Comment envoyer une procuration de l’étranger vers la Géorgie ? (Règles du consulat et de l’apostille)

Le scénario le plus fréquent est le suivant : une personne expatriée vend un appartement à Tbilissi, et c’est sa mère ou son frère qui doit signer l’acte. Le deuxième cas courant est celui d’un investisseur étranger qui achète un bien à Batoumi ou crée une société en Géorgie et ne veut pas prendre l’avion pour chaque rendez-vous. Dans les deux cas, la procuration doit être établie à l’étranger de telle sorte qu’un notaire, le Registre public ou une banque en Géorgie l’accepte.

Dans cet article, nous expliquons les deux voies : l’établissement de la procuration dans un consulat géorgien, et son établissement devant un notaire local avec apostille et traduction. À la fin, vous trouverez une liste de contrôle de ce que doit contenir une procuration pour être acceptée dès le premier dépôt.

Voie 1 : la procuration au consulat géorgien

Le consul d’un consulat géorgien peut accomplir des actes notariés, et notamment certifier une procuration. Une telle procuration est rédigée en géorgien et s’utilise en Géorgie exactement comme un document établi devant un notaire géorgien : elle n’a besoin ni d’apostille ni de traduction.

Avantage : le document est dès le départ en géorgien et dans un format que l’autorité connaît. Aucun organisme tiers n’intervient.

Inconvénient : le délai dépend de la charge du consulat et de la distance qui vous en sépare. Dans de nombreux pays, le consulat se trouve uniquement dans la capitale, les visites se font sur rendez-vous préalable, et si vous habitez une autre ville, il faut consacrer une journée entière, voire plus, à une seule procuration. Ensuite, l’original doit encore être envoyé en Géorgie par coursier.

La voie consulaire convient le mieux lorsque le consulat est proche, qu’un créneau se libère bientôt et que l’échéance n’est pas serrée. Vérifiez les règles en vigueur, les documents exigés et les conditions de prise de rendez-vous sur la page officielle du consulat auquel vous vous adressez.

Voie 2 : un notaire local, l’apostille et la traduction en Géorgie

La seconde voie est plus courante, car on trouve un notaire à proximité presque partout. La démarche comporte quatre étapes :

1. L’établissement de la procuration devant un notaire local - dans la langue du pays ou en version bilingue. Le notaire vérifie votre identité et votre signature ;
2. L’apostille - si le pays est partie à la Convention de La Haye de 1961, l’autorité compétente de ce même pays appose une apostille sur la procuration. La Géorgie est elle aussi partie à la Convention. Si le pays n’en est pas membre, il faut une légalisation consulaire au lieu de l’apostille ;
3. L’envoi de l’original en Géorgie - par coursier, l’original revêtu de l’apostille. En attendant, vous pouvez nous envoyer un scan pour que nous commencions la traduction avant l’arrivée de l’original ;
4. La traduction en géorgien et la certification notariale - le texte de la procuration, l’attestation du notaire étranger et l’apostille sont traduits, et la traduction est certifiée par un notaire et jointe à l’original.

Avantage : le notaire est tout près, et un rendez-vous est souvent possible le jour même ou le lendemain. La durée de l’ensemble dépend surtout du délai de l’apostille et du coursier.

Inconvénient : les deux étapes supplémentaires - l’apostille et la traduction - sont accomplies par deux organismes différents, et une erreur peut survenir à chacune d’elles. L’erreur la plus fréquente : l’apostille est apposée non pas sur la procuration mais sur un autre document, ou la procuration ne contient pas le pouvoir dont vous aurez besoin en Géorgie.

En Géorgie, la traduction est prête le jour même ou le lendemain. En détail : traduction d’une procuration envoyée de l’étranger.

Quelle voie choisir

• Le consulat est proche et vous avez le temps - le consulat. Le document est en géorgien dès le départ ;
• Le consulat est loin ou l’attente pour un rendez-vous est longue - un notaire local et l’apostille ;
• Le pays n’est pas partie à la Convention de La Haye - comparez le délai de la légalisation avec celui d’une visite au consulat. La légalisation est souvent l’option la plus lente ;
• La procuration doit servir dans plusieurs pays - un notaire local, l’apostille et la traduction exigée par chaque pays ;
• L’affaire concerne une société - avec la procuration, les documents d’immatriculation de la société doivent souvent eux aussi être apostillés et traduits ; la voie du notaire local est donc généralement plus pratique.

