Nous voyons ci-dessous quels documents exigent les visas de travail pour les États-Unis et les pays de l’espace Schengen, et comment préparer l’extrait pour que votre dossier ne soit pas bloqué. Les informations ont été vérifiées sur les pages officielles du Département d’État américain et du ministère tchèque des Affaires étrangères, en octobre 2026. Les listes changent : vérifiez toujours la liste en vigueur du consulat concerné avant de déposer votre demande.
Cet article s’adresse à ceux qui ont déjà trouvé un employeur ou attendent une offre et commencent à préparer leurs documents. Un avocat spécialisé en droit de l’immigration ou votre employeur vous aidera à choisir le type de visa, et nous vous aiderons à préparer et à traduire correctement les documents.
Les documents exigés pour presque tous les visas de travail
- un passeport en cours de validité avec des pages vierges ;
- des photos au format visa du pays concerné ;
- une offre d’emploi ou un contrat de travail et, selon le pays, un permis de travail ;
- un diplôme, des certificats et des attestations d’anciens employeurs sur votre expérience professionnelle (traduction de diplôme) ;
- un extrait de casier judiciaire, à titre obligatoire ou sur demande ;
- si vous partez avec des membres de votre famille, les actes de mariage et de naissance (traduction d’un acte de mariage, traduction d’un acte de naissance).
États-Unis : le H-1B et le visa d’immigrant, ce n’est pas la même chose
H-1B (visa de travail non-immigrant) :
- la page de confirmation du formulaire DS-160 et une photo ;
- un passeport en cours de validité ;
- l’avis d’approbation de l’USCIS (I-797) reçu par l’employeur ;
- un diplôme et les documents attestant l’expérience professionnelle ;
- le reçu de paiement des frais consulaires.
En règle générale, l’extrait de casier judiciaire ne fait pas partie de la liste standard du H-1B. Toutefois, si vous avez déjà été arrêté, le consul vous demandera les documents judiciaires. Si votre conjoint et vos enfants vous accompagnent avec des visas H-4, les actes de mariage et de naissance doivent être traduits en anglais.
Visa d’immigrant (catégories EB, loterie de la carte verte, regroupement familial) : ici, l’extrait de casier judiciaire est obligatoire pour toute personne de plus de 16 ans. Il est exigé de la Géorgie si vous y avez vécu plus de 6 mois après l’âge de 16 ans, et de chaque pays où vous avez vécu plus d’un an après l’âge de 16 ans. Ainsi, si vous avez travaillé deux ans en Grèce à l’âge de 20 ans, il vous faudra aussi un extrait grec, en plus de l’extrait géorgien.
Depuis juin 2021, le Département d’État américain reconnaît un certificat de police pendant 2 ans à compter de sa date de délivrance. La traduction doit être en anglais, certifiée par le traducteur. En détail : traduction de documents pour un visa américain et traduction certifiée.
Schengen : travailler uniquement avec un visa national D
Un visa Schengen de court séjour (visa C) ne donne pas le droit de travailler. Pour travailler, il vous faut le visa national D d’un pays donné ou un titre de séjour : la liste varie donc d’un pays à l’autre. Cherchez toujours la liste exacte sur la page officielle du consulat de ce pays, et non sur des forums ou des réseaux sociaux.
Pologne : un permis de travail ou la déclaration de l’employeur, la demande de visa D, un passeport, une assurance, un justificatif d’hébergement. L’extrait de casier judiciaire n’est pas exigé pour tous les postes, mais pour un travail auprès d’enfants ou de personnes âgées, dans la sécurité ou dans la finance, il l’est presque toujours. En détail : visa de travail pour la Pologne.
République tchèque (carte d’employé, Employee Card) : l’extrait de casier judiciaire est obligatoire pour le pays de nationalité et pour chaque pays où vous avez vécu plus de 6 mois au cours des 3 dernières années. L’extrait doit être apostillé, et la traduction tchèque doit aussi comprendre le texte de l’apostille. Un justificatif ne doit pas dater de plus de 180 jours.
