Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności i przygotować je do użytku za granicą (apostille i tłumaczenie)

W tym artykule krótko omawiamy każdy etap i pokazujemy, gdzie traci się najwięcej czasu. Fakty sprawdziliśmy na oficjalnych stronach Agencji Usług Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Gruzji (MIA Service Agency) oraz w danych Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego według stanu na październik 2026 roku. Terminy państwowe to terminy Agencji i mogą się zmienić, dlatego prosimy sprawdzić je ponownie przed złożeniem wniosku.

Artykuł dotyczy zaświadczenia wydanego w Gruzji. Jeśli sytuacja jest odwrotna i mają Państwo zaświadczenie z innego kraju, które trzeba złożyć w gruzińskim urzędzie, prosimy zajrzeć na stronę Tłumaczenie zagranicznego zaświadczenia o niekaralności.

Jakie zaświadczenie jest Państwu potrzebne

Agencja Usług MSW wydaje kilka rodzajów zaświadczeń, a instytucja przyjmująca często wymaga jednego konkretnego:

• Zaświadczenie o niekaralności zawiera informacje o karalności danej osoby oraz o tym, czy jest ona poszukiwana. To właśnie ono jest najczęściej wymagane przy wizie i przy zatrudnieniu;
• Zaświadczenie o zatarciu i/lub uchyleniu skazania;
• Zaświadczenie o skazaniu danej osoby pokazuje, w których latach i na podstawie jakiego artykułu osoba została skazana, niezależnie od tego, czy skazanie uległo zatarciu;
• Zaświadczenie o niekaralności za przestępstwa przeciwko wolności seksualnej.

Jeśli w instrukcjach ambasady lub pracodawcy jest mowa o „full record”, „complete criminal history” lub „including spent convictions”, zwykłe zaświadczenie może nie wystarczyć. Prosimy ustalić to przed złożeniem wniosku, ponieważ ani apostille, ani tłumaczenie nie uratują zaświadczenia niewłaściwego rodzaju.

Krok 1. Wniosek o zaświadczenie

Zaświadczenie wydaje Agencja Usług MSW. Wniosek można złożyć:

• w dowolnym centrum obsługi Agencji lub w Domu Sprawiedliwości (Public Service Hall);
• online, na stronie internetowej Agencji lub w aplikacji SERVICE AGENCY, po rejestracji.

Potrzebny jest dokument tożsamości i potwierdzenie uiszczenia opłaty. Według Agencji zaświadczenie jest gotowe standardowo w ciągu 3 dni roboczych, a w trybie przyspieszonym w ciągu 1 dnia roboczego. Link do gotowego zaświadczenia w formie elektronicznej przychodzi SMS-em.

Jeśli przebywają Państwo za granicą, zaświadczenie może odebrać w Państwa imieniu inna osoba - za Państwa pisemną zgodą lub na podstawie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo sporządzone za granicą musi być samo poświadczone w sposób uznawany w Gruzji: w konsulacie gruzińskim albo u miejscowego notariusza z apostille i tłumaczeniem na język gruziński.

Krok 2. Apostille czy legalizacja

Zasadę ustala kraj przeznaczenia:

• Apostille - dla państw-stron Konwencji haskiej z 1961 roku. Według stanu na czerwiec 2026 roku Konwencja ma 130 umawiających się stron, w tym wszystkie państwa UE, USA i Wielką Brytanię;
• Legalizacja konsularna - dla państw, które nie są stronami Konwencji, na przykład Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Po uwierzytelnieniu po stronie gruzińskiej zaświadczenie poświadcza jeszcze konsulat kraju przeznaczenia;
• Ani jedno, ani drugie - dla państw konwencji mińskiej z 1993 roku, na przykład Armenii i Kazachstanu.

Jeśli nie są Państwo pewni statusu danego kraju, prosimy sprawdzić listę umawiających się stron na stronie Haskiej Konferencji albo instrukcje instytucji przyjmującej. Niektóre instytucje wymagają apostille nawet wtedy, gdy umowa międzynarodowa zwalnia z niej dokument. Ostatnie słowo zawsze należy do odbiorcy.

Krok 3. Apostille

Apostille umieszcza ta sama Agencja, która wydała zaświadczenie, a nie Dom Sprawiedliwości, jak się często sądzi. Według Agencji standardowy termin wynosi 5 dni roboczych, a w trybie przyspieszonym 1 dzień roboczy. Tryb przyspieszony nie dotyczy legalizacji, dlatego jeśli wybierają się Państwo do kraju, który nie jest stroną Konwencji (na przykład do Zjednoczonych Emiratów Arabskich), warto zarezerwować więcej czasu. O apostille można wystąpić także dla zaświadczenia wydanego elektronicznie.

Krok 4. Tłumaczenie i poświadczenie notarialne

Tłumaczenie wykonuje się po apostille i obejmuje ono zarówno zaświadczenie, jak i tekst apostille. Notariusz poświadcza podpis tłumacza. Język określa kraj i instytucja przeznaczenia. W przypadku zaświadczenia elektronicznego prosimy przesłać tłumaczowi plik PDF, a nie zrzut ekranu, aby kod QR i dane weryfikacyjne pozostały czytelne.

Prosimy przekazać tłumaczowi również kopię paszportu. Imię i nazwisko muszą być zapisane w tłumaczeniu alfabetem łacińskim dokładnie tak jak w paszporcie. Nawet różnica jednej litery wystarczy, by ambasada zakwestionowała, czy dokumenty dotyczą tej samej osoby.

