Hoe stuurt u een volmacht vanuit het buitenland naar Georgië? (Regels voor consulaat en apostille)

Het meest voorkomende scenario ziet er zo uit: een emigrant verkoopt een appartement in Tbilisi en de overeenkomst moet worden ondertekend door zijn moeder of broer. Het tweede veelvoorkomende geval is een buitenlandse investeerder die vastgoed in Batoemi koopt of een bedrijf in Georgië opricht en niet voor elk bezoek wil overvliegen. In beide gevallen moet de volmacht in het buitenland zo worden opgesteld dat een notaris, het Openbaar Register of een bank in Georgië haar aanvaardt.

In dit artikel leggen we beide routes uit: opstellen bij een Georgisch consulaat, en opstellen bij een lokale notaris met een apostille en een vertaling. Aan het eind vindt u een checklist van wat een volmacht moet bevatten om bij de eerste indiening te worden aanvaard.

Route 1: een volmacht bij een Georgisch consulaat

De consul van een Georgisch consulaat kan notariële handelingen verrichten, waaronder het legaliseren van een volmacht. Zo'n volmacht wordt in het Georgisch opgesteld en wordt in Georgië op dezelfde manier gebruikt als een document dat bij een Georgische notaris is verleden: er is geen apostille en geen vertaling nodig.

Voordeel: het document is vanaf het begin in het Georgisch en in een vorm die de instantie kent. Er hoeft geen derde instantie bij betrokken te worden.

Nadeel: de doorlooptijd hangt af van hoe druk het consulaat is en hoe ver u ervan af woont. In veel landen is er alleen een consulaat in de hoofdstad, werkt men uitsluitend op afspraak, en woont u in een andere stad, dan kost één volmacht u een hele dag of meer. Daarna moet het origineel nog per koerier naar Georgië worden gestuurd.

De route via het consulaat is het meest geschikt wanneer het consulaat dichtbij is, er binnenkort een afspraak vrij is en de termijn niet krap is. Controleer de actuele regels, de vereiste documenten en de afspraakvoorwaarden op de officiële pagina van het consulaat waar u naartoe gaat.

Route 2: een lokale notaris, een apostille en een vertaling in Georgië

De tweede route komt vaker voor, omdat er bijna overal een notaris in de buurt is. Het proces bestaat uit vier stappen:

1. De volmacht opstellen bij een lokale notaris - in de taal van dat land of tweetalig. De notaris stelt uw identiteit en uw handtekening vast;
2. Apostille - is het land aangesloten bij het Haags Verdrag van 1961, dan plaatst de bevoegde instantie van datzelfde land een apostille op de volmacht. Ook Georgië is bij het Verdrag aangesloten. Is het land niet aangesloten, dan heeft u in plaats van een apostille consulaire legalisatie nodig;
3. Het origineel naar Georgië sturen - per koerier, het origineel met de apostille. Intussen kunt u ons een scan sturen, zodat we al met de vertaling beginnen voordat het origineel aankomt;
4. Georgische vertaling en notariële legalisatie - de tekst van de volmacht, de verklaring van de buitenlandse notaris en de apostille worden vertaald, en de vertaling wordt notarieel gelegaliseerd en aan het origineel gehecht.

Voordeel: de notaris is dichtbij en een afspraak is vaak dezelfde of de volgende dag mogelijk. Het hele proces wordt vooral bepaald door de doorlooptijd van de apostille en de koerier.

Nadeel: de twee extra stappen - de apostille en de vertaling - worden door twee verschillende instanties uitgevoerd, en bij elk van beide kan een fout ontstaan. De meest voorkomende fout is dat de apostille niet op de volmacht maar op een ander document wordt geplaatst, of dat de volmacht niet de bevoegdheid bevat die u in Georgië nodig heeft.

De vertaling in Georgië wordt dezelfde of de volgende dag gemaakt. Uitgebreid: vertaling van een volmacht die uit het buitenland is gestuurd.

Welke route kiest u

• Het consulaat is dichtbij en u heeft tijd - het consulaat. Het document is vanaf het begin in het Georgisch;
• Het consulaat is ver weg of de wachtrij voor afspraken is lang - een lokale notaris en een apostille;
• Het land is niet aangesloten bij het Haags Verdrag - vergelijk de doorlooptijd van de legalisatie met die van een bezoek aan het consulaat. Legalisatie is vaak de traagste optie;
• De volmacht moet in meerdere landen worden gebruikt - een lokale notaris, een apostille en de vertaling die elk land verlangt;
• Het gaat om een bedrijf - naast de volmacht hebben ook de registratiedocumenten van het bedrijf vaak een apostille en een vertaling nodig, dus de route via de lokale notaris is doorgaans praktischer.

