Traduzione di una procura inviata dall'estero

Una procura estera da usare in Georgia ha di solito tre livelli: il testo della procura vero e proprio, l'autentica del notaio straniero e l'apostille o la legalizzazione consolare. Un'autorità georgiana ha bisogno di tutti e tre in georgiano, sotto forma di traduzione autenticata dal notaio.

In questa pagina spieghiamo come deve essere certificata una procura per poter essere usata in Georgia, che cosa verifica il Registro pubblico e perché il registro o una banca chiedono spesso una nuova procura. La traduzione è pronta in giornata o il giorno successivo, con autenticazione notarile.

A chi serve la traduzione di una procura estera

• Ai georgiani che vivono all'estero e vendono, comprano, affittano o donano un appartamento in Georgia tramite un parente;
• Agli investitori stranieri che acquistano un immobile e firmano il contratto tramite un rappresentante locale;
• Ai soci fondatori che registrano una società, entrano in una società come soci o vendono una quota;
• Agli eredi che accettano o rinunciano a un'eredità tramite un rappresentante;
• Ai clienti delle banche - per aprire o chiudere un conto, per un prestito o un deposito;
• Alle parti di un procedimento giudiziario rappresentate in Georgia da un avvocato.

Apostille, legalizzazione o consolato

Prima di tradurre una procura dobbiamo essere certi che sia certificata correttamente per l'uso in Georgia. Il percorso dipende dal Paese in cui la procura è stata firmata:

• Un Paese aderente alla Convenzione dell'Aia del 1961 - dopo la firma della procura davanti a un notaio straniero, l'autorità competente dello stesso Paese vi appone l'apostille. La Georgia aderisce alla Convenzione, quindi non serve alcuna ulteriore legalizzazione;
• Un Paese che non aderisce alla Convenzione - serve la legalizzazione consolare, che richiede più passaggi e più tempo;
• Un Paese con cui la Georgia ha un trattato di assistenza giudiziaria - in alcuni casi il documento è esente persino dall'apostille. Questo va verificato in anticipo per ciascun Paese e con l'autorità che riceve il documento;
• Un consolato georgiano - una procura firmata presso un consolato viene redatta in georgiano, quindi in Georgia non richiede né traduzione né apostille.

Il confronto tra i due percorsi, i tempi e i consigli pratici si trovano in un articolo a parte: come inviare una procura dall'estero in Georgia. Sulla differenza tra apostille e legalizzazione: apostille o legalizzazione.

Che cosa si traduce: il testo, l'autentica del notaio e l'apostille

Una traduzione destinata a un'autorità georgiana copre l'intero documento, fino all'ultimo timbro:

• Il testo della procura - le parti, i poteri, il termine, la facoltà di sostituzione ed eventuali condizioni aggiuntive;
• L'autentica del notaio straniero - negli Stati Uniti si tratta spesso di un acknowledgment, con cui il notaio conferma che il firmatario si è presentato davanti a lui e ha riconosciuto la firma come propria. In alcuni Paesi il notaio rilascia l'autentica su un foglio separato, e anche quello viene tradotto;
• L'apostille - un modulo standard con 10 campi numerati: il Paese, il firmatario, la sua qualità, il sigillo, il luogo, la data, l'autorità che la rilascia, il numero, il timbro e la firma. Ogni campo viene tradotto;
• Gli allegati - copia del passaporto, estratto del registro o documenti societari, se fanno parte della procura.

Anche in una procura bilingue, con il testo su due colonne, la parte georgiana deve corrispondere a quella in lingua straniera. Se in un documento del genere la colonna georgiana è stata preparata dal notaio straniero e non corrisponde all'originale, ve lo diciamo già al momento dell'ordine, perché è proprio per questa discrepanza che un'autorità respinge il documento.

