Cet article traite de trois choses : quels documents il vous faut, sous quelle forme ils doivent être certifiés et dans quel ordre procéder. C’est ce dernier point que l’on néglige le plus souvent, et c’est précisément lui qui conduit d’ordinaire à payer deux fois.
Une précision s’impose d’emblée : chaque université et chaque programme a ses propres exigences. Ce texte décrit la logique générale du système allemand, mais la source qui fait foi reste toujours les instructions de l’université concernée ou d’uni-assist.
Quels documents faut-il traduire ?
Le dossier type dépend de votre candidature : programme de licence (Bachelor) ou de master.
Pour une licence (Bachelor)
- Certificat de fin d’études secondaires et relevé de notes
- Résultats des examens nationaux unifiés
- Certificat de langue (souvent sans traduction nécessaire)
- Passeport
- Lettre de motivation
Pour un master
- Diplôme et supplément au diplôme
- Certificat de fin d’études secondaires, si l’université l’exige
- Lettres de recommandation
- CV au format académique
- Lettre de motivation (Motivationsschreiben)
En plus, pour le visa
- Justificatif de compte bloqué ou documents du garant
- Relevé bancaire
- Documents d’assurance maladie
- Acte de naissance
- Parfois un extrait de casier judiciaire
Un mot à part sur les certificats de langue : TestDaF, DSH, Goethe et IELTS sont des documents internationaux qui, en règle générale, n’ont pas besoin d’être traduits. Il vaut quand même la peine de vérifier - certaines universités exigent une copie certifiée conforme par un notaire, ce qui n’est pas une traduction mais une procédure distincte.
uni-assist et ses exigences
Une grande partie des universités allemandes reçoivent les dossiers des candidats étrangers par la plateforme uni-assist. Son exigence est en règle générale la suivante : tous les documents doivent être traduits en allemand ou en anglais, officiellement certifiés et présentés avec l’original.
Une subtilité retarde souvent la démarche : si l’université a accepté une version anglaise, cela ne veut pas dire que l’anglais conviendra aussi pour le visa. L’ambassade d’Allemagne exige souvent une version allemande. Si vous avez besoin du même document aux deux étapes, mieux vaut donc le faire traduire en allemand dès le départ - vous évitez ainsi de payer deux fois.
Les dates limites de candidature sont fixées par les universités, mais uni-assist a lui-même besoin de temps pour vérifier les documents et recommande de déposer sa candidature plusieurs semaines avant la date limite de l’université. Pour vous organiser, comptez à rebours à partir de cette date plus précoce.
Apostille et traduction - le bon ordre
La traduction seule ne suffit pas. La partie allemande a besoin d’une confirmation que le document géorgien est authentique - et c’est le rôle de l’apostille.
Étape 1 : l’apostille sur l’original. Pour les documents d’études, c’est le Centre national pour l’amélioration de la qualité de l’enseignement (NCEQE) qui statue sur l’apostille et la délivre ; la demande est déposée à la Maison de la Justice (Public Service Hall). C’est la première étape, pas la dernière.
Étape 2 : la traduction. C’est le document déjà apostillé que l’on traduit - y compris les cachets, les signatures et le cachet d’apostille lui-même. Voilà pourquoi l’ordre compte : si vous traduisez d’abord, l’apostille n’apparaîtra pas dans la traduction.
Étape 3 : la certification notariale. Le notaire certifie l’authenticité de la signature du traducteur. Explication complète : traduction notariée ou apostille.
Ces trois étapes prennent en général une semaine environ au total, selon le calendrier de l’apostille. Si la date d’envoi recommandée par uni-assist est dans deux semaines, vous êtes dans les temps ; si elle est dans trois jours, probablement pas.
Le supplément au diplôme - là où l’on se trompe
Le supplément au diplôme est la partie la plus difficile, et ce n’est pas un hasard. Il contient les intitulés des cours, les heures ou crédits et les notes - c’est-à-dire précisément ce qu’une université allemande lit pour son contenu, au lieu de le contrôler pour la forme.
L’intitulé d’un cours ne se traduit pas mécaniquement. L’université allemande cherche à comprendre ce que le cours couvrait réellement, pour le comparer à son propre programme. Si la traduction est floue, le cours risque de ne pas être reconnu.
Le système de notation diffère lui aussi : le système géorgien sur 100 points et le système allemand de 1 à 5 ne se correspondent pas directement. Dans la traduction, la note reste sous sa forme d’origine - la conversion relève de l’université ou d’uni-assist, pas du traducteur. C’est important : si quelqu’un vous propose de « convertir » vos notes « dans le système allemand », c’est une erreur.
Chez nous, le diplôme et le supplément sont confiés au même traducteur, afin que la terminologie concorde exactement. En détail : contrôle qualité.
La lettre de motivation - traduction ou adaptation
La lettre de motivation est le seul document de ce dossier qui n’est pas un document officiel, et c’est justement pour cela qu’elle demande une autre approche. Dans un document officiel, notre mission est l’exactitude mot pour mot. Dans une lettre de motivation, le texte doit fonctionner dans le contexte académique allemand.
