Moet een bankafschrift notarieel gelegaliseerd worden voor indiening bij een ambassade?

Visumaanvragers denken vaak dat een notarieel gelegaliseerde vertaling "officiëler" is en dat het altijd beter is daarvoor te kiezen. Dat klopt maar gedeeltelijk. Hieronder leggen we uit wat elke vorm bevestigt, wie bepaalt welke u nodig heeft, en hoe u de checklist van de ambassade leest zodat u geen overbodige stap zet.

Gewaarmerkte en notarieel gelegaliseerde vertaling: wat is het verschil

Een gewaarmerkte vertaling is een vertaling die door een bureau of een vertaler wordt bevestigd: er staat in dat het een nauwkeurige vertaling van het origineel is, en ze draagt de datum van de vertaling, de voornaam, achternaam en handtekening van de vertaler, het stempel van het bureau en de contactgegevens ervan. De ontvanger kan contact opnemen met het bureau en de vertaling verifiëren.

Een notarieel gelegaliseerde vertaling is een vertaling waarop een notaris de echtheid van de handtekening van de vertaler bevestigt. De notaris controleert de kwaliteit van de vertaling niet, en bevestigt ook niet dat het afschrift echt is of dat het bedrag op de rekening werkelijk bestaat. Hij bevestigt dat de vertaling is ondertekend door een bepaalde vertaler van wie de identiteit is vastgesteld.

In beide gevallen wordt de vertaling op dezelfde manier gemaakt en gecontroleerd. Het verschil zit in de juridische vorm, niet in de nauwkeurigheid van de vertaling.

Wie bepaalt welke u nodig heeft

De ontvanger beslist: de ambassade, het consulaat of de universiteit. Niet het visumcentrum en niet de vertaler.

VFS Global en andere visumcentra nemen aanvragen in namens ambassades: ze controleren of alle documenten volgens de checklist aanwezig zijn, nemen de biometrische gegevens af en sturen het pakket naar de ambassade. De eisen en de beslissing worden door de ambassade bepaald. Het antwoord moet u dus niet zoeken op de algemene pagina van het visumcentrum, maar in de specifieke checklist voor uw type visum die de ambassade publiceert.

Voorbeelden:

• Verenigd Koninkrijk - de richtlijnen van het Home Office eisen voor elk document dat niet in het Engels of Welsh is, een volledige vertaling die onafhankelijk kan worden geverifieerd: met de bevestiging van de vertaler dat de vertaling nauwkeurig is, de datum, de voornaam, achternaam en handtekening van de vertaler of van een bevoegde medewerker van het bureau, en contactgegevens. Dat is een gewaarmerkte vertaling; een notaris is niet nodig;
• VS - bij een gesprek voor een niet-immigrantenvisum toont u de consul op verzoek financiële documenten. Er is een Engelse vertaling nodig; notariële legalisatie meestal niet;
• Schengenlanden - de checklists voor een nationaal visum (D) verschillen: sommige consulaten aanvaarden een Engelse vertaling, sommige eisen een vertaling in hun eigen taal, en sommige eisen notariële legalisatie. Hier moet de checklist elke keer opnieuw worden gelezen.

Wat u ontvangt

Een gewaarmerkte vertaling bestaat uit de pagina's van de vertaling met de bevestiging van het bureau: de verklaring van de vertaler dat de vertaling nauwkeurig overeenkomt met het origineel, de datum, de handtekening, het stempel en de contactgegevens. Aan de vertaling wordt een kopie van het origineel gehecht, zodat de ontvanger beide samen kan lezen.

Een notarieel gelegaliseerde vertaling is een vertaling die samen met een kopie van het origineel is ingebonden, met aan het eind de verklaring van de notaris: de naam van de notaris, het registratienummer van de notariële akte, de datum, de handtekening en het zegel. Haal het ingebonden document niet uit elkaar: de ontvanger kan een exemplaar dat uit elkaar is gehaald weigeren.

Beide vormen worden op papier gemaakt. Neemt de ambassade de aanvraag online in en vraagt ze een bestand te uploaden, dan scant u de kant-en-klare vertaling en neemt u het origineel mee naar het gesprek of het visumcentrum, als de checklist dat vereist.

Hoe leest u de checklist van de ambassade

Let op de precieze woorden in de checklist:

• "certified translation", "translation by a professional translator" - een gewaarmerkte vertaling met het stempel van het bureau volstaat;
• "notarized" of "notarised translation" - notariële legalisatie is nodig;
• "apostille" of "legalized" - er is een apostille of legalisatie nodig op het afschrift zelf (het origineel of een notarieel gewaarmerkte kopie ervan); een notarieel gelegaliseerde vertaling die in Georgië is gemaakt, krijgt geen apostille. Bij een bankafschrift komt dat zelden voor, dus controleer de eis nog eens;
• "translated into [language]" - let op de taal: Engels volstaat niet altijd;
• "original bank statement", "stamped by the bank" - dit gaat over het origineel, niet over de vertaling: een afschrift met het stempel van de bank kunt u bij een bankkantoor krijgen.

