In dit artikel lopen we elke fase kort door en laten we zien waar mensen de meeste tijd verliezen. De feiten zijn gecontroleerd op de officiële pagina's van het Dienstenagentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken en in de gegevens van de Haagse Conferentie, stand oktober 2026. De wettelijke termijnen zijn die van het Agentschap en kunnen veranderen; controleer ze dus opnieuw voordat u een aanvraag indient.
Het artikel gaat over een uittreksel dat in Georgië is afgegeven. Is het andersom en heeft u een uittreksel uit een ander land dat bij een Georgische instantie moet worden ingediend, lees dan Vertaling van een buitenlands uittreksel uit het strafregister.
Welk uittreksel heeft u nodig
Het Dienstenagentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken geeft verschillende soorten uittreksels af, en de ontvangende instantie vraagt vaak om een bepaald type:
- Uittreksel uit het strafregister - bevat gegevens over de strafrechtelijke veroordelingen van de persoon en over de vraag of de persoon wordt gezocht. Dit uittreksel wordt het vaakst gevraagd voor een visum en voor werk;
- Uittreksel over een uitgewiste en/of opgeheven veroordeling;
- Uittreksel over de veroordeling van een persoon - toont in welke jaren en op grond van welk artikel de persoon is veroordeeld, ongeacht of de veroordeling is uitgewist;
- Uittreksel over veroordelingen voor zedendelicten.
Staat in de instructies van de ambassade of de werkgever "full record", "complete criminal history" of "including spent convictions", dan volstaat een gewoon uittreksel mogelijk niet. Ga dit na voordat u de aanvraag indient, want een uittreksel van het verkeerde type is met geen apostille of vertaling te redden.
Stap 1. Het uittreksel aanvragen
Het uittreksel wordt afgegeven door het Dienstenagentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken. U kunt het aanvragen:
- bij elk servicecentrum van het Agentschap of in een Huis van Justitie (Public Service Hall);
- online, op de website van het Agentschap of in de app SERVICE AGENCY, na registratie.
U heeft een identiteitsbewijs nodig en het betalingsbewijs van de leges. Volgens het Agentschap is het uittreksel standaard binnen 3 werkdagen klaar, of binnen 1 werkdag met de spoedservice. De link naar het gereedgekomen uittreksel ontvangt u per sms, in elektronische vorm.
Bent u in het buitenland, dan kan een ander het uittreksel namens u ophalen, met uw schriftelijke toestemming of een volmacht. Een volmacht die in het buitenland is opgemaakt, moet zelf op een in Georgië aanvaarde manier zijn gelegaliseerd: bij een Georgisch consulaat, of door een plaatselijke notaris met een apostille en een Georgische vertaling.
Stap 2. Apostille of legalisatie
De regel wordt bepaald door het land van bestemming:
- Apostille - voor landen die partij zijn bij het Haagse Verdrag van 1961. Stand juni 2026 telt het Verdrag 130 verdragsluitende partijen, waaronder alle EU-landen, de VS en het Verenigd Koninkrijk;
- Consulaire legalisatie - voor landen die geen partij zijn bij het Verdrag, bijvoorbeeld de Verenigde Arabische Emiraten. Na de legalisatie aan Georgische zijde wordt het uittreksel ook nog gelegaliseerd door het consulaat van het land van bestemming;
- Geen van beide - voor landen van het Verdrag van Minsk van 1993, bijvoorbeeld Armenië en Kazachstan.
Weet u niet zeker welke status een land heeft, raadpleeg dan de lijst van verdragsluitende partijen van de Haagse Conferentie of de instructies van de ontvangende instantie. Sommige instanties vragen om een apostille, ook als een verdrag het document daarvan vrijstelt. Het laatste woord heeft altijd de ontvanger.
Stap 3. De apostille
De apostille wordt geplaatst door hetzelfde Agentschap dat het uittreksel heeft afgegeven, en niet door het Huis van Justitie, zoals vaak wordt gedacht. Volgens het Agentschap is de standaardtermijn 5 werkdagen, of 1 werkdag met de spoedservice. De spoedservice geldt niet voor legalisatie, dus reken op meer tijd als u naar een land gaat dat geen partij is bij het Verdrag (bijvoorbeeld de Verenigde Arabische Emiraten). Een apostille kan ook worden aangevraagd op een elektronisch afgegeven uittreksel.
