Come inviare una procura dall'estero in Georgia? (Regole per consolato e apostille)

Lo scenario più frequente è questo: un emigrato vende un appartamento a Tbilisi e il contratto deve firmarlo la madre o il fratello. Il secondo caso tipico è quello di un investitore straniero che acquista un immobile a Batumi o apre una società in Georgia e non vuole prendere l'aereo per ogni appuntamento. In entrambi i casi la procura va redatta all'estero in modo tale che in Georgia la accettino il notaio, il Registro pubblico (Public Registry) o la banca.

In questo articolo spieghiamo entrambe le strade: il rilascio presso un consolato georgiano e il rilascio davanti a un notaio locale, con apostille e traduzione. In fondo trovate una lista di controllo di ciò che una procura deve contenere perché venga accettata alla prima presentazione.

Strada 1: la procura presso un consolato georgiano

Il console di un consolato georgiano può compiere atti notarili, tra cui l'autenticazione di una procura. Una procura di questo tipo viene redatta in georgiano e si usa in Georgia esattamente come un documento redatto davanti a un notaio georgiano: non servono né l'apostille né la traduzione.

Vantaggio: il documento è in georgiano fin dall'inizio e in un formato che l'ente conosce. Non occorre coinvolgere un terzo soggetto.

Svantaggio: i tempi dipendono da quanto è carico il consolato e da quanto vivete lontano. In molti Paesi il consolato si trova solo nella capitale, si riceve su appuntamento e, se abitate in un'altra città, per una sola procura dovete sacrificare un'intera giornata o anche di più. Dopo, l'originale va comunque spedito in Georgia tramite corriere.

La strada del consolato è la migliore quando il consolato è vicino, si libera presto un appuntamento e la scadenza non è stretta. Verificate le regole aggiornate, i documenti richiesti e le condizioni per l'appuntamento sulla pagina ufficiale del consolato a cui vi rivolgete.

Strada 2: notaio locale, apostille e traduzione in Georgia

La seconda strada è più diffusa, perché un notaio si trova vicino quasi ovunque. La procedura si compone di quattro fasi:

1. Redazione della procura davanti a un notaio locale - nella lingua di quel Paese oppure in due lingue. Il notaio accerta la vostra identità e autentica la vostra firma;
2. Apostille - se il Paese aderisce alla Convenzione dell'Aia del 1961, l'autorità competente dello stesso Paese appone l'apostille sulla procura. Anche la Georgia aderisce alla Convenzione. Se il Paese non vi aderisce, al posto dell'apostille serve la legalizzazione consolare;
3. Invio dell'originale in Georgia - tramite corriere, l'originale con l'apostille. Nel frattempo potete inviarci la scansione, così iniziamo la traduzione prima che arrivi l'originale;
4. Traduzione in georgiano e autenticazione notarile - si traducono il testo della procura, l'attestazione del notaio straniero e l'apostille; la traduzione viene autenticata dal notaio e allegata all'originale.

Vantaggio: il notaio è vicino e spesso si ottiene un appuntamento per il giorno stesso o il giorno dopo. I tempi complessivi dipendono soprattutto dall'apostille e dal corriere.

Svantaggio: le due fasi in più - l'apostille e la traduzione - sono svolte da due enti diversi, e in ciascuna può insinuarsi un errore. L'errore più comune è che l'apostille venga apposta non sulla procura ma su un altro documento, oppure che la procura non contenga proprio il potere che vi servirà in Georgia.

In Georgia la traduzione è pronta il giorno stesso o il giorno successivo. Nel dettaglio: traduzione di una procura inviata dall'estero.

Quale strada scegliere

• Il consolato è vicino e avete tempo - il consolato. Il documento è in georgiano fin dall'inizio;
• Il consolato è lontano o la coda per l'appuntamento è lunga - notaio locale e apostille;
• Il Paese non aderisce alla Convenzione dell'Aia - confrontate i tempi della legalizzazione con quelli di una visita al consolato. La legalizzazione è spesso l'opzione più lenta;
• La procura deve essere usata in più Paesi - notaio locale, apostille e la traduzione che ciascun Paese richiede;
• Si tratta di una società - insieme alla procura spesso servono apostille e traduzione anche per i documenti di registrazione della società, quindi la strada del notaio locale è di solito più pratica.

