In questo articolo ripercorriamo brevemente ogni fase e vi mostriamo dove si perde più tempo. I dati sono stati verificati sulle pagine ufficiali dell'Agenzia dei servizi del Ministero dell'Interno georgiano (MIA Service Agency) e nei dati della Conferenza dell'Aia aggiornati a ottobre 2026. I termini statali sono quelli dell'Agenzia e possono cambiare: verificateli di nuovo prima di presentare la richiesta.
L'articolo riguarda un certificato rilasciato in Georgia. Se il caso è opposto e avete un certificato di un Paese straniero da presentare a un ente georgiano, consultate la pagina Traduzione di un certificato del casellario giudiziale straniero.
Quale certificato vi serve
L'Agenzia dei servizi del Ministero dell'Interno rilascia diversi tipi di certificato, e l'ente destinatario ne chiede spesso uno specifico:
- Certificato del casellario giudiziale - riporta le informazioni sui precedenti penali della persona e sull'eventuale stato di ricercato. È quello richiesto più spesso per il visto e per l'impiego;
- Certificato di precedenti penali estinti e/o cancellati;
- Certificato delle condanne della persona - indica in quali anni e in base a quale articolo la persona è stata condannata, indipendentemente dal fatto che il precedente penale sia stato estinto;
- Certificato dei precedenti penali per reati sessuali.
Se le istruzioni dell'ambasciata o del datore di lavoro parlano di "full record", "complete criminal history" o "including spent convictions", un certificato ordinario potrebbe non bastare. Chiaritelo prima di presentare la richiesta, perché né l'apostille né la traduzione possono salvare un certificato del tipo sbagliato.
Fase 1. Richiedere il certificato
Il certificato è rilasciato dall'Agenzia dei servizi del Ministero dell'Interno. Potete fare richiesta:
- in qualsiasi centro servizi dell'Agenzia o presso una Casa della Giustizia (Public Service Hall);
- online, sul sito dell'Agenzia o nell'app SERVICE AGENCY, dopo la registrazione.
Vi servono un documento d'identità e la ricevuta del pagamento della tariffa. Secondo l'Agenzia, il certificato è pronto in 3 giorni lavorativi con il servizio standard, oppure in 1 giorno lavorativo con il servizio accelerato. Il link al certificato pronto arriva per SMS, in formato elettronico.
Se vi trovate all'estero, un'altra persona può ritirare il certificato per vostro conto, con il vostro consenso scritto o con una procura. Una procura redatta all'estero deve essere a sua volta certificata in una forma accettata in Georgia: presso un consolato georgiano, oppure da un notaio locale con apostille e traduzione in georgiano.
Fase 2. Apostille o legalizzazione
La regola la stabilisce il Paese di destinazione:
- Apostille - per i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia del 1961. A giugno 2026 la Convenzione conta 130 parti contraenti, tra cui tutti i Paesi dell'UE, gli Stati Uniti e il Regno Unito;
- Legalizzazione consolare - per i Paesi che non aderiscono alla Convenzione, ad esempio gli Emirati Arabi Uniti. Dopo la certificazione da parte georgiana, il certificato viene certificato anche dal consolato del Paese di destinazione;
- Nessuna delle due - per i Paesi della Convenzione di Minsk del 1993, ad esempio l'Armenia e il Kazakistan.
Se non siete sicuri dello status di un Paese, consultate l'elenco delle parti contraenti della Conferenza dell'Aia o le istruzioni dell'ente destinatario. Alcuni enti chiedono l'apostille anche quando un trattato ne esonera il documento. L'ultima parola spetta sempre al destinatario.
Fase 3. L'apostille
L'apostille la appone la stessa Agenzia che ha rilasciato il certificato, e non la Casa della Giustizia, come spesso si pensa. Secondo l'Agenzia, il termine standard è di 5 giorni lavorativi, oppure di 1 giorno lavorativo con il servizio accelerato. Il servizio accelerato non vale per la legalizzazione, quindi calcolate più tempo se siete diretti in un Paese che non aderisce alla Convenzione (per esempio gli Emirati Arabi Uniti). L'apostille si può richiedere anche su un certificato rilasciato in formato elettronico.
