Vertaling van een volmacht die uit het buitenland is verstuurd

Een buitenlandse volmacht die in Georgië wordt gebruikt, bestaat meestal uit drie lagen: de tekst van de volmacht zelf, de verklaring van de buitenlandse notaris en een apostille of consulaire legalisatie. Een Georgische instantie heeft alle drie nodig in het Georgisch, als notarieel gelegaliseerde vertaling.

Op deze pagina leggen we uit hoe een volmacht gelegaliseerd moet zijn om in Georgië te kunnen worden gebruikt, wat het Openbaar Register (National Agency of Public Registry) controleert en waarom het register of een bank vaak om een nieuwe volmacht vraagt. De vertaling is dezelfde of de volgende dag klaar, met notariële legalisatie.

Wie heeft een vertaling van een buitenlandse volmacht nodig

• Georgiërs die in het buitenland wonen en via een familielid een appartement in Georgië verkopen, kopen, verhuren of schenken;
• Buitenlandse investeerders die vastgoed kopen en de overeenkomst via een lokale vertegenwoordiger ondertekenen;
• Oprichters die een bedrijf registreren, als vennoot toetreden of een aandeel verkopen;
• Erfgenamen die via een vertegenwoordiger een nalatenschap aanvaarden of verwerpen;
• Bankklanten - voor het openen of sluiten van een rekening, een lening of een deposito;
• Procespartijen die in Georgië door een advocaat worden vertegenwoordigd.

Apostille, legalisatie of consulaat

Voordat we een volmacht vertalen, moeten we zeker weten dat zij correct is gelegaliseerd voor gebruik in Georgië. De weg hangt af van het land waar de volmacht is ondertekend:

• Een land dat partij is bij het Haagse Verdrag van 1961 - nadat de volmacht ten overstaan van een buitenlandse notaris is ondertekend, plaatst de bevoegde instantie van hetzelfde land er een apostille op. Georgië is partij bij het Verdrag, dus verdere legalisatie is niet nodig;
• Een land dat geen partij is bij het Verdrag - dan is consulaire legalisatie nodig, met meer stappen en meer tijd;
• Een land waarmee Georgië een rechtshulpverdrag heeft - in sommige gevallen is het document zelfs van de apostille vrijgesteld. Dat moet vooraf per land en bij de ontvangende instantie worden nagegaan;
• Een Georgisch consulaat - een volmacht die op een consulaat is ondertekend, wordt in het Georgisch opgesteld en heeft in Georgië dus geen vertaling en geen apostille nodig.

Een vergelijking van beide wegen, de termijnen en praktische tips vindt u in een apart artikel: hoe u een volmacht vanuit het buitenland naar Georgië stuurt. Over het verschil tussen een apostille en legalisatie: apostille of legalisatie.

Wat wordt vertaald: de tekst, de verklaring van de notaris en de apostille

Een vertaling voor een Georgische instantie omvat het hele document, tot en met het laatste stempel:

• De tekst van de volmacht - de partijen, de bevoegdheden, de termijn, het recht van substitutie en eventuele aanvullende voorwaarden;
• De verklaring van de buitenlandse notaris - in de VS is dat vaak een acknowledgment, waarmee de notaris bevestigt dat de ondertekenaar voor hem is verschenen en de handtekening als de zijne heeft erkend. In sommige landen geeft de notaris de legalisatie op een apart blad af, en ook dat wordt vertaald;
• De apostille - een standaardformulier met 10 genummerde velden: het land, de ondertekenaar, diens hoedanigheid, het zegel, de plaats, de datum, de afgevende instantie, het nummer, het stempel en de handtekening. Elk veld wordt vertaald;
• Bijlagen - een kopie van het paspoort, een uittreksel uit het register of bedrijfsdocumenten, als die deel uitmaken van de volmacht.

Ook in een tweetalige volmacht, waarin de tekst in twee kolommen staat, moet het Georgische deel overeenkomen met het anderstalige deel. Heeft de buitenlandse notaris de Georgische kolom van zo een document opgesteld en komt die niet overeen met het origineel, dan zeggen we u dat meteen bij de bestelling, want juist om zo een verschil weigert een instantie het document.

