Tutto dipende da una sola domanda: il Paese di destinazione aderisce alla Convenzione dell'Aia del 1961? Se sì, basta l'apostille. Se no, serve la legalizzazione consolare.
La Georgia aderisce a questa convenzione: un documento georgiano munito di apostille è quindi riconosciuto automaticamente in tutti gli altri Paesi aderenti, tra cui Germania, Francia, Stati Uniti, Italia, Turchia e oltre cento altri Stati.
Apostille - un solo timbro
L'apostille è una forma semplificata di legalizzazione internazionale. Si tratta di un timbro speciale che viene apposto sul documento o vi viene allegato e che attesta tre cose: l'autenticità della firma, la qualità in cui ha agito chi ha firmato e l'autenticità del sigillo.
Che cosa l'apostille non attesta: la correttezza del contenuto del documento e, cosa che si confonde particolarmente spesso, la qualità della traduzione. L'apostille dice soltanto che quel sigillo appartiene a un vero ente georgiano.
Il vantaggio è evidente: una sola procedura, di solito un solo ente, tempi relativamente brevi. Un documento con apostille vale in qualsiasi Paese aderente alla convenzione: non serve una procedura separata per ciascun Paese.
Il diritto statale per l'apostille dipende dall'urgenza con cui vi serve. Non è una nostra tariffa: è un diritto fissato dallo Stato e si paga separatamente per ogni documento.
Legalizzazione consolare - una catena di enti
Se il Paese in cui intendete presentare il documento non aderisce alla Convenzione dell'Aia, l'apostille non vi aiuterà: lì semplicemente non viene riconosciuta. In questo caso serve la legalizzazione consolare.
È un processo in più fasi e, soprattutto, ogni fase verifica quella precedente. La sequenza abituale è la seguente:
Fase 1. Traduzione e autenticazione notarile del documento.
Fase 2. Autenticazione da parte del Ministero degli Affari Esteri della Georgia.
Fase 3. Autenticazione finale da parte del consolato del Paese in cui il documento deve essere presentato.
È proprio la terza fase la meno prevedibile: il consolato ha i suoi orari, i suoi requisiti e spesso anche i suoi tempi. Alcuni consolati non si trovano a Tbilisi, e il documento va inviato in un Paese vicino: un'altra settimana.
Per pianificare: se l'apostille richiede giorni, la legalizzazione richiede settimane. Se il vostro Paese di destinazione non aderisce alla convenzione, dovete avviare il processo due o tre settimane prima di quanto avreste pensato.
Il confronto in breve
Apostille
- Nei Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia
- Un solo timbro, di solito un solo ente
- Tempi: pochi giorni
- Un solo diritto per documento
- Vale in tutti i Paesi aderenti contemporaneamente
Legalizzazione consolare
- Nei Paesi che non aderiscono alla convenzione
- Una catena di più enti
- Tempi: di solito settimane
- Più diritti, fase per fase
- Vale solo per quel Paese
Che cosa hanno in comune
- Entrambe riguardano il documento, non la qualità della traduzione
- Entrambe richiedono l'originale o una copia autenticata dal notaio, non una fotocopia
- Entrambe si fanno nel Paese che ha rilasciato il documento
- Entrambe di solito precedono la traduzione o vanno di pari passo con essa
- Entrambe richiedono una pianificazione anticipata
L'errore più costoso è lo stesso in entrambi i casi: si traduce e si autentica dal notaio, e solo dopo si scopre che l'apostille o la legalizzazione andavano apposte sull'originale. Il risultato è che si rifà tutto da capo. Prima di pagare il primo lari, fatevi una sola domanda: il Paese di destinazione aderisce alla Convenzione dell'Aia?
Quale ente fa che cosa in Georgia
Dipende dal tipo di documento, ed è proprio qui che di solito si perde tempo: ci si rivolge all'ente sbagliato.
Documenti di studio - diploma, diploma di maturità, certificato esami, supplemento al diploma. Su questi documenti l'apostille viene di solito apposta dal Centro nazionale per il miglioramento della qualità dell'istruzione (NCEQE).
Atti di stato civile - certificati di nascita, di matrimonio e di divorzio. Sono di competenza della Casa della Giustizia (Public Service Hall).
Certificato del casellario giudiziale - l'apostille la appone l'Agenzia dei servizi del Ministero dell'Interno, che ha rilasciato il certificato. L'apostille si può richiedere anche su un certificato rilasciato in formato elettronico.
Atti notarili - procure, consensi, documenti autenticati dal notaio. Anche questi alla Casa della Giustizia.
Documenti medici - qui le possibilità sono di più, e spesso serve prima la conferma della struttura che li ha rilasciati.
Se non sapete a quale ente rivolgervi, chiamateci prima di andare. Una telefonata vi risparmia una visita. Inoltre, se lo desiderate, possiamo seguire l'intera procedura con una procura: voi ci consegnate soltanto il documento e ricevete il pacchetto pronto.
Cinque errori che costano di più
1. La sequenza sbagliata. Il documento è stato prima tradotto e autenticato dal notaio, e l'apostille è stata apposta dopo. Il risultato è che il timbro dell'apostille non compare nella traduzione, e il destinatario si trova davanti un documento la cui parte di autenticazione è in una lingua che non capisce. Si rifà tutto da capo.
2. Un documento vecchio. L'apostille è stata apposta su un certificato rilasciato dieci anni fa, mentre il destinatario richiede un estratto di nuovo rilascio. Sono andati sprecati sia l'apostille sia il diritto pagato.
