Legalisatie van een handtekening - wat bevestigt de notaris en wat kost het?

Kort antwoord: wat betekent de legalisatie van een handtekening?

TARGMANEBI legaliseert geen handtekeningen in eigen naam en vervangt geen notaris. Wij zijn een service- en vertaalcentrum voor documenten: we verhelderen de eis, stellen de tekst op of vertalen hem, controleren de technische details en organiseren de legalisatie bij een bevoegde notaris. De uiteindelijke juridische vorm, de identificatie van de ondertekenaar en de notariële handeling zelf zijn de taak van de notaris. Kom langs op David Aghmashenebeli-laan 118, Tbilisi of bel: 501 11 32 00.

Inhoud

1. Wat de legalisatie van een handtekening bevestigt en wat niet
2. Onderhandse akte en authentieke akte - het belangrijkste verschil
3. Op welke documenten een handtekening gelegaliseerd kan worden
4. Tekenen bij de notaris en een document dat al ondertekend is
5. Benodigde documenten en vaststelling van de identiteit
6. Een anderstalig document en een tolk
7. Meerdere partijen, pagina's en exemplaren
8. De procedure stap voor stap
9. Prijs in 2026
10. Gebruik in het buitenland, vertaling en apostille
11. Veelgemaakte fouten
12. Veelgestelde vragen

Wat bevestigt de notaris bij een handtekening?

In de praktijk bedoelt men met "legalisatie van een handtekening", "notariële legalisatie van een handtekening", "bevestiging van de echtheid van een handtekening" en "gelegaliseerde handtekening" vaak een en dezelfde handeling. De kern daarvan is niet de echtheid van het hele document, maar de band tussen een bepaalde persoon en een bepaalde handtekening. De notaris stelt de identiteit vast aan de hand van een identiteitsbewijs of op een andere wettelijk toegestane manier, beoordeelt de handelingsbekwaamheid en legt de verrichte handeling vast in de legalisatieverklaring.

De legalisatie van een handtekening is van belang wanneer de ontvanger meer zekerheid wil dat het document werkelijk door een bepaalde persoon is ondertekend. Daarom kan worden gevraagd door een bank, een buitenlandse universiteit, een werkgever, een overheidsinstantie, een rechtbank, een bedrijf, een consulaat of een particuliere wederpartij. Of de legalisatie van de handtekening volstaat of dat er een ruimere notariële vorm nodig is, bepaalt echter de ontvanger zelf.

Bij de legalisatie van een verklaring is het onderscheid tussen de handtekening en het verklaarde feit bijzonder belangrijk. De notaris bevestigt dat de verklaring en/of de handtekening daarop van de verklaarder is, maar deze handeling alleen bewijst niet dat het in de verklaring beschreven feit klopt. Schrijft iemand bijvoorbeeld dat hij op een bepaald adres woont, een inkomen heeft of een verplichting is nagekomen, dan maakt de legalisatie van zijn handtekening die feiten nog niet automatisch tot vastgestelde omstandigheden.

Onderhandse akte en authentieke akte - waarom is het verschil doorslaggevend?

De geldende notariële instructie maakt een duidelijk onderscheid tussen een onderhandse akte en een authentieke akte. Legaliseert de notaris alleen de echtheid van de handtekeningen onder een rechtshandeling of een ander document, dan is hij verplicht de identiteit en de handelingsbekwaamheid van de ondertekenaars te controleren en te bevestigen dat de handtekeningen van hen zijn. Een document dat op deze manier is opgesteld, is een onderhandse akte.

Bij een onderhandse akte draagt de notaris geen verantwoordelijkheid voor het feit dat de akte in strijd is met de wet of dat de tekst de wil van de ondertekenaar niet goed weergeeft. Dat betekent niet dat een verboden of duidelijk problematisch document zonder meer wordt gelegaliseerd: de notaris behoudt de wettelijke bevoegdheid om de akte te beoordelen en de handeling te weigeren. Maar de kernboodschap voor de klant is deze: een stempel bij de handtekening staat niet gelijk aan een volledige juridische controle van het document.

