¿Cómo apostillar un título universitario y un certificado de calificaciones georgianos?

Un título, un suplemento o un certificado escolar destinados a estudiar, trabajar u obtener el reconocimiento de cualificaciones en el extranjero casi siempre requieren dos cosas: la confirmación de la autenticidad del documento y una traducción comprensible. Lo primero lo aporta la apostilla; lo segundo, una traducción que a menudo debe certificarse ante notario.

En este artículo explicamos qué certifica la apostilla, qué organismo se ocupa de los documentos académicos, qué comprobar antes de presentar la solicitud y en qué orden recorrer el proceso para no perder tiempo ni tener que repetir el mismo trabajo.

Qué es la apostilla

La apostilla es una certificación especial establecida por el Convenio de La Haya de 1961. Los países que son parte del Convenio aceptan mutuamente los documentos públicos con apostilla y ya no exigen una legalización consular adicional.

Es importante saber qué certifica la apostilla y qué no. Certifica la autenticidad de la firma y del sello de la autoridad o del funcionario que expidió el documento. La apostilla no comprueba ni valora el contenido del documento: notas, asignaturas, créditos. Por eso, una apostilla no significa que una universidad extranjera vaya a reconocer automáticamente su cualificación: el reconocimiento es un procedimiento aparte de la parte receptora.

Quién hace qué

Según el registro de la Conferencia de La Haya, Georgia tiene tres autoridades competentes para la apostilla, y cada una se ocupa de sus propios documentos:

• La Agencia de Desarrollo de los Servicios Públicos del Ministerio de Justicia: la autoridad competente general para todos los documentos que no corresponden a las otras dos, incluidos los actos notariales. Las solicitudes se reciben en la Casa de Justicia (Public Service Hall);
• El Centro Nacional para la Mejora de la Calidad Educativa (NCEQE): la autoridad competente para la apostilla en documentos académicos: título, suplemento, certificado escolar y otros;
• La Agencia de Servicios del Ministerio del Interior: para los documentos que expide ella misma, por ejemplo el certificado de antecedentes penales.

En el caso de un documento académico, intervienen conjuntamente dos organismos:

• La Casa de Justicia (Agencia de Desarrollo de los Servicios Públicos): recibe la solicitud. No examina el documento académico en sí y remite la solicitud por vía electrónica al Centro;
• El Centro Nacional para la Mejora de la Calidad Educativa: la autoridad competente para la apostilla en un documento académico. Comprueba si el documento lo expidió una institución autorizada y a la persona que figura en él, y toma la decisión sobre la apostilla.

Precisamente por eso, el documento académico sigue una vía propia. A diferencia de otros documentos, aquí la comprobación no se limita a la firma y el sello: el Centro confirma que la institución tenía derecho a expedir ese documento y que el documento se expidió realmente a esa persona. Esto requiere tiempo adicional, que debe incluirse de antemano en su plan.

A qué documentos se aplica

La regla de los documentos académicos se aplica a todos los documentos que acreditan la finalización de los estudios o el curso de los mismos. En la práctica, los más habituales son:

• Título: de grado, de máster, de doctorado o de otro nivel;
• Suplemento al título: asignaturas, créditos y notas. Es justo lo que una universidad extranjera lee con más detalle;
• Certificado escolar: el documento de finalización de la educación general, necesario para solicitar plaza en un grado;
• Certificado de calificaciones: un extracto de las notas, cuando la parte receptora lo pide por separado;
• Certificado académico: por ejemplo, el que acredita que se está cursando estudios o que se han completado determinados cursos.

La regla principal: cada documento es independiente y cada uno necesita una apostilla aparte. Una apostilla colocada en el título no cubre el suplemento ni el certificado de calificaciones. Antes de presentar la solicitud, compruebe en los requisitos de la parte receptora qué documentos exactamente necesitan apostilla y presente la solicitud para todos ellos a la vez.

Qué comprobar antes de presentar la solicitud

Una comprobación de unos minutos antes de ir a la Casa de Justicia a menudo le ahorra una visita de más:

• Documento de identidad: documento nacional de identidad o pasaporte;
• Originales: la apostilla se coloca sobre el original, así que lleve los originales de todos los documentos necesarios, no copias;
• Nombre y apellido: compárelos con el pasaporte. Si el apellido cambió después de sus estudios, tenga a mano el documento que acredita el cambio y pregunte al presentar la solicitud si es necesario;
• Sellos y firmas: deben ser legibles. Un sello dañado o desgastado dificulta la comprobación;
• El requisito de la parte receptora: qué documentos necesitan apostilla, si se necesitan traducción y certificación notarial y en qué idioma.

