Wszystko rozstrzyga jedno pytanie: czy państwo przyjmujące jest stroną Konwencji haskiej z 1961 roku? Jeśli tak, wystarczy apostille. Jeśli nie, wymagana jest legalizacja konsularna.
Gruzja jest stroną tej konwencji, co oznacza, że gruziński dokument opatrzony apostille jest automatycznie uznawany we wszystkich pozostałych państwach-stronach konwencji - w tym w Niemczech, Francji, USA, Włoszech, Turcji i ponad stu innych państwach.
Apostille - jedna pieczęć
Apostille to uproszczona forma międzynarodowej legalizacji. Jest to specjalna klauzula, którą umieszcza się na dokumencie lub do niego dołącza, i która potwierdza trzy rzeczy: autentyczność podpisu, uprawnienia osoby, która dokument podpisała, oraz autentyczność pieczęci.
Czego apostille nie potwierdza: poprawności treści dokumentu i - co mylone jest szczególnie często - jakości tłumaczenia. Apostille mówi tylko tyle, że dana pieczęć należy do prawdziwego gruzińskiego urzędu.
Zaleta jest oczywista: jedna procedura, zazwyczaj jeden urząd, stosunkowo krótki termin. Dokument opatrzony apostille działa w każdym państwie-stronie konwencji - nie trzeba przeprowadzać osobnej procedury dla każdego kraju.
Opłata państwowa za apostille zależy od tego, jak szybko jest ona Państwu potrzebna. To nie jest nasza stawka - to opłata ustalona przez państwo i pobierana osobno za każdy dokument.
Legalizacja konsularna - łańcuch urzędów
Jeśli państwo, w którym planują Państwo złożyć dokument, nie jest stroną Konwencji haskiej, apostille nic nie pomoże - po prostu nie jest tam uznawana. W takim przypadku wymagana jest legalizacja konsularna.
To proces wieloetapowy i, co najważniejsze, każdy etap sprawdza poprzedni. Zwykła kolejność wygląda następująco:
Etap 1. Tłumaczenie i poświadczenie notarialne dokumentu.
Etap 2. Poświadczenie przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Gruzji.
Etap 3. Ostateczne poświadczenie przez konsulat państwa, w którym dokument ma zostać złożony.
Najmniej przewidywalny jest właśnie trzeci etap: konsulat ma własny harmonogram, własne wymogi i często własne terminy. Niektóre konsulaty nie mają siedziby w Tbilisi i dokument trzeba wysłać do sąsiedniego państwa - to kolejny tydzień.
Do planowania: jeśli apostille zajmuje dni, to legalizacja zajmuje tygodnie. Jeśli państwo przyjmujące nie jest stroną konwencji, trzeba rozpocząć proces dwa-trzy tygodnie wcześniej, niż mogłoby się wydawać.
Porównanie w skrócie
Apostille
- W państwach-stronach Konwencji haskiej
- Jedna pieczęć, zazwyczaj jeden urząd
- Termin: kilka dni
- Jedna opłata za dokument
- Działa od razu we wszystkich państwach-stronach
Legalizacja konsularna
- W państwach, które nie są stronami konwencji
- Łańcuch kilku urzędów
- Termin: zwykle tygodnie
- Kilka opłat, na poszczególnych etapach
- Ważna tylko w tym jednym państwie
Co je łączy
- Obie dotyczą dokumentu, a nie jakości tłumaczenia
- Obie wymagają oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie, a nie kserokopii
- Obie przeprowadza się w państwie wydania dokumentu
- Obie zwykle poprzedzają tłumaczenie lub idą razem z nim
- Obie wymagają planowania z wyprzedzeniem
Najdroższy błąd jest w obu przypadkach taki sam: ktoś najpierw tłumaczy i poświadcza dokument u notariusza, a potem odkrywa, że apostille lub legalizacja powinna była znaleźć się na oryginale. W rezultacie wszystko robi się od nowa. Zanim zapłacą Państwo pierwsze lari, prosimy zadać jedno pytanie: czy państwo przyjmujące jest stroną Konwencji haskiej?
