Vertaling van salarisverklaringen en bewijs van dienstverband

Deze pagina is bedoeld voor iedereen die zijn inkomen moet aantonen voor een visum, een studie of een verblijf: werknemers, individuele ondernemers, freelancers, studenten die door een ouder worden onderhouden en gepensioneerden. We leggen uit wat er in een werkgeversverklaring moet staan, hoe u een verklaring van RS.ge krijgt en waarom al deze documenten samen, met dezelfde termen, vertaald moeten worden.

De vertaling is dezelfde of de volgende dag klaar, zo nodig met notariële legalisatie. We vertalen naar het Engels, Duits, Italiaans, Frans, Spaans, Pools, Russisch en andere talen.

Waarom een bankafschrift alleen niet genoeg is

Een visumambtenaar zoekt in uw financiële documenten naar twee dingen: of het geld genoeg is voor de reis, en of het om uw regelmatige, verklaarbare inkomen gaat. De richtlijnen van het Britse Home Office zeggen bijvoorbeeld duidelijk dat financiële documenten ook moeten laten zien waar het geld vandaan komt. Een bankafschrift toont alleen de bedragen; de herkomst wordt verklaard door andere documenten:

• De werkgeversverklaring bevestigt dat u in dienst bent, in welke functie en tegen welk salaris, en dat u na de reis weer aan het werk gaat;
• De verklaring van RS.ge bevestigt hetzelfde inkomen, en de daarop ingehouden belasting, vanuit een overheidsbron;
• Het bankafschrift laat zien dat dit salaris ook echt elke maand op uw rekening binnenkomt.

De drie documenten moeten met elkaar overeenkomen: het salaris in de verklaring, het inkomen in RS.ge en het bijgeschreven bedrag op het afschrift. Klopt een van de drie niet, dan zoekt de ambtenaar naar een verklaring, en het ontbreken van een verklaring is een veelvoorkomende reden voor weigering.

Wat er in een werkgeversverklaring moet staan

Veel werkgevers schrijven een werkgeversverklaring in twee zinnen. Voor een visum is dat niet genoeg. Controleer, voordat de verklaring wordt ondertekend en u haar ons ter vertaling stuurt, of zij het volgende bevat:

• de volledige bedrijfsnaam, het identificatienummer, het adres en het telefoonnummer, zodat de ambassade contact kan opnemen met de werkgever;
• de voornaam, achternaam en het persoonsnummer van de werknemer;
• de functie en de datum van indiensttreding;
• het maandsalaris en de valuta;
• de verlofperiode die de reisdata dekt, en een vermelding dat de baan in die periode voor de werknemer behouden blijft;
• de voornaam, achternaam en functie van de ondertekenaar, de datum van afgifte en het bedrijfsstempel, als het bedrijf er een gebruikt.

Gebruik een recente verklaring: veel consulaten eisen dat zij kort vóór de aanvraag is afgegeven. Ontbreekt er een gegeven in de verklaring, dan kan de vertaler het niet toevoegen - de vertaling geeft het origineel weer. Daarom melden we elke leemte al zodra we beginnen te vertalen, zodat de werkgever de verklaring kan aanvullen.

De verklaring van de Belastingdienst (RS.ge)

De werkgeversverklaring wordt door de werkgever geschreven, dus sommige consulaten toetsen haar aan een onafhankelijke bron. In Georgië is die bron een verklaring van de Belastingdienst (Revenue Service). Na het inloggen op RS.ge kan een particulier informatie over het persoonlijk inkomen in de vorm van een verklaring aanvragen (in het Georgisch: "piradi shemosavlebis shesakheb inpormacia cnobis sakhit", letterlijk "informatie over persoonlijke inkomsten in de vorm van een verklaring"). De verklaring laat zien welke inhoudingsplichtige u welk inkomen heeft betaald en hoeveel belasting is ingehouden.

Volgens RS.ge hebben een aanvraag die elektronisch op het portaal is ingediend, en een document dat op basis daarvan is afgegeven, dezelfde rechtskracht als een papieren document. Bij het vertalen van de verklaring letten we vooral op:

• de namen en identificatienummers van de inhoudingsplichtigen;
• de aangifteperioden, maand per maand;
• de inkomensbedragen en de ingehouden inkomstenbelasting;
• het nummer van de verklaring, de datum van afgifte en de verificatiegegevens, zodat de ontvanger de vertaling met het origineel kan vergelijken.

