Apostille of legalisatie? Wat u moet weten om een volmacht naar het buitenland te sturen

De meest voorkomende scenario's: een zoon of dochter die in het buitenland woont, moet namens een ouder een bankrekening openen; een bedrijf geeft een buitenlandse advocaat opdracht om het in een rechtszaak te vertegenwoordigen; of een erfgenaam laat de registratie van vermogen in het buitenland aan iemand anders over. In alle drie de gevallen wordt de volmacht in Georgië opgemaakt, maar in het buitenland gebruikt.

Dit artikel gaat precies over die richting - van Georgië naar het buitenland. Het omgekeerde geval, waarin een volmacht uit het buitenland komt, wordt beschreven in het artikel Een volmacht uit het buitenland naar Georgië. Over het verschil tussen een apostille en legalisatie in het algemeen: Apostille of legalisatie.

Eén vraag: is het land aangesloten bij het Haags Verdrag?

Georgië is sinds 14 mei 2007 partij bij het Haags Apostilleverdrag van 1961. Dat betekent:

• in een land dat bij het Verdrag is aangesloten heeft de volmacht een apostille nodig - één stempel, geplaatst in Georgië, en verder niets;
• in een land dat niet is aangesloten is consulaire legalisatie vereist - een keten van meerdere instanties, waarvan de ambassade van het ontvangende land de laatste schakel is.

Beide procedures bevestigen de echtheid van de handtekening en het zegel van de notaris. Geen van beide bevestigt dat de inhoud van de volmacht juist is of dat de vertaling van goede kwaliteit is.

Apostille: aangesloten landen

Bij het Verdrag zijn onder meer aangesloten: alle EU-landen, de VS, het Verenigd Koninkrijk, Turkije, Israël, Oekraïne, Azerbeidzjan, Armenië, Kazachstan en meer dan honderd andere staten. In de afgelopen jaren zijn toegetreden:

• Saudi-Arabië - vanaf 7 december 2022;
• China - vanaf 7 november 2023;
• Canada - vanaf 11 januari 2024;
• Vietnam - vanaf 11 september 2026.

Route: volmacht bij de notaris -> apostille in Georgië -> vertaling, als het ontvangende land zijn eigen taal eist. Een volmacht met apostille is in alle landen van het Verdrag op dezelfde manier geldig, zodat één document ook in meerdere landen kan dienen.

Legalisatie: niet-aangesloten landen

Geen partij bij het Verdrag zijn bijvoorbeeld: de Verenigde Arabische Emiraten, Qatar, Koeweit, Egypte, Irak, Iran, Jordanië en Libanon. Thailand is tot het Verdrag toegetreden, maar het treedt daar pas op 28 februari 2027 in werking - tot dan is er legalisatie nodig.

Route: volmacht bij de notaris -> waarmerking bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Georgië -> waarmerking bij de ambassade of het consulaat van het ontvangende land. Heeft het land geen ambassade in Tbilisi, dan wordt het document naar zijn ambassade in een buurland gestuurd - reken op extra tijd.

Een gelegaliseerde volmacht werkt alleen in het ene land waarvan de ambassade haar heeft gewaarmerkt. Heeft u het document in twee landen nodig, dan wordt de procedure voor elk land afzonderlijk doorlopen.

Een korte lijst van landen

De lijst is gebaseerd op de officiële statustabel van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht, stand oktober 2026. Landen treden van tijd tot tijd tot het Verdrag toe, dus controleer bij een minder bekend land de status vooraf.

Waar en wanneer de volmacht wordt vertaald

Er zijn drie gangbare mogelijkheden:

• Een tweetalige volmacht bij de notaris - de tekst wordt vanaf het begin in twee talen opgesteld. Dit is vaak de snelste route, omdat er dan geen aparte vertaling meer nodig is;
• Vertaling in Georgië - de Georgische volmacht en de apostille worden vertaald, en de vertaling wordt notarieel gelegaliseerd;
• Vertaling in het ontvangende land - in sommige landen eist een bank, notaris of register dat de vertaling wordt gemaakt door een beëdigd vertaler in dat land.

