Jak wysłać pełnomocnictwo z zagranicy do Gruzji? (Zasady: konsulat i apostille)

Najczęstszy scenariusz wygląda tak: emigrant sprzedaje mieszkanie w Tbilisi, a umowę ma podpisać jego matka lub brat. Drugi typowy przypadek to zagraniczny inwestor, który kupuje nieruchomość w Batumi lub zakłada firmę w Gruzji i nie chce przylatywać przy każdej formalności. W obu sytuacjach pełnomocnictwo trzeba sporządzić za granicą tak, aby przyjął je notariusz, Rejestr Publiczny lub bank w Gruzji.

W tym artykule wyjaśniamy obie drogi: sporządzenie pełnomocnictwa w gruzińskim konsulacie oraz u miejscowego notariusza z apostille i tłumaczeniem. Na końcu znajdą Państwo listę kontrolną tego, co musi zawierać pełnomocnictwo, aby zostało przyjęte już przy pierwszym złożeniu.

Droga 1: pełnomocnictwo w gruzińskim konsulacie

Konsul w gruzińskim konsulacie może dokonywać czynności notarialnych, w tym poświadczyć pełnomocnictwo. Takie pełnomocnictwo sporządza się w języku gruzińskim i w Gruzji używa się go tak samo jak dokumentu sporządzonego u gruzińskiego notariusza: nie potrzebuje ani apostille, ani tłumaczenia.

Zaleta: dokument od początku jest w języku gruzińskim i w formie, którą urząd zna. Nie trzeba angażować żadnej trzeciej instytucji.

Wada: termin zależy od obłożenia konsulatu i od tego, jak daleko od niego Państwo mieszkają. W wielu państwach konsulat działa tylko w stolicy, wizyty odbywają się po wcześniejszym umówieniu, a jeśli mieszkają Państwo w innym mieście, na jedno pełnomocnictwo trzeba poświęcić cały dzień lub więcej. Potem oryginał i tak trzeba wysłać kurierem do Gruzji.

Droga przez konsulat sprawdza się najlepiej, gdy konsulat jest blisko, wolny termin wizyty pojawia się szybko, a sprawa nie jest pilna. Aktualne zasady, wymagane dokumenty i warunki umawiania wizyt prosimy sprawdzić na oficjalnej stronie konsulatu, do którego się Państwo wybierają.

Droga 2: miejscowy notariusz, apostille i tłumaczenie w Gruzji

Druga droga jest częstsza, ponieważ notariusz jest blisko prawie wszędzie. Proces ma cztery etapy:

1. Sporządzenie pełnomocnictwa u miejscowego notariusza - w języku danego państwa lub w dwóch językach. Notariusz potwierdza Państwa tożsamość i podpis;
2. Apostille - jeśli państwo jest stroną Konwencji haskiej z 1961 roku, właściwy organ tego samego państwa umieszcza apostille na pełnomocnictwie. Gruzja również jest stroną Konwencji. Jeśli państwo nie jest jej stroną, zamiast apostille potrzebna jest legalizacja konsularna;
3. Wysłanie oryginału do Gruzji - kurierem, oryginał z apostille. W międzyczasie mogą nam Państwo przesłać skan, abyśmy zaczęli tłumaczenie jeszcze przed przybyciem oryginału;
4. Tłumaczenie na język gruziński i poświadczenie notarialne - tłumaczy się tekst pełnomocnictwa, poświadczenie zagranicznego notariusza i apostille, a tłumaczenie poświadczone notarialnie dołącza się do oryginału.

Zaleta: notariusz jest blisko, a wizyta jest często możliwa tego samego lub następnego dnia. O czasie całego procesu decydują głównie termin apostille i kurier.

Wada: dwa dodatkowe etapy - apostille i tłumaczenie - wykonują dwie różne instytucje, a błąd może się zdarzyć na każdym z nich. Najczęstszy błąd polega na tym, że apostille umieszczono nie na pełnomocnictwie, lecz na innym dokumencie, albo że pełnomocnictwo nie obejmuje uprawnienia, którego będą Państwo potrzebować w Gruzji.

Tłumaczenie w Gruzji przygotowujemy tego samego lub następnego dnia. Szczegóły: tłumaczenie pełnomocnictwa przysłanego z zagranicy.

Którą drogę wybrać

• Konsulat jest blisko i mają Państwo czas - konsulat. Dokument od początku jest w języku gruzińskim;
• Konsulat jest daleko lub kolejka na wizytę jest długa - miejscowy notariusz i apostille;
• Państwo nie jest stroną Konwencji haskiej - prosimy porównać czas legalizacji z terminem wizyty w konsulacie. Legalizacja jest często najwolniejszą opcją;
• Pełnomocnictwo ma być użyte w kilku państwach - miejscowy notariusz, apostille i tłumaczenie, jakiego wymaga każde z państw;
• Sprawa dotyczy firmy - razem z pełnomocnictwem często także dokumenty rejestrowe firmy potrzebują apostille i tłumaczenia, dlatego droga przez miejscowego notariusza jest zwykle praktyczniejsza.