Stuur ons het pdf-bestand zelf, geen schermafbeelding. Staan er in de verklaring meerdere werkgevers, dan worden ze allemaal vertaald, ook als voor het visum maar één baan telt: een gedeeltelijke vertaling van een document maakt de ambtenaar argwanend.

Individuele ondernemers, freelancers en bedrijfseigenaren

Bent u niet in loondienst, dan kan niemand u een werkgeversverklaring afgeven. Uw inkomen wordt dan aangetoond met andere documenten, en ook die worden vertaald:

• Individuele ondernemer - een uittreksel uit het Ondernemersregister, het document waarmee de status van kleine onderneming is toegekend, als u die status heeft, en de aangiften die op RS.ge zijn ingediend;
• Freelancer - overeenkomsten of facturen met buitenlandse opdrachtgevers en een bankafschrift waarop de van hen ontvangen overboekingen te zien zijn;
• Eigenaar of bestuurder van een bedrijf - een uittreksel uit het register waarin uw rol staat, een document dat dividend of salaris bevestigt en, zo nodig, de jaarrekening van het bedrijf. Voor omvangrijke jaarrekeningen, zie vertaling van jaarrekeningen en controleverklaringen.

Hier is het bijzonder belangrijk dat de bedrijfsnaam in elke vertaling op dezelfde manier is geschreven: in het uittreksel uit het register, de facturen en het bankafschrift. Heeft het bedrijf een officiële Engelse naam, dan gebruiken we die.

Studenten, werklozen en gepensioneerden: documenten van de sponsor

Betaalt iemand anders uw reis of studie, dan vraagt de ambassade om bewijs van het inkomen van die persoon. Het gebruikelijke pakket bestaat uit:

• een sponsorbrief waarin de sponsor bevestigt dat hij de kosten draagt;
• de werkgeversverklaring, de verklaring van RS.ge en het bankafschrift van de sponsor;
• een document dat de familieband aantoont, bijvoorbeeld een geboorteakte;
• voor een student - een verklaring van de school of universiteit en, bij een beurs, een brief die de beurs bevestigt;
• voor een gepensioneerde - een bankafschrift waarop de maandelijkse pensioenbetalingen te zien zijn.

De namen van de sponsor en de aanvrager moeten in elke vertaling precies zo worden geschreven als in hun paspoort. Daarom vragen we bij de bestelling om kopieën van beide paspoorten.

Waarom alle documenten samen vertaald moeten worden

Het probleem dat we het vaakst zien, is niet de kwaliteit van de vertaling, maar inconsequentie: de ene vertaler vertaalde de werkgeversverklaring, een andere het bankafschrift, en de klant vertaalde de verklaring van RS.ge met een online vertaalprogramma. Het gevolg: dezelfde achternaam op drie manieren gespeld, de functie op twee manieren, en de bedrijfsnaam in het ene document vertaald en in het andere getranslitereerd.

Wanneer we het hele financiële pakket samen vertalen:

• worden uw voornaam en achternaam overal geschreven zoals in uw paspoort;
• zijn de bedrijfsnaam en uw functie in elk document gelijk;
• volgen bedragen, valuta en data één regel, met de maand voluit (3 juli 2026);
• controleren we of het salaris in de verklaring overeenkomt met het bijgeschreven bedrag op het afschrift, en melden we elk verschil vóór het vertalen.

Hoe bankafschriften worden vertaald, ook pdf-bestanden uit internetbankieren, leest u op de pagina vertaling van een bankafschrift.

Gewaarmerkte of notarieel gelegaliseerde vertaling

Voor arbeidsdocumenten geldt dezelfde regel als voor bankafschriften: de ontvanger bepaalt de vorm. De Britse richtlijnen vragen om een vertaling met de bevestiging van de vertaler, de datum, de handtekening en de contactgegevens, zonder notaris. Sommige consulaten van Schengenlanden eisen voor een nationaal visum notariële legalisatie. Universiteiten aanvaarden vaak een gewaarmerkte vertaling.

Stuur ons de checklist van de ambassade of de universiteit en we vertellen u welke vorm u nodig heeft. Meer informatie: heeft een bankafschrift notariële legalisatie nodig.

Termijn

De vertaling van een werkgeversverklaring, een salarisverklaring en een verklaring van RS.ge is dezelfde of de volgende dag klaar, inclusief notariële legalisatie. Staat uw gesprek of de indiening van uw visumaanvraag voor de deur, schrijf ons dan zodra u de documenten heeft. De lijst van andere documenten die u voor een visum nodig heeft: welke financiële documenten u nodig heeft voor een toeristenvisum.

Hoe bestelt u

Veelgestelde vragen

Gerelateerde pagina's