Une seule question décide de tout : le pays destinataire est-il membre de la Convention de La Haye de 1961 ? Si oui, l’apostille suffit. Si non, une légalisation consulaire est exigée.
La Géorgie est membre de cette convention : un document géorgien revêtu d’une apostille est donc reconnu d’office dans tous les autres pays membres - notamment l’Allemagne, la France, les États-Unis, l’Italie, la Turquie et plus d’une centaine d’autres États.
L’apostille - un seul cachet
L’apostille est une forme simplifiée de légalisation internationale. Il s’agit d’un cachet spécial apposé sur le document ou joint à celui-ci, qui atteste trois choses : l’authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire a agi et l’authenticité du sceau.
Ce que l’apostille ne certifie pas : l’exactitude du contenu du document et - on le confond particulièrement souvent - la qualité de la traduction. L’apostille dit seulement que ce sceau appartient bien à une autorité géorgienne réelle.
L’avantage est évident : une seule procédure, en général une seule autorité, un délai relativement court. Un document apostillé est valable dans n’importe quel pays membre de la convention - inutile de recommencer une démarche distincte pour chaque pays.
La taxe d’État pour l’apostille dépend du délai dans lequel vous en avez besoin. Ce n’est pas notre tarif : c’est une taxe fixée par l’État, perçue séparément pour chaque document.
La légalisation consulaire - une chaîne d’autorités
Si le pays où vous comptez présenter le document n’est pas membre de la Convention de La Haye, l’apostille ne vous servira à rien - elle n’y est tout simplement pas reconnue. Dans ce cas, une légalisation consulaire est nécessaire.
C’est une procédure en plusieurs étapes et, surtout, chaque étape vérifie la précédente. L’enchaînement habituel est le suivant :
Étape 1. Traduction et certification notariale du document.
Étape 2. Certification par le ministère des Affaires étrangères de Géorgie.
Étape 3. Certification finale par le consulat du pays où le document doit être présenté.
C’est la troisième étape qui est la moins prévisible : le consulat a son propre calendrier, ses propres exigences et souvent ses propres délais. Certains consulats ne sont pas installés à Tbilissi, et le document doit être envoyé dans un pays voisin - c’est une semaine de plus.
Pour vous organiser : si une apostille prend quelques jours, une légalisation prend plusieurs semaines. Si votre pays destinataire n’est pas membre de la convention, il faut lancer la démarche deux à trois semaines plus tôt que vous ne l’auriez pensé.
Comparaison en un coup d’œil
Apostille
- Dans les pays membres de la Convention de La Haye
- Un seul cachet, en général une seule autorité
- Délai : quelques jours
- Une seule taxe par document
- Valable d’un coup dans tous les pays membres
Légalisation consulaire
- Dans les pays non membres de la convention
- Une chaîne de plusieurs autorités
- Délai : généralement plusieurs semaines
- Plusieurs taxes, étape par étape
- Valable uniquement pour ce seul pays
Ce qu’elles ont en commun
- Elles portent toutes deux sur le document, non sur la qualité de la traduction
- Elles exigent toutes deux l’original ou une copie certifiée conforme par un notaire, pas une simple photocopie
- Elles se font toutes deux dans le pays qui a délivré le document
- Elles précèdent généralement la traduction ou l’accompagnent
- Elles demandent toutes deux d’anticiper
L’erreur la plus coûteuse est la même dans les deux cas : on fait d’abord traduire et certifier chez le notaire, puis on découvre que l’apostille ou la légalisation devait figurer sur l’original. Résultat : tout est à refaire. Avant de payer le premier lari, posez une seule question : le pays destinataire est-il membre de la Convention de La Haye ?
Quelle autorité fait quoi en Géorgie
Tout dépend du type de document, et c’est justement là qu’on perd généralement du temps - en s’adressant à la mauvaise autorité.
Documents d’études - diplôme, certificat de fin d’études secondaires, relevé de notes, supplément au diplôme. L’apostille sur ces documents est généralement apposée par le Centre national pour l’amélioration de la qualité de l’enseignement (NCEQE).
Actes d’état civil - actes de naissance, de mariage et de divorce. Ils relèvent de la Maison de la Justice (Public Service Hall).
Extrait de casier judiciaire - l’apostille est apposée par l’Agence des services du ministère de l’Intérieur (Service Agency of the Ministry of Internal Affairs), qui a délivré l’extrait. Une apostille peut aussi être demandée sur un extrait délivré sous forme électronique.
Actes notariés - procurations, consentements, documents certifiés par un notaire. Là aussi, c’est la Maison de la Justice.
Documents médicaux - les cas de figure sont plus nombreux, et une confirmation par l’établissement émetteur est souvent nécessaire au préalable.
Si vous ne savez pas à quelle autorité vous adresser, appelez-nous avant de vous déplacer. Un appel vous épargne un déplacement. Si vous le souhaitez, nous pouvons aussi mener toute la démarche à votre place sur procuration - vous nous remettez simplement le document et recevez un dossier prêt.
Les cinq erreurs qui coûtent le plus cher
1. Le mauvais ordre. Le document a d’abord été traduit et certifié chez le notaire, et l’apostille a été apposée ensuite. Résultat : le cachet d’apostille n’apparaît pas dans la traduction, et le destinataire se retrouve face à un document dont la partie certifiante est rédigée dans une langue qu’il ne comprend pas. Tout est à refaire.
2. Un document ancien. L’apostille a été apposée sur un certificat délivré il y a dix ans, alors que le destinataire exige un extrait récent. L’apostille comme la taxe ont été payées pour rien.
