Усе вирішує одне запитання: чи є країна, яка приймає документ, учасницею Гаазької конвенції 1961 року? Якщо так, достатньо апостиля. Якщо ні, потрібна консульська легалізація.
Грузія є учасницею цієї конвенції, а отже, грузинський документ з апостилем автоматично визнається в усіх інших країнах - учасницях конвенції, зокрема в Німеччині, Франції, США, Італії, Туреччині та ще понад сотні держав.
Апостиль - одна печатка
Апостиль - це спрощена форма міжнародної легалізації. Це спеціальний штамп, який проставляють на самому документі або додають до нього, і він підтверджує три речі: справжність підпису, повноваження особи, яка підписала документ, і справжність печатки.
Чого апостиль не підтверджує: правильності змісту документа і - це плутають особливо часто - якості перекладу. Апостиль засвідчує лише те, що ця печатка належить справжній грузинській установі.
Перевага очевидна: одна процедура, зазвичай одна установа, відносно короткий строк. Документ з апостилем діє в будь-якій країні - учасниці конвенції, і окрема процедура для кожної країни не потрібна.
Розмір державного мита за апостиль залежить від того, наскільки швидко він вам потрібен. Це не наш тариф, а збір, установлений державою, і його сплачують окремо за кожен документ.
Консульська легалізація - ланцюжок установ
Якщо країна, де ви плануєте подати документ, не є учасницею Гаазької конвенції, апостиль вам не допоможе - його там просто не визнають. У такому разі потрібна консульська легалізація.
Це багатоетапний процес, і, що найважливіше, кожен етап перевіряє попередній. Зазвичай послідовність така:
Етап 1. Переклад і нотаріальне засвідчення документа.
Етап 2. Засвідчення в Міністерстві закордонних справ Грузії.
Етап 3. Остаточне засвідчення в консульстві країни, де документ треба подати.
Найменш передбачуваний саме третій етап: у консульства свій графік, свої вимоги і часто свої строки. Деяких консульств у Тбілісі немає, і документ доводиться надсилати до сусідньої країни - це ще тиждень.
Для планування: якщо апостиль - це дні, то легалізація - тижні. Якщо країна, яка приймає ваш документ, не є учасницею конвенції, процес треба почати на два-три тижні раніше, ніж ви думали.
Порівняння з першого погляду
Апостиль
- У країнах - учасницях Гаазької конвенції
- Одна печатка, зазвичай одна установа
- Строк: кілька днів
- Один збір за документ
- Діє одразу в усіх країнах - учасницях
Консульська легалізація
- У країнах, які не є учасницями конвенції
- Ланцюжок із кількох установ
- Строк: зазвичай тижні
- Кілька зборів, за етапами
- Діє лише для однієї конкретної країни
Що в них спільного
- Обидві стосуються документа, а не якості перекладу
- Обидві вимагають оригіналу або нотаріально засвідченої копії, а не ксерокопії
- Обидві виконуються в країні, яка видала документ
- Обидві зазвичай передують перекладу або виконуються разом із ним
- Обидві потребують планування заздалегідь
Найдорожча помилка в обох випадках однакова: людина спочатку робить переклад і нотаріальне засвідчення, а потім з’ясовує, що апостиль чи легалізація мали бути на оригіналі. У результаті все роблять заново. Перш ніж заплатити перший ларі, поставте одне запитання: чи є країна, яка приймає документ, учасницею Гаазької конвенції?
Яка установа в Грузії що робить
Це залежить від виду документа, і саме тут зазвичай втрачають час - людина йде не до тієї установи.
Документи про освіту - диплом, шкільний атестат, виписка з оцінками, додаток до диплома. Апостиль на ці документи зазвичай проставляє Національний центр розвитку якості освіти (NCEQE).
Документи про акти цивільного стану - свідоцтва про народження, шлюб і розірвання шлюбу. Це сфера Будинку юстиції (Public Service Hall).
Довідка про несудимість - апостиль проставляє Сервісне агентство Міністерства внутрішніх справ, яке видало довідку. Апостиль можна замовити й на довідку, видану в електронному вигляді.
Нотаріальні акти - довіреності, згоди, нотаріально засвідчені документи. Так само Будинок юстиції.
Медичні документи - тут варіантів більше, і часто спочатку потрібне підтвердження від установи, яка видала документ.
Якщо не знаєте, до якої установи звертатися, зателефонуйте нам, перш ніж іти. Один дзвінок заощаджує один візит. Крім того, за бажанням ми можемо провести весь процес за довіреністю - ви лише передаєте нам документ і отримуєте готовий пакет.
П’ять помилок, які коштують найдорожче
1. Неправильна послідовність. Документ спочатку переклали й засвідчили в нотаріуса, а апостиль проставили потім. У результаті штамп апостиля не відображено в перекладі, і адресат бачить документ, засвідчувальна частина якого написана незрозумілою йому мовою. Усе роблять заново.
2. Старий документ. Апостиль проставили на довідку, видану десять років тому, а адресат вимагає нещодавно виданий витяг. І апостиль, і мито пропали даремно.