Vermeldt de checklist de vorm van de vertaling helemaal niet, dan volstaat meestal een gewaarmerkte vertaling. Twijfelt u, stuur ons dan de checklist, of vraag het de ambassade schriftelijk en bewaar het antwoord.

Drie typische scenario's

1. Een bezoekersvisum voor het Verenigd Koninkrijk. Het afschrift is in het Georgisch, de werkgeversverklaring ook. Beide worden in gewaarmerkte vorm in het Engels vertaald: met de bevestiging van de vertaler, de datum, de handtekening, het stempel van het bureau en contactgegevens. Een notaris is niet nodig.

2. Een nationaal studievisum voor een Schengenland. De student wordt gefinancierd door een ouder. Het afschrift van de ouder, de werkgeversverklaring, de sponsorbrief en de geboorteakte worden vertaald. De taal en de vorm van waarmerking worden bepaald door de checklist van het consulaat: staat er "notarized", dan worden alle vertalingen notarieel gelegaliseerd, en moeten de namen in alle vertalingen op dezelfde manier worden geschreven.

3. Een verblijfsvergunning of een werkvergunning. Het afschrift gaat naar de immigratiedienst van een ander land als bewijs van inkomen. Hier is een notarieel gelegaliseerde vertaling vaak verplicht, en soms ook een apostille. Juist in dit scenario loont het om de eis schriftelijk te laten bevestigen, omdat de apostille extra tijd kost.

In alle drie de gevallen is de inhoud van de vertaling dezelfde: de tabel met dezelfde kolommen, de cijfers zoals in het origineel, de datums met de maand voluit geschreven. Het enige wat verandert, is wat aan de vertaling wordt gehecht: de bevestiging van het bureau of de verklaring van de notaris.

Pdf's van internetbankieren en de notaris

Ook de vertaling van een pdf-afschrift dat uit mobiel of internetbankieren is gedownload, kan notarieel worden gelegaliseerd: de notaris legaliseert de handtekening van de vertaler, en de vertaling wordt aan een afdruk van het afschrift gehecht. De vraag is niet of de notaris de pdf aanvaardt, maar of de ambassade een afschrift zonder stempel van de bank aanvaardt. Vraagt de checklist om het stempel of de handtekening van de bank, of heeft de pdf geen bankgegevens en geen verificatiecode, haal dan eerst bij een bankkantoor een afschrift met stempel en laat dat daarna vertalen. Uitgebreid: vertaling van een bankafschrift.

Hoe bespaart u tijd

• Vraag de bank om een Engels afschrift. Veel Georgische banken geven afschriften en verklaringen ook in het Engels af. Aanvaardt de ambassade een Engels document, dan heeft u misschien helemaal geen vertaling van het afschrift nodig;
• Laat niet "voor de zekerheid" legaliseren. Vraagt de checklist om een gewaarmerkte vertaling, dan is notariële legalisatie een overbodige stap;
• Meer dan één ambassade? Dient u hetzelfde afschrift op twee plaatsen in, bestel dan beide exemplaren tegelijk - dan hoeft u niet terug te komen;
• Laat het hele financiële pakket samen vertalen. Het afschrift, de werkgeversverklaring en de verklaring van RS.ge met dezelfde namen en termen: vertaling van salarisverklaringen en arbeidsdocumenten;
• Eerst het origineel, dan de vertaling. Heeft u een afschrift met het stempel van de bank nodig, haal dat dan eerst: een vertaling van een ander document heeft u daarna niets aan;
• Ken de doorlooptijd. Onze vertaling, inclusief notariële legalisatie, wordt dezelfde of de volgende dag gemaakt. De doorlooptijd van de apostille wordt echter bepaald door het Agentschap voor de Ontwikkeling van Openbare Diensten (Public Service Development Agency), en die moet apart worden ingepland.

Wanneer een apostille nodig is

Voor een toeristen- of bezoekersvisum is een apostille op een bankafschrift bijna nooit nodig. Ze kan worden geëist voor een verblijfsvergunning, een werkvergunning of een gerechtelijke procedure, als het document naar een land gaat dat bij het Haags Verdrag is aangesloten. In dat geval komt de apostille op het afschrift zelf (het origineel of een notarieel gewaarmerkte kopie ervan) en wordt ze afgegeven door het Agentschap voor de Ontwikkeling van Openbare Diensten; een notarieel gelegaliseerde vertaling die in Georgië is gemaakt, krijgt geen apostille. Wil de ontvanger ook de vertaling zelf bevestigd zien, dan kan het Agentschap het document in een van acht talen vertalen en op die eigen vertaling een apostille plaatsen, of vraag de ontvanger of onze notarieel gelegaliseerde vertaling naast het afschrift met apostille volstaat. Uitgebreid: apostille en apostille of legalisatie.

Hoe bestelt u

Veelgestelde vragen

Gerelateerde pagina's