Poświadczenie autentyczności podpisu - co potwierdza notariusz i ile to kosztuje?

Krótka odpowiedź: co oznacza poświadczenie autentyczności podpisu?

TARGMANEBI nie poświadcza podpisów we własnym imieniu i nie zastępuje notariusza. Jesteśmy centrum obsługi dokumentów i tłumaczeń: ustalamy wymogi, przygotowujemy lub tłumaczymy tekst, sprawdzamy szczegóły techniczne i organizujemy procedurę poświadczenia u uprawnionego notariusza. Ostateczną formę prawną, identyfikację osoby podpisującej i samą czynność notarialną wykonuje notariusz. Zapraszamy pod adres aleja Dawida Aghmashenebeli 118, Tbilisi lub prosimy dzwonić: 501 11 32 00.

Spis treści

1. Co potwierdza poświadczenie podpisu, a czego nie
2. Akt prywatny i akt publiczny - główna różnica
3. Na jakich dokumentach można poświadczyć podpis
4. Podpis w obecności notariusza i dokument już podpisany
5. Potrzebne dokumenty i ustalenie tożsamości
6. Dokument w języku obcym i tłumacz ustny
7. Kilka osób podpisujących, kilka stron i egzemplarzy
8. Procedura krok po kroku
9. Cena w 2026 roku
10. Złożenie za granicą, tłumaczenie i apostille
11. Najczęstsze błędy
12. Najczęściej zadawane pytania

Co notariusz potwierdza na podpisie?

W praktyce określenia "poświadczenie podpisu", "notarialne poświadczenie podpisu", "potwierdzenie autentyczności podpisu" i "podpis poświadczony notarialnie" często oznaczają jedną i tę samą czynność. Jej istotą nie jest autentyczność całego dokumentu, lecz związek między konkretną osobą a konkretnym podpisem. Notariusz ustala tożsamość na podstawie dokumentu tożsamości lub w inny sposób dopuszczony przez prawo, ocenia zdolność do czynności prawnych i odnotowuje dokonaną czynność w klauzuli notarialnej.

Poświadczenie podpisu ma znaczenie wtedy, gdy odbiorca chce mieć większą pewność, że dokument rzeczywiście podpisała konkretna osoba. Może tego wymagać bank, zagraniczna uczelnia, pracodawca, urząd, sąd, spółka, konsulat lub prywatny kontrahent. O tym, czy poświadczenie podpisu wystarczy, czy potrzebna jest szersza forma notarialna, decyduje jednak sam odbiorca.

Przy poświadczaniu wniosku szczególnie ważna jest różnica między podpisem a stwierdzanym faktem. Notariusz potwierdza, że wniosek i/lub podpis na nim należy do wnioskodawcy, ale sama ta czynność nie dowodzi, że opisany we wniosku fakt jest prawdziwy. Jeśli na przykład ktoś pisze, że mieszka pod określonym adresem, ma dochód lub wykonał zobowiązanie, poświadczenie jego podpisu nie zamienia automatycznie tych faktów w ustalone okoliczności.

Akt prywatny i akt publiczny - dlaczego ta różnica jest decydująca?

Obowiązująca instrukcja notarialna wyraźnie oddziela akt prywatny od aktu publicznego. Gdy notariusz poświadcza jedynie autentyczność podpisów na transakcji lub innym dokumencie, jego obowiązkowym zadaniem jest sprawdzenie tożsamości i zdolności do czynności prawnych osób podpisujących oraz potwierdzenie, że podpisy należą do nich. Dokument sporządzony w ten sposób jest aktem prywatnym.

W przypadku aktu prywatnego notariusz nie ponosi odpowiedzialności za niezgodność aktu z prawem ani za to, że tekst nie oddaje właściwie woli osoby podpisującej. Nie oznacza to, że dokument zakazany lub oczywiście problematyczny zostanie poświadczony bez zastrzeżeń - notariusz nadal ma przewidziane prawem uprawnienie do oceny aktu i odmowy. Najważniejszy wniosek dla klienta jest jednak taki: sama pieczęć przy podpisie nie jest równoznaczna z pełnym audytem prawnym dokumentu.