3. Пошкоджений або заламінований документ. На заламінований документ апостиль часто проставити неможливо, бо штамп треба нанести фізично. Багато хто вважає, що ламінування захищає документ, а насправді воно часто робить його непридатним для офіційних процедур.
4. Копія замість оригіналу. Апостиль проставляють на оригінал або на нотаріально засвідчену копію - ніколи на звичайну ксерокопію.
5. Здогадки про те, чого вимагає адресат. «Знайомий зробив саме так» - найдорожча фраза в цій сфері. Вимоги змінюються залежно від країни, установи та року. Єдине надійне джерело - письмові інструкції адресата.
Як зробити все правильно
З’ясуйте, яка країна приймає документ
Чи є вона учасницею Гаазької конвенції? Це одне запитання визначає все: процедуру, строки та вартість.
Прочитайте вимогу адресата
Інструкції університету, сторінка консульства чи лист роботодавця. Часто саме там написано, яке засвідчення потрібне оригіналу і в якій формі має бути виконаний переклад.
Спочатку засвідчення, потім переклад
Апостиль або перший етап легалізації ставлять на оригінал. Переклад робиться після цього, щоб у ньому відобразився й штамп.
Плануйте строки реалістично
Для апостиля - дні. Для легалізації - тижні. Якщо у вас є конкретна дата, відрахуйте від неї строки назад і залиште запас.
З чого складається загальна вартість
Тут три незалежні складники, і саме плутанина між ними найчастіше руйнує бюджет. Перший - вартість перекладу, яка залежить від нас і встановлюється за домовленістю, коли ми побачимо матеріал. Другий - гонорар нотаріуса, установлений законом. Третій - державні та консульські збори за апостиль чи легалізацію.
Ми повідомляємо вам усі три заздалегідь, однією відповіддю. Причина практична: клієнт часто дізнається ціну перекладу, оплачує її і лише потім з’ясовує, що збори становлять помітну частину бюджету - особливо коли йдеться про пакет із чотирьох-п’яти документів, а апостиль оплачується окремо за кожен.
У разі легалізації додається ще й консульський збір, який різко відрізняється від країни до країни. Орієнтир щодо цін на переклад: ціни на переклад.
Не впевнені, що вам потрібно - апостиль чи легалізація? Зателефонуйте нам, і, виходячи з країни, яка приймає документ, ми безкоштовно підкажемо процедуру, послідовність і реальні строки.
Зателефонувати: 501 113 200Часті запитання
Чи можна оформити апостиль онлайн?
На паперовий документ апостиль проставляють у Будинку юстиції (Public Service Hall); крім того, Грузія видає й електронні апостилі. Проте ваша присутність не обов’язкова: ви передаєте нам документ кур’єром або за довіреністю, ми проводимо процес і повертаємо вам готовий пакет. Для людей у регіонах і за кордоном це звичайна схема.
У якій установі проставляють апостиль?
Це залежить від виду документа. На документи про освіту - зазвичай у Національному центрі розвитку якості освіти. На документи про акти цивільного стану та нотаріальні документи - у Будинку юстиції. На довідку про несудимість - у Сервісному агентстві МВС, яке її видало. Для медичних документів часто спочатку потрібне підтвердження від установи, яка їх видала. Зателефонуйте нам, перш ніж іти, - один дзвінок заощаджує один візит.
Апостиль ставлять лише на оригінал чи й на переклад?
Це залежить від країни, і саме тому так важливо прочитати вимогу адресата. Здебільшого апостиль проставляють на оригінал, а переклад роблять після цього. Проте деякі країни хочуть, щоб був підтверджений і сам переклад, але в Грузії на нотаріальний переклад апостиль не ставлять - апостиль ставлять на оригінал (або його нотаріально засвідчену копію). Якщо адресатові потрібне підтвердження й перекладу, Агентство розвитку державних послуг може саме перекласти документ однією з восьми мов і проставити апостиль на власний переклад; або запитайте адресата, чи достатньо нашого нотаріального перекладу разом з апостильованим оригіналом.
Скільки діє апостиль?
Сам апостиль строку дії не має. Строк дії має документ, на який його проставлено. Довідка про несудимість зазвичай дійсна кілька місяців, і її апостиль чинний протягом того самого строку. Свідоцтво про народження строку дії не має, хоча деякі установи вимагають нещодавно виданий витяг.
Чи можна в Грузії проставити апостиль на іноземний документ?
Ні. Апостиль проставляють лише в країні, яка видала документ. На німецький документ - у Німеччині, на турецький - у Туреччині. Після цього переклад грузинською та нотаріальне засвідчення виконуються в Грузії. Якщо на іноземному документі немає апостиля, грузинська установа часто не прийме й переклад.
Скільки триває легалізація?
Значно довше, ніж апостиль. Процес проходить через кілька установ, у кожної з яких свій графік, а останній етап залежить від консульства. Якщо країна, яка приймає документ, не є учасницею конвенції, плануйте тижні, а не дні. Зателефонуйте нам щодо вашої країни - і ми розповімо про реальні етапи.