Cet article porte sur la partie qui se fait en Géorgie : quel document, sous quelle forme et dans quel ordre. Nous n’abordons le volet italien de la procédure que dans la mesure où il a une incidence sur la partie géorgienne.
Une chose d’emblée : pour l’Italie, l’apostille n’est pas facultative. L’Italie est partie à la Convention de La Haye, et chaque document géorgien doit être revêtu d’une apostille. Sans apostille, le dossier n’est tout simplement pas examiné - aussi irréprochable que soit la traduction.
Le Nulla Osta - le point de départ
La démarche ne commence pas en Géorgie, mais en Italie. Le membre de la famille qui y réside doit s’adresser au Guichet unique pour l’immigration (Sportello Unico per l’Immigrazione) et demander le Nulla Osta - l’autorisation de regroupement familial.
Pour l’obtenir, il doit lui-même remplir plusieurs conditions : un titre de séjour, un niveau de revenus suffisant selon le nombre de membres de la famille et un logement conforme aux exigences du certificat d’aptitude du logement.
Ce n’est qu’une fois le Nulla Osta délivré que les membres de la famille restés en Géorgie peuvent demander un visa à l’ambassade d’Italie. C’est important pour s’organiser : tant qu’il n’y a pas de Nulla Osta, vous ne pouvez pas déposer la demande de visa - mais vous pouvez déjà commencer à préparer les documents géorgiens, et il vaut mieux le faire.
Le Nulla Osta lui-même est rédigé en italien, et il est souvent utile de le faire traduire aussi en géorgien - pour savoir exactement quelles conditions y figurent et quels membres de la famille sont mentionnés dans le document.
Quels documents se préparent en Géorgie
La liste dépend de la personne qui part : un conjoint, un enfant mineur, un enfant majeur ou un parent.
Dans tous les cas
- Acte de naissance - pour prouver le lien de parenté
- Passeport
- Certificat de situation matrimoniale
- Photos et formulaire de demande de visa
Pour un conjoint
- Acte de mariage
- Acte de divorce, en cas de mariage antérieur
- Certificat attestant que vous n’êtes pas engagé dans un autre mariage
- Extrait de casier judiciaire
Pour un enfant
- Acte de naissance mentionnant les deux parents
- Consentement notarié de l’autre parent, si un seul parent part avec l’enfant
- Décision de justice sur la garde, s’il y en a une
- Certificat de scolarité, si une inscription scolaire en Italie est prévue
La lacune la plus fréquente concerne les documents de l’enfant : le consentement de l’autre parent existe, mais soit le pays n’y est pas nommé, soit la durée est trop courte, soit les pouvoirs sont formulés de façon si étroite que la partie italienne n’y voit pas d’autorisation précise. Indiquez-nous exactement à quelle procédure il est destiné, et nous adapterons le texte en conséquence.
Apostille, traduction, certification - le bon ordre
Pour l’Italie, la procédure comporte trois étapes, et leur ordre ne change pas.
Étape 1 : l’apostille sur l’original. Vous obtenez d’abord le document original - un nouvel extrait, pas un ancien certificat - et faites apposer l’apostille à la Maison de la Justice (Public Service Hall). Le délai de l’apostille est de plusieurs jours ouvrables ; il existe un délai accéléré payant, y compris le jour même : prévoyez donc cette étape séparément et à l’avance.
Étape 2 : la traduction en italien. C’est le document déjà apostillé qui est traduit, y compris le texte du cachet d’apostille lui-même. C’est précisément pour cela que ces deux étapes ne peuvent pas être inversées.
Étape 3 : la certification notariale. La traduction est certifiée par un notaire. Dans certains cas, l’ambassade exige que la traduction soit réalisée par un traducteur accrédité, mais le plus souvent une traduction notariée suffit amplement. Vérifiez cette exigence dans les instructions en vigueur de l’ambassade.
Délai total : quelques jours pour l’apostille, un jour ouvré par document pour la traduction, une demi-journée pour la certification notariale. S’il s’agit de quatre ou cinq documents, prévoyez par sécurité une à deux semaines.
Ce dont vous aurez besoin une fois en Italie
Le visa marque le milieu de la démarche, pas sa fin. Après leur arrivée, les membres de la famille doivent s’inscrire à la Comune et déposer une demande de permesso di soggiorno (titre de séjour).
À ce stade, on redemande souvent les mêmes documents - actes de naissance et de mariage - mais cette fois selon les règles de la partie italienne. Certaines Comuni acceptent une traduction notariée préparée en Géorgie, d’autres fixent leurs propres exigences.
La conclusion pratique est la même que pour les autres destinations : emportez impérativement les originaux apostillés. L’apostille ne s’appose qu’en Géorgie, et régler cette question depuis l’Italie est compliqué et coûteux - il faut une procuration, un mandataire et des semaines supplémentaires.
Si vous êtes déjà dans cette situation, il existe une solution : sur procuration, nous pouvons nous charger de l’obtention du document, de l’apostille et de la traduction, puis vous envoyer le dossier prêt.
Prénoms et noms - là où le dossier se fragilise
Le problème le plus fréquent d’un dossier familial n’est pas la terminologie, mais l’incohérence des noms. C’est logique : un même dossier réunit les documents de trois ou quatre personnes, certains délivrés il y a des décennies, d’autres hier, et les différentes administrations les ont enregistrés différemment.
