Eén vraag beslist alles: is het ontvangende land aangesloten bij het Haags Verdrag van 1961? Zo ja, dan volstaat een apostille. Zo nee, dan is consulaire legalisatie vereist.
Georgië is aangesloten bij dit verdrag. Dat betekent dat een Georgisch document met een apostille automatisch wordt erkend in alle andere verdragslanden - waaronder Duitsland, Frankrijk, de VS, Italië, Turkije en meer dan honderd andere staten.
Apostille - één enkel stempel
Een apostille is een vereenvoudigde vorm van internationale legalisatie. Het is een speciaal stempel dat op het document wordt geplaatst of eraan wordt gehecht, en het bevestigt drie dingen: de echtheid van de handtekening, de bevoegdheid van degene die heeft ondertekend en de echtheid van het zegel.
Wat een apostille niet bevestigt: de juistheid van de inhoud van het document en - iets wat bijzonder vaak wordt verward - de kwaliteit van de vertaling. Een apostille zegt alleen dat dit zegel toebehoort aan een echte Georgische instantie.
Het voordeel is duidelijk: één procedure, meestal één instantie, een relatief korte doorlooptijd. Een document met een apostille werkt in elk verdragsland - er is geen aparte procedure per land nodig.
De overheidsleges voor een apostille hangen af van hoe snel u die nodig heeft. Dat is niet ons tarief - het zijn leges die de staat vaststelt, en ze worden per document apart in rekening gebracht.
Consulaire legalisatie - een keten van instanties
Is het land waar u het document wilt indienen niet aangesloten bij het Haags Verdrag, dan helpt een apostille u niet - die wordt daar eenvoudigweg niet erkend. In dat geval is consulaire legalisatie vereist.
Het is een proces in meerdere fasen en, belangrijker nog, elke fase controleert de vorige. De gebruikelijke volgorde is als volgt:
Fase 1. Vertaling en notariële legalisatie van het document.
Fase 2. Waarmerking door het ministerie van Buitenlandse Zaken van Georgië.
Fase 3. Laatste waarmerking door het consulaat van het land waar het document moet worden ingediend.
Juist de derde fase is het minst voorspelbaar: het consulaat heeft zijn eigen planning, zijn eigen eisen en vaak zijn eigen termijnen. Sommige consulaten zijn niet in Tbilisi gevestigd, en dan moet het document naar een buurland worden gestuurd - dat is nog een week extra.
Om te plannen: kost een apostille dagen, dan kost legalisatie weken. Is uw ontvangende land niet aangesloten bij het verdrag, dan moet u twee tot drie weken eerder beginnen dan u zou denken.
Vergelijking in één oogopslag
Apostille
- In landen die zijn aangesloten bij het Haags Verdrag
- Eén stempel, meestal één instantie
- Doorlooptijd: een paar dagen
- Eén bedrag aan leges per document
- Werkt in alle verdragslanden tegelijk
Consulaire legalisatie
- In landen die niet zijn aangesloten bij het verdrag
- Een keten van meerdere instanties
- Doorlooptijd: meestal weken
- Meerdere leges, per fase
- Alleen geldig voor dat ene land
Wat ze gemeen hebben
- Beide gaan over het document, niet over de kwaliteit van de vertaling
- Beide vereisen het origineel of een notarieel gewaarmerkte kopie, geen fotokopie
- Beide worden gedaan in het land van afgifte
- Beide komen meestal vóór de vertaling of tegelijk ermee
- Beide vragen om planning vooraf
De duurste fout is in beide gevallen dezelfde: iemand laat eerst vertalen en notarieel legaliseren, en ontdekt daarna dat de apostille of legalisatie op het origineel had moeten staan. Gevolg: alles wordt opnieuw gedaan. Stel daarom, voordat u de eerste lari betaalt, één vraag: is het ontvangende land aangesloten bij het Haags Verdrag?