Bij een authentieke akte zijn de taken van de notaris veel ruimer. De notaris controleert de identiteit, de bevoegdheid en de handelingsbekwaamheid van de partijen, de echtheid van hun wilsuiting, de overeenstemming van de rechtshandeling met de wet en of de tekst de wil van de partijen juist weergeeft. Hij legt de partijen de inhoud en de rechtsgevolgen uit. Deze vorm wordt gebruikt wanneer de notariële vorm wettelijk verplicht is of wanneer de partijen ruimere notariële bescherming willen.

De handtekening van een bestuurder of vertegenwoordiger

Dit verschil is vooral belangrijk wanneer iemand namens een bedrijf tekent als bestuurder, vertegenwoordiger of gevolmachtigde. Bij de legalisatie van een handtekening op een onderhandse akte is de notaris niet verplicht de bevoegdheid van de vertegenwoordiger te controleren of om een volmacht te vragen. De legalisatieverklaring kan dus de handtekening van een natuurlijke persoon bevestigen, maar niet automatisch diens recht om namens een bepaald bedrijf verplichtingen aan te gaan.

Vraagt een buitenlandse partner, een bank of een aanbesteding om een bevestiging van de tekenbevoegdheid, dan is de echtheid van de handtekening alleen mogelijk niet genoeg. Dan kunt u een uittreksel uit het Ondernemersregister nodig hebben, de statuten, het besluit tot benoeming van de bestuurder, een volmacht, een apostille op de betreffende documenten of de vorm van een authentieke akte. Stuur ons de tekst van de eis vooraf, zodat niet de verkeerde soort legalisatie wordt gekozen.

Op welke documenten kan een handtekening gelegaliseerd worden?

De legalisatie van een handtekening wordt gebruikt voor rechtshandelingen en andere documenten waarvoor de wet geen verplichte authentieke notariële vorm voorschrijft, maar waarbij een partij of de ontvanger een officiële bevestiging wil van wie de handtekening is. De precieze naam van het document is niet doorslaggevend: het gaat om het juridische doel, de definitieve staat van de tekst en de eis van de ontvanger.

Alleen de handtekening legaliseren is niet voor elk contract de juiste keuze. Voor sommige rechtshandelingen kan de wet de authentieke notariële vorm, inschrijving of de controle van aanvullende documenten voorschrijven. Zo kan een eenvoudige onderhandse akte bij een kwestie rond onroerend goed, vertegenwoordiging of een recht met een verplichte vorm het verwachte rechtsgevolg missen. De uiteindelijke keuze moet worden gemaakt op basis van de inhoud en het doel van het document.

Moet ik in het bijzijn van de notaris tekenen?

Het eenvoudigste en meest praktische scenario: de definitieve, onveranderlijke tekst van het document ligt klaar en de ondertekenaar tekent in het bijzijn van de notaris. De handtekening wordt aan het einde van de tekst geplaatst; de handtekening van een deelnemer aan een notariële handeling moet zijn voor- en achternaam volledig en leesbaar bevatten. De notaris legt ter plekke uit in welke vorm en op welke plaats de handtekening mag worden gezet.

Heeft u het document al eerder ondertekend, dan hoeft het niet altijd opnieuw te worden afgedrukt. De instructie staat een andere route toe: de notaris kan de verklaring van de persoon legaliseren dat de handtekening op het document van hem is. Deze verklaring wordt aan het eerder ondertekende document gehecht, de verklaarder ondertekent de verklaring en het is die handtekening die de notaris legaliseert.

In de praktijk moet de keuze vooraf met de notaris worden afgestemd. Een formulier voor gebruik in het buitenland kan een speciale notariële formulering bevatten, een getuige vereisen of eisen dat de handtekening rechtstreeks in het bijzijn van de notaris wordt gezet. Teken een formulier dat u met instructies uit de VS, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland of een ander land heeft ontvangen dus niet vooraf, voordat wij de eis hebben gecontroleerd.

