Dans cet article, nous examinons deux choses que l’on confond souvent : ce qu’exige le visa à Tbilissi et ce qu’exige le séjour une fois que vous êtes déjà en Pologne. Ce sont deux procédures distinctes, avec des exigences différentes pour la traduction, et les confondre conduit à payer deux fois.
Une précision importante : les exigences évoluent, et les instructions de l’ambassade ou du centre de visas concerné priment toujours sur ce texte. Ce qui est décrit ici, c’est la logique que suit la démarche.
Deux types de permis de travail
Avant que vous ne demandiez le visa, votre employeur en Pologne doit vous préparer un permis de travail. Il en existe deux types principaux, et leurs conséquences en matière de traduction diffèrent.
Oświadczenie (déclaration)
- Pour un travail de courte durée
- Généralement un formulaire type ou bilingue
- La traduction pour l’ambassade n’est souvent pas nécessaire
- Comprendre son contenu vous reste utile
- On la traduit si une banque ou une autre autorité la demande
Zezwolenie (permis de type A)
- Pour un travail de longue durée
- Un document plus long, avec une liste de conditions
- Le traduire du polonais vers le géorgien vaut souvent la peine
- Il précise votre poste, votre salaire et vos conditions
- C’est précisément le document que vous devez lire
Ce qu’il faut vérifier dans le permis
- L’intitulé du poste - correspond-il à ce qui a été convenu
- Le montant et la périodicité du salaire
- L’adresse du lieu de travail
- La durée de validité du permis
- Votre nom, orthographié comme dans votre passeport
Un conseil pratique : la traduction du Zezwolenie n’est souvent pas formellement obligatoire, mais elle en vaut la peine. C’est précisément le document qui indique pour quel travail et à quelles conditions vous êtes embauché. Si, après votre arrivée, les conditions réelles se révèlent différentes, ce papier est votre seul argument.
Quels documents sont traduits en polonais
Au stade du visa, à Tbilissi, la liste est relativement courte et dépend largement du poste visé.
Certificats professionnels et diplôme. Si vous partez exercer une profession réglementée - chauffeur, soudeur, électricien, infirmier, cuisinier - les documents attestant votre qualification sont généralement traduits. Ce qui est décisif ici, c’est l’équivalent exact de l’intitulé du métier : le système polonais a sa propre classification.
Extrait de casier judiciaire. Il n’est pas exigé pour tous les postes, mais pour certains domaines - en particulier le travail avec les enfants, les personnes âgées, la sécurité et la finance - presque toujours. En règle générale, ce document nécessite aussi une apostille.
Passeport. L’ambassade elle-même en a rarement besoin, mais une banque polonaise, l’employeur ou l’obtention d’un numéro PESEL l’exigent souvent. Détails : traduction de passeport.
Documents familiaux. Uniquement si vous partez en famille ou prévoyez de faire venir vos proches plus tard. Il vous faut alors les actes de mariage et de naissance, avec une apostille.
Karta Pobytu - ici, les règles changent
C’est la partie la plus importante, et précisément le moment où l’on paie deux fois.
Pour le visa, à Tbilissi, notre traduction notariée suffit généralement amplement. Mais lorsque vous êtes déjà en Pologne et que vous demandez une carte de séjour - la Karta Pobytu -, l’administration locale (Urząd) exige souvent une traduction réalisée par un traducteur assermenté exerçant en Pologne (tłumacz przysięgły).
C’est une règle interne polonaise, et nous ne pouvons pas la modifier. La conclusion pratique est la suivante : ne payez pas à l’avance une traduction notariée de documents dont vous n’aurez besoin que pour la Karta Pobytu - ils seront de toute façon traduits à nouveau sur place.
Ce qui vaut tout de même la peine d’être fait à Tbilissi : l’apposition de l’apostille sur les documents géorgiens eux-mêmes. Une apostille n’est délivrée que dans le pays qui a émis le document : vous ne pourrez donc pas l’obtenir en Pologne. Avant de partir, emportez impérativement des originaux apostillés - même si vous faites faire la traduction là-bas.
L’orthographe des noms - le défaut le plus fréquent
Dans la direction polonaise, le problème le plus courant n’est pas la terminologie - c’est l’orthographe du nom. Un nom géorgien peut s’écrire de plusieurs façons dans des documents polonais, surtout quand un document est rédigé par l’employeur, un autre traduit par nous et un troisième rempli par une autorité polonaise.
La règle est simple : partout exactement comme dans le passeport, en caractères latins. Ni comme cela se prononce en polonais, ni comme l’employeur l’a écrit, mais comme dans le passeport. Si le nom est écrit différemment dans le document de l’employeur, il faut régler la question avant que nous traduisions, et non après.
Chez nous, votre orthographe est fixée dès la première commande et reprise sous la même forme dans tous les documents suivants, même des années plus tard - y compris lorsque vous nous apportez les documents des membres de votre famille.
Ce dont vous aurez besoin après votre arrivée
Le visa est le début de la démarche, pas sa fin. Après votre arrivée en Pologne, plusieurs procédures vous attendent, chacune avec ses propres exigences en matière de documents.
PESEL - le numéro d’identification sans lequel les banques, les médecins et l’administration fiscale ne fonctionnent pratiquement pas. Il faut généralement votre passeport et vos documents de travail, parfois aussi un acte de naissance.
