Jak získat apostilu na gruzínský diplom a výpis známek?

Diplom, dodatek nebo maturitní vysvědčení pro studium, práci či uznání kvalifikace v zahraničí téměř vždy vyžadují dvě věci: potvrzení pravosti dokumentu a srozumitelný překlad. To první zajišťuje apostila, to druhé překlad, který často musí být notářsky ověřen.

V tomto článku vysvětlujeme, co apostila potvrzuje, který úřad se zabývá dokumenty o vzdělání, co zkontrolovat před podáním žádosti a v jakém pořadí celým procesem projít, abyste neztráceli čas a nemuseli tutéž práci opakovat.

Co je apostila

Apostila je zvláštní ověření zavedené Haagskou úmluvou z roku 1961. Státy, které jsou smluvními stranami úmluvy, navzájem přijímají veřejné listiny s apostilou a už nevyžadují další konzulární legalizaci.

Je důležité vědět, co apostila potvrzuje a co ne. Potvrzuje pravost podpisu a pečetě orgánu nebo úřední osoby, která dokument vydala. Obsah dokumentu - známky, předměty, kredity - apostila nekontroluje ani nehodnotí. Apostila proto neznamená, že zahraniční univerzita vaši kvalifikaci automaticky uzná: uznání je samostatný postup přijímající strany.

Kdo co dělá

Podle rejstříku Haagské konference má Gruzie pro apostilu tři příslušné orgány a každý se zabývá vlastními dokumenty:

• Agentura pro rozvoj veřejných služeb Ministerstva spravedlnosti (Public Service Development Agency) - obecný příslušný orgán pro všechny dokumenty, které nepatří zbývajícím dvěma, včetně notářských úkonů. Žádosti přijímá Dům spravedlnosti (Public Service Hall);
• Národní centrum pro zvyšování kvality vzdělávání (NCEQE) - příslušný orgán pro apostilu na dokumenty o vzdělání: diplom, dodatek, maturitní vysvědčení a další;
• Servisní agentura Ministerstva vnitra - pro dokumenty, které sama vydává, například výpis z rejstříku trestů.

U dokumentu o vzdělání spolupracují dva úřady:

• Dům spravedlnosti (Agentura pro rozvoj veřejných služeb) - přijímá žádost. Samotný dokument o vzdělání nekontroluje a žádost elektronicky předává Centru;
• Národní centrum pro zvyšování kvality vzdělávání - příslušný orgán pro apostilu na dokument o vzdělání. Kontroluje, zda dokument vydala oprávněná instituce a zda byl vydán osobě v něm uvedené, a rozhoduje o apostile.

Právě proto je dokument o vzdělání samostatnou cestou. Na rozdíl od jiných dokumentů se kontrola neomezuje na podpis a pečeť: Centrum potvrzuje, že instituce měla právo takový dokument vydat a že byl skutečně vydán této osobě. To vyžaduje čas navíc, se kterým je třeba ve vašem plánu počítat předem.

Kterých dokumentů se to týká

Pravidlo pro dokumenty o vzdělání platí pro všechny dokumenty, které potvrzují ukončení nebo průběh studia. V praxi jde nejčastěji o tyto:

• Diplom - bakalářský, magisterský, doktorský nebo jiného stupně;
• Dodatek k diplomu - předměty, kredity a známky. Právě ten zahraniční univerzita čte nejpodrobněji;
• Maturitní vysvědčení - dokument o ukončení všeobecného vzdělání, potřebný při přihlášce do bakalářského programu;
• Výpis známek - přehled známek, pokud ho přijímající strana požaduje zvlášť;
• Potvrzení o studiu - například o probíhajícím studiu nebo absolvovaných kurzech.

Hlavní pravidlo: každý dokument je samostatný a každý potřebuje samostatnou apostilu. Apostila připojená na diplom se nevztahuje na dodatek ani na výpis známek. Před podáním žádosti si v požadavcích přijímající strany ověřte, které dokumenty přesně apostilu potřebují, a žádost podejte pro všechny najednou.

Co zkontrolovat před podáním žádosti

Kontrola na několik minut před cestou do Domu spravedlnosti vám často ušetří návštěvu navíc:

• Doklad totožnosti - občanský průkaz nebo pas;
• Originály - apostila se připojuje na originál, proto přineste originály všech potřebných dokumentů, ne kopie;
• Jméno a příjmení - porovnejte je s pasem. Pokud se příjmení po studiu změnilo, mějte po ruce doklad o změně a při podání se zeptejte, zda je potřeba;
• Razítka a podpisy - musí být čitelné. Poškozené nebo opotřebované razítko kontrolu ztěžuje;
• Požadavek přijímající strany - které dokumenty potřebují apostilu, zda je potřeba překlad a notářské ověření a do jakého jazyka.

