Hoe krijgt u een apostille op een Georgisch diploma en cijferlijst?

Een diploma, supplement of schooldiploma dat u nodig heeft om in het buitenland te studeren, te werken of uw kwalificaties te laten erkennen, vraagt bijna altijd om twee dingen: een bevestiging van de echtheid van het document en een begrijpelijke vertaling. Het eerste regelt de apostille, het tweede een vertaling, die vaak notarieel gelegaliseerd moet worden.

In dit artikel leggen we uit wat de apostille bevestigt, welke instantie onderwijsdocumenten behandelt, wat u vóór de aanvraag moet controleren en in welke volgorde u het proces doorloopt, zodat u geen tijd verliest en hetzelfde werk niet twee keer hoeft te doen.

Wat een apostille is

Een apostille is een bijzondere waarmerking die is ingesteld bij het Haags Verdrag van 1961. Landen die partij zijn bij het Verdrag aanvaarden elkaars openbare documenten met een apostille en verlangen geen aanvullende consulaire legalisatie meer.

Het is belangrijk te weten wat de apostille wel en niet bevestigt. Ze bevestigt de echtheid van de handtekening en het zegel van de afgevende instantie of functionaris. De apostille controleert of beoordeelt de inhoud van het document niet - cijfers, vakken, studiepunten. Daarom betekent een apostille niet dat een buitenlandse universiteit uw kwalificatie automatisch erkent: erkenning is een aparte procedure van de ontvangende partij.

Wie doet wat

Volgens het register van de Haagse Conferentie heeft Georgië drie bevoegde autoriteiten voor de apostille, en elk behandelt haar eigen documenten:

• Het Agentschap voor de Ontwikkeling van Openbare Diensten van het ministerie van Justitie (State Services Development Agency) - de algemene bevoegde autoriteit voor alle documenten die niet onder de andere twee vallen, waaronder notariële akten. Aanvragen worden aangenomen door het Huis van Justitie (Public Service Hall);
• Het Nationaal Centrum voor Kwaliteitsverbetering van het Onderwijs (NCEQE) - de bevoegde autoriteit voor de apostille op onderwijsdocumenten: diploma, supplement, schooldiploma en andere;
• Het Dienstenagentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken - voor de documenten die het zelf afgeeft, bijvoorbeeld het uittreksel uit het strafregister.

Voor een onderwijsdocument werken twee instanties samen:

• Het Huis van Justitie (Agentschap voor de Ontwikkeling van Openbare Diensten) - neemt de aanvraag aan. Het controleert het onderwijsdocument zelf niet en stuurt de aanvraag elektronisch door naar het Centrum;
• Het Nationaal Centrum voor Kwaliteitsverbetering van het Onderwijs - de bevoegde autoriteit voor de apostille op een onderwijsdocument. Het controleert of het document is afgegeven door een bevoegde instelling en aan de persoon die erin wordt genoemd, en neemt het besluit over de apostille.

Juist daarom volgt een onderwijsdocument een aparte route. Anders dan bij andere documenten blijft de controle hier niet beperkt tot de handtekening en het zegel: het Centrum bevestigt dat de instelling het recht had zo'n document af te geven en dat het document werkelijk aan die persoon is afgegeven. Dat kost extra tijd en moet u vooraf in uw planning opnemen.

Om welke documenten het gaat

De regel voor onderwijsdocumenten geldt voor alle documenten die de afronding of het verloop van een studie bevestigen. In de praktijk zijn dat het vaakst:

• Diploma - bachelor, master, doctoraat of een ander niveau;
• Diplomasupplement - vakken, studiepunten en cijfers. Juist dit leest een buitenlandse universiteit het meest gedetailleerd;
• Schooldiploma - het document over de afronding van het algemeen onderwijs, nodig bij de aanmelding voor een bacheloropleiding;
• Cijferlijst - een overzicht van de cijfers, als de ontvangende partij die apart vraagt;
• Academische verklaring - bijvoorbeeld een die een lopende studie of gevolgde cursussen bevestigt.

De hoofdregel: elk document staat op zichzelf, en elk heeft een eigen apostille nodig. Een apostille op het diploma dekt het supplement of de cijferlijst niet. Ga vóór de aanvraag in de eisen van de ontvangende partij na welke documenten precies een apostille nodig hebben, en dien de aanvraag voor alle documenten tegelijk in.

Wat u vóór de aanvraag controleert

Een controle van een paar minuten voordat u naar het Huis van Justitie gaat, bespaart u vaak een extra bezoek:

• Identiteitsbewijs - identiteitskaart of paspoort;
• Originelen - de apostille wordt op het origineel geplaatst, dus neem de originelen van alle vereiste documenten mee, geen kopieën;
• Voornaam en achternaam - vergelijk ze met het paspoort. Is uw achternaam na uw studie veranderd, houd dan het document dat de wijziging bevestigt bij de hand en vraag bij de aanvraag of het nodig is;
• Stempels en handtekeningen - moeten leesbaar zijn. Een beschadigd of versleten stempel maakt de controle moeilijker;
• De eis van de ontvangende partij - welke documenten een apostille nodig hebben, of een vertaling en notariële legalisatie nodig zijn, en in welke taal.

