Jak uzyskać apostille na gruzińskim dyplomie i wykazie ocen?

Dyplom, suplement lub świadectwo szkolne potrzebne do studiów, pracy lub uznania kwalifikacji za granicą niemal zawsze wymagają dwóch rzeczy: potwierdzenia autentyczności dokumentu i zrozumiałego tłumaczenia. Pierwsze zapewnia apostille, drugie - tłumaczenie, które często musi być poświadczone notarialnie.

W tym artykule wyjaśniamy, co potwierdza apostille, która instytucja zajmuje się dokumentami o wykształceniu, co sprawdzić przed złożeniem wniosku i w jakiej kolejności przejść cały proces, aby nie tracić czasu ani nie powtarzać tej samej pracy.

Czym jest apostille

Apostille to szczególne poświadczenie ustanowione przez Konwencję haską z 1961 roku. Państwa-strony Konwencji wzajemnie przyjmują swoje dokumenty urzędowe opatrzone apostille i nie wymagają już dodatkowej legalizacji konsularnej.

Ważne jest, aby wiedzieć, co apostille potwierdza, a czego nie. Potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci organu lub urzędnika, który wydał dokument. Apostille nie sprawdza ani nie ocenia treści dokumentu - ocen, przedmiotów, punktów kredytowych. Dlatego apostille nie oznacza, że zagraniczna uczelnia automatycznie uzna Państwa kwalifikacje: uznanie to odrębna procedura strony przyjmującej.

Kto za co odpowiada

Według rejestru Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego (HCCH) w Gruzji działają trzy organy właściwe do wydawania apostille, a każdy zajmuje się własnymi dokumentami:

• Agencja Rozwoju Usług Publicznych Ministerstwa Sprawiedliwości (Public Service Development Agency) - ogólny organ właściwy dla wszystkich dokumentów, które nie należą do dwóch pozostałych, w tym dla czynności notarialnych. Wnioski przyjmuje Dom Sprawiedliwości (Public Service Hall);
• Narodowe Centrum Podnoszenia Jakości Edukacji (National Center for Educational Quality Enhancement, NCEQE) - organ właściwy do wydawania apostille na dokumentach o wykształceniu: dyplomie, suplemencie, świadectwie szkolnym i innych;
• Agencja Usług Ministerstwa Spraw Wewnętrznych - dla dokumentów, które sama wydaje, na przykład zaświadczenia o niekaralności.

W przypadku dokumentu o wykształceniu współpracują dwie instytucje:

• Dom Sprawiedliwości (Agencja Rozwoju Usług Publicznych) - przyjmuje wniosek. Nie sprawdza samego dokumentu o wykształceniu i przesyła wniosek elektronicznie do Centrum;
• Narodowe Centrum Podnoszenia Jakości Edukacji - organ właściwy do wydawania apostille na dokumencie o wykształceniu. Sprawdza, czy dokument wydała uprawniona instytucja i czy wydano go osobie w nim wskazanej, i podejmuje decyzję o apostille.

Właśnie dlatego dokument o wykształceniu to osobna ścieżka. W odróżnieniu od innych dokumentów sprawdzenie nie ogranicza się tu do podpisu i pieczęci: Centrum potwierdza, że instytucja miała prawo wydać taki dokument i że rzeczywiście wydano go tej osobie. To wymaga dodatkowego czasu i trzeba to z góry uwzględnić w planie.

Jakich dokumentów to dotyczy

Zasada dotycząca dokumentów o wykształceniu obejmuje wszystkie dokumenty, które potwierdzają ukończenie lub przebieg nauki. W praktyce najczęściej są to:

• Dyplom - licencjacki, magisterski, doktorski lub innego stopnia;
• Suplement do dyplomu - przedmioty, punkty kredytowe i oceny. To właśnie on jest najdokładniej czytany przez zagraniczną uczelnię;
• Świadectwo szkolne - dokument ukończenia szkoły średniej, potrzebny przy aplikowaniu na studia licencjackie;
• Wykaz ocen - wyciąg z ocen, gdy strona przyjmująca żąda go osobno;
• Zaświadczenie akademickie - na przykład potwierdzające trwające studia lub ukończone kursy.

Główna zasada: każdy dokument jest osobny i każdy potrzebuje osobnej apostille. Apostille umieszczona na dyplomie nie obejmuje suplementu ani wykazu ocen. Przed złożeniem wniosku prosimy sprawdzić w wymogach strony przyjmującej, które dokładnie dokumenty potrzebują apostille, i złożyć wniosek dla wszystkich razem.

Co sprawdzić przed złożeniem wniosku

Kilkuminutowe sprawdzenie przed wizytą w Domu Sprawiedliwości często oszczędza dodatkową wizytę:

• Dokument tożsamości - dowód osobisty lub paszport;
• Oryginały - apostille umieszcza się na oryginale, dlatego prosimy przynieść oryginały wszystkich wymaganych dokumentów, a nie kopie;
• Imię i nazwisko - prosimy porównać je z paszportem. Jeśli nazwisko zmieniło się po studiach, warto mieć przy sobie dokument potwierdzający zmianę i zapytać przy składaniu wniosku, czy jest potrzebny;
• Pieczęcie i podpisy - muszą być czytelne. Uszkodzona lub wytarta pieczęć utrudnia sprawdzenie;
• Wymóg strony przyjmującej - które dokumenty potrzebują apostille, czy potrzebne jest tłumaczenie i poświadczenie notarialne oraz w jakim języku.