Krok za krokem

1. Zkontrolujte originál. Jméno a příjmení musí odpovídat pasu a razítka i podpisy musí být čitelné. Diplom a dodatek jsou samostatné dokumenty a každý potřebuje samostatnou apostilu;
2. Podejte žádost v Domě spravedlnosti s dokladem totožnosti a originály;
3. Počkejte na kontrolu Centra. Rejstřík Haagské konference (aktualizovaný v říjnu 2023) uvádí u dokumentu o vzdělání 10 pracovních dnů. Aktuální lhůtu si ověřte při podání žádosti;
4. Převezměte dokument s apostilou;
5. Nechte dokument přeložit i s apostilou a v případě potřeby notářsky ověřit. U nás je to hotové týž nebo následující den.

Překlad po apostile

Apostila se stává součástí dokumentu, proto musí být v překladu zachycena stejně jako text diplomu, razítka a podpisy. Diplom, dodatek a výpis známek i text apostily překládáme společně, jedním překladatelem, aby byly názvy předmětů a termíny ve všech dokumentech stejné.

Známky zůstávají v překladu tak, jak jsou v originálu: jejich převod do jiného systému je úkolem přijímající strany, ne překladatele. Na obsah dokumentů klientů nepoužíváme umělou inteligenci. Překlad i notářské ověření jsou hotové týž nebo následující den. Podrobně: překlad diplomu a překlad maturitního vysvědčení.

Apostila na diplom, ne na překlad

Některé země chtějí mít kromě diplomu ověřený i překlad. Apostila se připojuje na diplom a potvrzuje pravost dokumentu o vzdělání; na překlad se nevztahuje. V Gruzii se na notářsky ověřený překlad apostila nedává: notář pouze ověřuje pravost podpisu překladatele.

Pokud přijímající strana potřebuje ověřit i samotný překlad, může Agentura pro rozvoj veřejných služeb diplom sama přeložit do jednoho z osmi jazyků a připojit apostilu na svůj vlastní překlad. Jinak se přijímající strany zeptejte, zda stačí náš notářsky ověřený překlad spolu s diplomem opatřeným apostilou, a s touto fází počítejte v plánu. Co která potvrzuje: notářské ověření, nebo apostila.

Diplom ze sovětské doby nebo zaniklé instituce

Apostilu lze připojit i na diplom vydaný v sovětském období, kontrola je však složitější. Centrum musí potvrdit, že dokument vydala oprávněná instituce a že byl vydán osobě v něm uvedené. Pokud instituce už neexistuje, změnila název nebo se sloučila s jinou institucí, ověření těchto skutečností může trvat déle.

Přesnou lhůtu vám v takovém případě nikdo slíbit nemůže, proto jediná správná rada zní: začněte včas. Pokud je diplom starý nebo poškozený, případně instituce zanikla, uveďte to předem při podání žádosti a zeptejte se, co může kontrola vyžadovat. Překladovou část v této době nemůžeme začít souběžně - připravuje se až po apostile.

Časté chyby

• Překlad před apostilou. Apostila se pak v překladu neobjeví a překlad musíte nechat připravit znovu;
• Apostila jen na diplomu. Pokud univerzita vyžaduje i dodatek, potřebuje i on samostatnou apostilu;
• Odklad na poslední týden. Kontrola diplomu ze sovětského období nebo ze zaniklé instituce může trvat déle.

Kdy apostilu nepotřebujete

Apostila platí jen ve státech, které jsou smluvními stranami Haagské úmluvy z roku 1961. Pokud dokument míří do státu, který stranou úmluvy není, je potřeba konzulární legalizace a postup je jiný - podrobně: apostila, nebo legalizace. V některých případech apostila není potřeba hned na začátku: mnoho univerzit vyžaduje ve fázi přihlášky jen notářsky ověřený překlad a apostilu až po přijetí. Proto si nejdřív přečtěte požadavky příjemce.

Zdroje

• HCCH: Georgia - Competent Authority (Art. 6);
• Národní centrum pro zvyšování kvality vzdělávání.

Jak proces naplánovat

Často kladené otázky

Související stránky