Welke instantie in Georgië wat doet
Dit hangt af van het soort document, en juist hier gaat meestal tijd verloren - iemand gaat naar de verkeerde instantie.
Onderwijsdocumenten - diploma, schooldiploma, cijferlijst, diplomasupplement. De apostille op deze documenten wordt meestal geplaatst door het Nationaal Centrum voor Kwaliteitsverbetering van het Onderwijs (NCEQE).
Akten van de burgerlijke stand - geboorte-, huwelijks- en echtscheidingsakten. Dit is het terrein van het Huis van Justitie (Public Service Hall).
Uittreksel uit het strafregister - de apostille wordt geplaatst door het Dienstenagentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken, dat het uittreksel heeft afgegeven. Een apostille kan ook worden aangevraagd op een elektronisch afgegeven uittreksel.
Notariële akten - volmachten, toestemmingen, notarieel opgemaakte documenten. Ook het Huis van Justitie.
Medische documenten - hier zijn er meer mogelijkheden, en vaak is eerst een bevestiging door de afgevende instelling nodig.
Weet u niet naar welke instantie u moet, bel ons dan voordat u gaat. Eén telefoontje bespaart één bezoek. Bovendien kunnen we, als u dat wilt, het hele proces op basis van een volmacht afhandelen - u geeft ons alleen het document en ontvangt een kant-en-klaar pakket.
Vijf fouten die het meest kosten
1. De verkeerde volgorde. Het document werd eerst vertaald en notarieel gelegaliseerd, en de apostille werd pas daarna geplaatst. Gevolg: het apostillestempel komt niet in de vertaling voor, en de ontvanger ziet een document waarvan het waarmerkende deel in een taal staat die hij niet begrijpt. Alles wordt opnieuw gedaan.
2. Een oud document. De apostille werd geplaatst op een akte die tien jaar geleden is afgegeven, terwijl de ontvanger een nieuw afgegeven uittreksel verlangt. Zowel de apostille als de leges waren verspild.
3. Een beschadigd of gelamineerd document. Op een gelamineerd document kan vaak geen apostille worden geplaatst, omdat het stempel fysiek moet worden aangebracht. Veel mensen denken dat lamineren een document beschermt - in werkelijkheid maakt het een document vaak onbruikbaar voor officiële procedures.
4. Een kopie in plaats van het origineel. Een apostille wordt geplaatst op het origineel of op een notarieel gewaarmerkte kopie - nooit op een gewone fotokopie.
5. Aannemen wat de ontvanger verlangt. "Een kennis heeft het zo gedaan" is de duurste zin in dit vak. De eisen verschillen per land, per instantie en per jaar. De enige betrouwbare bron zijn de schriftelijke instructies van de ontvanger.
Hoe u het goed aanpakt
Ga na hoe het zit met het ontvangende land
Is het aangesloten bij het Haags Verdrag of niet? Deze ene vraag bepaalt alles: de procedure, de doorlooptijd en de kosten.
Lees de eis van de ontvanger
De instructies van de universiteit, de pagina van het consulaat of de brief van de werkgever. Daarin staat vaak meteen welke waarmerking het origineel nodig heeft en in welke vorm de vertaling moet worden aangeleverd.
Eerst waarmerking, dan vertaling
De apostille of de eerste fase van de legalisatie komt op het origineel. De vertaling volgt daarna, zodat ook het stempel erin wordt weergegeven.
Plan de doorlooptijd realistisch
Voor een apostille - dagen. Voor legalisatie - weken. Heeft u een vaste datum, reken dan terug vanaf die datum en houd een marge aan.
Waaruit de totale kosten bestaan
Er zijn drie onafhankelijke onderdelen, en wie ze door elkaar haalt, zit meestal naast zijn budget. Ten eerste - de kosten van de vertaling, die van ons zijn en in overleg worden vastgesteld nadat we het materiaal hebben gezien. Ten tweede - het honorarium van de notaris, dat bij wet is vastgesteld. Ten derde - de overheids- en consulaire leges voor de apostille of legalisatie.
