste vorm, en helpen u het document correct voor te bereiden.
Bellen: 501 113 200Vragen over Nederlandstalige documenten en achternamen
Mijn achternaam bevat "van der" - blijft dat in de vertaling staan?
Zeker. Het tussenvoegsel is een onlosmakelijk deel van de achternaam, en het weglaten ervan verandert de naam. In de vertaling wordt het precies zo weergegeven als in het paspoort.
Mijn achternaam staat in verschillende documenten in een andere volgorde - is dat een fout?
Nee. In elektronische systemen staat het tussenvoegsel vaak in een apart veld, dus de volgorde kan verschillen. Wij vermelden dit, zodat de instantie het niet als een tegenstrijdigheid opvat.
Is een Belgisch document hetzelfde als een Nederlands document?
De taal is dezelfde, maar het bestuurlijke stelsel is anders - andere instanties, formulieren en terminologie. In België kan een document ook in het Frans zijn opgesteld. Het land van afgifte stellen we bij de beoordeling vast.
Zijn Vlaams en Nederlands dezelfde taal?
Ja, de standaardtaal en de officiële taal zijn dezelfde. Vlaams is het Nederlands dat in Vlaanderen, in België, wordt gesproken; het verschilt in uitspraak en in sommige woorden, terwijl de spelling dezelfde is als in Nederland. In Belgische officiële documenten heet de taal Nederlands, dus ze worden vertaald door een tolk Nederlands, met oog voor de Belgische instanties en het rijksregisternummer.
Welk BRP-uittreksel moet ik aanvragen?
Dat hangt af van de velden die de ontvangende instantie eist - sommige hebben alleen een bevestiging van het adres nodig, andere ook van de burgerlijke staat. Wij raden aan dit vooraf na te gaan.
Moet de cijferlijst samen met het diploma worden vertaald?
Dat hangt af van de eis van de ontvangende instelling. Is alleen het diploma nodig, dan heeft u de cijferlijst misschien niet nodig - dat gaan we vooraf na.