Vraag de ontvanger - de bank, de advocaat of de instantie - welke mogelijkheid u nodig heeft voordat de volmacht wordt opgemaakt. Deze ene vraag bespaart u een tweede bezoek aan de notaris.

Wordt de vertaling in Georgië gemaakt, vertaal dan niet alleen de tekst van de volmacht, maar ook de verklaring van de notaris en het apostillestempel. Een buitenlandse bankmedewerker of notaris controleert juist die delen als eerste, omdat ze bevestigen wie het document heeft gewaarmerkt en wanneer.

Wat er in de volmacht moet staan om in het buitenland te worden aanvaard

Zelfs een correct gewaarmerkte volmacht kan worden teruggestuurd als de tekst niet aan de eisen van de ontvanger voldoet. Controleer vóór het bezoek aan de notaris:

• Algemeen of bijzonder - buitenlandse banken en registers eisen vaak een bijzondere volmacht die voor een bepaalde handeling is afgegeven: welke rekening, welk vermogen, welke zaak;
• Een nauwkeurige omschrijving van het object - het adres en het kadastrale nummer van het onroerend goed, het rekeningnummer, het VIN van het voertuig, het zaaknummer bij de rechtbank;
• De gegevens van de gevolmachtigde - voor- en achternaam zoals in het paspoort, paspoortnummer, geboortedatum;
• Het recht van substitutie - of de gevolmachtigde de bevoegdheden mag overdragen aan een lokale advocaat. In het buitenland is dit vaak essentieel;
• Geldigheidsduur - sommige buitenlandse banken of instanties eisen dat de volmacht in de afgelopen paar maanden is opgemaakt. Ga na welke termijn de ontvanger aanvaardt.

Het beste is dat de ontvanger - de bank of de advocaat - u een modelvolmacht of een lijst stuurt van wat erin moet staan. De notaris stelt de tekst op aan de hand van dat model.

Drie fouten waardoor het proces opnieuw begint

• Vertaling vóór de apostille - als het ontvangende land ook de apostille vertaald wil hebben, dan eerst de apostille en daarna de vertaling. Anders wordt de apostille niet vertaald;
• Een naam die afwijkt van het paspoort - de naam van de gevolmachtigde moet in de vertaling precies zo worden geschreven als in de vermelding in Latijnse letters in zijn of haar paspoort. "Giorgi" en "George" zijn voor een bank twee verschillende personen;
• De eisen van de ontvanger zijn niet nagegaan - de volmacht is opgemaakt met bevoegdheden die niet voldoen voor de bank of het register van het ontvangende land, en alles wordt opnieuw gedaan.

Wat we controleren bij het vertalen van de tekst van een volmacht - de reikwijdte van de bevoegdheden, het recht van substitutie, de geldigheidsduur en de omschrijving van het object - leest u uitgebreid op: Vertaling van notariële akten en volmachten.

Een alternatief: het consulaat van het ontvangende land in Tbilisi

In sommige gevallen is er een derde route: de volmacht rechtstreeks laten opmaken bij de ambassade of het consulaat van het land waar ze zal worden gebruikt. De consuls van veel landen kunnen notariële handelingen verrichten, en zo'n volmacht wordt in hun land behandeld als een binnenlands document - zonder apostille of legalisatie.

Deze route is niet bij elk consulaat mogelijk, vereist vaak een afspraak vooraf, en de tekst wordt opgesteld in de taal van het ontvangende land. Overweegt u deze mogelijkheid, controleer dan eerst op de officiële pagina van het consulaat of het notariële handelingen verricht.

Hoe wij u kunnen helpen

TARGMANEBI vertaalt de volmacht en de apostille met notariële legalisatie dezelfde of de volgende dag, en vertelt u welke volgorde voor uw land de juiste is. De doorlooptijd van de apostille en de legalisatie hangt af van de overheidsinstanties en de ambassade en valt niet onder onze doorlooptijd. Meer informatie: Vertaling van een volmacht en Apostille.

Een kort plan

Veelgestelde vragen

Gerelateerde pagina's