W formie aktu publicznego obowiązki notariusza są znacznie szersze. Notariusz sprawdza tożsamość, umocowanie i zdolność do czynności prawnych stron, rzeczywistość oświadczenia woli, zgodność transakcji z prawem oraz to, czy tekst prawidłowo oddaje wolę stron. Notariusz wyjaśnia stronom treść i skutki prawne. Z tej formy korzysta się wtedy, gdy forma notarialna jest obowiązkowa z mocy prawa lub gdy strony chcą szerszej ochrony notarialnej.

Podpis dyrektora spółki lub przedstawiciela

Ta różnica jest szczególnie ważna, gdy ktoś podpisuje w imieniu spółki jako dyrektor, przedstawiciel lub pełnomocnik. Przy poświadczaniu podpisu na akcie prywatnym notariusz nie ma obowiązku sprawdzać umocowania przedstawiciela ani żądać pełnomocnictwa. W związku z tym klauzula notarialna może potwierdzać podpis osoby fizycznej, ale nie potwierdza automatycznie jej prawa do zaciągania zobowiązań w imieniu konkretnej spółki.

Jeśli zagraniczny partner, bank lub organizator przetargu żąda potwierdzenia umocowania osoby podpisującej, sama autentyczność podpisu może nie wystarczyć. Może być potrzebny wyciąg z Rejestru Przedsiębiorców, umowa spółki (statut), uchwała o powołaniu dyrektora, pełnomocnictwo, apostille na odpowiednich dokumentach lub forma aktu publicznego. Prosimy przesłać nam treść wymogu z wyprzedzeniem, aby nie wybrać niewłaściwego rodzaju poświadczenia.

Na jakich dokumentach można poświadczyć podpis?

Poświadczenie autentyczności podpisu stosuje się przy transakcjach i innych dokumentach, dla których prawo nie wymaga obowiązkowej formy aktu publicznego, ale strona lub odbiorca chce oficjalnie potwierdzić, do kogo należy podpis. Dokładna nazwa dokumentu nie jest decydująca - liczy się jego cel prawny, ostateczna wersja tekstu i wymóg odbiorcy.

Poświadczenie samego podpisu nie jest właściwym wyborem dla każdej umowy. Przy niektórych transakcjach prawo może wymagać formy aktu publicznego, rejestracji lub sprawdzenia dodatkowych dokumentów. Na przykład w sprawie dotyczącej nieruchomości, reprezentacji lub prawa, dla którego przewidziano obowiązkową formę, zwykły akt prywatny może nie wywołać oczekiwanego skutku prawnego. Ostatecznego wyboru trzeba dokonać na podstawie treści i celu dokumentu.

Czy trzeba podpisać się w obecności notariusza?

Najprostszy i najbardziej praktyczny scenariusz wygląda tak: ostateczny, niezmienny tekst dokumentu jest gotowy, a osoba podpisująca składa podpis w obecności notariusza. Podpis umieszcza się na końcu tekstu; podpis uczestnika czynności notarialnej musi zawierać jego imię i nazwisko zapisane w pełni i czytelnie. Notariusz na miejscu wyjaśni formę podpisu i miejsce, w którym można go złożyć.

Jeśli podpisali już Państwo dokument wcześniej, nie zawsze oznacza to, że trzeba go wydrukować ponownie. Instrukcja dopuszcza inną drogę: notariusz może poświadczyć oświadczenie osoby, że podpis na dokumencie należy do niej. Oświadczenie to dołącza się do wcześniej podpisanego dokumentu, wnioskodawca podpisuje oświadczenie, a notariusz poświadcza właśnie ten podpis.

W praktyce wybór trzeba z wyprzedzeniem uzgodnić z notariuszem. Formularz do złożenia za granicą może zawierać specjalną formułę notarialną, wymóg udziału świadka lub wymóg, aby podpis został złożony bezpośrednio przed notariuszem. Dlatego prosimy nie podpisywać z góry formularza otrzymanego wraz z instrukcjami z USA, Wielkiej Brytanii, Niemiec lub innego kraju, dopóki nie sprawdzimy wymogu.

Jakie dokumenty i informacje są potrzebne?