Który urząd w Gruzji czym się zajmuje
Zależy to od rodzaju dokumentu i właśnie tutaj zwykle traci się czas - ktoś idzie do niewłaściwego urzędu.
Dokumenty o wykształceniu - dyplom, świadectwo szkolne, wykaz ocen, suplement do dyplomu. Apostille na tych dokumentach umieszcza zazwyczaj Narodowe Centrum Podnoszenia Jakości Edukacji (National Center for Educational Quality Enhancement, NCEQE).
Akty stanu cywilnego - akty urodzenia, małżeństwa i rozwodu. To domena Domu Sprawiedliwości (Public Service Hall).
Zaświadczenie o niekaralności - apostille umieszcza Agencja Usług Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, która wydała zaświadczenie. O apostille można wystąpić także dla zaświadczenia wydanego elektronicznie.
Akty notarialne - pełnomocnictwa, zgody, dokumenty poświadczone notarialnie. Również Dom Sprawiedliwości.
Dokumenty medyczne - tutaj możliwości jest więcej i często najpierw potrzebne jest potwierdzenie przez placówkę, która wydała dokument.
Jeśli nie wiedzą Państwo, do którego urzędu się udać, prosimy zadzwonić do nas, zanim Państwo pójdą. Jeden telefon oszczędza jedną wizytę. Co więcej, jeśli Państwo sobie tego życzą, możemy przeprowadzić cały proces na podstawie pełnomocnictwa - wystarczy przekazać nam dokument, a otrzymają Państwo gotowy pakiet.
Pięć najdroższych błędów
1. Niewłaściwa kolejność. Dokument najpierw przetłumaczono i poświadczono notarialnie, a apostille umieszczono dopiero potem. W efekcie pieczęć apostille nie pojawia się w tłumaczeniu, a odbiorca widzi dokument, którego część poświadczająca jest w niezrozumiałym dla niego języku. Wszystko robi się od nowa.
2. Stary dokument. Apostille umieszczono na zaświadczeniu wydanym dziesięć lat temu, podczas gdy odbiorca wymaga świeżo wydanego odpisu. Zmarnowane zostały i apostille, i opłata.
3. Uszkodzony lub zalaminowany dokument. Na zalaminowanym dokumencie często nie da się umieścić apostille, ponieważ pieczęć musi zostać przybita fizycznie. Wiele osób sądzi, że laminowanie chroni dokument - w rzeczywistości często czyni go bezużytecznym w procedurach urzędowych.
4. Kopia zamiast oryginału. Apostille umieszcza się na oryginale lub na kopii poświadczonej notarialnie - nigdy na zwykłej kserokopii.
5. Domysły co do wymogów odbiorcy. „Znajomy zrobił to w ten sposób” to najdroższe zdanie w tej dziedzinie. Wymogi zmieniają się w zależności od kraju, instytucji i roku. Jedynym wiarygodnym źródłem są pisemne wytyczne odbiorcy.
Jak zrobić to dobrze
Sprawdzić państwo przyjmujące
Czy jest stroną Konwencji haskiej, czy nie? To jedno pytanie przesądza o wszystkim: o procedurze, terminie i kosztach.
Przeczytać wymóg odbiorcy
Wytyczne uczelni, strona konsulatu lub pismo pracodawcy. Często właśnie tam jest napisane, jakiego uwierzytelnienia wymaga oryginał i w jakiej formie ma zostać wykonane tłumaczenie.
Najpierw uwierzytelnienie, potem tłumaczenie
Apostille lub pierwszy etap legalizacji umieszcza się na oryginale. Tłumaczenie wykonuje się później, aby pieczęć również została w nim oddana.
Realistycznie zaplanować termin
Na apostille - dni. Na legalizację - tygodnie. Jeśli mają Państwo konkretną datę, prosimy liczyć wstecz od niej i zostawić zapas.
Z czego składa się całkowity koszt
Są trzy niezależne składniki, a ich mylenie to główny powód, dla którego budżety się nie zgadzają. Pierwszy - koszt tłumaczenia, który należy do nas i jest ustalany po zapoznaniu się z materiałem. Drugi - opłata notarialna, określona przez prawo. Trzeci - opłaty państwowe i konsularne za apostille lub legalizację.
