У цій статті ми коротко пройдемо кожен етап і покажемо, де люди втрачають найбільше часу. Факти перевірено на офіційних сторінках Сервісного агентства Міністерства внутрішніх справ (МВС) і в даних Гаазької конференції станом на жовтень 2026 року. Державні строки - це строки Агентства, і вони можуть змінитися, тож перед поданням заяви перевірте їх ще раз.
Стаття стосується довідки, виданої в Грузії. Якщо ситуація зворотна і у вас довідка з іноземної країни, яку треба подати до грузинської установи, дивіться Переклад іноземної довідки про несудимість.
Яка довідка вам потрібна
Сервісне агентство МВС видає кілька видів довідок, і установа, що приймає документ, часто вимагає конкретну:
- Довідка про судимість містить інформацію про судимість особи і про те, чи перебуває вона в розшуку. Саме її найчастіше вимагають для візи та працевлаштування;
- Довідка про погашену та/або зняту судимість;
- Довідка про засудження особи показує, у які роки і за якою статтею особу було засуджено, незалежно від того, чи погашено судимість;
- Довідка про судимість за статеві злочини.
Якщо в інструкції посольства чи роботодавця написано «full record», «complete criminal history» або «including spent convictions», звичайної довідки може не вистачити. З’ясуйте це до подання заяви, бо ні апостиль, ні переклад не врятують довідку не того виду.
Крок 1. Запит довідки
Довідку видає Сервісне агентство МВС. Подати заяву можна:
- у будь-якому сервісному центрі Агентства або в Будинку юстиції (Public Service Hall);
- онлайн, на вебсайті Агентства або в застосунку SERVICE AGENCY, після реєстрації.
Вам знадобляться документ, що посвідчує особу, і квитанція про сплату збору. За даними Агентства, у стандартному режимі довідка готова за 3 робочі дні, а з прискореною послугою - за 1 робочий день. Посилання на готову довідку надходить текстовим повідомленням, в електронній формі.
Якщо ви за кордоном, довідку може отримати замість вас інша особа - з вашою письмовою згодою або за довіреністю. Довіреність, оформлена за кордоном, сама має бути засвідчена так, як це визнають у Грузії: у грузинському консульстві або в місцевого нотаріуса з апостилем і перекладом грузинською.
Крок 2. Апостиль чи легалізація
Правило визначає країна призначення:
- Апостиль - для країн - учасниць Гаазької конвенції 1961 року. Станом на червень 2026 року в Конвенції 130 договірних сторін, серед них усі країни ЄС, США і Велика Британія;
- Консульська легалізація - для країн, які не є учасницями Конвенції, наприклад Об’єднаних Арабських Еміратів. Після засвідчення з грузинського боку довідку засвідчує ще й консульство країни призначення;
- Ні те, ні інше - для країн Мінської конвенції 1993 року, наприклад Вірменії та Казахстану.
Якщо ви не впевнені щодо статусу країни, перевірте перелік договірних сторін Гаазької конференції або інструкцію установи, що приймає документ. Деякі установи вимагають апостиль навіть тоді, коли договір звільняє документ від нього. Останнє слово завжди за адресатом.
Крок 3. Апостиль
Апостиль проставляє те саме Агентство, яке видало довідку, а не Будинок юстиції, як часто думають. За даними Агентства, стандартний строк - 5 робочих днів, а з прискореною послугою - 1 робочий день. Прискорена послуга не поширюється на легалізацію, тож якщо ви їдете до країни, яка не є учасницею Конвенції (наприклад, до Об’єднаних Арабських Еміратів), закладіть більше часу. Апостиль можна замовити й на довідку, видану в електронній формі.
Крок 4. Переклад і нотаріальне засвідчення
Переклад роблять після апостиля, і він охоплює як довідку, так і текст апостиля. Нотаріус засвідчує підпис перекладача. Мову визначають країна і установа призначення. Якщо довідка електронна, надішліть перекладачеві PDF-файл, а не знімок екрана, щоб QR-код і дані для перевірки залишалися розбірливими.
Дайте перекладачеві також копію паспорта. Ваші ім’я та прізвище в перекладі мають бути написані латиницею точно так, як у паспорті. Навіть різниці в одну літеру достатньо, щоб посольство засумнівалося, чи належать документи одній особі.
У TARGMANEBI переклад довідки про несудимість разом із текстом апостиля готовий того самого або наступного дня. Докладніше: Переклад довідки про несудимість.
Якою мовою перекладати довідку
Мову визначає країна та установа, що приймає документ, а не перекладач. Для США, Канади, Великої Британії та Ірландії довідку перекладають англійською. Для Німеччини та Австрії, як правило, німецькою, для Італії - італійською, для Польщі - польською, для Чехії - чеською. Міжнародні організації та деякі роботодавці приймають англійський переклад незалежно від країни.
Якщо в інструкції мову не зазначено, запитайте адресата, перш ніж замовляти переклад. Англійський переклад, який не прийняла німецькомовна установа, означає новий переклад і нове нотаріальне засвідчення.