W przypadku osoby fizycznej podstawowym wymogiem jest ważny dokument tożsamości. Obywatel Gruzji posługuje się przede wszystkim paszportem, dowodem osobistym (ID card) lub określonym przez prawo zaświadczeniem tymczasowym. W niektórych przypadkach tożsamość można też ustalić na podstawie wydanego w Gruzji krajowego lub międzynarodowego prawa jazdy jednolitego wzoru. Od cudzoziemca zwykle wymaga się paszportu do wyjazdów zagranicznych, karty pobytu lub innego dokumentu dopuszczonego przez prawo.

Dokument tożsamości musi być ważny, czytelny i należeć do osoby podpisującej. Jeśli notariusz ma wątpliwości co do autentyczności dokumentu lub tego, czy należy on do osoby, która go okazuje, ma obowiązek odmówić dokonania czynności. Dlatego zdjęcie paszportu w telefonie nie zastąpi osobistego stawiennictwa z oryginałem dokumentu - z wyjątkiem szczególnego przypadku, gdy identyfikacja odbywa się w ramach dopuszczonej przez prawo procedury notarialnej online.

Drugim niezbędnym elementem jest ostateczny tekst dokumentu. Imiona i nazwiska, numery osobowe, adresy, daty, kwoty, waluta, prawa i załączniki muszą być ustalone przed podpisaniem. Podpisywanie czystej kartki, niedokończonego formularza lub tekstu, który później zostanie zmieniony, nie jest bezpieczną praktyką. Klauzula notarialna jest powiązana z konkretnym przedstawionym dokumentem.

Zdolność do czynności prawnych i swobodna wola

Samo "porównanie" podpisu nie wystarcza. Notariusz ma obowiązek upewnić się, że uczestnik czynności notarialnej ma zdolność do czynności prawnych. Jeśli pojawi się w tej kwestii uzasadniona wątpliwość, czynność nie zostaje dokonana. Nie jest to ekspertyza grafologiczna: notariusz potwierdza, do kogo należy podpis, na podstawie identyfikacji osoby i jej bezpośredniego udziału.

Jeśli osoba nie może się podpisać z powodu choroby lub niepełnosprawności fizycznej, ale może przeczytać dokument, na jej prośbę może podpisać się inna osoba - z zachowaniem odpowiednich wymogów formalnych. Notariusz odnotowuje przyczynę oraz dane osoby podpisującej w jej imieniu. Przy udziale osoby, która nie umie czytać lub pisać, jest niewidoma, niesłysząca lub ma inne szczególne potrzeby, może być konieczny świadek, odczytanie tekstu na głos, tłumacz lub dodatkowa procedura.

Poświadczenie podpisu na dokumencie w języku obcym i tłumacz ustny

Akt prywatny może zostać sporządzony po angielsku, rosyjsku, niemiecku, francusku lub w innym języku, który nie jest językiem państwowym. Jeśli osoba podpisująca oświadczy przed notariuszem, że zna ten język lub zapoznała się z treścią dokumentu i nie potrzebuje tłumaczenia, autentyczność jej podpisu można poświadczyć. Oświadczenie to musi znaleźć odzwierciedlenie w klauzuli notariusza, która w każdym przypadku jest sporządzana także w języku gruzińskim.

Udział tłumacza ustnego nie jest obowiązkowy, jeśli notariusz może ustalić rzeczywistą wolę osoby podpisującej bez niego. Jeśli z powodu bariery językowej jest to niemożliwe, czynności dokonuje się z udziałem tłumacza ustnego; odnotowuje się to w klauzuli notarialnej, a tłumacz również podpisuje akt prywatny. Musimy z wyprzedzeniem wiedzieć, jaki język zna osoba podpisująca i w jakim języku może porozumieć się z notariuszem.

Poświadczenie podpisu na tekście w języku obcym nie oznacza urzędowego tłumaczenia tego tekstu. Jeśli dokument jest tłumaczony w celu złożenia w gruzińskiej instytucji albo zagraniczny odbiorca potrzebuje tłumaczenia gruzińskiej klauzuli notarialnej, jest to odrębna usługa. TARGMANEBI może przygotować dokument w kilku językach, uzgodnić łacińską pisownię imion i nazwisk oraz w razie potrzeby zapewnić odpowiedniego tłumacza ustnego.