Che cosa verifica il Registro pubblico

Una procura estera relativa a un immobile finisce il più delle volte al Registro pubblico. A bloccare la registrazione non è la lingua, ma la mancata corrispondenza tra la traduzione georgiana della procura e i dati del registro:

• Il codice catastale - deve comparire nella procura e nella traduzione esattamente come nell'estratto del registro, punto per punto;
• Il nome del proprietario in georgiano - se un proprietario straniero è già iscritto nel registro, nella traduzione il suo nome va scritto nella stessa forma georgiana dell'iscrizione. Per questo prima di tradurre chiediamo l'estratto;
• L'ambito dei poteri - il diritto di "amministrare l'immobile" non comprende la vendita. Se il rappresentante deve vendere, fissare il prezzo, firmare il contratto e incassare il denaro, ciascuno di questi poteri deve essere scritto nella procura;
• Il termine - con una procura scaduta l'operazione non viene registrata, e il termine si può prorogare solo con una nuova procura;
• L'originale - di solito l'autorità ha bisogno della procura originale con apostille, non di una scansione. L'originale viene unito alla traduzione al momento dell'autenticazione notarile.

Registrazione di società e banche

Il Registro degli imprenditori fa parte del Registro pubblico, quindi la stessa regola vale per una procura inviata per registrare una società, trasferire una quota o cambiare l'amministratore: apostille o legalizzazione e traduzione in georgiano autenticata dal notaio. Se la procura è rilasciata da una società straniera, spesso si traduce anche il suo estratto di registrazione o un documento che attesta i poteri dell'amministratore.

Le banche hanno spesso requisiti propri: alcune accettano una procura estera solo se descrive l'operazione specifica, altre chiedono un proprio modulo. Prima di andare in banca, fatevi dare i suoi requisiti per iscritto e inviateceli.

Perché un'autorità chiede una nuova procura

Una procura estera respinta è l'errore più costoso: una nuova firma all'estero, una nuova apostille, un nuovo corriere e settimane perse. Secondo la nostra esperienza i motivi sono quasi sempre gli stessi:

• L'apostille è stata apposta su una copia o su un altro documento, e la procura originale ne è rimasta priva;
• Il nome in caratteri latini nella procura è diverso da quello del passaporto, oppure il numero personale del rappresentante differisce di una cifra;
• I poteri sono descritti con termini del diritto straniero che non hanno un equivalente diretto nel diritto georgiano, e l'azione specifica, ad esempio la firma di un contratto di compravendita, non è indicata separatamente;
• Manca la facoltà di sostituzione, mentre il rappresentante deve affidare la pratica a un avvocato;
• Il socio fondatore agisce per conto di una società, ma non è stato presentato alcun documento che ne attesti i poteri;
• La procura è così vecchia che il destinatario dubita che sia ancora valida, oppure il suo termine è già scaduto.

Una traduzione non può correggere questi difetti, perché riflette l'originale. Possiamo però individuarli non appena iniziamo a tradurre e segnalarveli prima che presentiate il documento all'autorità - o, meglio ancora, nella bozza della procura, prima che venga firmata.

Per studi legali e costruttori

Avvocati, costruttori e agenzie immobiliari ricevono regolarmente procure dall'estero. Per loro conta soprattutto che il nome, l'indirizzo e la terminologia siano scritti allo stesso modo in tutti i documenti di uno stesso cliente. Per questo per ogni cliente teniamo un unico elenco terminologico, valido per tutti i suoi documenti successivi: la procura, il contratto di compravendita, l'estratto e la corrispondenza.

Lavoriamo con le aziende con contratto e fattura, con un accordo di riservatezza. Sul contenuto dei documenti non si usa alcuna intelligenza artificiale. Maggiori dettagli: servizi per le aziende e per gli studi legali.

Tempi

La traduzione di una procura estera è pronta in giornata o il giorno successivo, compresa l'autenticazione notarile. Possiamo iniziare a tradurre da una scansione prima che il corriere porti l'originale, e l'autenticazione notarile avviene non appena riceviamo l'originale.

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