Wie erhält man eine Apostille auf ein georgisches Diplom und die Notenübersicht?

Ein Diplom, ein Supplement oder ein Schulabschlusszeugnis für ein Studium, eine Arbeit oder die Anerkennung einer Qualifikation im Ausland erfordert fast immer zweierlei: die Bestätigung der Echtheit des Dokuments und eine verständliche Übersetzung. Das Erste leistet die Apostille, das Zweite eine Übersetzung, die oft notariell beglaubigt werden muss.

In diesem Artikel erklären wir, was die Apostille bestätigt, welche Behörde für Bildungsdokumente zuständig ist, was Sie vor der Antragstellung prüfen sollten und in welcher Reihenfolge Sie das Verfahren durchlaufen, damit Sie weder Zeit verlieren noch dieselbe Arbeit wiederholen müssen.

Was eine Apostille ist

Die Apostille ist eine besondere Beglaubigungsform, die durch das Haager Übereinkommen von 1961 eingeführt wurde. Die Vertragsstaaten des Übereinkommens erkennen öffentliche Urkunden der anderen Vertragsstaaten mit Apostille an und verlangen keine zusätzliche konsularische Legalisation mehr.

Wichtig ist zu wissen, was die Apostille bestätigt und was nicht. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift und des Siegels der ausstellenden Behörde oder Amtsperson. Den Inhalt des Dokuments - Noten, Fächer, Credits - prüft oder bewertet die Apostille nicht. Deshalb bedeutet eine Apostille nicht, dass eine ausländische Hochschule Ihre Qualifikation automatisch anerkennt: Die Anerkennung ist ein eigenes Verfahren der empfangenden Seite.

Wer macht was

Nach dem Register der Haager Konferenz gibt es in Georgien drei zuständige Behörden für die Apostille, und jede bearbeitet ihre eigenen Dokumente:

• Die Agentur für die Entwicklung öffentlicher Dienstleistungen des Justizministeriums (Public Service Development Agency) - die allgemein zuständige Behörde für alle Dokumente, die nicht zu den beiden anderen gehören, einschließlich notarieller Urkunden. Die Anträge nimmt das Haus der Justiz (Public Service Hall) entgegen;
• Das Nationale Zentrum für Qualitätsentwicklung in der Bildung (NCEQE) - die zuständige Behörde für die Apostille auf Bildungsdokumenten: Diplom, Supplement, Schulabschlusszeugnis und andere;
• Die Serviceagentur des Innenministeriums (MIA Service Agency) - für die Dokumente, die sie selbst ausstellt, zum Beispiel das Führungszeugnis.

Bei einem Bildungsdokument arbeiten zwei Behörden zusammen:

• Das Haus der Justiz (Agentur für die Entwicklung öffentlicher Dienstleistungen) - nimmt den Antrag entgegen. Es prüft das Bildungsdokument selbst nicht und leitet den Antrag elektronisch an das Zentrum weiter;
• Das Nationale Zentrum für Qualitätsentwicklung in der Bildung - die zuständige Behörde für die Apostille auf einem Bildungsdokument. Es prüft, ob das Dokument von einer befugten Einrichtung und an die darin genannte Person ausgestellt wurde, und entscheidet über die Apostille.

Genau deshalb ist ein Bildungsdokument ein eigener Weg. Anders als bei anderen Dokumenten beschränkt sich die Prüfung hier nicht auf Unterschrift und Siegel: Das Zentrum bestätigt, dass die Einrichtung berechtigt war, ein solches Dokument auszustellen, und dass das Dokument tatsächlich dieser Person ausgestellt wurde. Das kostet zusätzliche Zeit und muss von vornherein in Ihren Plan eingerechnet werden.

Welche Dokumente betroffen sind

Die Regel für Bildungsdokumente gilt für alle Dokumente, die den Abschluss oder den Verlauf eines Studiums bestätigen. In der Praxis sind das am häufigsten:

• Diplom - Bachelor, Master, Promotion oder eine andere Stufe;
• Diploma Supplement - Fächer, Credits und Noten. Genau das liest eine ausländische Hochschule am genauesten;
• Schulabschlusszeugnis - das Dokument über den Abschluss der allgemeinen Schulbildung, das bei der Bewerbung für einen Bachelorstudiengang gebraucht wird;
• Notenübersicht (Transcript) - ein Auszug der Noten, wenn die empfangende Seite ihn gesondert verlangt;
• Studienbescheinigung - zum Beispiel eine Bestätigung über das laufende Studium oder über absolvierte Kurse.

Die Grundregel: Jedes Dokument ist eigenständig, und jedes braucht eine eigene Apostille. Eine auf dem Diplom angebrachte Apostille gilt nicht für das Supplement oder die Notenübersicht. Prüfen Sie vor der Antragstellung in den Anforderungen der empfangenden Seite, welche Dokumente genau eine Apostille brauchen, und stellen Sie den Antrag für alle zusammen.

Was Sie vor der Antragstellung prüfen sollten

Eine Prüfung von wenigen Minuten vor dem Gang zum Haus der Justiz erspart Ihnen oft einen zusätzlichen Termin:

• Ausweisdokument - Personalausweis oder Reisepass;
• Originale - die Apostille wird auf dem Original angebracht, bringen Sie also die Originale aller benötigten Dokumente mit, keine Kopien;
• Vor- und Nachname - gleichen Sie sie mit dem Reisepass ab. Hat sich Ihr Nachname nach dem Studium geändert, halten Sie das Dokument über die Änderung bereit und fragen Sie bei der Antragstellung, ob es gebraucht wird;
• Stempel und Unterschriften - müssen lesbar sein. Ein beschädigter oder abgenutzter Stempel erschwert die Prüfung;
• Die Anforderung der empfangenden Seite - welche Dokumente eine Apostille brauchen, ob Übersetzung und notarielle Beglaubigung nötig sind und in welcher Sprache.