Co musi zawierać pełnomocnictwo

Gruzińskie urzędy najczęściej odmawiają nie z powodu formy, lecz treści. Przed podpisaniem prosimy sprawdzić, czy pełnomocnictwo zawiera:

• Dane mocodawcy - imię i nazwisko jak w paszporcie, datę urodzenia, numer paszportu oraz, jeśli go Państwo mają, gruziński numer osobisty;
• Dane pełnomocnika - imię, nazwisko, numer osobisty lub numer paszportu, dokładnie tak jak w jego dokumencie;
• Oznaczenie przedmiotu - w przypadku nieruchomości kod katastralny i adres, w przypadku samochodu numer VIN i numer rejestracyjny, w przypadku firmy numer identyfikacyjny;
• Każde uprawnienie osobno - sprzedaż, ustalenie ceny, podpisanie umowy, odbiór pieniędzy, złożenie wniosku w rejestrze, odbiór dokumentów. "Zarządzanie majątkiem" nie obejmuje jego sprzedaży;
• Prawo substytucji - jeśli pełnomocnik może przekazać sprawę prawnikowi lub innej osobie;
• Termin - z wystarczającym zapasem. Zgodnie z art. 109 Kodeksu cywilnego pełnomocnictwo wygasa z upływem terminu, a nowe pełnomocnictwo oznacza kolejną apostille i kolejnego kuriera.

Jeśli potrzebują Państwo pomocy w przygotowaniu tekstu, zapraszamy na stronę sporządzenie pełnomocnictwa. Mogą nam Państwo również przesłać gotowy projekt przed podpisaniem, abyśmy sprawdzili go pod kątem użycia w Gruzji.

Przykład: pełnomocnictwo do sprzedaży mieszkania

Załóżmy, że właściciel mieszkający w Niemczech chce sprzedać mieszkanie w Tbilisi, a umowę podpisze jego brat. Takie pełnomocnictwo zwykle wymienia punkt po punkcie, że pełnomocnik może:

• sprzedać mieszkanie oznaczone adresem i kodem katastralnym;
• wybrać kupującego oraz ustalić cenę i warunki płatności;
• zawrzeć i podpisać przedwstępną oraz przyrzeczoną umowę sprzedaży;
• odebrać cenę sprzedaży, w tym na rachunek bankowy;
• złożyć wniosek w Rejestrze Publicznym, odebrać dokumenty i usunąć braki;
• przepisać rachunki za media i podpisać protokół przekazania mieszkania.

Jeśli któregoś z tych działań pełnomocnik wykonać nie może - na przykład pieniądze mają wpłynąć na Państwa rachunek, a nie na jego - to ograniczenie również prosimy wpisać wprost. Każdemu z tych punktów w tekście niemieckim odpowiada osobny punkt w tłumaczeniu na język gruziński, w tej samej kolejności.

Jak zaplanować terminy

Terminy prosimy planować wstecz, od daty transakcji. Najpierw prosimy ustalić, ile dni trwa apostille w Państwa kraju i ile kurier jedzie do Gruzji, a następnie doliczyć jeden dzień na tłumaczenie i poświadczenie notarialne - tłumaczenie przygotowujemy tego samego lub następnego dnia. Warto też zostawić kilka dni zapasu, ponieważ przesyłka kurierska może się opóźnić na cle lub z powodu dni świątecznych.

Jeśli transakcja jest w przyszłym tygodniu, a nie mają Państwo jeszcze apostille, prosimy napisać do nas już dziś: zaczniemy tłumaczyć ze skanu przed przybyciem oryginału, a w dniu jego otrzymania pozostanie tylko poświadczenie notarialne.

Najczęstsze błędy

• apostille umieszczono na kopii pełnomocnictwa, a oryginał pozostał bez apostille;
• imię i nazwisko zapisano w pełnomocnictwie alfabetem łacińskim inaczej niż w paszporcie;
• brakuje kodu katastralnego lub różni się on jedną cyfrą od wpisu w rejestrze;
• pełnomocnictwo dotyczy "zarządzania", a pełnomocnik musi sprzedać;
• nie uwzględniono prawa do odbioru pieniędzy i kupujący nie może zapłacić pełnomocnikowi;
• do Gruzji wysłano tylko skan, a oryginał pozostał za granicą;
• apostille nie została przetłumaczona i urząd uznał tłumaczenie za niekompletne.

Dwa ostatnie błędy usuwamy na naszym etapie: sprawdzamy, czy oryginał ma apostille, i tłumaczymy cały dokument, łącznie z każdym polem apostille.

Krok po kroku: droga przez miejscowego notariusza

Najczęściej zadawane pytania

Powiązane strony