Wszystkie trzy podajemy z góry, w jednej odpowiedzi. Powód jest praktyczny: klient często poznaje cenę tłumaczenia, płaci ją i dopiero potem odkrywa, że opłaty stanowią znaczną część budżetu - zwłaszcza gdy chodzi o pakiet czterech lub pięciu dokumentów, a apostille jest naliczana osobno za każdy z nich.
W przypadku legalizacji dochodzi do tego opłata konsularna, która w poszczególnych krajach bardzo się różni. Orientacyjne ceny tłumaczeń: cennik tłumaczeń.
Nie są Państwo pewni, czy potrzebna jest apostille, czy legalizacja? Prosimy zadzwonić - na podstawie państwa przyjmującego wskażemy procedurę, kolejność kroków i realny termin, bezpłatnie.
Zadzwoń: 501 113 200Najczęściej zadawane pytania
Czy apostille można uzyskać online?
Na dokumencie papierowym apostille umieszcza się w Domu Sprawiedliwości (Public Service Hall); Gruzja wydaje także apostille elektroniczne. Państwa obecność nie jest jednak konieczna: przekazują nam Państwo dokument przez kuriera lub na podstawie pełnomocnictwa, my przeprowadzamy proces i odsyłamy Państwu gotowy pakiet. Dla osób z regionów i z zagranicy to standardowe rozwiązanie.
W jakim urzędzie uzyskuje się apostille?
To zależy od rodzaju dokumentu. Dla dokumentów o wykształceniu - zazwyczaj w Narodowym Centrum Podnoszenia Jakości Edukacji. Dla aktów stanu cywilnego i dokumentów notarialnych - w Domu Sprawiedliwości (Public Service Hall). Dla zaświadczenia o niekaralności - w Agencji Usług Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, która je wydała. W przypadku dokumentów medycznych często najpierw potrzebne jest potwierdzenie przez placówkę, która je wydała. Prosimy zadzwonić do nas, zanim Państwo pójdą - jeden telefon oszczędza jedną wizytę.
Czy apostille umieszcza się na oryginale, czy także na tłumaczeniu?
To zależy od kraju i właśnie dlatego tak ważne jest przeczytanie wymogu odbiorcy. W większości przypadków apostille umieszcza się na oryginale, a tłumaczenie wykonuje się potem. Niektóre kraje chcą jednak, by potwierdzone zostało także samo tłumaczenie, a w Gruzji na tłumaczeniu poświadczonym notarialnie nie umieszcza się apostille - apostille trafia na oryginał (lub jego notarialnie poświadczoną kopię). Jeśli odbiorca wymaga potwierdzenia również tłumaczenia, Agencja Rozwoju Usług Publicznych może sama przetłumaczyć dokument na jeden z ośmiu języków i opatrzyć apostille własne tłumaczenie; można też zapytać odbiorcę, czy wystarczy nasze tłumaczenie poświadczone notarialnie dołączone do oryginału z apostille.
Jak długo apostille jest ważna?
Sama apostille nie ma terminu ważności. Termin ważności ma dokument, na którym ją umieszczono. Zaświadczenie o niekaralności jest zwykle ważne przez kilka miesięcy i przez ten sam okres ważna jest jego apostille. Akt urodzenia nie ma terminu ważności, choć niektóre urzędy wymagają świeżo wydanego odpisu.
Czy w Gruzji mogę uzyskać apostille na dokumencie zagranicznym?
Nie. Apostille umieszcza się wyłącznie w państwie, które wydało dokument. Na dokumencie niemieckim - w Niemczech, na tureckim - w Turcji. Następnie tłumaczenie na gruziński i poświadczenie notarialne wykonuje się w Gruzji. Jeśli zagraniczny dokument nie ma apostille, gruziński urząd często nie przyjmie również tłumaczenia.
Ile trwa legalizacja?
Znacznie dłużej niż apostille. Proces przechodzi przez kilka urzędów, z których każdy ma własny harmonogram, a ostatni etap zależy od konsulatu. Jeśli państwo przyjmujące nie jest stroną konwencji, prosimy planować tygodnie, a nie dni. Prosimy zadzwonić w sprawie konkretnego kraju - podamy realne etapy.