Certains pays contrôlent aussi qui réalise la traduction. La République tchèque, par exemple, exige une traduction officielle : avant de commander, demandez à l’ambassade si elle accepte une traduction certifiée par un notaire en Géorgie.
Diplôme et attestations d’expérience professionnelle
Pour un visa de travail, les qualifications comptent souvent autant que l’offre d’emploi elle-même. Un diplôme s’accompagne généralement d’un supplément au diplôme ou d’un relevé de notes, car le destinataire voit ce que vous avez étudié et avec combien de crédits. En détail : traduction du relevé de notes et du supplément au diplôme.
Une attestation d’expérience professionnelle est la plus utile lorsque l’ancien employeur l’a établie sur papier à en-tête de l’entreprise et qu’elle indique :
- le poste et les fonctions, en quelques phrases précises ;
- les dates de début et de fin du contrat ;
- le temps de travail : temps plein ou temps partiel ;
- la signature du responsable, le cachet et les coordonnées.
Si l’attestation dit seulement « a travaillé chez nous », la traduction ne peut rien y ajouter. Mieux vaut demander à l’employeur une nouvelle attestation, complète, avant la traduction.
Les membres de la famille
Si votre conjoint et vos enfants vous accompagnent, ils ont besoin de leurs propres demandes et, dans celles-ci, de documents prouvant le lien de parenté : l’acte de mariage et les actes de naissance des enfants, souvent avec une apostille et une traduction. Certains pays exigent aussi un extrait de casier judiciaire des membres majeurs de la famille. Vérifiez cette règle séparément, pour ne pas vous retrouver avec les documents du demandeur principal prêts et ceux de la famille non.
Pourquoi les dossiers bloquent sur l’extrait de casier judiciaire
- L’apostille manque. L’extrait a été traduit et certifié, mais sans apostille, ce qui rend tout le dossier inutilisable ;
- La durée de validité est dépassée. Le rendez-vous a été repoussé et l’extrait a dépassé le délai admis par l’autorité ;
- Le nom ne correspond pas. Dans la traduction, le nom est écrit en caractères latins autrement que dans le passeport ;
- Il manque l’extrait d’un autre pays. Le demandeur n’a présenté que l’extrait géorgien, alors qu’il avait vécu des années dans un autre pays.
Comment l’extrait est préparé pour un visa de travail
- vous obtenez l’extrait auprès de l’Agence des services du ministère de l’Intérieur (Service Agency of the Ministry of Internal Affairs) ou en ligne ;
- vous faites apposer l’apostille par la même agence ;
- l’extrait apostillé est traduit dans la langue exigée par le pays de destination : anglais, polonais, tchèque ou autre ;
- la signature du traducteur est certifiée par un notaire. Chez TARGMANEBI, la traduction est prête le jour même ou le lendemain.
Une mise en garde : les autorités de certains pays n’acceptent qu’une traduction réalisée par un traducteur assermenté inscrit dans leur propre registre. C’est particulièrement fréquent une fois sur place, au stade du titre de séjour. Avant de commander, vérifiez s’il vous faut une traduction notariée faite à Tbilissi ou la traduction d’un traducteur assermenté local. Dans les deux cas, nous vous aiderons à bien organiser le dossier.
Les étapes pour obtenir l’extrait et l’apostille en détail : comment obtenir un extrait de casier judiciaire et le préparer pour l’étranger.
L’avantage de faire traduire le dossier en une fois
Les documents d’un visa de travail se complètent : le diplôme prouve la qualification, les attestations de travail l’expérience, l’extrait de casier judiciaire la réputation, et les actes d’état civil le lien de parenté. Le consul ou l’agent d’immigration compare ces documents entre eux. S’ils ont été traduits à des moments différents par des traducteurs différents, un même nom peut être écrit de trois façons et le nom de l’employeur de deux. Une telle incohérence paraît mineure, mais elle devient un prétexte à des questions supplémentaires et à des demandes de documents.