Poświadczenie podpisu tłumacza na tłumaczeniu

Przy "notarialnym poświadczeniu" tłumaczenia w praktyce często poświadcza się autentyczność podpisu tłumacza na przetłumaczonym dokumencie. Notariusz ustala tożsamość tłumacza i odpowiednie przesłanki formalne oraz potwierdza podpis. W taryfikatorze usługa ta figuruje pod odrębną nazwą, ale przedział opłat za podpis w zależności od liczby stron jest taki sam.

Odbiorca może żądać tłumaczenia uwierzytelnionego bez udziału notariusza, notarialnego poświadczenia podpisu tłumacza, tłumaczenia zszytego z kopią lub pakietu z apostille. Tych wariantów nie wolno ze sobą mylić. Prosimy przesłać nam pełną treść wymogu, a powiemy, która forma jest dopuszczalna.

Kilka osób podpisujących, kilka stron i kilku notariuszy

Na akcie prywatnym podpisy różnych osób mogą poświadczyć jeden lub kilku notariuszy, w różnym czasie i w dowolnej kolejności. To praktyczne rozwiązanie, gdy strony przebywają w różnych miastach lub nie mogą spotkać się tego samego dnia. Wszystkie strony muszą jednak mieć identyczną ostateczną wersję tekstu, a odbiorca musi akceptować taką etapową formę poświadczenia.

Jeśli jedna osoba podpisuje się na kilku stronach, cena nie jest liczona wyłącznie "od osoby". Obowiązujące przepisy stanowią, że opłatę oblicza się według liczby podpisów, a fakt złożenia wielu podpisów odnotowuje się także w klauzuli. Dlatego przy wycenie zamówienia potrzebujemy dwóch liczb: ile stron ma dokument i ile podpisów faktycznie trzeba poświadczyć.

Na cenę wpływa także kilka identycznych egzemplarzy. Liczba egzemplarzy może zostać odnotowana w rejestrze notarialnym, a usługi techniczne, klauzule i podpisy liczy się odpowiednio. Jeśli składają Państwo dokumenty w kilku instytucjach za granicą, prosimy z wyprzedzeniem zdecydować, ile poświadczonych kompletów oryginałów jest potrzebnych i czy nie wystarczy późniejsza notarialnie poświadczona kopia jednego aktu.

Jak przebiega poświadczenie podpisu - 5 etapów

Ile kosztuje poświadczenie autentyczności podpisu w 2026 roku?

Według taryfikatora opublikowanego przez Izbę Notarialną Gruzji (Notary Chamber of Georgia), w stanie na 27 sierpnia 2026 roku, opłata podstawowa zależy od liczby stron dokumentu i liczby poświadczanych podpisów. Stawka jest podana za jeden podpis, więc dwie osoby podpisujące, podpisy złożone na kilku stronach lub kilka egzemplarzy zmieniają końcową kwotę.

Przy ustalaniu opłaty sama informacja "jedna umowa" nie wystarcza. Musimy wiedzieć: ile ma stron, ile osób ją podpisuje, w ilu miejscach podpisuje się każda z nich, ilu identycznych egzemplarzy Państwo potrzebują i czy tekst jest gotowy. Jeśli notariusz ma też przygotować projekt lub połączyć kilka czynności w jednej klauzuli, każdy składnik musi zostać wykazany w rachunku osobno.

Opłata rejestrowa w wysokości 5 GEL dotyczy czynności poświadczenia podpisu, ponieważ oficjalny wyjątek obejmuje wyłącznie rejestrację poświadczenia zgodności kopii dokumentu z oryginałem. Jeśli w jednym pakiecie dokonuje się kilku samodzielnych czynności notarialnych, ostateczną liczbę rejestracji i rachunek ustala notariusz. Aby poznać dokładną cenę, prosimy przesłać nam wszystkie strony i zaznaczyć miejsca, w których mają zostać poświadczone podpisy.

