Cette page traite des services d’interprète et des questions d’identification des documents liées au polonais : quelle autorité délivre le document, quel formulaire vous avez, comment s’écrit le nom de famille et ce qu’il faut vérifier avant la traduction. Si vous vous intéressez à la traduction écrite de textes polonais en général, consultez la page dédiée - traduction du polonais.
USC - la principale source des actes d’état civil polonais
En Pologne, les actes de naissance, de mariage et de décès sont délivrés par le bureau d’état civil - Urząd Stanu Cywilnego, en abrégé USC. C’est avec les formulaires de cette autorité que nous travaillons le plus souvent.
D’un point de vue pratique, l’essentiel est d’établir quel formulaire vous avez entre les mains. L’extrait d’un acte d’état civil polonais est délivré en deux versions principales : abrégée et intégrale. La version abrégée ne reflète que la situation actuelle, tandis que la version intégrale reprend les modifications et les mentions portées sur l’acte - par exemple, un changement de nom après le mariage ou une rectification par décision de justice.
Cette différence est souvent décisive : certaines autorités exigent précisément la version intégrale, car ce qui compte pour elles est l’historique de l’acte et pas seulement les données actuelles. Si vous ne savez pas quelle version vous avez, envoyez-nous un scan - cela se voit clairement à l’intitulé et à la structure du formulaire.
La transcription dans le registre polonais d’événements survenus à l’étranger est un cas à part. Si une naissance ou un mariage a eu lieu hors de Pologne et a ensuite été enregistré dans le système polonais, le formulaire reflète les données de l’acte d’origine comme de l’acte transcrit. Les deux doivent figurer dans la traduction.
Le nom de famille polonais change selon le genre
C’est la question qui provoque le plus souvent des incohérences avec les documents géorgiens. Une grande partie des noms de famille polonais ont une forme masculine et une forme féminine : la terminaison masculine typique -ski devient -ska au féminin, -cki devient -cka, et -dzki devient -dzka.
Cela signifie que les membres d’une même famille auront formellement des mentions différentes dans les documents polonais - le père une, la fille une autre. Ce n’est ni une erreur ni deux noms de famille différents : c’est la norme de la langue.
Le problème apparaît lorsqu’une autorité perçoit ces deux formes comme deux noms de famille différents. Dans la traduction, la mention est reportée comme dans l’original, et il est précisé si nécessaire qu’il s’agit des formes d’un seul et même nom. En même temps, la graphie latine doit correspondre à celle du passeport - et si le passeport comporte une forme et l’acte de naissance une autre, il faut le repérer à l’avance, et non après le dépôt auprès de l’autorité.
La déclinaison des noms mérite une mention à part. En polonais, le prénom et le nom changent de forme dans la phrase selon le cas grammatical : vous pouvez donc trouver le nom sous plusieurs formes dans un seul et même document - sous une forme dans l’en-tête, sous une autre dans le texte. C’est la grammaire de la langue, et non deux mentions différentes. Dans la traduction, le nom est donné au nominatif.
Des signes diacritiques qui se perdent au scan
Le polonais utilise l’alphabet latin avec des signes supplémentaires : ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż. Les ignorer n’est pas une simple question d’apparence - un signe change le mot et, surtout, le nom.
La lettre ł est particulièrement problématique, car elle est souvent prise pour un simple l, tout comme ń, qui peut être lu n en raison de la qualité du scan. ó et o sont aussi souvent confondus. La perte d’un seul signe fait que le nom ne correspond plus au passeport ou à un autre document.
C’est pourquoi nous demandons un scan net et complet, et non une photo de mauvaise qualité - surtout lorsque le document est ancien, est une copie ou a été envoyé par fax.
PESEL et données d’identification
En Pologne, le numéro d’identification d’une personne physique est le PESEL. Il figure dans la plupart des documents et est reporté tel quel dans la traduction, chiffre par chiffre. Il en va de même pour la série et le numéro du document.
Les documents d’entreprise contiennent des données du registre judiciaire - KRS - et les identifiants fiscaux NIP et REGON. Lors de la traduction d’un extrait de société, ces codes et les noms officiels des autorités gardent leur forme inchangée, car c’est précisément grâce à eux que la personne morale est identifiée. Les abréviations de la forme juridique, qui font partie de la dénomination de la société, restent elles aussi inchangées.
Documents d’études
Les documents universitaires polonais forment un groupe à part, avec leur propre terminologie. Les documents de fin d’études secondaires et les diplômes de master et de licence sont délivrés sur des formulaires différents, et le système de notation diffère du système géorgien.