Le style académique allemand est bien plus formel et structuré que le style géorgien. Ce qui paraît naturel en géorgien - une entrée en matière émotionnelle, une histoire personnelle - est souvent jugé excessif dans une lettre de motivation allemande. On attend une structure précise : pourquoi ce programme, pourquoi cette université, quelle expérience académique ou professionnelle vous y prépare, quels projets vous avez ensuite.
C’est pourquoi nous proposons deux options pour une lettre de motivation : une traduction mot pour mot, si vous avez déjà rédigé le texte selon cette structure, ou une traduction avec adaptation stylistique. La seconde coûte plus cher, mais le résultat n’est pas le même. Contrairement aux documents officiels, une lettre de motivation n’a pas besoin de certification notariale.
Comment planifier la démarche
Repérez la date limite et la date recommandée
L’université fixe la date limite de candidature, et uni-assist recommande d’envoyer vos documents plusieurs semaines avant celle-ci. Planifiez en comptant à rebours à partir de cette date plus précoce.
D’abord l’apostille, ensuite la traduction
Faites apposer l’apostille sur l’original auprès de l’autorité compétente pour votre document. Le délai de l’apostille est de plusieurs jours ouvrables ; il existe un délai accéléré payant, y compris le jour même - prévoyez cette étape séparément et commencez par elle.
Traduction et certification notariale en un seul dossier
Envoyez-nous les photos des documents déjà apostillés et le texte de l’exigence de l’université d’accueil. Tous les documents sont traités par un seul traducteur, avec une seule orthographe.
Vérifiez le nom par rapport au passeport
Avant le dépôt, vérifiez que le prénom et le nom correspondent lettre pour lettre au passeport dans chaque document. C’est un contrôle que vous pouvez faire même sans connaître la langue.
Le coût et où faire des économies
Le coût du dossier complet se compose de trois parties indépendantes : la traduction, les honoraires du notaire et la taxe d’État pour l’apostille. La première est la nôtre, les deux autres non. Le prix de la traduction est fixé d’un commun accord après examen des documents et reste fixe une fois la commande lancée.
Trois postes sur lesquels les étudiants paient le plus souvent trop. Premièrement, la certification notariale de documents qui n’en ont pas besoin : le CV, la lettre de motivation, la lettre de recommandation. Deuxièmement, la double traduction, d’abord en anglais pour l’université puis en allemand pour le visa. Troisièmement, le service express alors que le temps suffisait en réalité, mais que la planification a simplement commencé trop tard.
Repères de délais : la traduction est prête le jour même ou le lendemain, la certification notariale une demi-journée, et l’apostille dépend du calendrier de la Maison de la Justice ou du centre pour la qualité de l’enseignement. Pour le dossier complet, un délai sûr est d’une semaine. Repères actuels : tarifs de traduction.
Vous postulez en Allemagne et ne savez pas par où commencer ? Envoyez-nous les photos de vos documents et l’exigence de l’université - nous vous indiquerons gratuitement l’ordre des étapes et le délai.
Appeler: 501 113 200Questions fréquentes
Faut-il traduire en allemand ou en anglais ?
Si l’université accepte les deux, l’allemand est plus sûr - car à l’étape du visa, l’ambassade d’Allemagne exige souvent précisément la version allemande. Si vous traduisez d’abord en anglais pour l’université, puis en allemand pour le visa, vous payez deux fois. Une seule version allemande couvre généralement les deux étapes.
Où fait-on apposer l’apostille sur un certificat de fin d’études secondaires ?
Sur les documents d’études, l’apostille est délivrée par le Centre national pour l’amélioration de la qualité de l’enseignement (NCEQE) ; vous déposez la demande à la Maison de la Justice. Le délai de l’apostille est de plusieurs jours ouvrables ; il existe un délai accéléré payant, y compris le jour même - prévoyez cette étape séparément. Appelez-nous : nous vous dirons, pour votre document précis, à quelle autorité vous adresser et quel délai prévoir.
Pouvez-vous convertir mes notes dans le système allemand ?
Non, et c’est volontaire. Dans la traduction, les notes restent sous leur forme d’origine. La conversion relève d’uni-assist ou de l’université, qui ont leur propre méthode. Si un traducteur « convertit » les notes, il modifie le contenu du document, ce qui deviendra un motif de refus.
Une lettre de motivation doit-elle passer chez le notaire ?
Non. La lettre de motivation et le CV ne sont pas des documents officiels : ils n’ont besoin ni d’apostille ni de certification notariale. Il faut simplement qu’ils soient bien rédigés dans la langue cible. C’est l’un des postes sur lesquels vous pouvez économiser.
Je n’ai pas encore mon diplôme - puis-je présenter une attestation ?
De nombreuses universités acceptent une attestation de votre université indiquant que vous terminez vos études, à condition de présenter le diplôme plus tard. Cette attestation suit la même procédure : apostille, traduction, certification notariale. Vous trouverez l’exigence dans les instructions de l’université.
Combien de temps faut-il pour préparer le dossier complet ?
La partie traduction est généralement prête le jour même ou le lendemain, la certification notariale une demi-journée. L’étape critique est l’apostille, qui dépend du calendrier de la Maison de la Justice ou du centre pour la qualité de l’enseignement. Au total, prévoyez par sécurité une semaine, et si votre date limite est dans moins de deux semaines, appelez-nous : nous verrons ce qui est réaliste.