Este artículo trata tres cuestiones: qué documentos necesita, en qué forma deben certificarse y en qué orden conviene hacerlo todo. La última es la que más a menudo se pasa por alto, y precisamente la que suele llevar a pagar dos veces.
Una aclaración que conviene hacer desde el principio: cada universidad y cada programa tienen sus propios requisitos. Este texto describe la lógica general que sigue el sistema alemán, pero la fuente definitiva son siempre las instrucciones de la universidad concreta o de uni-assist.
Qué documentos hay que traducir
El paquete estándar depende de si solicita plaza en un grado o en un máster.
Para un grado
- Certificado escolar y certificado de calificaciones
- Resultados de los Exámenes Nacionales Unificados
- Certificado de idioma (a menudo no necesita traducción)
- Pasaporte
- Carta de motivación
Para un máster
- Título universitario y suplemento al título
- Certificado escolar, si la universidad lo exige
- Cartas de recomendación
- CV en formato académico
- Carta de motivación (Motivationsschreiben)
Además, para el visado
- Justificante de la cuenta bloqueada o documentos del patrocinador
- Extracto bancario
- Documentos del seguro médico
- Partida de nacimiento
- A veces, el certificado de antecedentes penales
Una nota aparte sobre los certificados de idioma: TestDaF, DSH, Goethe e IELTS son documentos internacionales y normalmente no necesitan traducción. Aun así, conviene comprobarlo: algunas universidades exigen una copia certificada ante notario, que no es una traducción, sino un trámite distinto.
uni-assist y sus requisitos
Buena parte de las universidades alemanas reciben los documentos de los solicitantes extranjeros a través de la plataforma uni-assist. Su requisito, por regla general, es el siguiente: todos los documentos deben estar traducidos al alemán o al inglés, certificados oficialmente y presentados junto con el original.
Aquí hay un matiz que a menudo retrasa el proceso: que la universidad haya aceptado también una versión en inglés no significa que el inglés valga también para el visado. La embajada alemana suele exigir la versión en alemán. Así que, si necesita el mismo documento en ambas fases, es mejor traducirlo al alemán desde el principio: así se evita pagar dos veces.
Los plazos de solicitud los fijan las universidades, pero uni-assist necesita tiempo para revisar los documentos y recomienda presentar la solicitud varias semanas antes del plazo de la universidad. Al planificar, cuente hacia atrás desde esa fecha más temprana.
Apostilla y traducción: el orden correcto
La traducción por sí sola no basta. La parte alemana necesita una confirmación de que el documento georgiano es auténtico, y eso es lo que hace la apostilla.
Paso 1: apostilla sobre el original. En los documentos académicos, el Centro Nacional para la Mejora de la Calidad Educativa (NCEQE) decide sobre la apostilla y la expide; la solicitud se presenta en la Casa de Justicia (Public Service Hall). Es el primer paso, no el último.
Paso 2: traducción. Se traduce el documento ya apostillado, incluidos los sellos, las firmas y el propio sello de la apostilla. Por eso importa el orden: si traduce primero, la apostilla no quedará reflejada en la traducción.
Paso 3: certificación notarial. El notario da fe de la autenticidad de la firma del traductor. Explicación completa: traducción notarial o apostilla.
Estos tres pasos suelen llevar en total alrededor de una semana, según el calendario de la apostilla. Si la fecha de envío que recomienda uni-assist es dentro de dos semanas, llega a tiempo; si es dentro de tres días, probablemente no.
El suplemento al título: dónde se cometen errores
El suplemento al título es la parte más difícil, y hay una razón para ello. Contiene los nombres de las asignaturas, las horas o los créditos y las calificaciones, es decir, justo lo que una universidad alemana lee por su contenido y no solo revisa formalmente.
El nombre de una asignatura no puede traducirse de forma mecánica. La universidad alemana intenta entender qué se estudió realmente en esa asignatura para compararla con su propio plan de estudios. Si la traducción es imprecisa, puede que la asignatura no se reconozca.
El sistema de calificaciones también es distinto: la escala georgiana de 100 puntos y la escala alemana del 1 al 5 no se corresponden directamente. En la traducción, la nota se mantiene en su forma original: la conversión es tarea de la universidad o de uni-assist, no del traductor. Esto es importante: si alguien le ofrece «convertir» sus notas «al sistema alemán», está mal.
Con nosotros, el título y el suplemento se encargan al mismo traductor, para que la terminología coincida exactamente. En detalle: control de calidad.
La carta de motivación: traducción o adaptación
La carta de motivación es el único documento de este paquete que no es un documento oficial, y precisamente por eso requiere un enfoque distinto. En un documento oficial, nuestra tarea es la exactitud palabra por palabra. En una carta de motivación, el texto tiene que funcionar en el contexto académico alemán.