Le cas le plus typique : le nom de famille d’une femme. L’acte de naissance porte le nom de jeune fille, le passeport le nom du mari, et l’acte de mariage les deux. Pour la partie italienne, le lien entre ces trois documents doit être évident, et dans la traduction chaque forme doit être reprise exactement comme dans l’original - nous ne fusionnons rien et ne corrigeons rien.
Le deuxième cas typique : le prénom d’un enfant, écrit en caractères latins sous une forme dans le passeport et sous une autre dans une ancienne traduction de l’acte de naissance. Ici, la règle est stricte - toujours l’orthographe du passeport, dans tous les documents.
C’est pourquoi nous demandons à nos clients de nous envoyer le dossier familial en une seule fois, et non pièce par pièce à plusieurs semaines d’intervalle. Un seul traducteur voit tous les documents ensemble et repère immédiatement une incohérence - tant qu’il est encore facile de la corriger.
Comment s’organiser
Attendez le Nulla Osta, mais pas pour les documents
Pendant que le Nulla Osta est en préparation en Italie, vous pouvez déjà obtenir de nouveaux extraits en Géorgie et les faire apostiller. Les deux avancent en parallèle, ce qui fait gagner des semaines.
Obtenez de nouveaux extraits
Au lieu d’un ancien certificat, obtenez un nouvel extrait auprès de l’Agence de développement des services publics (Public Service Development Agency). De nombreuses administrations exigent un document délivré au cours des derniers mois.
L’apostille sur tout, puis la traduction
L’apostille à la Maison de la Justice, puis la traduction en italien du document déjà apostillé, et enfin la certification notariale. Cet ordre ne change pas.
Emportez les originaux
Vous aurez aussi besoin des originaux apostillés en Italie, pour l’inscription à la Comune et pour le permesso. Sans eux, tout y sera beaucoup plus difficile.
Prix et délais
L’italien est pour nous une combinaison linguistique permanente : le délai pour un certificat standard est donc généralement d’un jour ouvré. La traduction en géorgien du Nulla Osta ou d’un autre document italien est plus rapide, car il est généralement court.
Le prix est convenu après examen des documents et fixé avant le début de la commande. Pour un dossier familial de cinq ou six documents, mieux vaut tout commander ensemble - un seul traducteur s’en charge, les noms sont identiques partout et le coût total est aussi plus avantageux.
Tenez compte séparément de la taxe d’État pour l’apostille : elle est perçue pour chaque document et, dans un dossier de quatre ou cinq documents, elle représente une somme non négligeable. Ce n’est pas notre tarif : c’est une taxe fixée par l’État. Repères : tarifs de traduction.
Vous préparez un regroupement familial en Italie ? Envoyez-nous le Nulla Osta et des photos de vos documents - nous vous dirons ce qu’il faut traduire, ce qui doit être apostillé et combien de temps cela prendra.
Appeler: 501 113 200Questions fréquentes
Chaque document a-t-il besoin d’une apostille ?
Pour l’Italie, pratiquement oui : chaque document officiel géorgien. L’Italie est partie à la Convention de La Haye, et l’ambassade n’acceptera pas un document sans apostille. L’exception concerne les pièces qui ne sont pas des documents officiels - par exemple des lettres personnelles ou des photos.
J’ai un ancien acte de naissance. Est-il valable ?
Souvent non. De nombreuses administrations exigent un document délivré au cours des derniers mois : mieux vaut donc obtenir un nouvel extrait auprès de l’Agence de développement des services publics. Il y a aussi une raison pratique : apposer une apostille sur un document ancien, abîmé ou usé peut en soi poser problème.
Je pars seul avec mon enfant. À quoi doit ressembler le consentement de l’autre parent ?
Il doit être notarié, revêtu d’une apostille, et préciser concrètement : vers quel pays, pour quelle durée, avec qui et dans quel but l’enfant voyage. Une formulation trop générale pose autant de problèmes qu’une formulation trop étroite. Indiquez-nous exactement de quelle procédure il s’agit, et nous adapterons le texte en conséquence.
La traduction doit-elle être faite par un traducteur accrédité ?
Dans certains cas, l’ambassade l’exige, mais le plus souvent une traduction notariée suffit amplement. Cette exigence évolue avec le temps : vérifiez donc les instructions en vigueur de l’ambassade avant de déposer la demande. Si elles contiennent une formulation précise, envoyez-la-nous et nous nous y conformerons.
Le Nulla Osta est en italien. Faut-il le faire traduire en géorgien ?
Formellement, ce n’est souvent pas exigé, mais c’est très utile. Le Nulla Osta indique qui figure dans le document, à quelles conditions et pour quelle durée. Si, par exemple, il mentionne un seul enfant alors que vous en avez deux, cela apparaît dès la traduction, et non à l’ambassade.
Je suis déjà en Italie et je découvre que je n’ai pas d’apostille. Que faire ?
L’apostille ne s’appose qu’en Géorgie : il y a donc deux possibilités - venir vous-même ou confier la démarche à quelqu’un sur procuration. Sur la base d’une procuration, nous pouvons nous charger de l’obtention du document, de l’apostille et de la traduction, puis vous envoyer le dossier prêt. La procuration doit être certifiée par un notaire en Italie et revêtue d’une apostille.