Che cosa deve contenere la procura

Gli enti georgiani rifiutano una procura più spesso per il contenuto che per la forma. Prima di firmare, verificate che la procura contenga:

• I dati del mandante - nome e cognome come nel passaporto, data di nascita, numero del passaporto e, se lo avete, il numero personale georgiano;
• I dati del rappresentante - nome, cognome, numero personale o numero del passaporto, esattamente come nel suo documento;
• L'identificazione del bene - per un immobile il codice catastale e l'indirizzo, per un'auto il numero di telaio (VIN) e la targa, per una società il codice identificativo;
• Ogni potere indicato separatamente - vendere, fissare il prezzo, firmare il contratto, incassare il denaro, presentare domanda al registro, ritirare i documenti. "Amministrare il bene" non comprende la vendita;
• La facoltà di sostituzione - se il rappresentante può affidare la pratica a un avvocato o a un'altra persona;
• La durata - con un margine sufficiente. Ai sensi dell'articolo 109 del Codice civile, la procura si estingue alla scadenza del termine, e una nuova procura significa una nuova apostille e un nuovo corriere.

Se vi serve aiuto per redigere il testo, consultate redazione di una procura. Potete anche inviarci la bozza prima della firma, così la controlliamo in vista del suo utilizzo in Georgia.

Esempio: una procura per vendere un appartamento

Supponiamo che un proprietario residente in Germania voglia vendere un appartamento a Tbilisi e che il contratto lo firmi il fratello. Una procura di questo tipo di solito stabilisce, punto per punto, che il rappresentante può:

• vendere l'appartamento, individuato dall'indirizzo e dal codice catastale;
• scegliere l'acquirente e fissare il prezzo e le modalità di pagamento;
• concludere e firmare il contratto preliminare e il contratto definitivo di compravendita;
• incassare il prezzo, anche su un conto bancario;
• presentare domanda al Registro pubblico, ritirare i documenti e sanare le irregolarità;
• volturare le utenze e firmare il verbale di consegna dell'appartamento.

Se una di queste azioni non deve compierla - ad esempio il denaro deve essere versato sul vostro conto e non sul suo - scrivete esplicitamente anche questa limitazione. A ciascuno di questi punti del testo tedesco corrisponde un punto distinto nella traduzione georgiana, nello stesso ordine.

Come pianificare i tempi

Pianificate i tempi a ritroso partendo dalla data del contratto. Prima informatevi su quanti giorni richiede l'apostille nel vostro Paese e quanto impiega il corriere fino in Georgia, poi aggiungete un giorno per la traduzione e l'autenticazione notarile: la traduzione è pronta il giorno stesso o il giorno successivo. Lasciate anche un margine di qualche giorno, perché il corriere può subire ritardi in dogana o a causa delle festività.

Se il contratto è la settimana prossima e non avete ancora l'apostille, scriveteci oggi stesso: inizieremo la traduzione dalla scansione prima che arrivi l'originale, e il giorno in cui lo riceviamo resterà soltanto l'autenticazione notarile.

Gli errori più frequenti

• l'apostille è stata apposta su una copia della procura, mentre l'originale è rimasto senza apostille;
• nella procura il nome è scritto in caratteri latini in modo diverso rispetto al passaporto;
• manca il codice catastale, oppure differisce di una cifra da quello del registro;
• la procura è per l'"amministrazione", ma il rappresentante deve vendere;
• non è previsto il potere di incassare il denaro, e l'acquirente non può pagare il rappresentante;
• in Georgia è stata inviata solo la scansione, mentre l'originale è rimasto all'estero;
• l'apostille non è stata tradotta, e l'ente ha considerato la traduzione incompleta.

Gli ultimi due errori si correggono nella nostra fase: verifichiamo che l'originale abbia l'apostille e traduciamo l'intero documento, compreso ogni campo dell'apostille.

Passo dopo passo: la strada del notaio locale

Domande frequenti

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