We noemen u alle drie vooraf, in één antwoord. De reden is praktisch: een klant hoort vaak de prijs van de vertaling, betaalt die, en ontdekt pas daarna dat de leges een flink deel van het budget uitmaken - vooral bij een pakket van vier of vijf documenten, waarbij de apostille per document apart wordt aangerekend.
Bij legalisatie komen daar de consulaire leges nog bij, en die verschillen sterk van land tot land. Richtprijzen voor vertaling: vertaalprijzen.
Weet u niet zeker of u een apostille of legalisatie nodig heeft? Bel ons, dan noemen we u op basis van het ontvangende land gratis de procedure, de volgorde en de werkelijke doorlooptijd.
Bellen: 501 113 200Veelgestelde vragen
Kan een apostille online worden aangevraagd?
Op een papieren document wordt de apostille aangebracht via het Huis van Justitie; Georgië geeft ook elektronische apostilles af. Uw aanwezigheid is echter niet nodig: u bezorgt ons het document per koerier of op basis van een volmacht, wij handelen het proces af en sturen u het kant-en-klare pakket terug. Voor mensen in de regio's en in het buitenland is dit de standaardregeling.
Bij welke instantie wordt de apostille geplaatst?
Dat hangt af van het soort document. Voor onderwijsdocumenten - meestal bij het Nationaal Centrum voor Kwaliteitsverbetering van het Onderwijs (NCEQE). Voor akten van de burgerlijke stand en notariële documenten - bij het Huis van Justitie. Voor een uittreksel uit het strafregister - bij het Dienstenagentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken, dat het heeft afgegeven. Voor medische documenten is vaak eerst een bevestiging door de afgevende instelling nodig. Bel ons voordat u gaat - één telefoontje bespaart één bezoek.
Komt de apostille op het origineel of ook op de vertaling?
Dat hangt af van het land, en daarom is het juist zo belangrijk de eis van de ontvanger te lezen. In de meeste gevallen wordt de apostille op het origineel geplaatst en volgt de vertaling daarna. Sommige landen willen echter ook dat de vertaling zelf wordt bevestigd, maar in Georgië krijgt een notarieel gelegaliseerde vertaling geen apostille - de apostille komt op het origineel (of op een notarieel gewaarmerkte kopie ervan). Als de ontvanger ook de vertaling bevestigd wil hebben, kan het Agentschap voor de Ontwikkeling van Openbare Diensten het document zelf in een van acht talen vertalen en op die eigen vertaling een apostille plaatsen; of vraag de ontvanger of onze notarieel gelegaliseerde vertaling naast het origineel met apostille volstaat.
Hoe lang is een apostille geldig?
De apostille zelf heeft geen vervaldatum. Het is het document waarop ze staat dat een geldigheidsduur heeft. Een uittreksel uit het strafregister is meestal enkele maanden geldig, en de apostille erop blijft even lang bruikbaar. Een geboorteakte heeft geen vervaldatum, al verlangen sommige instanties een nieuw afgegeven uittreksel.
Kan ik in Georgië een apostille krijgen op een buitenlands document?
Nee. Een apostille wordt alleen geplaatst in het land dat het document heeft afgegeven. Op een Duits document - in Duitsland, op een Turks document - in Turkije. Daarna worden de vertaling naar het Georgisch en de notariële legalisatie in Georgië gedaan. Heeft een buitenlands document geen apostille, dan aanvaardt een Georgische instantie vaak ook de vertaling niet.
Hoe lang duurt legalisatie?
Aanzienlijk langer dan een apostille. Het proces loopt via meerdere instanties, elk met een eigen planning, en de laatste fase hangt af van het consulaat. Is het ontvangende land niet aangesloten bij het verdrag, reken dan op weken, niet op dagen. Bel ons over uw concrete land, dan noemen we u de werkelijke fasen.