3. Un document abîmé ou plastifié. Il est souvent impossible d’apposer une apostille sur un document plastifié, car le cachet doit être appliqué physiquement. Beaucoup pensent que la plastification protège un document - en réalité, elle le rend souvent inutilisable pour les démarches officielles.
4. Une copie au lieu de l’original. L’apostille est apposée sur l’original ou sur une copie certifiée conforme par un notaire - jamais sur une simple photocopie.
5. Supposer ce qu’exige le destinataire. « Une connaissance a fait comme ça » est la phrase la plus coûteuse dans ce domaine. Les exigences varient selon le pays, l’autorité et l’année. La seule source fiable, ce sont les instructions écrites du destinataire.
Comment bien s’y prendre
Renseignez-vous sur le pays destinataire
Est-il membre de la Convention de La Haye ou non ? Cette seule question détermine tout : la procédure, le délai et le coût.
Lisez l’exigence du destinataire
Les instructions de l’université, la page du consulat ou le courrier de l’employeur. On y trouve souvent directement quelle certification l’original doit recevoir et sous quelle forme la traduction doit être présentée.
D’abord la certification, ensuite la traduction
L’apostille ou la première étape de la légalisation se fait sur l’original. La traduction vient après, pour que le cachet y soit lui aussi rendu.
Prévoyez un délai réaliste
Pour une apostille, quelques jours. Pour une légalisation, plusieurs semaines. Si vous avez une date précise, comptez à rebours à partir de celle-ci et gardez une marge.
De quoi se compose le coût total
Il y a trois composantes indépendantes, et les confondre est la principale raison pour laquelle les budgets dérapent. La première - le coût de la traduction : c’est le nôtre, et il est fixé d’un commun accord après examen du document. La deuxième - les honoraires du notaire, fixés par la loi. La troisième - les taxes d’État et consulaires pour l’apostille ou la légalisation.
Nous vous communiquons les trois à l’avance, dans une seule réponse. La raison est pratique : souvent, un client apprend le prix de la traduction, le paie, puis découvre seulement ensuite que les taxes représentent une part importante du budget - surtout lorsqu’il s’agit d’un dossier de quatre ou cinq documents et que l’apostille est facturée séparément pour chacun.
Dans le cas d’une légalisation, la taxe consulaire s’y ajoute, et elle varie fortement d’un pays à l’autre. Repères de prix de la traduction : tarifs de traduction.
Vous ne savez pas s’il vous faut une apostille ou une légalisation ? Appelez-nous : selon le pays destinataire, nous vous indiquerons gratuitement la procédure, l’ordre des étapes et le délai réel.
Appeler: 501 113 200Questions fréquentes
Peut-on obtenir une apostille en ligne ?
Sur un document papier, l’apostille est apposée à la Maison de la Justice (Public Service Hall) ; la Géorgie délivre aussi des apostilles électroniques. Votre présence n’est toutefois pas nécessaire : vous nous remettez le document par coursier ou sur procuration, nous menons la démarche et vous renvoyons le dossier prêt. Pour les personnes en région ou à l’étranger, c’est la formule habituelle.
Auprès de quelle autorité l’apostille est-elle apposée ?
Cela dépend du type de document. Pour les documents d’études, généralement au Centre national pour l’amélioration de la qualité de l’enseignement (NCEQE). Pour les actes d’état civil et les documents notariés, à la Maison de la Justice. Pour un extrait de casier judiciaire, à l’Agence des services du ministère de l’Intérieur, qui l’a délivré. Pour les documents médicaux, une confirmation par l’établissement émetteur est souvent nécessaire au préalable. Appelez-nous avant de vous déplacer : un appel vous épargne un déplacement.
L’apostille va-t-elle sur l’original ou aussi sur la traduction ?
Cela dépend du pays, et c’est précisément pourquoi il est important de lire l’exigence du destinataire. Dans la plupart des cas, l’apostille est apposée sur l’original et la traduction est faite ensuite. Certains pays veulent toutefois que la traduction elle-même soit aussi confirmée, mais en Géorgie une traduction notariée n’est pas apostillée - l’apostille est apposée sur l’original (ou sur sa copie notariée). Si le destinataire a aussi besoin d’une confirmation de la traduction, l’Agence de développement des services publics peut traduire elle-même le document dans l’une des huit langues et apostiller sa propre traduction ; vous pouvez aussi demander au destinataire si notre traduction notariée jointe à l’original apostillé suffit.
Combien de temps une apostille est-elle valable ?
L’apostille elle-même n’a pas de date d’expiration. C’est le document sur lequel elle est apposée qui a une durée de validité. Un extrait de casier judiciaire est généralement valable quelques mois, et son apostille reste valable pendant la même période. Un acte de naissance n’a pas de date d’expiration, même si certaines autorités exigent un extrait récent.
Puis-je faire apostiller un document étranger en Géorgie ?
Non. L’apostille est apposée uniquement dans le pays qui a délivré le document. Sur un document allemand, en Allemagne ; sur un document turc, en Turquie. Ensuite, la traduction en géorgien et la certification notariale se font en Géorgie. Si un document étranger n’a pas d’apostille, une autorité géorgienne refusera souvent aussi la traduction.
Combien de temps prend une légalisation ?
Nettement plus qu’une apostille. La démarche passe par plusieurs autorités, chacune avec son propre calendrier, et la dernière étape dépend du consulat. Si le pays destinataire n’est pas membre de la convention, comptez en semaines, pas en jours. Appelez-nous en précisant votre pays et nous vous indiquerons les étapes réelles.