Welke documenten en gegevens zijn nodig?

Voor een natuurlijke persoon is de belangrijkste eis een geldig identiteitsbewijs. Voor een Georgische burger zijn dat in de eerste plaats een paspoort, een identiteitskaart of een wettelijk vastgesteld tijdelijk identiteitsbewijs. In bepaalde gevallen kan de identiteit ook worden vastgesteld met een door Georgië afgegeven nationaal of internationaal rijbewijs van het uniforme model. Voor een buitenlandse burger is meestal een paspoort voor reizen naar het buitenland, een verblijfskaart of een ander wettelijk toegestaan document vereist.

Het identiteitsbewijs moet geldig en leesbaar zijn en toebehoren aan de ondertekenaar. Twijfelt de notaris aan de echtheid van het document of aan het feit dat het van de persoon is die het toont, dan is hij verplicht de handeling te weigeren. Een foto van een paspoort op een telefoon kan het persoonlijk verschijnen met het echte document daarom niet vervangen, behalve in het bijzondere geval waarin de identificatie plaatsvindt volgens de wettelijk toegestane online notariële procedure.

Het tweede essentiële onderdeel is de definitieve tekst van het document. Namen, persoonsnummers, adressen, datums, bedragen, valuta, rechten en bijlagen moeten vóór de ondertekening vastliggen. Een blanco vel, een onvoltooid formulier of een tekst die later nog wordt gewijzigd ondertekenen is geen veilige praktijk. De legalisatieverklaring is verbonden aan het concrete document dat wordt voorgelegd.

Handelingsbekwaamheid en vrije wil van de persoon

Een eenvoudige "vergelijking" van de handtekening is niet genoeg. De notaris is verplicht zich ervan te vergewissen dat de deelnemer aan de notariële handeling handelingsbekwaam is. Bestaat daarover gegronde twijfel, dan wordt de handeling niet verricht. Dit is geen handschriftonderzoek: de notaris bevestigt van wie de handtekening is op basis van de identificatie van de persoon en diens rechtstreekse deelname.

Kan iemand wegens ziekte of een lichamelijke beperking niet tekenen, maar het document wel lezen, dan mag een ander op zijn verzoek tekenen, met inachtneming van de betreffende vormvoorschriften. De notaris vermeldt de reden en de gegevens van degene die in zijn plaats tekent. Bij de deelname van iemand die niet kan lezen of schrijven, blind of doof is of andere bijzondere behoeften heeft, kunnen een getuige, het voorlezen van de tekst, een tolk of een aanvullende procedure nodig zijn.

Legalisatie van een handtekening op een anderstalig document en de tolk

Een onderhandse akte kan worden opgesteld in het Engels, Russisch, Duits, Frans of een andere taal die niet de staatstaal is. Verklaart de ondertekenaar tegenover de notaris dat hij die taal beheerst of de inhoud van het document heeft gelezen en geen vertaling nodig heeft, dan kan de echtheid van zijn handtekening worden gelegaliseerd. Deze verklaring moet worden opgenomen in de legalisatieverklaring van de notaris, die in elk geval ook in het Georgisch wordt opgesteld.

De medewerking van een tolk is niet verplicht als de notaris de echtheid van de wil van de ondertekenaar zonder tolk kan vaststellen. Is dat door een taalbarrière onmogelijk, dan wordt de handeling met een tolk verricht; dat wordt vermeld in de legalisatieverklaring en ook de tolk ondertekent de onderhandse akte. We moeten vooraf weten welke taal de ondertekenaar beheerst en in welke taal hij met de notaris kan communiceren.

De legalisatie van een handtekening op een anderstalige tekst is geen officiële vertaling van die tekst. Wordt het document vertaald om bij een Georgische instantie in te dienen, of heeft een buitenlandse ontvanger een vertaling van de Georgische legalisatieverklaring nodig, dan is dat een aparte dienst. TARGMANEBI kan het document in meerdere talen opstellen, de Latijnse schrijfwijze van namen vergelijken en zo nodig een geschikte tolk inschakelen.

