Hieronder bekijken we welke documenten werkvisa voor de VS en de Schengenlanden vereisen en hoe u het uittreksel zo voorbereidt dat uw aanvraag niet blijft hangen. De feiten zijn gecontroleerd op de officiële pagina's van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken (US Department of State) en het Tsjechische ministerie van Buitenlandse Zaken, stand oktober 2026. De lijsten veranderen, dus controleer vóór de aanvraag altijd de actuele lijst van het betreffende consulaat.
Het artikel is bedoeld voor wie al een werkgever heeft gevonden of op een aanbod wacht en begint met het voorbereiden van de documenten. Bij de keuze van het visumtype helpt een immigratieadvocaat of uw werkgever; wij helpen u de documenten correct voor te bereiden en te vertalen.
Documenten die bijna elk werkvisum vereist
- een geldig paspoort met lege pagina's;
- pasfoto's volgens de visumnorm van het betreffende land;
- een baanaanbod of arbeidsovereenkomst en, afhankelijk van het land, een werkvergunning;
- een diploma, certificaten en brieven van eerdere werkgevers over uw werkervaring (Vertaling van een diploma);
- een uittreksel uit het strafregister, verplicht of op verzoek;
- als u met gezinsleden reist, huwelijks- en geboorteakten (Vertaling van een huwelijksakte, Vertaling van een geboorteakte).
VS: H-1B en het immigrantenvisum zijn niet hetzelfde
H-1B (niet-immigrantenvisum voor werk):
- de bevestigingspagina van het DS-160-formulier en een pasfoto;
- een geldig paspoort;
- de goedkeuringsbrief van USCIS (I-797) die de werkgever heeft ontvangen;
- een diploma en documenten over uw werkervaring;
- het betalingsbewijs van de consulaire leges.
Een uittreksel uit het strafregister hoort in de regel niet bij de standaardlijst voor een H-1B. Bent u echter ooit gearresteerd, dan vraagt de consul om de gerechtelijke documenten. Reizen uw echtgeno(o)t(e) en kinderen mee op H-4-visa, dan moeten de huwelijks- en geboorteakten naar het Engels worden vertaald.
Immigrantenvisum (EB-categorieën, de green-cardloterij, gezinsgebonden): hier is een uittreksel uit het strafregister verplicht voor iedereen boven de 16. Het wordt uit Georgië gevraagd als u hier na uw 16e langer dan 6 maanden heeft gewoond, en uit elk land waar u na uw 16e langer dan een jaar heeft gewoond. Heeft u dus op uw 20e twee jaar in Griekenland gewerkt, dan heeft u naast het Georgische ook een Grieks uittreksel nodig.
Sinds juni 2021 erkent het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken een politieverklaring (police certificate) 2 jaar lang, gerekend vanaf de datum van afgifte. De vertaling moet in het Engels zijn, gecertificeerd door de vertaler. Meer informatie: Vertaling van documenten voor een Amerikaans visum en Gecertificeerde vertaling.
Schengen: werken alleen met een nationaal D-visum
Een Schengenvisum C voor kort verblijf geeft geen recht om te werken. Om te werken heeft u een nationaal D-visum of een verblijfsvergunning van een bepaald land nodig, dus de lijst verschilt per land. Zoek de precieze lijst altijd op de officiële pagina van het consulaat van dat land op, en niet op fora of sociale netwerken.
Polen: een werkvergunning of de verklaring van de werkgever, de aanvraag voor het D-visum, een paspoort, een verzekering, een bewijs van huisvesting. Een uittreksel uit het strafregister is niet voor elke functie vereist, maar voor werk met kinderen of ouderen, in de beveiliging en in de financiële sector vrijwel altijd. Meer informatie: Werkvisum voor Polen.
Tsjechië (Employee Card): een uittreksel uit het strafregister is verplicht uit het land van uw nationaliteit en uit elk land waar u in de afgelopen 3 jaar langer dan 6 maanden heeft gewoond. Het uittreksel heeft een apostille nodig, en de Tsjechische vertaling moet ook de tekst van de apostille omvatten. Een ondersteunend document mag niet ouder zijn dan 180 dagen.