Schritt für Schritt

1. Prüfen Sie das Original. Vor- und Nachname müssen mit dem Reisepass übereinstimmen, Stempel und Unterschriften müssen lesbar sein. Diplom und Supplement sind getrennte Dokumente, und jedes braucht eine eigene Apostille;
2. Stellen Sie den Antrag im Haus der Justiz mit Ihrem Ausweisdokument und den Originalen;
3. Warten Sie die Prüfung durch das Zentrum ab. Das Register der Haager Konferenz (Stand Oktober 2023) nennt für ein Bildungsdokument 10 Werktage. Erkundigen Sie sich bei der Antragstellung nach der aktuellen Frist;
4. Nehmen Sie das Dokument mit Apostille entgegen;
5. Lassen Sie das Dokument samt Apostille übersetzen und, falls nötig, notariell beglaubigen. Bei uns ist das am selben oder am nächsten Tag fertig.

Die Übersetzung nach der Apostille

Die Apostille wird Teil des Dokuments, daher muss sie in der Übersetzung genauso erscheinen wie der Text des Diploms, die Stempel und die Unterschriften. Wir übersetzen das Diplom, das Supplement und die Notenübersicht sowie den Text der Apostille zusammen, durch einen einzigen Übersetzer, damit Fächerbezeichnungen und Begriffe in allen Dokumenten gleich sind.

Die Noten bleiben in der Übersetzung so, wie sie im Original stehen: Die Umrechnung in ein anderes System ist Sache der empfangenden Seite, nicht des Übersetzers. Für den Inhalt von Kundendokumenten setzen wir keine künstliche Intelligenz ein. Übersetzung und notarielle Beglaubigung sind am selben oder am nächsten Tag fertig. Ausführlich: Übersetzung des Diploms und Übersetzung des Schulzeugnisses.

Apostille auf dem Diplom, nicht auf der Übersetzung

Manche Länder wollen neben dem Diplom auch die Übersetzung bestätigt haben. Die Apostille wird auf dem Diplom angebracht und bestätigt die Echtheit des Bildungsdokuments; die Übersetzung erfasst sie nicht. In Georgien wird eine notariell beglaubigte Übersetzung nicht apostilliert: Der Notar beglaubigt nur die Unterschrift des Übersetzers.

Braucht die empfangende Seite eine Bestätigung der Übersetzung selbst, kann die Agentur für die Entwicklung öffentlicher Dienstleistungen das Diplom in eine von acht Sprachen übersetzen und ihre eigene Übersetzung apostillieren. Andernfalls fragen Sie die empfangende Seite, ob unsere notariell beglaubigte Übersetzung neben dem apostillierten Diplom genügt, und rechnen Sie diese Phase in Ihren Plan ein. Was jede davon bestätigt: notarielle Beglaubigung oder Apostille.

Ein Diplom aus der Sowjetzeit oder von einer aufgelösten Einrichtung

Eine Apostille kann auch auf einem in der Sowjetzeit ausgestellten Diplom angebracht werden, die Prüfung ist hier allerdings komplizierter. Das Zentrum muss bestätigen, dass das Dokument von einer befugten Einrichtung und an die darin genannte Person ausgestellt wurde. Wenn die Einrichtung nicht mehr besteht, ihren Namen geändert hat oder mit einer anderen Einrichtung zusammengelegt wurde, kann die Überprüfung dieser Tatsachen mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Eine genaue Frist kann Ihnen in einem solchen Fall niemand versprechen, deshalb gibt es nur einen richtigen Rat: Fangen Sie früh an. Ist das Diplom alt oder beschädigt oder wurde die Einrichtung aufgelöst, erwähnen Sie das bei der Antragstellung gleich und fragen Sie, was die Prüfung erfordern kann. Den Übersetzungsteil können wir in dieser Zeit nicht parallel beginnen - er wird nach der Apostille erstellt.

Häufige Fehler

• Übersetzung vor der Apostille. Die Apostille erscheint dann nicht in der Übersetzung, und Sie müssen die Übersetzung noch einmal anfertigen lassen;
• Eine Apostille nur auf dem Diplom. Verlangt die Hochschule auch das Supplement, braucht es ebenfalls eine eigene Apostille;
• Alles auf die letzte Woche verschieben. Die Prüfung eines Diploms aus der Sowjetzeit oder von einer aufgelösten Einrichtung kann mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Wann Sie keine Apostille brauchen

Die Apostille gilt nur in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens von 1961. Geht das Dokument in einen Staat, der dem Übereinkommen nicht angehört, ist eine konsularische Legalisation erforderlich, und das Verfahren ist ein anderes - ausführlich: Apostille oder Legalisation. In manchen Fällen ist zu Beginn keine Apostille nötig: Viele Hochschulen verlangen in der Bewerbungsphase nur eine notariell beglaubigte Übersetzung und die Apostille erst nach der Zulassung. Lesen Sie also zuerst die Anforderungen des Empfängers.

Quellen

• HCCH: Georgia - Competent Authority (Art. 6);
• Nationales Zentrum für Qualitätsentwicklung in der Bildung.

So planen Sie das Verfahren

Häufig gestellte Fragen

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