Legalisatie van de handtekening van een vertaler onder een vertaling

Bij de "notariële legalisatie" van een vertaling wordt in de praktijk vaak de echtheid van de handtekening van de vertaler onder het vertaalde document gelegaliseerd. De notaris stelt de identiteit van de vertaler en de betreffende formele voorwaarden vast en bevestigt de handtekening. In de tarieven staat deze dienst onder een aparte naam, maar de tariefschaal per pagina voor de handtekening is dezelfde.

De ontvanger kan vragen om een gewaarmerkte vertaling zonder notaris, een notariële legalisatie van de handtekening van de vertaler, een vertaling die samen met een kopie is ingebonden of een pakket met apostille. Deze opties mogen niet met elkaar worden verward. Stuur ons de volledige tekst van de eis, dan vertellen wij u welke vorm aanvaardbaar is.

Meerdere ondertekenaars, meerdere pagina's en meerdere notarissen

Op een onderhandse akte kunnen de handtekeningen van verschillende personen door één of meerdere notarissen worden gelegaliseerd, op verschillende momenten en in willekeurige volgorde. Dat is een praktische oplossing wanneer de partijen in verschillende steden zijn of niet op dezelfde dag kunnen afspreken. Wel moeten alle partijen een identieke definitieve versie van de tekst hebben en moet de ontvanger deze gefaseerde vorm van legalisatie aanvaarden.

Tekent één ondertekenaar op meerdere pagina's, dan wordt de prijs niet alleen per "één persoon" berekend. De geldende regel bepaalt dat het tarief wordt berekend naar het aantal handtekeningen, en het feit dat er meerdere keren is getekend wordt ook in de legalisatieverklaring vermeld. Om een opdracht te beoordelen, hebben we dus twee getallen nodig: hoeveel pagina's het document heeft en hoeveel handtekeningen er werkelijk gelegaliseerd moeten worden.

Ook meerdere identieke exemplaren beïnvloeden de prijs. Het aantal exemplaren kan in het notariële register worden vastgelegd, en de technische dienst, de legalisatieverklaringen en de handtekeningen worden dienovereenkomstig geteld. Dient u in bij meerdere instanties in het buitenland, bepaal dan vooraf hoeveel gelegaliseerde originele pakketten u nodig heeft en of een latere notarieel gewaarmerkte kopie van één akte volstaat.

Hoe verloopt de legalisatie van een handtekening - 5 stappen

Wat kost de legalisatie van een handtekening in 2026?

Volgens de tarieven die de Notariële Kamer van Georgië per 27 augustus 2026 heeft gepubliceerd, hangt het basistarief af van het aantal pagina's van het document en het aantal te legaliseren handtekeningen. Het tarief geldt per handtekening, dus twee ondertekenaars, handtekeningen op meerdere pagina's of meerdere exemplaren veranderen het eindbedrag.

Om het tarief te bepalen is "één contract" bijvoorbeeld nog geen voldoende informatie. We moeten weten: hoeveel pagina's het heeft, hoeveel personen tekenen, op hoeveel plaatsen ieder van hen tekent, hoeveel identieke exemplaren u nodig heeft en of de tekst klaar is. Moet de notaris ook een ontwerp opstellen of meerdere handelingen in één legalisatieverklaring combineren, dan moet elk onderdeel apart op de factuur staan.

Het registertarief van GEL 5 geldt voor de handeling van de handtekening, omdat de officiële uitzondering alleen de registratie betreft van de bevestiging dat een kopie van een document overeenstemt met het origineel. Worden er in één pakket meerdere zelfstandige notariële handelingen verricht, dan bepaalt de notaris het uiteindelijke aantal registraties en de factuur. Voor een exacte prijs stuurt u ons alle pagina's en markeert u de plaatsen waar handtekeningen gelegaliseerd moeten worden.

