Traduction de dossiers d’appel d’offres

TARGMANEBI traduit les dossiers d’appel d’offres dans les deux sens : les conditions d’un appel d’offres étranger vers le géorgien, pour que votre équipe comprenne exactement les exigences, et votre offre vers une langue étrangère, pour que la commission d’évaluation puisse l’apprécier pleinement. Sur un dossier volumineux, nous mobilisons simultanément une équipe de traducteurs et livrons la traduction le jour même ou le lendemain.

Les trois couches d’un dossier d’appel d’offres

La partie juridique : un mot décide d’une obligation

Si « shall » et « may » sont confondus dans les conditions du contrat, une obligation devient une recommandation. Les « Liquidated damages » désignent une pénalité fixée à l’avance par le contrat, qui se dit en géorgien « pirgasamtekhlo » (clause pénale), et non « likvidirebuli zarali », un calque littéral (« perte liquidée »). « Employer », « Contractor » et « Engineer » sont des rôles précis dans les contrats de type FIDIC et doivent être désignés de la même manière dans tout le dossier.

La partie juridique est confiée à un traducteur expérimenté en traduction juridique. Traduction et certification des documents d’immatriculation de la société : traduction d’un extrait du registre.

La partie financière : les chiffres ne changent pas

Dans la partie financière, aucun chiffre, aucune unité ni aucun séparateur décimal ne peut changer. Les formules Excel, la structure des feuilles et les références de cellules restent inchangées ; seuls les champs de texte sont traduits : les intitulés des travaux, les unités et les notes.

Dans le BoQ, l’intitulé d’un poste de travaux doit correspondre exactement à la spécification technique. Si la spécification indique « betonis mosamzadebeli pena » (béton de propreté), le BoQ reprendra exactement la même forme, afin que l’évaluateur puisse facilement rapprocher les deux documents.

La partie technique

Les termes de référence (ToR) et les spécifications sont le cœur d’un appel d’offres : c’est par rapport à eux que l’on juge si l’offre répond aux exigences. Chaque clause des ToR est traduite intégralement, pour que votre équipe ne manque aucune « exigence obligatoire ».

Nous traduisons les plans du dossier directement dans le fichier CAO, en conservant les calques et les cotes : traduction de plans techniques. Les notices et les fiches techniques des équipements sont traduites avec la même terminologie que la spécification.

Comment nous livrons un gros dossier dans un délai serré

Un gros dossier d’appel d’offres ne peut pas être confié à un seul traducteur. Notre processus repose sur un travail d’équipe qui ne sacrifie pas la cohérence :

• Le chef de projet reçoit le dossier, en évalue le volume et le répartit en blocs juridique, financier et technique ;
• Une base terminologique est créée avant le début du travail : les noms du maître d’ouvrage, du projet, des ouvrages et les notions clés sont fixés une fois pour toutes ;
• Traduction en parallèle - chaque bloc est confié à un traducteur de la spécialité correspondante. Tous utilisent en temps réel une même mémoire de traduction (Translation Memory) ;
• Relecture unifiée - un seul relecteur lit l’ensemble du dossier, afin que les termes et les rôles soient rendus de la même façon dans chaque document ;
• Contrôle du format - les formulaires reviennent exactement dans la structure exigée par l’organisateur : même numérotation, mêmes champs, mêmes emplacements de signature.

Les erreurs irréversibles que nous vérifions

• Une réponse incomplète à une exigence - une clause des ToR oubliée peut devenir un motif de rejet de l’offre ;
• Des termes incohérents - un même travail doit porter le même nom dans l’offre technique et dans le bordereau de prix ;
• Des erreurs de chiffres - les délais, les quantités, les pourcentages et les unités sont vérifiés par rapport à l’original lors d’une étape distincte ;
• Des formulaires modifiés - si l’organisateur exige un formulaire précis, nous en conservons la structure et ne créons pas notre propre version.