Ce que doit contenir une procuration

Les autorités géorgiennes refusent le plus souvent une procuration non pas pour sa forme, mais pour son contenu. Avant de signer, vérifiez que la procuration contient :

• Les données du mandant - prénom et nom comme dans le passeport, date de naissance, numéro de passeport et, si vous en avez un, votre numéro personnel géorgien ;
• Les données du mandataire - prénom, nom, numéro personnel ou numéro de passeport, exactement comme dans son document ;
• L’identification de l’objet - pour un bien immobilier, le code cadastral et l’adresse ; pour une voiture, le numéro VIN et l’immatriculation ; pour une société, son code d’identification ;
• Chaque pouvoir séparément - vendre, fixer le prix, signer le contrat, recevoir l’argent, déposer une demande auprès du registre, retirer des documents. « Gérer le bien » n’inclut pas le droit de le vendre ;
• Le droit de substitution - si le mandataire peut confier l’affaire à un avocat ou à une autre personne ;
• La durée - avec une marge suffisante. Selon l’article 109 du Code civil, la procuration prend fin à l’expiration de sa durée, et une nouvelle procuration signifie une nouvelle apostille et un nouvel envoi par coursier.

Si vous avez besoin d’aide pour rédiger le texte, consultez la page établir une procuration. Vous pouvez aussi nous envoyer un projet avant de le signer, pour que nous le vérifiions en vue de son utilisation en Géorgie.

Exemple : une procuration pour vendre un appartement

Supposons qu’un propriétaire vivant en Allemagne veuille vendre un appartement à Tbilissi, et que l’acte soit signé par son frère. Une telle procuration énumère généralement, point par point, que le mandataire peut :

• vendre l’appartement, identifié par son adresse et son code cadastral ;
• choisir l’acheteur et fixer le prix et les modalités de paiement ;
• conclure et signer l’avant-contrat et le contrat de vente définitif ;
• recevoir le prix de vente, y compris sur un compte bancaire ;
• déposer une demande auprès du Registre public, retirer des documents et corriger les éventuelles irrégularités ;
• transférer les contrats de services publics et signer l’acte de remise de l’appartement.

S’il ne doit pas accomplir l’une de ces actions - par exemple, si l’argent doit être versé sur votre compte et non sur le sien - inscrivez aussi directement cette restriction. Chacun de ces points du texte allemand correspond à un point distinct de la traduction géorgienne, dans le même ordre.

Comment planifier les délais

Planifiez à rebours à partir de la date de l’acte. Renseignez-vous d’abord sur le nombre de jours nécessaires pour l’apostille dans votre pays et sur la durée d’acheminement du coursier jusqu’en Géorgie, puis ajoutez un jour pour la traduction et la certification notariale : la traduction est prête le jour même ou le lendemain. Prévoyez aussi une marge de quelques jours, car le coursier peut être retardé par la douane ou par des jours fériés.

Si l’acte est prévu la semaine prochaine et que vous n’avez pas encore l’apostille, écrivez-nous dès aujourd’hui : nous commencerons la traduction à partir du scan avant l’arrivée de l’original, et le jour de sa réception, il ne restera plus que la certification notariale.

Les erreurs les plus fréquentes

• l’apostille a été apposée sur une copie de la procuration, et l’original est resté sans apostille ;
• le nom est écrit en lettres latines autrement dans la procuration que dans le passeport ;
• le code cadastral manque ou diffère d’un chiffre de celui inscrit au registre ;
• la procuration porte sur la « gestion », alors que le mandataire doit vendre ;
• le droit de recevoir l’argent n’est pas prévu, et l’acheteur ne peut pas verser la somme au mandataire ;
• seul un scan a été envoyé en Géorgie, alors que l’original est resté à l’étranger ;
• l’apostille n’a pas été traduite, et l’autorité a jugé la traduction incomplète.

Les deux dernières erreurs sont corrigées à notre étape : nous vérifions que l’original porte bien une apostille et nous traduisons l’intégralité du document, y compris chaque champ de l’apostille.

Étape par étape : la voie du notaire local

Questions fréquentes

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