Krok po kroku

1. Sprawdzić oryginał. Imię i nazwisko muszą zgadzać się z paszportem, a pieczęcie i podpisy muszą być czytelne. Dyplom i suplement to osobne dokumenty i każdy potrzebuje osobnej apostille;
2. Złożyć wniosek w Domu Sprawiedliwości z dokumentem tożsamości i oryginałami;
3. Poczekać na sprawdzenie przez Centrum. Rejestr Haskiej Konferencji (zaktualizowany w październiku 2023 r.) podaje dla dokumentu o wykształceniu 10 dni roboczych. Aktualny termin prosimy sprawdzić przy składaniu wniosku;
4. Odebrać dokument z apostille;
5. Przetłumaczyć dokument razem z apostille i w razie potrzeby poświadczyć tłumaczenie notarialnie. U nas jest to gotowe tego samego lub następnego dnia.

Tłumaczenie po apostille

Apostille staje się częścią dokumentu, dlatego musi znaleźć odzwierciedlenie w tłumaczeniu tak samo jak tekst dyplomu, pieczęcie i podpisy. Dyplom, suplement i wykaz ocen oraz treść apostille tłumaczymy razem, przez jednego tłumacza, aby nazwy przedmiotów i terminy były we wszystkich dokumentach takie same.

Oceny pozostają w tłumaczeniu takie, jak w oryginale: przeliczenie ich na inny system to zadanie strony przyjmującej, a nie tłumacza. Nie używamy sztucznej inteligencji do treści dokumentów klientów. Tłumaczenie i poświadczenie notarialne są gotowe tego samego lub następnego dnia. Szczegóły: tłumaczenie dyplomu i tłumaczenie świadectwa szkolnego.

Apostille na dyplomie, nie na tłumaczeniu

Niektóre kraje chcą, by oprócz dyplomu potwierdzone zostało także tłumaczenie. Apostille umieszcza się na dyplomie i potwierdza ona autentyczność dokumentu o wykształceniu; tłumaczenia nie obejmuje. W Gruzji na tłumaczeniu poświadczonym notarialnie nie umieszcza się apostille: notariusz poświadcza jedynie podpis tłumacza.

Jeśli strona przyjmująca wymaga potwierdzenia samego tłumaczenia, Agencja Rozwoju Usług Publicznych (Public Service Development Agency) może sama przetłumaczyć dyplom na jeden z ośmiu języków i opatrzyć apostille własne tłumaczenie. W przeciwnym razie prosimy zapytać stronę przyjmującą, czy wystarczy nasze tłumaczenie poświadczone notarialnie dołączone do dyplomu z apostille, i uwzględnić ten etap w planie. Co potwierdza każda z nich: poświadczenie notarialne czy apostille.

Dyplom z czasów radzieckich lub zlikwidowanej uczelni

Apostille można umieścić także na dyplomie wydanym w okresie radzieckim, choć sprawdzenie jest tu bardziej skomplikowane. Centrum musi potwierdzić, że dokument wydała uprawniona instytucja i że wydano go osobie w nim wskazanej. Gdy instytucja już nie istnieje, zmieniła nazwę lub połączyła się z inną, weryfikacja tych faktów może potrwać dłużej.

W takim przypadku nikt nie może obiecać Państwu dokładnego terminu, dlatego jedyna słuszna rada brzmi: prosimy zacząć wcześnie. Jeśli dyplom jest stary lub uszkodzony albo uczelnię zlikwidowano, prosimy wspomnieć o tym z góry przy składaniu wniosku i zapytać, czego może wymagać sprawdzenie. W tym czasie nie możemy równolegle rozpocząć części tłumaczeniowej - przygotowuje się ją po uzyskaniu apostille.

Częste błędy

• Tłumaczenie przed apostille. Apostille nie znajduje wtedy odzwierciedlenia w tłumaczeniu i trzeba zlecić tłumaczenie ponownie;
• Apostille tylko na dyplomie. Jeśli uczelnia wymaga także suplementu, on również potrzebuje osobnej apostille;
• Zostawienie sprawy na ostatni tydzień. Sprawdzenie dyplomu z okresu radzieckiego lub ze zlikwidowanej uczelni może potrwać dłużej.

Kiedy apostille nie jest potrzebna

Apostille jest ważna tylko w państwach-stronach Konwencji haskiej z 1961 roku. Jeśli dokument trafia do państwa, które nie jest stroną Konwencji, wymagana jest legalizacja konsularna, a procedura wygląda inaczej - szczegóły: apostille czy legalizacja. W niektórych przypadkach apostille nie jest potrzebna na początku: wiele uczelni na etapie aplikacji wymaga tylko tłumaczenia poświadczonego notarialnie, a apostille dopiero po przyjęciu. Dlatego najpierw prosimy przeczytać wymogi odbiorcy.

Źródła

• HCCH: Gruzja - organ właściwy (art. 6);
• Narodowe Centrum Podnoszenia Jakości Edukacji.

Jak zaplanować proces

Najczęściej zadawane pytania

Powiązane strony