Wat een volmacht moet bevatten

Georgische instanties weigeren meestal niet vanwege de vorm, maar vanwege de inhoud. Controleer vóór de ondertekening of de volmacht het volgende bevat:

• De gegevens van de volmachtgever - voor- en achternaam zoals in het paspoort, geboortedatum, paspoortnummer en, als u dat heeft, uw Georgische persoonsnummer;
• De gegevens van de gevolmachtigde - voornaam, achternaam, persoonsnummer of paspoortnummer, precies zoals in zijn of haar document;
• Identificatie van het object - bij vastgoed de kadastrale code en het adres, bij een auto het VIN en het kenteken, bij een bedrijf het identificatienummer;
• Elke bevoegdheid afzonderlijk - verkopen, de prijs bepalen, de overeenkomst ondertekenen, het geld ontvangen, een aanvraag indienen bij het register, documenten in ontvangst nemen. "Beheer van het vermogen" omvat geen verkoop;
• Het recht van substitutie - als de gevolmachtigde de zaak aan een advocaat of een andere persoon mag overdragen;
• De geldigheidsduur - met voldoende marge. Volgens artikel 109 van het Burgerlijk Wetboek eindigt een volmacht wanneer de termijn verstrijkt, en een nieuwe volmacht betekent opnieuw een apostille en opnieuw een koerier.

Heeft u hulp nodig bij het opstellen van de tekst, kijk dan bij een volmacht opstellen. U kunt ons ook een kant-en-klaar concept sturen vóór de ondertekening, zodat we het controleren met het oog op het gebruik in Georgië.

Voorbeeld: een volmacht voor de verkoop van een appartement

Stel dat een eigenaar die in Duitsland woont een appartement in Tbilisi wil verkopen, en dat zijn broer de overeenkomst zal ondertekenen. Zo'n volmacht vermeldt doorgaans punt voor punt dat de gevolmachtigde mag:

• het appartement verkopen, aangeduid met adres en kadastrale code;
• de koper kiezen en de prijs en de betalingsvoorwaarden bepalen;
• de voorlopige en de definitieve koopovereenkomst sluiten en ondertekenen;
• de koopsom ontvangen, ook op een bankrekening;
• een aanvraag indienen bij het Openbaar Register, documenten in ontvangst nemen en gebreken herstellen;
• de rekeningen van de nutsvoorzieningen overdragen en het proces-verbaal van oplevering van het appartement ondertekenen.

Mag hij of zij een van deze handelingen niet verrichten - bijvoorbeeld omdat het geld op uw rekening moet worden gestort en niet op de zijne - schrijf die beperking dan ook uitdrukkelijk op. Elk van deze punten in de Duitse tekst komt overeen met een afzonderlijk punt in de Georgische vertaling, in dezelfde volgorde.

Hoe plant u de doorlooptijd

Plan de doorlooptijd terug vanaf de datum van de overeenkomst. Zoek eerst uit hoeveel dagen de apostille in uw land duurt en hoe lang de koerier naar Georgië nodig heeft, en tel daar één dag bij op voor de vertaling en de notariële legalisatie - de vertaling wordt dezelfde of de volgende dag gemaakt. Houd ook een marge van een paar dagen aan, want de koerier kan vertraging oplopen bij de douane of door feestdagen.

Is de overeenkomst volgende week en heeft u de apostille nog niet, schrijf ons dan vandaag: we beginnen met vertalen op basis van de scan voordat het origineel aankomt, en op de dag dat het origineel binnenkomt rest alleen nog de notariële legalisatie.

De meest voorkomende fouten

• de apostille is op een kopie van de volmacht geplaatst, en het origineel is zonder apostille gebleven;
• de naam is in de volmacht in Latijnse letters anders gespeld dan in het paspoort;
• de kadastrale code ontbreekt of wijkt één cijfer af van de inschrijving in het register;
• de volmacht is voor "beheer", maar de gevolmachtigde moet verkopen;
• het recht om geld te ontvangen is niet opgenomen, en de koper kan het geld niet aan de gevolmachtigde betalen;
• alleen een scan is naar Georgië gestuurd, terwijl het origineel in het buitenland is gebleven;
• de apostille is niet vertaald, en de instantie vond de vertaling onvolledig.

De laatste twee fouten worden in onze fase hersteld: we controleren of het origineel een apostille heeft en vertalen het volledige document, inclusief elk veld van de apostille.

Stap voor stap: de route via de lokale notaris

Veelgestelde vragen

Gerelateerde pagina's