Paso a paso

1. Revise el original. El nombre y el apellido deben coincidir con el pasaporte, y los sellos y las firmas deben ser legibles. El título y el suplemento son documentos distintos y cada uno necesita una apostilla aparte;
2. Presente la solicitud en la Casa de Justicia con su documento de identidad y los originales;
3. Espere la comprobación del Centro. El registro de la Conferencia de La Haya (actualizado en octubre de 2023) indica 10 días hábiles para un documento académico. Compruebe el plazo vigente al presentar la solicitud;
4. Recoja el documento con la apostilla;
5. Traduzca el documento junto con la apostilla y, si hace falta, certifíquelo ante notario. Con nosotros, esto está listo en el mismo día o al día siguiente.

La traducción después de la apostilla

La apostilla pasa a formar parte del documento, así que debe quedar reflejada en la traducción igual que el texto del título, los sellos y las firmas. Traducimos juntos el título, el suplemento y el certificado de calificaciones y el texto de la apostilla, con un mismo traductor, para que los nombres de las asignaturas y los términos coincidan en todos los documentos.

Las notas se mantienen en la traducción tal como figuran en el original: convertirlas a otro sistema es tarea de la parte receptora, no del traductor. No utilizamos inteligencia artificial con el contenido de los documentos de los clientes. La traducción y la certificación notarial están listas en el mismo día o al día siguiente. En detalle: traducción de títulos universitarios y traducción del certificado escolar.

Apostilla en el título, no en la traducción

Algunos países quieren que se confirme la traducción además del título. La apostilla se coloca en el título y certifica la autenticidad del documento académico; no cubre la traducción. En Georgia una traducción notarial no se apostilla: el notario solo certifica la firma del traductor.

Si la parte receptora necesita que se confirme la propia traducción, la Agencia de Desarrollo de los Servicios Públicos puede traducir el título a uno de ocho idiomas y apostillar su propia traducción. De lo contrario, pregunte a la parte receptora si basta con nuestra traducción notarial junto al título apostillado, e incluya esta fase en su plan. Qué certifica cada una: certificación notarial o apostilla.

Un título de la época soviética o de una institución ya desaparecida

También puede colocarse una apostilla en un título expedido en la época soviética, aunque aquí la comprobación es más complicada. El Centro debe confirmar que el documento lo expidió una institución autorizada y a la persona que figura en él. Cuando la institución ya no existe, ha cambiado de nombre o se ha fusionado con otra, verificar estos hechos puede llevar más tiempo.

En ese caso nadie puede prometerle un plazo exacto, así que el único consejo correcto es este: empiece pronto. Si el título es antiguo o está dañado, o la institución se ha liquidado, indíquelo de antemano al presentar la solicitud y pregunte qué puede requerir la comprobación. Durante ese tiempo no podemos empezar en paralelo la parte de la traducción: se prepara después de la apostilla.

Errores frecuentes

• La traducción antes de la apostilla. La apostilla no queda entonces reflejada en la traducción, y hay que volver a preparar la traducción;
• Apostilla solo en el título. Si la universidad exige también el suplemento, este necesita igualmente su propia apostilla;
• Dejarlo para la última semana. La comprobación de un título de la época soviética o de una institución liquidada puede llevar más tiempo.

Cuándo no necesita apostilla

La apostilla solo es válida en los países que son parte del Convenio de La Haya de 1961. Si el documento va a un país que no es miembro del Convenio, se necesita legalización consular, y el proceso es distinto; en detalle: apostilla o legalización. En algunos casos no se necesita apostilla al principio: muchas universidades exigen en la fase de solicitud solo una traducción notarial, y la apostilla, después de la admisión. Así que lea primero los requisitos del destinatario.

Fuentes

• HCCH: Georgia - autoridad competente (art. 6);
• Centro Nacional para la Mejora de la Calidad Educativa.

Cómo planificar el proceso

Preguntas frecuentes

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