Verwar het notariële basistarief niet met de volledige kosten van de opdracht. Het maken van een vertaling, het invullen van een ingewikkeld buitenlands formulier, het opstellen van een juridisch document, kleurenkopieën, een apostille, een koerier en spoedcoördinatie kunnen een eigen prijs hebben. In onze voorlopige beoordeling scheiden we deze onderdelen, zodat duidelijk is waarvoor u betaalt.

Een handtekening voor gebruik in het buitenland, vertaling en apostille

Voor gebruik van een document in het buitenland is een Georgische notariële stempel soms voldoende, en soms zijn een apostille, consulaire legalisatie of een vertaling in een vreemde taal nodig. De eis hangt af van het land van bestemming, het soort document, het internationale verdrag en de regels van de concrete ontvanger. De eis van een bank in een bepaald land kan zelfs verschillen van die van een universiteit in hetzelfde land.

De begrippen notarized signature, signature witnessed, acknowledgement, affidavit, declaration, certified copy en legalization zijn geen synoniemen. Een buitenlands formulier kan eisen dat de notaris een bepaalde zin opschrijft, een eed afneemt, rechtstreeks getuige is van de ondertekening of een kopie van het identiteitsbewijs bijvoegt. Een Georgische notaris kan een buitenlands formulier alleen invullen binnen het Georgische recht en de grenzen van zijn eigen bevoegdheid. Voor de algemene verschillen zie de gids over notariële legalisatie.

De juiste volgorde kan zijn: het opstellen van de tekst van het document → de legalisatie van de handtekening → apostille → vertaling van het hele pakket. In andere gevallen is eerst een tweetalige tekst nodig, dan de handtekening en tot slot een aanvullende vorm in het land van ontvangst. Er bestaat geen universele volgorde. Laat ons de link naar de instructies van de ontvanger of diens brief zien voordat u tekent.

Kan een handtekening online gelegaliseerd worden?

Een scan die per e-mail is verstuurd, een handtekening die via WhatsApp is gefotografeerd of tekenen tijdens een gewoon videogesprek is op zichzelf geen notariële handeling. In Georgië kunnen bepaalde verklaringen, toestemmingen en volmachten worden opgesteld in de wettelijk vastgelegde vorm van rechtstreekse elektronische communicatie, maar de notaris controleert vooraf de status van de deelnemers, de technische voorwaarden en of het concrete document daarvoor in aanmerking komt.

Bent u in het buitenland, bekijk dan onze voorwaarden voor de online notaris. Het kan passender zijn om naar een consulaat van Georgië te gaan, bij een lokale notaris te tekenen en een apostille te laten aanbrengen, of een online aanvraag in Georgië te doen. De beslissing hangt af van het land, uw nationaliteit, de ontvanger van het document en de vereiste notariële handeling.

10 fouten die u vóór het tekenen moet vermijden

1. Vooraf tekenen zonder de eis te controleren. Op sommige buitenlandse formulieren moet de handtekening rechtstreeks in het bijzijn van de notaris worden gezet.
2. De legalisatie van de handtekening verwarren met de bevestiging van de inhoud. De vorm van een onderhandse akte controleert niet de volledige juridische inhoud van het document.
3. De bevoegdheid van de bestuurder als vanzelfsprekend aannemen. De echtheid van de handtekening van een natuurlijke persoon bevestigt op zichzelf niet het recht om namens een bedrijf te handelen.
4. Een onvoltooide tekst ondertekenen. Het bedrag, de datum, de partijen, de bijlagen en andere essentiële gegevens moeten vóór de ondertekening definitief zijn.
5. Het formulier van de ontvanger wijzigen. Het notariële blok op een buitenlands formulier verwijderen of vertalen kan het voor de ontvanger onaanvaardbaar maken.
6. Met het verkeerde identiteitsbewijs komen. Een verlopen of beschadigd document, of een foto op een telefoon, is geen volwaardige vervanging van een geldig origineel.
7. Een taalbarrière verzwijgen. Kan de ondertekenaar de tekst of de communicatie van de notaris niet begrijpen, dan moet er vooraf een tolk worden geregeld.
8. De handtekeningen verkeerd tellen. Handtekeningen op meerdere pagina's, op meerdere exemplaren en door meerdere personen kunnen elk de prijs veranderen.
9. Automatisch een apostille bestellen. Controleer eerst het land en de ontvanger; in sommige gevallen is een apostille niet nodig, elders is ze onmisbaar.
10. Alleen met het lage basistarief rekenen. Het volledige budget kan het register, btw, een ontwerp, een vertaling, een tolk, kopieën en bezorging omvatten.

