Як проставити апостиль на грузинський диплом і виписку з оцінками?

Диплом, додаток до нього чи шкільний атестат для навчання, роботи або визнання кваліфікації за кордоном майже завжди вимагають двох речей: підтвердження справжності документа і зрозумілого перекладу. Перше забезпечує апостиль, друге - переклад, який часто має бути нотаріально засвідчений.

У цій статті пояснюємо, що підтверджує апостиль, яка установа працює з документами про освіту, що перевірити перед поданням заяви і в якому порядку пройти процес, щоб не втратити час і не повторювати ту саму роботу.

Що таке апостиль

Апостиль - це спеціальне засвідчення, встановлене Гаазькою конвенцією 1961 року. Країни - учасниці Конвенції приймають офіційні документи одна одної з апостилем і вже не вимагають додаткової консульської легалізації.

Важливо знати, що апостиль підтверджує, а що ні. Він підтверджує справжність підпису й печатки органу чи посадової особи, які видали документ. Апостиль не перевіряє і не оцінює зміст документа - оцінки, предмети, кредити. Тому апостиль не означає, що іноземний університет автоматично визнає вашу кваліфікацію: визнання - окрема процедура сторони, яка приймає документ.

Хто що робить

Згідно з реєстром Гаазької конференції, у Грузії є три компетентні органи з апостилювання, і кожен працює зі своїми документами:

• Агентство розвитку державних послуг Міністерства юстиції - загальний компетентний орган для всіх документів, що не належать до двох інших, зокрема для нотаріальних актів. Заяви приймає Будинок юстиції (Public Service Hall);
• Національний центр розвитку якості освіти (NCEQE) - компетентний орган для апостиля на документи про освіту: диплом, додаток, шкільний атестат та інші;
• Сервісне агентство Міністерства внутрішніх справ - для документів, які воно видає саме, наприклад довідки про несудимість.

Над документом про освіту працюють разом дві установи:

• Будинок юстиції (Агентство розвитку державних послуг) - приймає заяву. Сам документ про освіту він не перевіряє і електронно надсилає заяву до Центру;
• Національний центр розвитку якості освіти - компетентний орган для апостиля на документ про освіту. Він перевіряє, чи документ видала уповноважена установа і чи виданий він особі, зазначеній у ньому, і ухвалює рішення щодо апостиля.

Саме тому документ про освіту - окремий маршрут. На відміну від інших документів, перевірка тут не обмежується підписом і печаткою: Центр підтверджує, що установа мала право видати такий документ і що документ справді виданий цій особі. Це потребує додаткового часу, і його треба заздалегідь закласти у свій план.

Яких документів це стосується

Правило для документів про освіту поширюється на всі документи, що підтверджують завершення навчання або його проходження. На практиці найчастіше це:

• Диплом - бакалавра, магістра, доктора чи іншого рівня;
• Додаток до диплома - предмети, кредити та оцінки. Саме його іноземний університет читає найдокладніше;
• Шкільний атестат - документ про завершення загальної освіти, потрібний для вступу на бакалаврат;
• Виписка з оцінками - коли сторона, що приймає документ, вимагає її окремо;
• Академічна довідка - наприклад, про те, що ви навчаєтеся, або про пройдені курси.

Головне правило: кожен документ окремий, і кожному потрібен окремий апостиль. Апостиль, проставлений на диплом, не поширюється на додаток чи виписку з оцінками. Перш ніж подавати заяву, перевірте у вимогах сторони, що приймає документи, які саме з них потребують апостиля, і подайте заяву на всі разом.

Що перевірити перед поданням заяви

Кілька хвилин перевірки перед походом до Будинку юстиції часто заощаджують вам зайвий візит:

• Документ, що посвідчує особу - ID-картка або паспорт;
• Оригінали - апостиль проставляють на оригінал, тож беріть оригінали всіх потрібних документів, а не копії;
• Ім’я та прізвище - звірте їх із паспортом. Якщо прізвище змінилося після навчання, майте під рукою документ, що підтверджує зміну, і під час подання заяви запитайте, чи він потрібен;
• Печатки й підписи - мають бути розбірливими. Пошкоджена чи стерта печатка ускладнює перевірку;
• Вимога сторони, що приймає документ - які документи потребують апостиля, чи потрібні переклад і нотаріальне засвідчення і якою мовою.