Prosimy nie mylić podstawowej opłaty notarialnej z pełnym kosztem zamówienia. Przygotowanie tłumaczenia, wypełnienie złożonego formularza zagranicznego, sporządzenie dokumentu prawnego, kolorowe kopie, apostille, kurier i pilna koordynacja mogą mieć własną cenę. We wstępnej wycenie rozdzielamy te składniki, aby było jasne, za co Państwo płacą.

Podpis do złożenia za granicą, tłumaczenie i apostille

Aby użyć dokumentu za granicą, czasem wystarczy sama gruzińska pieczęć notarialna, a czasem potrzebne jest apostille, legalizacja konsularna lub tłumaczenie na język obcy. Wymóg zależy od państwa docelowego, rodzaju dokumentu, umowy międzynarodowej i zasad konkretnego odbiorcy. Wymóg banku w jednym państwie może różnić się nawet od wymogu uczelni w tym samym państwie.

Terminy notarized signature, signature witnessed, acknowledgement, affidavit, declaration, certified copy i legalization nie są synonimami. Zagraniczny formularz może wymagać, aby notariusz wpisał określone zdanie, odebrał przysięgę, był bezpośrednim świadkiem złożenia podpisu lub dołączył kopię dokumentu tożsamości. Gruziński notariusz może wypełnić zagraniczny formularz wyłącznie w granicach prawa gruzińskiego i własnych kompetencji. Ogólne różnice opisaliśmy w przewodniku po poświadczeniu notarialnym.

Prawidłowy łańcuch może wyglądać tak: przygotowanie tekstu dokumentu → poświadczenie podpisu → apostille → tłumaczenie całego pakietu. W innych przypadkach najpierw potrzebny jest tekst dwujęzyczny, potem podpis, a na końcu dodatkowa formalność w państwie przyjmującym. Nie ma uniwersalnej kolejności. Prosimy przed podpisaniem pokazać nam link do instrukcji odbiorcy lub jego pismo.

Czy można poświadczyć podpis online?

Skan wysłany e-mailem, podpis sfotografowany i przesłany przez WhatsApp ani podpisanie dokumentu podczas zwykłej rozmowy wideo nie są same w sobie czynnością notarialną. W Gruzji niektóre wnioski, zgody i pełnomocnictwa można sporządzić w określonej przez prawo formie bezpośredniej komunikacji elektronicznej, ale notariusz z wyprzedzeniem sprawdza status uczestników, warunki techniczne i dopuszczalność konkretnego dokumentu.

Jeśli przebywają Państwo za granicą, prosimy zapoznać się z naszymi warunkami notariusza online. Właściwsze może okazać się stawiennictwo w konsulacie Gruzji, podpisanie dokumentu przed miejscowym notariuszem i uzyskanie apostille lub złożenie wniosku online w Gruzji. Decyzja zależy od państwa, Państwa obywatelstwa, odbiorcy dokumentu i wymaganej czynności notarialnej.

10 błędów, których należy unikać przed podpisaniem

1. Podpisanie z góry bez sprawdzenia wymogu. Na niektórych formularzach zagranicznych podpis musi zostać złożony bezpośrednio w obecności notariusza.
2. Mylenie poświadczenia podpisu z poświadczeniem treści. Forma aktu prywatnego nie obejmuje sprawdzenia całej treści prawnej dokumentu.
3. Automatyczne zakładanie umocowania dyrektora. Autentyczność podpisu osoby fizycznej sama w sobie nie potwierdza prawa do działania w imieniu spółki.
4. Podpisanie niedokończonego tekstu. Kwota, data, strony, załączniki i inne istotne informacje muszą być ostateczne przed podpisaniem.
5. Zmiana formularza odbiorcy. Usunięcie lub przetłumaczenie bloku notarialnego na zagranicznym formularzu może sprawić, że odbiorca go nie przyjmie.
6. Niewłaściwy dokument tożsamości. Dokument nieważny lub uszkodzony albo zdjęcie zapisane w telefonie nie zastępują w pełni ważnego oryginału.
7. Ukrywanie bariery językowej. Jeśli osoba podpisująca nie rozumie tekstu lub tego, co mówi notariusz, udział tłumacza ustnego trzeba zaplanować z wyprzedzeniem.
8. Błędne policzenie podpisów. Podpisy na kilku stronach, na kilku egzemplarzach i podpisy kilku osób mogą każdorazowo zmienić cenę.
9. Automatyczne zamawianie apostille. Najpierw prosimy sprawdzić państwo i odbiorcę; w niektórych przypadkach apostille nie jest potrzebne, w innych jest niezbędne.
10. Liczenie tylko niskiej opłaty podstawowej. Pełny budżet może obejmować rejestr, VAT, projekt, tłumaczenie, tłumacza ustnego, kopie i doręczenie.