Waarom het document voorbereiden met TARGMANEBI?

Bij de legalisatie van een handtekening gaat de meeste tijd vaak niet verloren in de wachtrij bij de notaris, maar door de keuze van de verkeerde vorm. Een klant krijgt bijvoorbeeld te horen dat er een "notarieel document" nodig is, terwijl de ontvanger in werkelijkheid alleen een bevestiging van de handtekening, een authentieke akte, een vertaling, een kopie of een apostille nodig heeft. Wij splitsen de eis vooraf op in concrete handelingen.

Wanneer we het document bekijken, controleren we de technische details: of de namen kloppen, of ze overeenkomen met de Latijnse schrijfwijze in het paspoort, hoeveel ondertekenaars er zijn, waar getekend moet worden, hoeveel pagina's en exemplaren er zijn en welke taal nodig is. Bij een vertaling plannen we de inzet van de vertaler en de passende vorm van de handtekening.

We beloven niet dat elke onderhandse tekst automatisch wordt gelegaliseerd. De uiteindelijke beslissing neemt de bevoegde notaris. Onze toegevoegde waarde is de voorbereiding: dat u bij de notaris komt met een zo correct mogelijke tekst, een identiteitsbewijs, een tolk en inzicht in de eis, zodat u minder vaak opnieuw hoeft af te drukken of terug te komen.

Hoe neemt u contact met ons op?

Bel ons op 501 11 32 00 of stuur ons een bericht via WhatsApp. Stuur alle pagina's van het document en de eis van de ontvanger, en vertel ons kort: wie er tekent, in hoeveel exemplaren, in welke taal, waar u het moet indienen en of de tekst al ondertekend is. Voor de eerste beoordeling mag u uw persoonsnummer en andere overbodige gegevens afdekken.

Ons kantooradres is David Aghmashenebeli-laan 118, Tbilisi. Neem vóór uw bezoek contact met ons op, vooral als er meerdere ondertekenaars, een buitenlandse deelnemer, een tolk of een formulier voor gebruik in het buitenland bij betrokken zijn. Bij afstemming vooraf vertellen we u welk identiteitsbewijs en welke aanvullende documenten u moet meebrengen.

Veelgestelde vragen over de legalisatie van een handtekening

Officiële bronnen en grenzen van aansprakelijkheid

Deze pagina is bijgewerkt op 27 augustus 2026. Het verschil tussen een onderhandse en een authentieke akte, de omvang van de controle door de notaris, een anderstalig document, een reeds gezette handtekening, het tekenen bij meerdere notarissen op verschillende momenten en de berekening van het tarief naar het aantal handtekeningen zijn gecontroleerd aan de hand van de geldende instructie "Over de procedure voor het verrichten van notariële handelingen".

De tarieven per pagina, de mogelijke vergoeding voor technische diensten, het registertarief van GEL 5 en de btw-regel zijn gecontroleerd aan de hand van de actuele tarieven voor notariële diensten van de Notariële Kamer van Georgië. De gegevens van een verrichte handeling kunt u controleren in het elektronische register van notariële handelingen.

Dit materiaal is een informatieve en organisatorische gids, geen individueel juridisch advies. Of een concrete tekst gelegaliseerd kan worden, de vorm van de handeling, aanvullende documenten en de regels voor persoonlijke verschijning worden bepaald door de bevoegde notaris. Controleer de aanvaarding in het buitenland voor een definitief antwoord bij de ontvangende instantie.