Compte bancaire - les banques demandent souvent le document de l’employeur, et parfois sa traduction s’il est en géorgien.
Karta Pobytu - si vous restez plus d’un an. C’est là que l’Urząd demande une traduction par un traducteur assermenté local, comme indiqué plus haut.
Faire venir votre famille - une procédure distincte, qui exige les actes de mariage et de naissance avec une apostille. C’est l’étape où l’on se retrouve le plus souvent dans une impasse, car l’apostille est restée en Géorgie alors que l’on est soi-même déjà en Pologne.
Notre conseil habituel à toute personne qui part en Pologne est donc le suivant : avant le départ, obtenez et faites apostiller tous les documents dont vous pourriez avoir besoin - casier judiciaire, acte de naissance, acte de mariage, diplôme. La traduction peut se faire plus tard, l’apostille non.
La démarche étape par étape
Obtenez le permis auprès de votre employeur
Oświadczenie ou Zezwolenie. Dès que vous le recevez, lisez-le ou envoyez-le-nous pour traduction - le poste, le salaire et la durée y sont indiqués.
Renseignez-vous sur ce qui est traduit pour le visa
Cela dépend du poste. Envoyez-nous la liste du centre de visas et nous vous dirons quel document doit être traduit et lequel doit aussi être apostillé.
D’abord l’apostille, ensuite la traduction
D’abord l’apostille : sur l’extrait de casier judiciaire - à l’Agence des services du ministère de l’Intérieur, sur les actes d’état civil - à la Maison de la Justice (Public Service Hall). Ensuite, la traduction du document déjà apostillé.
Emportez les originaux apostillés
Même si vous faites faire la traduction en Pologne pour la Karta Pobytu. L’apostille n’est délivrée qu’en Géorgie, et sans elle vous serez dans une impasse là-bas.
Délais et où l’on perd du temps
Il y a en Géorgie moins de traducteurs de polonais que de traducteurs d’anglais ou de russe, mais nous préparons tout de même les documents standard en polonais le jour même ou le lendemain. Pour un dossier volumineux, le délai dépend du volume.
En réalité, c’est sur l’apostille que l’on perd du temps. Obtenir l’extrait de casier judiciaire, puis y faire apposer une apostille, ce sont deux démarches distinctes. Le délai de l’apostille est de plusieurs jours ouvrables ; il existe un délai accéléré payant, y compris le jour même - prévoyez cette étape séparément. Si vous avez déjà un rendez-vous au centre de visas, comptez à rebours et commencez par obtenir l’extrait.
Le prix est fixé d’un commun accord après examen du document et arrêté avant le début de la commande. Repères de prix : tarifs de traduction. Le service urgent est une option distincte et n’est activé qu’à votre demande.
Vous partez travailler en Pologne ? Envoyez-nous une photo du permis et la liste du centre de visas - nous vous dirons ce qui doit être traduit, ce qui doit être apostillé et dans quel délai.
Appeler: 501 113 200Questions fréquentes
Faut-il traduire l’Oświadczenie ?
Généralement pas pour l’ambassade - c’est un formulaire type ou bilingue. Le traduire vaut la peine si vous voulez vous-même comprendre précisément les conditions, ou si une banque polonaise, la demande de PESEL ou une autre autorité le demande. Pour le Zezwolenie, en revanche, la traduction est presque toujours utile, car il contient les conditions détaillées.
L’extrait de casier judiciaire doit-il être apostillé ?
Si l’extrait est exigé, il faut presque toujours aussi une apostille. Quant à savoir si l’extrait lui-même est exigé, cela dépend du poste : pour un travail avec des enfants, des personnes âgées, dans la sécurité ou la finance - presque toujours ; dans les autres cas, souvent pas. La réponse exacte figure dans la liste du centre de visas ou de l’employeur - envoyez-nous ce texte et nous vous le dirons.
Faut-il faire traduire à Tbilissi ou en Pologne ?
Pour le visa - à Tbilissi ; notre traduction notariée suffit généralement. Pour la Karta Pobytu - souvent en Pologne, par un traducteur assermenté local, car c’est précisément ce qu’exige l’Urząd. Planifiez donc les deux procédures séparément et ne payez pas deux fois.
Puis-je faire apposer l’apostille en Pologne ?
Non. Une apostille n’est délivrée que dans le pays qui a émis le document - pour un document géorgien, uniquement en Géorgie. C’est l’erreur la plus coûteuse : la personne part, découvre ensuite qu’une apostille est nécessaire, et doit soit revenir, soit charger une personne de confiance de s’en occuper sur procuration.
Dois-je faire traduire mon diplôme si je pars pour un travail physique ?
Si le poste relève d’une profession réglementée - chauffeur, soudeur, électricien, personnel médical -, le document attestant la qualification est généralement nécessaire. S’il s’agit d’un travail non réglementé, il n’est souvent pas demandé. Vérifiez-le dans les exigences de l’employeur et dans la liste du centre de visas.
Je ferai venir ma famille plus tard. Que dois-je faire dès maintenant ?
Avant de partir, obtenez l’acte de mariage et les actes de naissance de vos enfants avec une apostille. Même si vous n’en avez pas encore besoin. La raison est la même : l’apostille n’est délivrée qu’en Géorgie, et régler la question plus tard est bien plus difficile et plus coûteux que maintenant, tant que vous êtes encore sur place.