Hoe bereidt u documenten voor om u aan te melden bij Europese universiteiten?

Dit artikel is bedoeld voor wie zich aanmeldt voor een bachelor- of masteropleiding aan een Europese universiteit en niet weet waar te beginnen. Het beschrijft de algemene logica: welke documenten worden gevraagd, welke daarvan met notariële legalisatie worden vertaald, wanneer de apostille wordt geplaatst, hoe u de brieven voorbereidt en wat er na de toelating gebeurt.

Eén belangrijke kanttekening vooraf: elke universiteit en elke opleiding heeft eigen eisen. De uiteindelijke bron zijn altijd de instructies van het betreffende portaal, dus gebruik het advies hieronder als plan en controleer de details op de pagina van de universiteit.

Verplichte documenten

1. Diploma - voor een masteropleiding het bachelordiploma, voor een bacheloropleiding het diploma van volledig algemeen onderwijs (schooldiploma);
2. Cijferlijst of diplomasupplement - precies hier ziet de commissie de vakken, studiepunten en cijfers. Uitgebreid: vertaling van een cijferlijst;
3. Motivatiebrief - meestal rechtstreeks geschreven in de onderwijstaal. Schrijft u hem in het Georgisch, dan moet de vertaling uw argumenten volgen, zonder nieuwe feiten toe te voegen;
4. Cv - vaak in Europass-formaat;
5. Paspoort - de gegevenspagina van een Georgisch paspoort is al in Latijns schrift ingevuld, dus die hoeft in de regel niet vertaald te worden.

Daar komen vaak een taalcertificaat (IELTS, TOEFL, Goethe-Zertifikat of een ander) en een of twee aanbevelingsbrieven bij.

Bachelor en master: hoe het pakket verschilt

De logica van het voorbereiden is op beide niveaus dezelfde, maar de samenstelling van het pakket verschilt. Bij een bacheloropleiding beoordeelt de commissie de schoolresultaten, bij een masteropleiding de inhoud van het hoger onderwijs: welke vakken u heeft gevolgd, met hoeveel studiepunten en met welke cijfers.

Welk document een notarieel gelegaliseerde vertaling nodig heeft

Universiteiten verlangen het diploma, het supplement en het schooldiploma meestal met een notarieel gelegaliseerde vertaling. Het cv en de motivatiebrief worden met een gewone vertaling of rechtstreeks in de vreemde taal ingediend. Een overbodige legalisatie is een overbodige stap, dus lees eerst de eisen van het portaal. Het verschil in detail: gewone of notarieel gelegaliseerde vertaling.

Een praktische tip: veel Georgische universiteiten geven het diplomasupplement ook in het Engels uit. Wordt de opleiding in het Engels gegeven en heeft u het supplement in het Engels, dan heeft u de vertaling ervan misschien helemaal niet nodig.

Het is goed om te weten wat de notaris bevestigt: de notaris controleert de inhoud van de vertaling niet, maar bevestigt de echtheid van de handtekening van de vertaler, terwijl de vertaler verantwoordelijk is voor de juistheid. Daarom doet het ertoe wie vertaalt. Bij ons worden het diploma en het supplement door één vertaler vertaald, zodat de termen in alle documenten gelijk zijn, en een bevestigde fout corrigeren we dezelfde of de volgende werkdag.

We gebruiken geen kunstmatige intelligentie voor de inhoud van een document van een klant, en de vertaler krijgt alleen het deel dat vertaald moet worden. Dat is vooral belangrijk als het pakket paspoortgegevens en persoonlijke brieven bevat.

Naar welke taal laten vertalen

De taal van de vertaling wordt door de universiteit bepaald, en dat is niet altijd de onderwijstaal. Een Duitstalige opleiding aanvaardt vaak ook een Engelse vertaling, terwijl een Italiaanse universiteit soms alleen Italiaans verlangt. Eén pakket naar twee talen laten vertalen is vaak overbodig, dus zoek vóór het vertalen de precieze formulering op het portaal op: "translations into English or German are accepted" of iets vergelijkbaars. Meldt u zich in meerdere landen aan, vergelijk dan eerst de eisen - vaak dekt één Engelse notarieel gelegaliseerde vertaling alle aanmeldingen.

Eerst de apostille, daarna de vertaling

Vereist de universiteit een apostille, dan wordt die vóór de vertaling op het origineel geplaatst. Voor een onderwijsdocument dient u de aanvraag in bij het Huis van Justitie (Public Service Hall), dat haar elektronisch doorstuurt naar het Nationaal Centrum voor Kwaliteitsverbetering van het Onderwijs (NCEQE). Het Centrum controleert de echtheid van het document en neemt een besluit. Daarna worden zowel het document als de tekst van de apostille vertaald, en ten slotte wordt de vertaling notarieel gelegaliseerd. Stap voor stap: apostille op een diploma en cijferlijst.