Fase 4. Traduzione e autenticazione notarile
La traduzione si fa dopo l'apostille e comprende sia il certificato sia il testo dell'apostille. Il notaio autentica la firma del traduttore. La lingua la stabiliscono il Paese e l'ente di destinazione. Con un certificato elettronico, inviate al traduttore il file PDF e non uno screenshot, così che il codice QR e i dati di verifica restino leggibili.
Date al traduttore anche una copia del passaporto. Nella traduzione il nome e il cognome devono essere scritti in caratteri latini esattamente come nel passaporto. Basta una differenza di una sola lettera perché un'ambasciata dubiti che i documenti appartengano alla stessa persona.
Da TARGMANEBI la traduzione del certificato del casellario giudiziale, compreso il testo dell'apostille, è pronta lo stesso giorno o il giorno successivo. Dettagli: Traduzione del certificato del casellario giudiziale.
In quale lingua tradurre il certificato
La lingua la stabiliscono il Paese e l'ente destinatario, non il traduttore. Per gli Stati Uniti, il Canada, il Regno Unito e l'Irlanda il certificato si traduce in inglese. Per la Germania e l'Austria di regola in tedesco, per l'Italia in italiano, per la Polonia in polacco, per la Repubblica Ceca in ceco. Le organizzazioni internazionali e alcuni datori di lavoro accettano una traduzione in inglese indipendentemente dal Paese.
Se le istruzioni non indicano la lingua, chiedetelo al destinatario prima di ordinare la traduzione. Una traduzione in inglese non accettata da un ente di lingua tedesca significa una nuova traduzione e una nuova autenticazione notarile.
Che cosa verifica l'ente destinatario
Un'ambasciata o un servizio immigrazione confronta il certificato con il resto dei vostri documenti. Prima della presentazione, quindi, verificate voi stessi che:
- nome, cognome e data di nascita coincidano nel certificato, nella traduzione e nel passaporto;
- il numero personale nella traduzione corrisponda all'originale cifra per cifra;
- il numero e la data dell'apostille compaiano anche nella traduzione;
- la data di rilascio del certificato rientri nel periodo ammesso dal destinatario.
Certificato elettronico: che cosa sapere
Oggi la maggior parte dei certificati viene rilasciata in formato elettronico, anche quando avete fatto richiesta presso un centro servizi. Il certificato riporta un codice QR che permette di verificarne l'autenticità sul sito dell'Agenzia, nella pagina "Verifica di un certificato rilasciato in formato elettronico".
Conservate quindi il file esattamente come lo avete scaricato dal link dell'SMS: non ritagliatelo, non convertitelo in immagine e non comprimetelo. Per la stampa usate una stampante di buona qualità, così che il codice QR si possa scansionare facilmente con il telefono. Se sulla stampa il codice è sfocato, il traduttore e il notaio potrebbero non riuscire a verificare l'autenticità del certificato e chiedervi di stamparlo di nuovo.
Se il certificato contiene un'iscrizione
Un certificato non è sempre "pulito", e questo non cambia la regola della traduzione. Il traduttore traduce ogni iscrizione del certificato per intero e senza modifiche: il numero dell'articolo, la data della sentenza, il tipo di pena. Omettere o attenuare una qualsiasi parte rende la traduzione inutilizzabile e, agli occhi dell'ambasciata, equivale a fornire informazioni false, il che può diventare motivo di rifiuto del visto.
Se il precedente penale è stato estinto o cancellato, verificate che il vostro certificato lo riporti e, se necessario, ottenete anche il certificato corrispondente. Per sapere come un determinato Paese valuterà l'iscrizione, rivolgetevi a un avvocato esperto di immigrazione. Trattiamo questi documenti con la massima riservatezza.