W TARGMANEBI tłumaczenie zaświadczenia o niekaralności wraz z tekstem apostille jest gotowe tego samego lub następnego dnia. Szczegóły: Tłumaczenie zaświadczenia o niekaralności.

Na jaki język przetłumaczyć zaświadczenie

Język określa kraj i instytucja przyjmująca, a nie tłumacz. Dla USA, Kanady, Wielkiej Brytanii i Irlandii zaświadczenie tłumaczy się na angielski. Dla Niemiec i Austrii z reguły na niemiecki, dla Włoch na włoski, dla Polski na polski, dla Czech na czeski. Organizacje międzynarodowe i niektórzy pracodawcy przyjmują tłumaczenie na angielski niezależnie od kraju.

Jeśli instrukcje nie określają języka, prosimy zapytać odbiorcę, zanim zamówią Państwo tłumaczenie. Tłumaczenie na angielski, którego nie przyjął urząd niemieckojęzyczny, oznacza nowe tłumaczenie i nowe poświadczenie notarialne.

Co sprawdza instytucja przyjmująca

Ambasada lub urząd imigracyjny porównuje zaświadczenie z pozostałymi dokumentami. Dlatego przed złożeniem prosimy samodzielnie sprawdzić, czy:

• imię, nazwisko i data urodzenia są takie same w zaświadczeniu, w tłumaczeniu i w paszporcie;
• numer osobisty w tłumaczeniu zgadza się z oryginałem cyfra po cyfrze;
• numer i data apostille również znajdują się w tłumaczeniu;
• data wydania zaświadczenia mieści się w okresie dopuszczalnym przez odbiorcę.

Zaświadczenie elektroniczne: co trzeba wiedzieć

Większość zaświadczeń wydaje się obecnie w formie elektronicznej, także wtedy, gdy wniosek złożono w centrum obsługi. Zaświadczenie ma kod QR, który pozwala sprawdzić jego autentyczność na stronie Agencji, w zakładce „Weryfikacja zaświadczenia wydanego elektronicznie”.

Dlatego prosimy zachować plik dokładnie w takiej postaci, w jakiej został pobrany z linku w SMS-ie: nie przycinać go, nie konwertować na obraz i nie kompresować. Do wydruku prosimy użyć dobrej jakości drukarki, aby kod QR dał się łatwo zeskanować telefonem. Jeśli kod na wydruku jest rozmazany, tłumacz i notariusz mogą nie być w stanie zweryfikować autentyczności zaświadczenia i poproszą o ponowny wydruk.

Jeśli w zaświadczeniu jest wpis

Zaświadczenie nie zawsze jest „czyste” i nie zmienia to zasady tłumaczenia. Tłumacz przekłada każdy wpis w zaświadczeniu w całości i bez zmian: numer artykułu, datę wyroku, rodzaj kary. Pominięcie lub złagodzenie jakiejkolwiek części sprawia, że tłumaczenie nie nadaje się do użytku, a w oczach ambasady jest to podanie nieprawdziwych informacji, które może stać się podstawą odmowy wizy.

Jeśli skazanie uległo zatarciu lub zostało uchylone, prosimy sprawdzić, czy Państwa zaświadczenie to odzwierciedla, i w razie potrzeby uzyskać także odpowiednie zaświadczenie. Aby dowiedzieć się, jak dany kraj oceni wpis, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie imigracyjnym. Takie dokumenty traktujemy w ścisłej poufności.

Terminy

• Wydanie zaświadczenia - standardowo 3 dni robocze, w trybie przyspieszonym 1 dzień roboczy (termin Agencji);
• Apostille - standardowo 5 dni roboczych, w trybie przyspieszonym 1 dzień roboczy (termin Agencji);
• Tłumaczenie i poświadczenie notarialne - tego samego lub następnego dnia w TARGMANEBI.

W trybie standardowym pakiet jest gotowy w około dwa tygodnie, a w trybie przyspieszonym w kilka dni. Według Agencji zaświadczenie jest ważne przez 15 dni kalendarzowych od jego sporządzenia, natomiast urzędy zagraniczne ustalają własne terminy, często od 3 do 6 miesięcy.

Dlatego prosimy liczyć wstecz od daty wizyty. Jeśli uzyskają Państwo zaświadczenie zbyt wcześnie, może ono stracić ważność do dnia złożenia i trzeba będzie powtórzyć wszystkie trzy etapy. Jeśli uzyskają je Państwo zbyt późno, mogą Państwo nie zdążyć z apostille przed wizytą.

Pięć najczęstszych błędów

1. Tłumaczenie przed apostille. Strona z apostille nie jest objęta tłumaczeniem i pakiet trzeba poświadczać ponownie;
2. Niewłaściwy rodzaj zaświadczenia. Na przykład zwykłe zaświadczenie tam, gdzie wymagana jest pełna historia;
3. Zaświadczenie uzyskane zbyt wcześnie. Tłumaczenie nie przedłuża ważności zaświadczenia;
4. Zrzut ekranu zamiast pliku PDF. Kodu QR i danych weryfikacyjnych nie da się odczytać;
5. Pisownia imienia i nazwiska niezgodna z paszportem.

Różnicę między apostille a legalizacją szczegółowo opisuje artykuł Apostille czy legalizacja, a listę dokumentów do wizy pracowniczej - artykuł Wiza pracownicza do USA i strefy Schengen.

Najczęściej zadawane pytania

Powiązane strony