Houd er rekening mee dat het diploma en het supplement afzonderlijke documenten zijn, dus elk heeft een eigen apostille nodig. De apostille geldt alleen tussen landen die partij zijn bij het Haags Verdrag van 1961. Gaat het document naar een land dat geen partij is bij het Verdrag, dan is consulaire legalisatie nodig. Het verschil: apostille of legalisatie.

Motivatiebrief en aanbevelingsbrieven

De motivatiebrief is het enige deel van het pakket dat u zelf schrijft. U kunt hem het best rechtstreeks in de onderwijstaal schrijven: zo behoudt de tekst uw eigen stem en kunt u bij het gesprek makkelijker over de inhoud praten. Schrijft u liever in het Georgisch, dan moet de vertaling uw argumenten precies volgen - de vertaler voegt geen nieuwe prestaties toe en verfraait de tekst niet ten koste van de feiten.

Een aanbevelingsbrief wordt geschreven en ondertekend door iemand die u academisch of professioneel kent: een docent, een onderzoeksbegeleider of een werkgever. Veel universiteiten sturen de referent rechtstreeks vanuit het portaal een link en ontvangen de brief van hem of haar, dus spreek dit vooraf af en geef het juiste e-mailadres op.

Schrijft de referent de brief in het Georgisch, dan is een vertaling nodig, terwijl de handtekening op het origineel blijft. Motivatie- en aanbevelingsbrieven hebben in de regel geen notariële legalisatie nodig, omdat het geen officiële documenten zijn. De enige uitzondering is wanneer het portaal dat uitdrukkelijk vereist.

Voornaam en achternaam: de vorm uit het paspoort

De meest voorkomende en tegelijk makkelijkst te vermijden fout is een afwijkende transliteratie van voornaam en achternaam. Georgische letters kunnen op verschillende manieren in Latijns schrift worden weergegeven. Staat in de vertaling van het diploma de ene vorm, in het taalcertificaat een andere en in het paspoort een derde, dan kan de universiteit zich afvragen of het om dezelfde persoon gaat.

De regel is eenvoudig: in alle vertalingen worden voornaam en achternaam precies zo geschreven als op de gegevenspagina van het paspoort. Stuur ons bij de bestelling dus ook een foto van het paspoort - de vertaler neemt de Latijnse vorm daaruit over. Gebruik dezelfde vorm bij de registratie op het online portaal, bij de inschrijving voor het taalexamen en in uw cv.

Heeft u ooit uw achternaam veranderd, bijvoorbeeld door een huwelijk, en is het opleidingsdocument op de oude achternaam afgegeven, dan kan de universiteit ook een document vragen dat de wijziging bevestigt, plus de vertaling daarvan. Controleer in dat geval vooraf de instructies van het portaal.

Wat er na de toelating gebeurt

Met de toelatingsbrief is het proces niet afgelopen. Veel universiteiten verlangen bij de inschrijving de originelen of gewaarmerkte kopieën van de documenten, om ze te vergelijken met de online geüploade bestanden. Bewaar dus de originelen met apostille en de notarieel gelegaliseerde vertalingen en neem ze mee als u vertrekt.

De volgende fase is in de regel het studentenvisum. De precieze lijst van documenten wordt bepaald door de ambassade of het consulaat van het land waar u wilt studeren. Meestal horen daarbij de brief die de toelating bevestigt, een bewijs van financiële middelen en een ziektekostenverzekering, en soms andere verklaringen. Is een daarvan in het Georgisch, dan heeft u ook daarvoor een vertaling nodig.

De eis van de ambassade over de taal en de vorm van de vertaling kan afwijken van die van de universiteit, dus lees de lijst van het consulaat apart voordat u de documenten voor het visum laat vertalen. Heeft u hetzelfde document in beide fasen nodig, kies dan meteen een taal die aan beide eisen voldoet.

Controlelijst vóór het verzenden

• Voornaam en achternaam staan in alle vertalingen precies zo als in het paspoort;
• De naam van de universiteit en de opleiding is in alle documenten gelijk;
• De scans zijn in kleur, en de stempels en handtekeningen zijn leesbaar;
• De bestandsgrootte en het formaat voldoen aan de eis van het portaal.

Hoe u de voorbereiding plant

Veelgestelde vragen

Gerelateerde pagina's