Що перевіряє установа, яка приймає документ
Посольство чи міграційна служба звіряє довідку з рештою ваших документів. Тож перед поданням перевірте самі:
- ваші ім’я, прізвище і дата народження однакові в довідці, перекладі та паспорті;
- персональний номер у перекладі збігається з оригіналом цифра в цифру;
- номер і дата апостиля теж є в перекладі;
- дата видачі довідки вкладається в строк, дозволений адресатом.
Електронна довідка: що треба знати
Нині більшість довідок видають в електронній формі, зокрема й тоді, коли ви подавали заяву в сервісному центрі. На довідці є QR-код, за яким її справжність можна перевірити на вебсайті Агентства, на сторінці «Перевірка електронно виданої довідки».
Тому зберігайте файл точно таким, яким ви завантажили його за посиланням із SMS: не обрізайте його, не перетворюйте на зображення і не стискайте. Для друку використовуйте якісний принтер, щоб QR-код легко зчитувався телефоном. Якщо код на роздруківці розмитий, перекладач і нотаріус можуть не змогти перевірити справжність довідки і попросять роздрукувати її ще раз.
Якщо в довідці є запис
Довідка не завжди «чиста», і це не змінює правила перекладу. Перекладач перекладає кожен запис у довідці повністю і без змін: номер статті, дату вироку, вид покарання. Якщо пропустити чи пом’якшити будь-яку частину, переклад стає непридатним, а в очах посольства це подання неправдивих відомостей, яке може стати підставою для відмови у візі.
Якщо судимість погашено або знято, перевірте, чи це відображено у вашій довідці, і за потреби отримайте також відповідну довідку. Щоб дізнатися, як конкретна країна оцінить запис, зверніться до міграційного юриста. З такими документами ми працюємо суворо конфіденційно.
Строки
- Видача довідки - 3 робочі дні в стандартному режимі, 1 робочий день у прискореному (строк Агентства);
- Апостиль - 5 робочих днів у стандартному режимі, 1 робочий день у прискореному (строк Агентства);
- Переклад і нотаріальне засвідчення - того самого або наступного дня в TARGMANEBI.
У стандартному режимі пакет готовий приблизно за два тижні, а з прискореною послугою - за кілька днів. За даними Агентства, довідка дійсна 15 календарних днів від дати її виготовлення, тоді як іноземні установи встановлюють власні строки, часто від 3 до 6 місяців.
Тож рахуйте у зворотному напрямку від дати вашого запису. Якщо отримати довідку зарано, на день подання вона може втратити чинність, і доведеться повторювати всі три етапи. Якщо запізно, можна не встигнути проставити апостиль до запису.
Приклад: посольство не приймає довідку, старшу за 3 місяці, а ваш запис через 10 тижнів. Отримайте довідку приблизно за 3-4 тижні до запису: так ви встигнете з апостилем і перекладом навіть у стандартні строки, а якщо запис перенесуть на кілька тижнів, довідка в день подання все ще буде чинною.
П’ять найпоширеніших помилок
- Переклад до апостиля. Сторінка апостиля не потрапляє до перекладу, і пакет доводиться засвідчувати повторно;
- Не той вид довідки. Наприклад, звичайна довідка там, де потрібна повна історія;
- Довідку отримано зарано. Переклад не продовжує строк дії довідки;
- Знімок екрана замість PDF. QR-код і дані для перевірки неможливо прочитати;
- Написання імені, яке не збігається з паспортом.
Різницю між апостилем і легалізацією докладно описано у статті Апостиль чи легалізація, а перелік документів для робочої візи - у статті Робоча віза до США та Шенгену.
Часті запитання
Чи можна отримати довідку з-за кордону?
Так, онлайн - на вебсайті Агентства або в застосунку після реєстрації, або через представника - з письмовою згодою чи за довіреністю.
Хто проставляє апостиль на довідку про несудимість?
Сервісне агентство МВС, яке видає довідку. Стандартний строк - 5 робочих днів, а з прискореною послугою - 1 робочий день.
Чи має апостиль строк дії?
Сам апостиль - ні. Строк дії стосується довідки, і якщо довідка втратила чинність, її апостиль вам теж не допоможе.
Довідка потрібна мені у двох країнах. Чи вистачить однієї?
Установи часто залишають оригінал у своїй справі. Якщо довідку треба подати у двох країнах чи до двох установ, краще отримати дві довідки і для кожної окремо підготувати апостиль і переклад.
Чи прийме посольство роздруківку електронної довідки?
Це залежить від установи, що приймає документ. Багато установ приймають роздруківку з QR-кодом, особливо разом з апостилем і нотаріально засвідченим перекладом. Якщо в інструкції написано «оригінал паперової довідки», з’ясуйте це заздалегідь.
Чи треба роздрукувати електронну довідку перед перекладом?
Ні. Надішліть перекладачеві PDF-файл, а друк і нотаріальне засвідчення ми візьмемо на себе. Якщо вам потрібен ще й апостиль, замовте його в Агентстві до перекладу.
Чи обов’язкове нотаріальне засвідчення перекладу?
Установи та посольства європейських країн зазвичай вимагають нотаріально засвідчений переклад. Для консульства США достатньо заяви перекладача про те, що переклад точний і він володіє обома мовами. Точну форму визначає інструкція адресата.
Скільки часу займає переклад довідки?
У TARGMANEBI переклад довідки про несудимість разом із текстом апостиля готовий того самого або наступного дня.