Sommige landen controleren ook wie de vertaling maakt. Tsjechië bijvoorbeeld eist een officiële vertaling, dus vraag vóór het bestellen bij de ambassade na of zij een in Georgië notarieel gelegaliseerde vertaling aanvaarden.
Diploma en verklaringen over werkervaring
Voor een werkvisum zijn kwalificaties vaak net zo belangrijk als het baanaanbod zelf. Bij een diploma hoort meestal een supplement of cijferlijst, omdat de ontvanger dan ziet wat u heeft gestudeerd en met hoeveel studiepunten. Meer informatie: Vertaling van een cijferlijst en diplomasupplement.
Een verklaring over werkervaring is het nuttigst als de vorige werkgever die op briefpapier van het bedrijf heeft opgesteld en als erin staat:
- de functie en de taken, in een paar concrete zinnen;
- de begin- en einddatum van het dienstverband;
- de arbeidsduur: voltijds of deeltijds;
- de handtekening van de leidinggevende, het stempel en contactgegevens.
Staat in de verklaring alleen "heeft bij ons gewerkt", dan kan de vertaling daar niets aan toevoegen. Vraag de werkgever liever vóór de vertaling om een nieuwe verklaring met volledige gegevens.
Gezinsleden
Reizen uw echtgeno(o)t(e) en kinderen mee, dan hebben zij hun eigen aanvragen nodig, met daarin documenten die de gezinsband aantonen: de huwelijksakte en de geboorteakten van de kinderen, vaak met een apostille en een vertaling. Sommige landen vragen ook een uittreksel uit het strafregister van volwassen gezinsleden. Controleer deze regel apart, zodat niet de documenten van de hoofdaanvrager klaar zijn en die van het gezin niet.
Waarom aanvragen blijven hangen op het uittreksel uit het strafregister
- De apostille ontbreekt. Het uittreksel is vertaald en gelegaliseerd, maar zonder apostille, waardoor het hele pakket onbruikbaar is;
- De geldigheidstermijn is verlopen. De afspraak is verschoven en het uittreksel valt buiten de termijn die de instantie toestaat;
- De naam komt niet overeen. In de vertaling is de naam in Latijnse letters anders geschreven dan in het paspoort;
- Een uittreksel uit een ander land ontbreekt. De aanvrager heeft alleen het Georgische uittreksel ingediend, hoewel hij of zij jarenlang in een ander land heeft gewoond.
Zo wordt het uittreksel voorbereid voor een werkvisum
- u vraagt het uittreksel aan bij het Dienstenagentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken of online;
- u laat bij hetzelfde Agentschap de apostille plaatsen;
- het uittreksel met apostille wordt vertaald naar de taal die het land van bestemming vereist: Engels, Pools, Tsjechisch en andere;
- de handtekening van de vertaler wordt notarieel gelegaliseerd. Bij TARGMANEBI is de vertaling dezelfde of de volgende dag klaar.
Eén waarschuwing: de instanties van sommige landen aanvaarden alleen een vertaling van een beëdigd vertaler die in hun eigen register staat ingeschreven. Dat komt vooral voor als u er al bent, in de verblijfsfase. Ga vóór het bestellen na of u een in Tbilisi gemaakte notarieel gelegaliseerde vertaling nodig heeft of een vertaling door een plaatselijke beëdigde vertaler. In beide gevallen helpen wij u het pakket correct te plannen.
De stappen voor het aanvragen van het uittreksel en de apostille in detail: Een uittreksel uit het strafregister aanvragen en klaarmaken voor het buitenland.
Het voordeel van het pakket samen laten vertalen
De documenten voor een werkvisum vullen elkaar aan: het diploma bewijst de kwalificatie, de werkverklaringen de ervaring, het uittreksel uit het strafregister de reputatie en de gezinsakten de verwantschap. De consul of immigratieambtenaar vergelijkt deze documenten met elkaar. Zijn ze op verschillende momenten door verschillende vertalers vertaald, dan kan dezelfde naam op drie manieren geschreven zijn en de naam van de werkgever op twee. Zo'n inconsistentie lijkt klein, maar wordt een aanleiding voor extra vragen en verzoeken om documenten.