Wat het Openbaar Register controleert

Een buitenlandse volmacht die betrekking heeft op vastgoed, gaat meestal naar het Openbaar Register. Wat de inschrijving ophoudt, is niet de taal, maar een verschil tussen de Georgische vertaling van de volmacht en de gegevens in het register:

• De kadastrale code - die moet in de volmacht en in de vertaling precies zo staan als in het uittreksel uit het register, met elke punt;
• De naam van de eigenaar in het Georgisch - staat een buitenlandse eigenaar al in het register, dan moet zijn naam in de vertaling in dezelfde Georgische vorm worden geschreven als in het register. Daarom vragen we vóór het vertalen om het uittreksel;
• De omvang van de bevoegdheden - het recht om "het goed te beheren" omvat niet het recht om het te verkopen. Moet de vertegenwoordiger verkopen, de prijs bepalen, de overeenkomst ondertekenen en het geld ontvangen, dan moet elk van die bevoegdheden in de volmacht staan;
• De termijn - met een verlopen volmacht wordt geen transactie ingeschreven, en de termijn kan alleen met een nieuwe volmacht worden verlengd;
• Het origineel - de instantie heeft meestal de originele volmacht met de apostille nodig, geen scan. Het origineel wordt bij de notariële legalisatie aan de vertaling gehecht.

Bedrijfsregistratie en banken

Het Ondernemersregister maakt deel uit van het Openbaar Register, dus voor een volmacht die wordt gestuurd voor de registratie van een bedrijf, de overdracht van een aandeel of de wijziging van de bestuurder geldt dezelfde regel: een apostille of legalisatie en een notarieel gelegaliseerde Georgische vertaling. Wordt de volmacht afgegeven door een buitenlands bedrijf, dan wordt vaak ook het uittreksel uit het handelsregister of een document dat de bevoegdheid van de bestuurder bevestigt vertaald.

Banken hebben vaak eigen eisen: sommige banken aanvaarden een buitenlandse volmacht alleen als daarin de concrete transactie is omschreven, andere vragen om hun eigen formulier. Vraag de bank haar eisen schriftelijk op voordat u erheen gaat, en stuur ze ons door.

Waarom een instantie om een nieuwe volmacht vraagt

Een geweigerde buitenlandse volmacht is de duurste fout: een nieuwe handtekening in het buitenland, een nieuwe apostille, een nieuwe koerier en verloren weken. In onze ervaring zijn de redenen bijna altijd dezelfde:

• De apostille is op een kopie of op een ander document geplaatst, en de originele volmacht heeft er geen;
• De naam in Latijnse letters in de volmacht wijkt af van het paspoort, of het persoonsnummer van de vertegenwoordiger verschilt één cijfer;
• De bevoegdheden zijn omschreven in termen van buitenlands recht die geen directe tegenhanger in het Georgische recht hebben, en de concrete handeling, bijvoorbeeld het ondertekenen van een koopovereenkomst, wordt niet afzonderlijk genoemd;
• Het recht van substitutie ontbreekt, terwijl de vertegenwoordiger de zaak aan een advocaat moet overdragen;
• De oprichter handelt namens een bedrijf, maar er is geen document ingediend dat zijn bevoegdheid bevestigt;
• De volmacht is zo oud dat de ontvanger twijfelt of zij nog geldig is, of de termijn is al verstreken.

Een vertaling kan deze gebreken niet herstellen, want zij geeft het origineel weer. Maar we zien ze al zodra we beginnen te vertalen en zeggen het u voordat u het document bij de instantie indient - of, beter nog, in het ontwerp van de volmacht, voordat het wordt ondertekend.

Voor advocatenkantoren en projectontwikkelaars

Advocaten, projectontwikkelaars en vastgoedkantoren ontvangen regelmatig buitenlandse volmachten. Voor hen is het belangrijkste dat de naam, het adres en de terminologie in elk document van één cliënt op dezelfde manier zijn geschreven. Daarom houden we per cliënt één terminologielijst bij, die geldt voor al zijn latere documenten: de volmacht, de koopovereenkomst, het uittreksel en de correspondentie.

We werken met bedrijven op basis van een overeenkomst en een factuur, met een geheimhoudingsovereenkomst. Op de inhoud van de documenten wordt geen AI gebruikt. Meer informatie: diensten voor bedrijven en voor advocatenkantoren.

Termijn

De vertaling van een buitenlandse volmacht is dezelfde of de volgende dag klaar, inclusief notariële legalisatie. We kunnen op basis van een scan al beginnen met vertalen voordat de koerier het origineel brengt, en de notariële legalisatie volgt zodra we het origineel hebben ontvangen.

Hoe bestelt u

Veelgestelde vragen

Gerelateerde pagina's