Крок за кроком

1. Перевірте оригінал. Ім’я та прізвище мають збігатися з паспортом, а печатки й підписи - бути розбірливими. Диплом і додаток - окремі документи, і кожному потрібен окремий апостиль;
2. Подайте заяву в Будинку юстиції з документом, що посвідчує особу, та оригіналами;
3. Дочекайтеся перевірки Центру. У реєстрі Гаазької конференції (оновлення - жовтень 2023 року) для документа про освіту зазначено 10 робочих днів. Актуальний строк уточнюйте під час подання заяви;
4. Отримайте документ з апостилем;
5. Перекладіть документ разом з апостилем і, якщо потрібно, засвідчте переклад у нотаріуса. У нас це готово того ж або наступного дня.

Переклад після апостиля

Апостиль стає частиною документа, тож він має бути відображений у перекладі так само, як текст диплома, печатки й підписи. Диплом, додаток і виписку з оцінками та текст апостиля ми перекладаємо разом, силами одного перекладача, щоб назви предметів і терміни були однакові в усіх документах.

Оцінки в перекладі залишаються такими, як в оригіналі: переведення їх в іншу систему - справа сторони, що приймає документ, а не перекладача. Ми не використовуємо штучний інтелект для змісту документів клієнтів. Переклад і нотаріальне засвідчення готові того ж або наступного дня. Докладніше: переклад диплома і переклад шкільного атестата.

Апостиль на диплом, а не на переклад

Деякі країни хочуть, щоб разом із дипломом був підтверджений і переклад. Апостиль проставляють на диплом, і він підтверджує справжність документа про освіту; на переклад він не поширюється. У Грузії на нотаріальний переклад апостиль не ставлять: нотаріус лише засвідчує підпис перекладача.

Якщо стороні, що приймає документи, потрібне підтвердження самого перекладу, Агентство розвитку державних послуг може перекласти диплом однією з восьми мов і проставити апостиль на власний переклад. Інакше запитайте сторону, що приймає документи, чи достатньо нашого нотаріального перекладу разом з апостильованим дипломом, і закладіть цей етап у план. Що підтверджує кожен із них: нотаріальне засвідчення чи апостиль.

Диплом радянського періоду або ліквідованого закладу

Апостиль можна проставити й на диплом, виданий за радянських часів, хоча перевірка тут складніша. Центр має підтвердити, що документ видала уповноважена установа і що виданий він особі, зазначеній у ньому. Коли закладу вже не існує, він змінив назву або об’єднався з іншим закладом, перевірка цих фактів може тривати довше.

Точного строку в такому випадку ніхто не може вам пообіцяти, тож єдина правильна порада - почніть рано. Якщо диплом старий чи пошкоджений або заклад ліквідовано, повідомте про це заздалегідь під час подання заяви і запитайте, чого може вимагати перевірка. Паралельно в цей час ми не можемо почати переклад - його готують після апостиля.

Поширені помилки

• Переклад до апостиля. Тоді апостиль не відображений у перекладі, і переклад доводиться готувати заново;
• Апостиль лише на диплом. Якщо університет вимагає ще й додаток, на нього теж потрібен окремий апостиль;
• Відкладання на останній тиждень. Перевірка диплома радянського періоду чи ліквідованого закладу може тривати довше.

Коли апостиль вам не потрібен

Апостиль діє лише в країнах - учасницях Гаазької конвенції 1961 року. Якщо документ їде до країни, яка не є членом Конвенції, потрібна консульська легалізація, і процес інший - докладніше: апостиль чи легалізація. У деяких випадках апостиль не потрібен на початку: багато університетів на етапі подання заяви вимагають лише нотаріальний переклад, а апостиль - після зарахування. Тож спочатку прочитайте вимоги адресата.

Джерела

• HCCH: Georgia - Competent Authority (Art. 6);
• Національний центр розвитку якості освіти.

Як спланувати процес

Часті запитання

Пов’язані сторінки