Lorsque vous nous envoyez le dossier en une fois, nous écrivons les prénoms, les noms, les noms des organisations et les intitulés de poste de la même manière dans toutes les traductions. Nous vous indiquons aussi quel document a besoin d’une apostille et lequel n’en a pas besoin, pour que vous ne fassiez pas de certification inutile et n’oubliiez pas celle qui est nécessaire.
À vérifier avant l’entretien
- dans chaque traduction, le prénom et le nom correspondent à l’orthographe latine du passeport ;
- l’extrait de casier judiciaire porte une apostille et le texte de l’apostille est aussi traduit ;
- le jour du dépôt, l’extrait se situe dans le délai admis par l’autorité destinataire ;
- vous avez aussi les extraits des pays où vous avez vécu longtemps, si le type de visa l’exige ;
- vous conservez les originaux et les traductions dans des dossiers séparés, avec des copies.
Calendrier
Les exigences de validité diffèrent fortement. Pour un visa d’immigrant américain, le délai de deux ans laisse une marge confortable et l’extrait peut être préparé à l’avance. La limite tchèque de 180 jours est plus stricte : il vaut mieux obtenir l’extrait lorsque la date de dépôt est déjà connue.
Un extrait géorgien demande jusqu’à deux semaines en procédure standard : délivrance en 3 jours ouvrables et apostille en 5 jours ouvrables selon les délais de l’agence, et traduction le jour même ou le lendemain. En procédure accélérée, le dossier est prêt en quelques jours. Comptez à rebours à partir de la date de votre rendez-vous.
L’extrait d’un autre pays est la partie la plus lente. Il est délivré dans ce pays et l’apostille y est aussi apposée : commencez donc à le demander avant les autres documents, car son obtention à distance prend souvent plusieurs semaines.
Questions fréquentes
Dois-je fournir un extrait de casier judiciaire pour un H-1B ?
En règle générale, non. Il est exigé pour les visas d’immigrant américains. Si vous avez déjà été arrêté, présentez les documents judiciaires au consul.
Puis-je travailler avec un visa touristique Schengen ?
Non. Un visa C de court séjour ne donne pas le droit de travailler. Pour travailler, il vous faut le visa D d’un pays donné ou un titre de séjour.
Dans quelle langue faut-il traduire l’extrait ?
Dans la langue exigée par l’autorité destinataire : l’anglais pour les États-Unis, le tchèque pour la République tchèque, généralement le polonais pour la Pologne. Si les instructions admettent deux langues, choisissez celle que le personnel de l’autorité lira le plus rapidement.
J’ai travaillé plusieurs années dans un autre pays. L’extrait géorgien suffit-il ?
Souvent, non. Le visa d’immigrant américain et la carte d’employé tchèque exigent aussi un extrait du pays où vous avez vécu longtemps. Cet extrait est délivré dans ce pays et l’apostille y est aussi apposée.
De quand peut dater l’extrait ?
Pour un visa d’immigrant, le Département d’État américain reconnaît un certificat de police pendant 2 ans ; la République tchèque n’accepte pas de justificatif de plus de 180 jours pour la carte d’employé. Les délais des autres pays figurent sur la liste du consulat.
Faut-il une traduction notariée pour les États-Unis ?
Un consulat américain n’exige généralement pas de certification notariale. Ce qui est exigé, c’est une traduction anglaise complète et la déclaration du traducteur attestant qu’il maîtrise les deux langues et que la traduction est exacte. En détail : sur la page traduction certifiée.
Mon dépôt de demande de visa a été repoussé. Dois-je obtenir un nouvel extrait ?
Cela dépend du délai de validité fixé par le destinataire. Si, à la nouvelle date, l’extrait dépasse le délai admis, il vous faudra un nouvel extrait, une nouvelle apostille et une nouvelle traduction. L’ancienne traduction ne peut pas être reportée sur le nouvel extrait.
Combien de temps prend la traduction de l’extrait ?
Chez TARGMANEBI, la traduction d’un extrait de casier judiciaire, texte de l’apostille compris, est prête le jour même ou le lendemain.