Stap 4. Vertaling en notariële legalisatie
De vertaling wordt gemaakt na de apostille en omvat zowel het uittreksel als de tekst van de apostille. Een notaris legaliseert de handtekening van de vertaler. De taal wordt bepaald door het land en de instantie van bestemming. Heeft u een elektronisch uittreksel, stuur de vertaler dan het pdf-bestand en geen schermafbeelding, zodat de QR-code en de verificatiegegevens leesbaar blijven.
Geef de vertaler ook een kopie van uw paspoort. Uw voornaam en achternaam moeten in de vertaling in Latijnse letters precies zo staan als in uw paspoort. Al een verschil van één letter is voor een ambassade genoeg om te twijfelen of de documenten bij elkaar horen.
Bij TARGMANEBI is de vertaling van een uittreksel uit het strafregister, inclusief de tekst van de apostille, dezelfde of de volgende dag klaar. Meer informatie: Vertaling van een uittreksel uit het strafregister.
Naar welke taal het uittreksel wordt vertaald
De taal wordt bepaald door het ontvangende land en de ontvangende instantie, niet door de vertaler. Voor de VS, Canada, het Verenigd Koninkrijk en Ierland wordt het uittreksel naar het Engels vertaald. Voor Duitsland en Oostenrijk in de regel naar het Duits, voor Italië naar het Italiaans, voor Polen naar het Pools, voor Tsjechië naar het Tsjechisch. Internationale organisaties en sommige werkgevers aanvaarden een Engelse vertaling, ongeacht het land.
Staat de taal niet in de instructies, vraag het dan aan de ontvanger voordat u de vertaling bestelt. Een Engelse vertaling die een Duitstalige instantie niet heeft aanvaard, betekent een nieuwe vertaling en een nieuwe notariële legalisatie.
Wat de ontvangende instantie controleert
Een ambassade of immigratiedienst vergelijkt het uittreksel met uw overige documenten. Controleer daarom zelf vóór het indienen:
- of uw voornaam, achternaam en geboortedatum gelijk zijn in het uittreksel, de vertaling en het paspoort;
- of het persoonsnummer in de vertaling cijfer voor cijfer overeenkomt met het origineel;
- of het nummer en de datum van de apostille ook in de vertaling staan;
- of de afgiftedatum van het uittreksel binnen de termijn valt die de ontvanger toestaat.
Elektronisch uittreksel: wat u moet weten
De meeste uittreksels worden tegenwoordig elektronisch afgegeven, ook als u de aanvraag bij een servicecentrum heeft ingediend. Het uittreksel heeft een QR-code waarmee de echtheid kan worden gecontroleerd op de website van het Agentschap, op de pagina "Verificatie van een elektronisch afgegeven uittreksel".
Bewaar het bestand daarom precies zoals u het via de sms-link heeft gedownload: snijd het niet bij, zet het niet om in een afbeelding en comprimeer het niet. Gebruik bij het afdrukken een goede printer, zodat de QR-code makkelijk met een telefoon kan worden gescand. Is de code op de afdruk wazig, dan kunnen de vertaler en de notaris de echtheid van het uittreksel mogelijk niet controleren en u vragen het opnieuw af te drukken.
Als er een vermelding in het uittreksel staat
Een uittreksel is niet altijd "blanco", en dat verandert niets aan de regel voor de vertaling. De vertaler vertaalt elke vermelding in het uittreksel volledig en ongewijzigd: het artikelnummer, de datum van het vonnis, de soort straf. Wie een deel weglaat of afzwakt, maakt de vertaling onbruikbaar, en in de ogen van de ambassade is dat het verstrekken van onjuiste informatie, wat een grond voor visumweigering kan worden.
Is de veroordeling uitgewist of opgeheven, ga dan na of uw uittreksel dat weergeeft en vraag zo nodig ook het bijbehorende uittreksel aan. Wilt u weten hoe een bepaald land de vermelding zal beoordelen, raadpleeg dan een immigratieadvocaat. Wij behandelen zulke documenten strikt vertrouwelijk.