El estilo académico alemán es mucho más formal y estructurado que el georgiano. Lo que en georgiano suena natural, como un comienzo emotivo o una historia personal, en una carta de motivación alemana a menudo se considera excesivo. Se espera una estructura concreta: por qué este programa, por qué esta universidad, qué experiencia académica o profesional le prepara para él y qué planes tiene después.
Por eso ofrecemos dos opciones para la carta de motivación: una traducción literal, si ya ha escrito el texto con esta estructura, o una traducción con adaptación estilística. La segunda cuesta más, pero el resultado es otro. A diferencia de los documentos oficiales, la carta de motivación no necesita certificación notarial.
Cómo planificar el proceso
Localice el plazo y la fecha recomendada
La universidad fija el plazo de solicitud, y uni-assist recomienda enviar los documentos varias semanas antes. Empiece a planificar contando hacia atrás desde esa fecha más temprana.
Primero la apostilla, después la traducción
Haga colocar la apostilla sobre el original en la autoridad que corresponda a su documento. El plazo de la apostilla es de varios días hábiles; existe un plazo más rápido de pago, incluso en el mismo día. Planifique esta etapa por separado y empiece por ella.
Traducción y certificación notarial en un solo paquete
Envíenos fotos de los documentos ya apostillados y el texto del requisito de la universidad receptora. Todos los documentos los hace un mismo traductor, con una misma grafía.
Compare el nombre con el pasaporte
Antes de presentar los documentos, compruebe que el nombre y el apellido coinciden letra por letra con el pasaporte en todos ellos. Es una comprobación que puede hacer aunque no sepa el idioma.
Coste y dónde se puede ahorrar
El coste del paquete completo se compone de tres partes independientes: la traducción, los honorarios del notario y la tasa estatal de la apostilla. La primera es nuestra; las otras dos, no. El precio de la traducción se fija de común acuerdo después de ver el material y queda fijado al comenzar el pedido.
Hay tres puntos en los que los estudiantes pagan de más con más frecuencia. Primero: certificar ante notario documentos que no lo necesitan, como el CV, la carta de motivación o la carta de recomendación. Segundo: traducir dos veces, primero al inglés para la universidad y luego al alemán para el visado. Tercero: pedir un servicio urgente cuando en realidad había tiempo suficiente, pero la planificación empezó tarde.
Orientación sobre los plazos: la traducción está lista en el mismo día o al día siguiente; la certificación notarial, medio día; y la apostilla depende del calendario de la Casa de Justicia o del centro educativo. Para el paquete completo, un plazo seguro es una semana. Orientación actual: precios de traducción.
¿Va a solicitar plaza en Alemania y no sabe por dónde empezar? Envíenos fotos de sus documentos y el requisito de la universidad: le indicaremos gratuitamente el orden y el plazo.
Llamar: 501 113 200Preguntas frecuentes
¿Debo traducir al alemán o al inglés?
Si la universidad acepta ambos idiomas, el alemán es más seguro, porque en la fase del visado la embajada alemana suele exigir precisamente la versión alemana. Si primero traduce al inglés para la universidad y luego al alemán para el visado, paga dos veces. Una sola versión en alemán suele cubrir ambas fases.
¿Dónde se apostilla el certificado escolar?
En los documentos académicos, la apostilla la expide el Centro Nacional para la Mejora de la Calidad Educativa; la solicitud se presenta en la Casa de Justicia. El plazo de la apostilla es de varios días hábiles; existe un plazo más rápido de pago, incluso en el mismo día, así que planifique esta etapa por separado. Llámenos y le diremos, para su documento concreto, a qué autoridad acudir y con qué plazo contar.
¿Pueden convertir mis notas al sistema alemán?
No, y es intencionado. En la traducción, las notas se mantienen en su forma original. La conversión es tarea de uni-assist o de la universidad, que tienen su propia metodología. Si un traductor «convierte» las notas, cambia el contenido del documento y eso será motivo de rechazo.
¿La carta de motivación necesita notario?
No. La carta de motivación y el CV no son documentos oficiales, así que no necesitan ni apostilla ni certificación notarial. Basta con que estén bien redactados en el idioma de destino. Es uno de los puntos en los que puede ahorrar.
Todavía no tengo el título, ¿puedo presentar un certificado?
Muchas universidades aceptan un certificado de su universidad que acredite que está terminando los estudios, con la condición de presentar el título más adelante. Ese certificado requiere el mismo trámite: apostilla, traducción y certificación notarial. Encontrará el requisito en las instrucciones de la universidad.
¿Cuánto se tarda en preparar el paquete completo?
La parte de traducción suele estar lista en el mismo día o al día siguiente, y la certificación notarial, medio día. La etapa crítica es la apostilla, que depende del calendario de la Casa de Justicia o del centro educativo. En total, cuente con seguridad con una semana y, si su plazo vence en menos de dos semanas, llámenos y veremos qué es realista.