Votre offre en langue étrangère : ce que lit la commission

Lorsqu’une entreprise géorgienne participe à un appel d’offres international, la commission d’évaluation ne voit l’offre qu’en traduction. La note technique dépend de la clarté avec laquelle elle montre que l’entreprise répond à chaque exigence. C’est pourquoi nous appliquons quelques règles lors de la traduction d’une offre :

• Reprendre la langue des ToR - si les termes de référence disent « The Contractor shall provide », la réponse commence par le même terme, afin que l’évaluateur relie l’exigence et la réponse en quelques secondes ;
• Matrice de conformité - si l’organisateur demande une Compliance Matrix, chaque ligne du tableau est traduite avec le numéro de clause de l’original ;
• Le ton de la méthodologie - le texte est rédigé dans des formulations actives et concrètes, la norme habituelle pour un évaluateur international ;
• CV et expérience - les fonctions, les noms des projets et les clients sont désignés de la même façon dans chaque CV et dans le tableau d’expérience.

Une offre bien traduite n’amène pas la commission à demander des éclaircissements supplémentaires, ce qui fait gagner du temps au stade de l’évaluation et réduit le risque.

Offres bilingues et langue qui prévaut

Certains organisateurs exigent l’offre en deux langues, par exemple en géorgien et en anglais, et précisent dans le contrat quelle langue prévaut en cas de divergence. Les deux versions doivent alors se refléter exactement : même structure, même numérotation, mêmes tableaux et mêmes chiffres.

Nous préparons les documents bilingues en colonnes parallèles ou en fichiers séparés, selon les exigences de l’organisateur, puis nous comparons les deux versions clause par clause. Nous accordons une attention particulière aux chiffres, aux délais et à la formulation des obligations, car c’est précisément là qu’une divergence mène à un litige.

Éclaircissements, addenda et dernières heures avant la date limite

Les conditions d’un appel d’offres changent souvent avant le dépôt. L’organisateur publie des addenda, des réponses aux questions des soumissionnaires (Clarifications) et des formulaires modifiés. Chacun de ces documents peut changer la date limite, le périmètre ou une exigence technique.

• nous traduisons les addenda avec la même base terminologique que le dossier principal, pour que la modification soit visible immédiatement ;
• nous traduisons vos questions à l’organisateur de façon brève et précise, avec des renvois aux clauses des ToR ;
• si un addendum modifie un document déjà traduit, nous ne corrigeons que la partie modifiée et vous signalons les changements séparément.

Après l’appel d’offres : la phase contractuelle

Après une victoire, le volume de traduction augmente souvent : le contrat à signer, les Method Statements (méthodologies d’exécution), les rapports d’avancement, la correspondance avec l’Ingénieur et les procès-verbaux de réception.

La mémoire de traduction et la base terminologique créées au stade de l’appel d’offres continuent de servir pendant la phase contractuelle. Ainsi, un même travail, un même ouvrage et un même rôle portent le même nom dans le contrat, les rapports et la correspondance, ce qui compte particulièrement en cas de litige.

Certification notariale, apostille et confidentialité

Certains appels d’offres exigent une traduction notariée des documents de la société ou une apostille. Nous organisons la certification notariale en parallèle de la traduction, de sorte que le dossier est terminé dans un seul calendrier. Le délai de délivrance d’une apostille est fixé par l’autorité publique compétente et doit être prévu séparément. En savoir plus : certification notariale et apostille.

Une offre contient des secrets commerciaux : les prix, la méthodologie et les données des sous-traitants. Seule l’équipe du projet a accès aux fichiers, et nous signons un accord de confidentialité (NDA) sur demande.

Nous traduisons le plus souvent du géorgien vers l’anglais et de l’anglais vers le géorgien, ainsi que depuis et vers le russe, le turc, l’allemand et le français. Une grande partie des appels d’offres financés par les institutions financières internationales sont en anglais.

Comment planifier la traduction d’un appel d’offres

Questions fréquentes

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