Planning
- Afgifte van het uittreksel - standaard 3 werkdagen, met spoed 1 werkdag (termijn van het Agentschap);
- Apostille - standaard 5 werkdagen, met spoed 1 werkdag (termijn van het Agentschap);
- Vertaling en notariële legalisatie - dezelfde of de volgende dag bij TARGMANEBI.
In de standaardprocedure is het pakket in ongeveer twee weken klaar, met de spoedservice in een paar dagen. Volgens het Agentschap is het uittreksel 15 kalenderdagen geldig vanaf het moment van aanmaak, terwijl buitenlandse instanties hun eigen termijnen hanteren, vaak van 3 tot 6 maanden.
Reken dus terug vanaf de datum van uw afspraak. Vraagt u het uittreksel te vroeg aan, dan kan het op de dag van indiening verlopen zijn en moet u mogelijk alle drie de fasen herhalen. Vraagt u het te laat aan, dan krijgt u de apostille misschien niet meer op tijd vóór uw afspraak.
Voorbeeld: de ambassade aanvaardt geen uittreksel dat ouder is dan 3 maanden, en uw afspraak is over 10 weken. Vraag het uittreksel ongeveer 3-4 weken vóór de afspraak aan: zo haalt u de apostille en de vertaling ook met de standaardtermijnen, en wordt de afspraak een paar weken verschoven, dan is het uittreksel op de dag van indiening nog steeds geldig.
De vijf meest voorkomende fouten
- Vertaling vóór de apostille. De pagina met de apostille zit dan niet in de vertaling en het pakket moet opnieuw worden gelegaliseerd;
- Het verkeerde type uittreksel. Bijvoorbeeld een gewoon uittreksel terwijl de volledige voorgeschiedenis wordt gevraagd;
- Een te vroeg aangevraagd uittreksel. Een vertaling verlengt de geldigheid van het uittreksel niet;
- Een schermafbeelding in plaats van de pdf. De QR-code en de verificatiegegevens zijn dan niet leesbaar;
- Een spelling van de naam die niet overeenkomt met het paspoort.
Het verschil tussen een apostille en legalisatie wordt uitgebreid besproken in het artikel Apostille of legalisatie, en de lijst met documenten voor een werkvisum in het artikel Werkvisum voor de VS en Schengen.
Veelgestelde vragen
Kan ik het uittreksel vanuit het buitenland aanvragen?
Ja, online, op de website van het Agentschap of in de app na registratie, of via een vertegenwoordiger, met schriftelijke toestemming of een volmacht.
Wie plaatst de apostille op een uittreksel uit het strafregister?
Het Dienstenagentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken, dat het uittreksel afgeeft. De standaardtermijn is 5 werkdagen, of 1 werkdag met de spoedservice.
Verloopt een apostille?
De apostille zelf niet. De geldigheidstermijn geldt voor het uittreksel, en is het uittreksel verlopen, dan heeft u ook aan de apostille erop niets meer.
Ik heb het uittreksel in twee landen nodig. Is één genoeg?
Instanties houden het origineel vaak in hun eigen dossier. Moet u het uittreksel in twee landen of bij twee instanties indienen, vraag dan liever twee uittreksels aan en laat voor elk een aparte apostille en vertaling maken.
Aanvaardt de ambassade een afdruk van het elektronische uittreksel?
Dat hangt af van de ontvangende instantie. Veel instanties aanvaarden een afdruk met QR-code, zeker samen met een apostille en een notarieel gelegaliseerde vertaling. Staat in de instructies "original paper certificate", ga dit dan vooraf na.
Moet ik het elektronische uittreksel vóór de vertaling afdrukken?
Nee. Stuur de vertaler het pdf-bestand; wij zorgen voor het afdrukken en de notariële legalisatie. Heeft u ook een apostille nodig, dan moet u die vóór de vertaling bij het Agentschap aanvragen.
Is notariële legalisatie van de vertaling verplicht?
Instanties en ambassades van Europese landen vragen meestal om een notarieel gelegaliseerde vertaling. Voor een Amerikaans consulaat volstaat de verklaring van de vertaler dat de vertaling juist is en dat hij of zij beide talen beheerst. De precieze vorm wordt bepaald door de instructies van de ontvanger.
Hoe lang duurt de vertaling van het uittreksel?
Bij TARGMANEBI is de vertaling van een uittreksel uit het strafregister, inclusief de tekst van de apostille, dezelfde of de volgende dag klaar.