Stap voor stap

1. Controleer het origineel. Voornaam en achternaam moeten overeenkomen met het paspoort, en de stempels en handtekeningen moeten leesbaar zijn. Het diploma en het supplement zijn afzonderlijke documenten, en elk heeft een eigen apostille nodig;
2. Dien de aanvraag in bij het Huis van Justitie met uw identiteitsbewijs en de originelen;
3. Wacht op de controle door het Centrum. Het register van de Haagse Conferentie (bijgewerkt in oktober 2023) noemt voor een onderwijsdocument 10 werkdagen. Vraag bij de aanvraag naar de actuele termijn;
4. Ontvang het document met de apostille;
5. Laat het document samen met de apostille vertalen en, indien nodig, notarieel legaliseren. Bij ons is dat dezelfde of de volgende dag klaar.

De vertaling na de apostille

De apostille wordt onderdeel van het document, dus ze moet in de vertaling worden weergegeven, net als de tekst van het diploma, de stempels en de handtekeningen. We vertalen het diploma, het supplement en de cijferlijst en de tekst van de apostille samen, door één vertaler, zodat vaknamen en termen in alle documenten gelijk zijn.

Cijfers blijven in de vertaling zoals ze in het origineel staan: het omrekenen naar een ander systeem is de taak van de ontvangende partij, niet van de vertaler. We gebruiken geen kunstmatige intelligentie voor de inhoud van documenten van klanten. De vertaling en de notariële legalisatie zijn dezelfde of de volgende dag klaar. Uitgebreid: vertaling van een diploma en vertaling van een schooldiploma.

Apostille op het diploma, niet op de vertaling

Sommige landen willen naast het diploma ook de vertaling bevestigd zien. De apostille wordt op het diploma geplaatst en bevestigt de echtheid van het onderwijsdocument; de vertaling valt er niet onder. In Georgië krijgt een notarieel gelegaliseerde vertaling geen apostille: de notaris waarmerkt alleen de handtekening van de vertaler.

Wil de ontvangende partij ook de vertaling zelf bevestigd zien, dan kan het Agentschap voor de Ontwikkeling van Openbare Diensten het diploma in een van acht talen vertalen en op die eigen vertaling een apostille plaatsen. Vraag anders de ontvangende partij of onze notarieel gelegaliseerde vertaling naast het diploma met apostille volstaat, en neem deze fase op in uw planning. Wat elk ervan bevestigt: notariële legalisatie of apostille.

Een diploma van een instelling uit de Sovjettijd of een opgeheven instelling

Ook op een diploma dat in de Sovjettijd is afgegeven, kan een apostille worden geplaatst, al is de controle hier ingewikkelder. Het Centrum moet bevestigen dat het document is afgegeven door een bevoegde instelling en aan de persoon die erin wordt genoemd. Bestaat de instelling niet meer, heeft ze een andere naam gekregen of is ze met een andere instelling samengegaan, dan kan het nagaan van deze feiten meer tijd kosten.

Niemand kan u in zo'n geval een precieze termijn beloven, dus het enige juiste advies is: begin vroeg. Is het diploma oud of beschadigd, of is de instelling opgeheven, vermeld dat dan vooraf bij de aanvraag en vraag wat de controle kan vereisen. Het vertaalgedeelte kunnen we in die periode niet parallel starten - het wordt na de apostille gemaakt.

Veelgemaakte fouten

• Vertaling vóór de apostille. De apostille wordt dan niet in de vertaling weergegeven, en u moet de vertaling opnieuw laten maken;
• Alleen een apostille op het diploma. Vraagt de universiteit ook het supplement, dan heeft ook dat een eigen apostille nodig;
• Het tot de laatste week laten liggen. De controle van een diploma uit de Sovjettijd of van een opgeheven instelling kan meer tijd kosten.

Wanneer u geen apostille nodig heeft

De apostille geldt alleen in landen die partij zijn bij het Haags Verdrag van 1961. Gaat het document naar een land dat geen lid is van het Verdrag, dan is consulaire legalisatie nodig, en verloopt het proces anders - uitgebreid: apostille of legalisatie. In sommige gevallen is in het begin geen apostille nodig: veel universiteiten verlangen bij de aanmelding alleen een notarieel gelegaliseerde vertaling, en de apostille pas na de toelating. Lees dus eerst de eisen van de ontvanger.

Bronnen

• HCCH: Georgië - bevoegde autoriteit (art. 6);
• Nationaal Centrum voor Kwaliteitsverbetering van het Onderwijs (NCEQE).

Hoe u het proces plant

Veelgestelde vragen

Gerelateerde pagina's