Stuurt u ons het pakket samen, dan schrijven we namen, achternamen, namen van organisaties en functietitels in elke vertaling op dezelfde manier. We zeggen u ook welk document een apostille nodig heeft en welk niet, zodat u geen onnodige legalisatie laat doen en geen noodzakelijke mist.
Controleer vóór het interview
- of in elke vertaling de voornaam en achternaam overeenkomen met de Latijnse spelling in het paspoort;
- of het uittreksel uit het strafregister een apostille heeft en ook de tekst van de apostille is vertaald;
- of het uittreksel op de dag van indiening binnen de termijn valt die de ontvangende instantie toestaat;
- of u ook uittreksels heeft uit de landen waar u lang heeft gewoond, als het visumtype dat vereist;
- of u de originelen en de vertalingen in aparte mappen bewaart, samen met kopieën.
Planning
De eisen aan de geldigheid lopen sterk uiteen. Voor een Amerikaans immigrantenvisum geeft de termijn van twee jaar een ruime marge en kan het uittreksel vooraf worden voorbereid. De Tsjechische grens van 180 dagen is strenger: daar vraagt u het uittreksel aan wanneer de datum van de aanvraag al vaststaat.
Een Georgisch uittreksel heeft standaard tot twee weken nodig: afgifte binnen 3 werkdagen en de apostille binnen 5 werkdagen volgens de termijnen van het Agentschap, en de vertaling dezelfde of de volgende dag. Met de spoedservice is het pakket in een paar dagen klaar. Reken terug vanaf de datum van uw afspraak.
Een uittreksel uit een ander land is het traagste onderdeel. Het wordt in dat land afgegeven en ook de apostille wordt daar geplaatst, dus begin daarmee vóór de andere documenten: het op afstand aanvragen duurt vaak enkele weken.
Veelgestelde vragen
Moet ik voor een H-1B een uittreksel uit het strafregister meenemen?
In de regel niet. Het is vereist voor Amerikaanse immigrantenvisa. Bent u ooit gearresteerd, dien dan de gerechtelijke documenten bij de consul in.
Mag ik met een Schengen-toeristenvisum werken?
Nee. Een C-visum voor kort verblijf geeft geen recht om te werken. Om te werken heeft u een D-visum of een verblijfsvergunning van een bepaald land nodig.
Naar welke taal laat ik het uittreksel vertalen?
Naar de taal die de ontvangende instantie vereist: Engels voor de VS, Tsjechisch voor Tsjechië, meestal Pools voor Polen. Laten de instructies twee talen toe, kies dan de taal die de medewerkers van de instantie het snelst lezen.
Ik heb een aantal jaren in een ander land gewerkt. Is het Georgische uittreksel genoeg?
Vaak niet. Het Amerikaanse immigrantenvisum en de Tsjechische Employee Card vereisen ook een uittreksel uit het land waar u lang heeft gewoond. Dat uittreksel wordt in dat land afgegeven en ook de apostille wordt daar geplaatst.
Hoe oud mag het uittreksel zijn?
Voor een immigrantenvisum erkent het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken een politieverklaring 2 jaar lang; Tsjechië aanvaardt voor de Employee Card geen ondersteunend document dat ouder is dan 180 dagen. De termijnen voor andere landen staan op de lijst van het consulaat.
Heb ik voor de VS een notarieel gelegaliseerde vertaling nodig?
Een Amerikaans consulaat vereist in de regel geen notariële legalisatie. Vereist zijn een volledige Engelse vertaling en de verklaring van de vertaler dat hij of zij beide talen beheerst en dat de vertaling juist is. Meer informatie op de pagina over gecertificeerde vertaling.
Mijn visumaanvraag is uitgesteld. Moet ik het uittreksel opnieuw aanvragen?
Dat hangt af van de geldigheidstermijn van de ontvanger. Valt het uittreksel op de nieuwe datum buiten de toegestane termijn, dan heeft u een nieuw uittreksel, een nieuwe apostille en een nieuwe vertaling nodig. De oude vertaling gaat niet over op het nieuwe uittreksel.
Hoe lang duurt de vertaling van het uittreksel?
Bij TARGMANEBI is de vertaling van een uittreksel uit het strafregister, inclusief de tekst van de apostille, dezelfde of de volgende dag klaar.