Dlaczego warto przygotować dokument z TARGMANEBI?

Przy poświadczaniu podpisu najwięcej czasu często traci się nie w kolejce do notariusza, lecz przez wybór niewłaściwej formy. Klient może usłyszeć, że potrzebny jest "dokument poświadczony notarialnie", podczas gdy odbiorca w rzeczywistości potrzebuje tylko potwierdzenia podpisu, aktu publicznego, tłumaczenia, kopii lub apostille. Z wyprzedzeniem rozkładamy wymóg na konkretne czynności.

Przeglądając dokument, sprawdzamy szczegóły techniczne: czy imiona i nazwiska są poprawne, czy zgadzają się z łacińską pisownią w paszporcie, ile jest osób podpisujących, gdzie trzeba złożyć podpis, ile jest stron i egzemplarzy oraz jaki język jest potrzebny. Przy tłumaczeniu planujemy udział tłumacza i odpowiednią formę jego podpisu.

Nie obiecujemy, że każdy prywatny tekst zostanie poświadczony automatycznie. Ostateczną decyzję podejmuje uprawniony notariusz. Nasza wartość to przygotowanie: aby przyszli Państwo do notariusza z jak najbardziej poprawnym tekstem, dokumentem tożsamości, tłumaczem ustnym i zrozumieniem wymogu, co ogranicza ponowne drukowanie i powtórne wizyty.

Jak się z nami skontaktować?

Prosimy zadzwonić pod numer 501 11 32 00 lub napisać do nas na WhatsAppie. Prosimy przesłać wszystkie strony dokumentu i wymóg odbiorcy oraz krótko napisać: kto podpisuje, w ilu egzemplarzach, w jakim języku, gdzie dokument ma zostać złożony i czy tekst jest już podpisany. Do wstępnej oceny mogą Państwo zakryć numer osobowy i inne zbędne dane.

Nasze biuro mieści się pod adresem aleja Dawida Aghmashenebeli 118, Tbilisi. Prosimy skontaktować się z nami przed wizytą, zwłaszcza jeśli w sprawie uczestniczy kilka osób podpisujących, cudzoziemiec, tłumacz ustny lub chodzi o formularz do złożenia za granicą. Dzięki wcześniejszym ustaleniom powiemy Państwu, jaki dokument tożsamości i jakie dodatkowe dokumenty zabrać.

Najczęściej zadawane pytania o poświadczenie autentyczności podpisu

Oficjalne źródła i granice odpowiedzialności

Strona została zaktualizowana 27 sierpnia 2026 roku. Różnicę między aktem prywatnym a publicznym, zakres weryfikacji przez notariusza, kwestie dokumentu w języku obcym, wcześniej złożonego podpisu, podpisywania u kilku notariuszy w różnym czasie oraz obliczania opłaty według liczby podpisów sprawdzono w obowiązującej Instrukcji "O trybie dokonywania czynności notarialnych".

Opłaty zależne od liczby stron, możliwą opłatę za usługi techniczne, opłatę rejestrową w wysokości 5 GEL i zasadę dotyczącą VAT sprawdzono w aktualnym taryfikatorze usług notarialnych Izby Notarialnej Gruzji. Dane dokonanej czynności można sprawdzić w elektronicznym rejestrze czynności notarialnych.

Ten materiał jest przewodnikiem informacyjnym i organizacyjnym, a nie indywidualną opinią prawną. To, czy konkretny tekst można poświadczyć, formę czynności, dodatkowe dokumenty i zasady osobistego stawiennictwa określa uprawniony notariusz. Ostateczną odpowiedź co do akceptacji dokumentu za granicą prosimy uzyskać od instytucji przyjmującej.