Dans la traduction, les notes sont reportées telles qu’elles figurent dans l’original - avec l’indication de l’échelle, sans conversion automatique. La comparaison des systèmes et la reconnaissance relèvent de l’établissement auquel vous présentez le document, et non du traducteur. Le nom officiel de l’établissement d’enseignement reste lui aussi inchangé.
Un diplôme est souvent accompagné d’un supplément qui énumère les matières et les heures. Si l’autorité a aussi demandé le supplément, celui-ci est traduit comme un document distinct - précisez à l’avance si vous en avez besoin.
Apostille et légalisation des documents
Pour une présentation à l’étranger, un document polonais nécessite souvent une certification supplémentaire. L’ordre est important : on obtient d’abord le document sous la forme exigée par l’autorité, puis il est certifié, et seulement ensuite il est traduit, si le destinataire l’exige.
Un mauvais ordre oblige souvent à refaire le travail : par exemple, si la traduction a déjà été faite et qu’un cachet ou une mention est ensuite ajouté au document, la traduction ne correspond plus à l’original. Indiquez-nous donc à l’avance où et sous quelle forme vous devez présenter le document.
Interprète et démarches officielles
L’interprétariat en lien avec le polonais est le plus souvent nécessaire lors de réunions d’affaires, de consultations en ligne, de visites médicales et de démarches administratives. Ce service est assuré sur rendez-vous préalable - indiquez-nous le sujet, le format et la durée prévue.
Il faut noter à part qu’il existe en Pologne l’institution du traducteur assermenté (tłumacz przysięgły), dont la certification est parfois obligatoire pour une présentation aux autorités polonaises. C’est le système interne de la Pologne, qui diffère d’une traduction notariée préparée en Géorgie. Si votre document doit être présenté en Pologne, vérifiez à l’avance auprès de l’autorité destinataire quelle forme est acceptée - nous ne pouvons pas le confirmer à sa place.
Ce que vous devez nous envoyer
Toutes les pages du document en entier, y compris le verso s’il porte une inscription, un cachet ou une mention. Sur les actes USC, ce sont souvent précisément les mentions qui contiennent les informations les plus importantes.
Nous avons aussi besoin de la graphie latine du prénom et du nom telle qu’elle figure dans votre passeport - c’est la référence d’après laquelle nous alignons la graphie dans la traduction. Si différents documents comportent des formes différentes, envoyez-nous les deux.
Pour une présentation officielle, des étapes supplémentaires sont aussi souvent nécessaires : une traduction notariée ou la préparation en vue d’une apostille. Pour les actes d’état civil, consultez aussi la traduction d’acte de naissance, et pour les documents d’études - la traduction de diplôme.
Besoin d’une traduction en polonais ? Envoyez-nous le document ou appelez-nous. Nous vous indiquerons le délai et la forme requise, et vous aiderons à préparer correctement le document.
Appeler: 501 113 200Questions fréquentes sur les documents polonais
Dans le document de ma mère, mon nom se termine par -ska, dans celui de mon père par -ski - est-ce une erreur ?
Non. Les noms de famille polonais ont une forme masculine et une forme féminine : c’est la norme de la langue, et non une erreur. Dans la traduction, la mention est reportée comme dans l’original, et il est précisé si nécessaire qu’il s’agit des formes d’un seul et même nom.
Quel extrait dois-je demander - abrégé ou intégral ?
Cela dépend de l’autorité destinataire. La version intégrale reprend les modifications et les mentions portées sur l’acte, tandis que la version abrégée ne montre que la situation actuelle. Si l’autorité a demandé l’historique, il vous faudra la version intégrale.
Sur le scan, le ł ressemble à un l - est-ce important ?
Oui, beaucoup. La perte d’un signe diacritique change le nom et crée une incohérence avec le passeport. C’est pourquoi nous demandons un scan net et complet.
Mon nom apparaît sous plusieurs formes dans le document - pourquoi ?
En polonais, le prénom et le nom changent de forme selon le cas grammatical. C’est de la grammaire, et non des mentions différentes. Dans la traduction, le nom est donné au nominatif.
Une traduction notariée faite en Géorgie sera-t-elle acceptée en Pologne ?
Cela dépend des règles de l’autorité destinataire. La Pologne a un système de traducteurs assermentés, et certaines autorités exigent précisément cette forme. Nous vous recommandons de vous renseigner à l’avance auprès de l’organisme destinataire.
Convertissez-vous les notes du diplôme dans le système géorgien ?
Non. La note est reportée telle qu’elle figure dans l’original, avec l’indication de l’échelle. La comparaison des systèmes relève de l’établissement chargé de l’évaluation.