3. Un documento danneggiato o plastificato. Su un documento plastificato spesso è impossibile apporre l'apostille, perché il timbro va applicato fisicamente. Molti pensano che la plastificazione protegga il documento: in realtà spesso lo rende inutilizzabile per le procedure ufficiali.
4. Una copia al posto dell'originale. L'apostille si appone sull'originale o su una copia autenticata dal notaio, mai su una semplice fotocopia.
5. Dare per scontato che cosa chieda il destinatario. "Un conoscente ha fatto così" è la frase più costosa in questo campo. I requisiti cambiano da Paese a Paese, da ente a ente e di anno in anno. L'unica fonte affidabile sono le istruzioni scritte del destinatario.
Come procedere nel modo giusto
Informatevi sul Paese di destinazione
Aderisce o no alla Convenzione dell'Aia? Questa sola domanda determina tutto: la procedura, i tempi e il costo.
Leggete il requisito del destinatario
Le istruzioni dell'università, la pagina del consolato o la lettera del datore di lavoro. Spesso lì stesso è scritto quale autenticazione serve all'originale e in quale forma deve essere fatta la traduzione.
Prima l'autenticazione, poi la traduzione
L'apostille o la prima fase della legalizzazione vanno sull'originale. La traduzione viene dopo, in modo che anche il timbro vi sia riportato.
Pianificate i tempi in modo realistico
Per l'apostille, giorni. Per la legalizzazione, settimane. Se avete una data precisa, contate a ritroso partendo da quella e lasciate un margine.
Da che cosa è composto il costo totale
Ci sono tre voci indipendenti, e confonderle è il motivo principale per cui i budget saltano. Prima: il costo della traduzione, che è nostro e viene fissato di comune accordo dopo aver visto il materiale. Seconda: l'onorario del notaio, stabilito dalla legge. Terza: i diritti statali e consolari per l'apostille o la legalizzazione.
Vi indichiamo tutte e tre in anticipo, in un'unica risposta. Il motivo è pratico: spesso un cliente viene a sapere il prezzo della traduzione, lo paga e solo dopo scopre che i diritti costituiscono una parte consistente del budget, soprattutto quando si tratta di un pacchetto di quattro o cinque documenti e l'apostille si paga separatamente per ciascuno.
Nel caso della legalizzazione si aggiunge il diritto consolare, che varia moltissimo da Paese a Paese. Indicazioni sui prezzi delle traduzioni: prezzi delle traduzioni.
Non sapete se vi serve l'apostille o la legalizzazione? Chiamateci: in base al Paese di destinazione vi indicheremo gratuitamente la procedura, la sequenza e i tempi reali.
Chiama: 501 113 200Domande frequenti
L'apostille si può fare online?
Su un documento cartaceo l'apostille viene apposta presso la Casa della Giustizia (Public Service Hall); la Georgia rilascia anche apostille elettroniche. La vostra presenza però non è necessaria: ci consegnate il documento tramite corriere o con una procura, noi seguiamo la procedura e vi restituiamo il pacchetto pronto. Per chi vive nelle regioni o all'estero questa è la soluzione abituale.
Presso quale ente si fa l'apostille?
Dipende dal tipo di documento. Per i documenti di studio, di solito presso il Centro nazionale per il miglioramento della qualità dell'istruzione (NCEQE). Per gli atti di stato civile e i documenti notarili, presso la Casa della Giustizia. Per il certificato del casellario giudiziale, presso l'Agenzia dei servizi del Ministero dell'Interno, che lo ha rilasciato. Per i documenti medici spesso serve prima la conferma della struttura che li ha rilasciati. Chiamateci prima di andare: una telefonata vi risparmia una visita.
L'apostille va sull'originale o anche sulla traduzione?
Dipende dal Paese, ed è proprio per questo che è importante leggere il requisito del destinatario. Nella maggior parte dei casi l'apostille si appone sull'originale e la traduzione si fa dopo. Alcuni Paesi, però, vogliono che sia confermata anche la traduzione stessa, ma in Georgia una traduzione autenticata dal notaio non riceve l'apostille - l'apostille va sull'originale (o sulla sua copia autenticata dal notaio). Se il destinatario ha bisogno che anche la traduzione sia confermata, l'Agenzia per lo sviluppo dei servizi pubblici può tradurre essa stessa il documento in una di otto lingue e apporre l'apostille sulla propria traduzione; oppure chiedete al destinatario se basta la nostra traduzione autenticata dal notaio accanto all'originale con apostille.
Quanto dura la validità di un'apostille?
L'apostille in sé non ha scadenza. È il documento su cui è apposta ad avere un periodo di validità. Un certificato del casellario giudiziale vale di solito qualche mese, e la sua apostille resta valida per lo stesso periodo. Un certificato di nascita non ha scadenza, anche se alcuni enti richiedono un estratto di nuovo rilascio.
Posso ottenere in Georgia l'apostille su un documento straniero?
No. L'apostille si appone soltanto nel Paese che ha rilasciato il documento. Su un documento tedesco in Germania, su uno turco in Turchia. Dopo, in Georgia, si fanno la traduzione in georgiano e l'autenticazione notarile. Se un documento straniero non ha l'apostille, spesso un ente georgiano non accetterà nemmeno la traduzione.
Quanto tempo richiede la legalizzazione?
Molto più dell'apostille. Il processo passa attraverso più enti, ognuno con i propri tempi, e l'ultima fase dipende dal consolato. Se il Paese di destinazione non aderisce alla convenzione, pianificate in settimane, non in giorni. Chiamateci per il vostro Paese specifico e vi indicheremo le fasi reali.