Pour nous, le contrôle qualité n’est pas une appréciation subjective. C’est une liste de contrôle concrète et reproductible, ainsi qu’un processus en cinq étapes par lequel passe chaque document officiel. Plus le document est sensible - juridique, médical, technique -, plus les étapes sont nombreuses.
Ce processus est indispensable lorsque le document est utilisé auprès d’une ambassade, d’un consulat, d’un tribunal, d’une entreprise, d’une clinique, d’une université ou d’une administration d’un pays étranger. Autrement dit, presque toujours.
Cinq étapes
1. Analyse du document. Nous déterminons le type de document, la finalité d’utilisation, la combinaison linguistique, le délai et la forme de certification exigée. C’est à ce stade que nous posons la question qui nous évite le plus de problèmes : à qui le document est-il destiné ? Le destinataire détermine à la fois le style et la forme.
2. Traduction adaptée au domaine. Le document est confié à un traducteur expérimenté dans le domaine concerné - juridique, médical, technique, financier ou autre. Si un client a plusieurs documents, un seul traducteur les traite tous.
3. Contrôle terminologique. Les termes professionnels, les formulations juridiques, les notions médicales et techniques et les mots importants pour le domaine sont vérifiés. Pour un client régulier, cette vérification se fait à partir de sa base terminologique, et non d’un dictionnaire général.
4. Vérification des données. Les prénoms, les noms, les dates, les chiffres, les adresses, les codes et les mentions officielles font l’objet d’un contrôle particulier. Cette étape est volontairement mécanique : le réviseur ne lit pas l’original et la traduction, il les compare point par point.
5. Mise en page finale et livraison. Le fichier est vérifié dans son format définitif - tableaux, numérotation, ordre des annexes, mentions signalant les cachets et les signatures. Si nécessaire, il est préparé pour la certification notariale ou l’apostille.
Ce qui est vérifié exactement
Intégralité du document
- Toutes les pages sont présentes, versos compris
- Chaque cachet est signalé et décrit
- Les signatures et leur emplacement
- Le tampon d’apostille, si le document en porte un
- Les passages barrés ou corrigés
Noms et orthographe
- Prénom et nom exactement comme dans le passeport
- La même orthographe que dans les traductions précédentes du client
- Des noms géographiques cohérents
- Les dénominations officielles des autorités et des organisations
- Le nom de l’entreprise selon la base terminologique
Chiffres et codes
- Les dates et leur format pour le pays destinataire
- Les numéros et séries des documents
- Les numéros personnels et codes d’identification
- Les montants, la devise et les unités
- Superficies, codes cadastraux, posologies médicales
La raison la plus fréquente pour laquelle une autorité renvoie un document ne figure dans aucune de ces listes : c’est l’orthographe du nom. Si un dossier comporte trois documents et que le nom est écrit différemment dans chacun, l’autorité voit trois personnes différentes. C’est pourquoi nous enregistrons votre orthographe dès votre première commande et l’utilisons sous la même forme des années plus tard.
Erreurs types et leur origine
Un équivalent approximatif d’un terme spécialisé. C’est l’erreur la plus insidieuse, car le texte paraît grammaticalement irréprochable. Dans les langues médicale, juridique et technique, de nombreux termes n’ont qu’un seul équivalent correct, sans synonyme possible. C’est pourquoi un réviseur vérifie toujours ce type de texte.
Le format de la date. Un document géorgien écrit souvent la date en toutes lettres. La forme européenne exige des chiffres dans l’ordre jour-mois-année, la forme américaine mois-jour-année. Les mêmes chiffres désignent deux dates différentes selon le système.
Un verso oublié. De nombreux certificats portent au verso un cachet, une apostille ou une mention. Il est souvent omis lors de la numérisation, et le client l’oublie aussi. Nous vérifions donc si le document a un verso et vous le demandons avant de traduire.
La perte de la mise en page. Un tableau de trois colonnes dans l’original est devenu un simple texte dans la traduction. Pour un document officiel, c’est un problème : l’autorité compare visuellement le document à l’original, et une structure différente éveille les soupçons.
Des incohérences au sein d’un dossier. Lorsque quatre documents sont traduits par quatre traducteurs, le nom d’une même autorité peut être rendu de quatre façons différentes. C’est pourquoi un seul traducteur suit le dossier d’un même client.
Les documents pour lesquels c’est le plus important
Juridiques
- Contrats et leurs annexes
- Procurations
- Pièces de procédure et jugements
- Statuts et documents de société
- Extraits du registre
Médicaux
- Formulaire n° 100 et certificats médicaux
- Diagnostic et compte rendu d’hospitalisation
- Résultats d’analyses de laboratoire
- Documentation d’essais cliniques
- Ordonnances et prescriptions médicales
Que se passe-t-il si une erreur est malgré tout découverte ?
Aucun processus n’est infaillible, et nous le disons ouvertement. Ce qui est garanti, c’est la suite.