Tempi
- Rilascio del certificato - 3 giorni lavorativi con il servizio standard, 1 giorno lavorativo con quello accelerato (termine dell'Agenzia);
- Apostille - 5 giorni lavorativi con il servizio standard, 1 giorno lavorativo con quello accelerato (termine dell'Agenzia);
- Traduzione e autenticazione notarile - lo stesso giorno o il giorno successivo da TARGMANEBI.
Con il servizio standard il pacchetto è pronto in circa due settimane, con quello accelerato in pochi giorni. Secondo l'Agenzia, il certificato è valido 15 giorni di calendario dalla sua emissione, mentre gli enti stranieri fissano periodi propri, spesso da 3 a 6 mesi.
Contate quindi a ritroso partendo dalla data dell'appuntamento. Se ottenete il certificato troppo presto, potrebbe essere scaduto il giorno della presentazione e potreste dover ripetere tutte e tre le fasi. Se lo ottenete troppo tardi, potreste non fare in tempo con l'apostille prima dell'appuntamento.
Esempio: l'ambasciata non accetta un certificato più vecchio di 3 mesi e il vostro appuntamento è tra 10 settimane. Ottenete il certificato circa 3-4 settimane prima dell'appuntamento: così farete in tempo con l'apostille e la traduzione anche con i termini standard e, se l'appuntamento slitta di qualche settimana, il certificato sarà ancora valido il giorno della presentazione.
I cinque errori più comuni
- La traduzione prima dell'apostille. La pagina dell'apostille non è compresa nella traduzione e il pacchetto va certificato di nuovo;
- Il tipo di certificato sbagliato. Ad esempio, un certificato ordinario dove serve la storia completa;
- Un certificato ottenuto troppo presto. La traduzione non proroga la validità del certificato;
- Uno screenshot al posto del PDF. Il codice QR e i dati di verifica non si leggono;
- Una grafia del nome che non corrisponde al passaporto.
La differenza tra apostille e legalizzazione è descritta in dettaglio nell'articolo Apostille o legalizzazione, e l'elenco dei documenti per un visto di lavoro nell'articolo Visto di lavoro per gli USA e Schengen.
Domande frequenti
Posso ottenere il certificato dall'estero?
Sì, online, sul sito dell'Agenzia o nell'app dopo la registrazione, oppure tramite un rappresentante, con consenso scritto o procura.
Chi appone l'apostille sul certificato del casellario giudiziale?
L'Agenzia dei servizi del Ministero dell'Interno, che rilascia il certificato. Il termine standard è di 5 giorni lavorativi, oppure di 1 giorno lavorativo con il servizio accelerato.
L'apostille ha una scadenza?
L'apostille in sé no. Il periodo di validità riguarda il certificato e, se il certificato è scaduto, anche la sua apostille non vi serve più.
Mi serve il certificato in due Paesi. Ne basta uno?
Gli enti trattengono spesso l'originale nel proprio fascicolo. Se dovete presentare il certificato in due Paesi o a due enti, conviene ottenere due certificati e preparare per ciascuno un'apostille e una traduzione separate.
L'ambasciata accetta la stampa del certificato elettronico?
Dipende dall'ente destinatario. Molti enti accettano una stampa con codice QR, soprattutto insieme all'apostille e a una traduzione autenticata dal notaio. Se le istruzioni parlano di "certificato cartaceo originale", chiaritelo in anticipo.
Devo stampare il certificato elettronico prima della traduzione?
No. Inviate al traduttore il file PDF: alla stampa e all'autenticazione notarile pensiamo noi. Se vi serve anche l'apostille, dovete richiederla all'Agenzia prima della traduzione.
L'autenticazione notarile della traduzione è obbligatoria?
Gli enti e le ambasciate dei Paesi europei chiedono di solito una traduzione autenticata dal notaio. Per un consolato degli Stati Uniti basta la dichiarazione del traduttore che la traduzione è accurata e che conosce entrambe le lingue. La forma esatta la stabiliscono le istruzioni del destinatario.
Quanto tempo serve per tradurre il certificato?
Da TARGMANEBI la traduzione del certificato del casellario giudiziale, compreso il testo dell'apostille, è pronta lo stesso giorno o il giorno successivo.