Une erreur confirmée est corrigée gratuitement, conformément aux conditions de service. Indiquez-nous précisément le passage concerné, et nous vous enverrons la version corrigée.
Si une autorité a renvoyé le document à cause de la traduction, envoyez-nous le texte écrit du refus. Nous préparons à nouveau le dossier sans paiement supplémentaire et, si le temps vous manque, en priorité.
Si l’erreur ne vient pas de nous - par exemple, l’original contenait une inexactitude ou l’autorité a modifié son formulaire -, nous vous le dirons aussi honnêtement et vous montrerons comment régler le problème. Dans ce cas, la reprise du travail est chiffrée séparément, mais toujours sur accord préalable.
Comment vérifier vous-même une traduction, sans connaître la langue
Comptez les pages et les cachets
La traduction doit compter autant de pages que l’original, et chaque cachet doit y être signalé. Si quelque chose est écrit au verso de l’original, cela doit aussi figurer dans la traduction.
Comparez chaque chiffre
Dates, numéro du document, numéro personnel, montants. C’est la partie que vous pouvez vérifier même sans connaître la langue - et c’est là que surviennent les erreurs les plus coûteuses.
Vérifiez le nom par rapport au passeport
Le prénom et le nom doivent correspondre au passeport lettre par lettre. Si vous avez plusieurs documents, tous doivent utiliser la même forme.
Regardez la structure
Visuellement, la traduction doit ressembler à l’original : mêmes tableaux, même numérotation, même ordre. Les autorités comparent souvent les documents côte à côte.
Vous avez une question sur un document précis ou souhaitez voir à quoi ressemble notre traduction ? Envoyez-nous une photo ou consultez les exemples anonymisés.
Appeler: 501 113 200Questions fréquentes sur la qualité
Un réviseur vérifie-t-il chaque document ?
Chaque document passe par la vérification des données - noms, chiffres, dates, intégralité. Une étape de révision distincte est obligatoire pour les documents juridiques, médicaux, techniques et de plusieurs pages. Pour un certificat standard court, ces deux fonctions sont souvent assurées en même temps.
Comment savoir si la traduction est bonne si je ne connais pas la langue ?
Trois indices pratiques. Premièrement, les noms et les chiffres : vous pouvez les vérifier vous-même sans connaître la langue. Deuxièmement, la structure : visuellement, la traduction doit ressembler à l’original. Troisièmement, l’intégralité : comptez les pages et les cachets. Nous vérifions aussi ces trois points avant la livraison, mais votre propre contrôle est toujours utile.
Puis-je voir à quoi ressemble votre traduction ?
Oui. La page exemples de traduction propose des exemples PDF anonymisés pour différents types de documents - certificats, diplôme, contrat, document médical, versions notariées et apostillées.
Utilisez-vous la traduction automatique ?
Non. Nous n’envoyons pas le contenu des documents de nos clients à des systèmes d’intelligence artificielle et n’utilisons pas l’IA pour traduire - c’est également inscrit dans la politique de confidentialité. Tout le processus est réalisé par des personnes. Dans notre collaboration avec les traducteurs aussi, la remise d’une traduction automatique non révisée est un motif de fin de collaboration.
Mon entreprise a sa propre terminologie. En tiendrez-vous compte ?
Oui, et c’est même préférable. Un client régulier dispose d’une base terminologique où sont consignés le nom de l’entreprise, les fonctions, les noms de produits et les termes internes. Si vous avez déjà des formulations établies, envoyez-les-nous - nous ne changeons pas ce qui fonctionne déjà pour vous.
Le contrôle qualité est-il sauté pour une commande urgente ?
Non, aucune étape n’est sautée. En mode urgent, la seule chose qui change, c’est que la commande avance dans la file d’attente et que davantage de personnes y travaillent en même temps. Ce qui ne peut pas changer, c’est l’agenda du notaire et de la Maison de la Justice (Public Service Hall) - si vous avez déjà un rendez-vous, indiquez l’heure dès votre premier message, afin que nous vous donnions le délai réel et non celui que vous souhaiteriez.
L’original contient une erreur. Faut-il la corriger dans la traduction ?
Non, et c’est une question de principe. Une traduction officielle reflète l’original mot pour mot, y compris ses inexactitudes - sinon les documents ne concorderont pas entre eux et l’autorité deviendra méfiante. Si nous remarquons une erreur dans l’original, nous vous le signalons avant la livraison afin que vous puissiez la faire corriger par l’organisme émetteur. Ce n’est qu’ensuite qu’il est utile de traduire.
Dans quelle mesure le contrôle qualité ralentit-il le processus ?
Pour un certificat standard, pratiquement pas - il est prêt le jour même ou le lendemain. Pour un diplôme avec supplément ou un contrat de plusieurs pages, l’étape de révision ajoute généralement une journée. Même en mode urgent, cette étape n’est pas sautée - mais nous vous indiquons le délai à l’avance pour que vous puissiez décider.
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