Vše rozhoduje jediná otázka: je přijímající země smluvní stranou Haagské úmluvy z roku 1961? Pokud ano, stačí apostila. Pokud ne, vyžaduje se konzulární legalizace.
Gruzie je smluvní stranou této úmluvy, což znamená, že gruzínský dokument opatřený apostilou je automaticky uznáván ve všech ostatních smluvních státech - mimo jiné v Německu, Francii, USA, Itálii, Turecku a ve více než stovce dalších států.
Apostila - jediné razítko
Apostila je zjednodušená forma mezinárodního ověření listin. Jde o zvláštní razítko, které se umisťuje přímo na dokument nebo se k němu připojuje, a potvrzuje tři věci: pravost podpisu, oprávnění osoby, která dokument podepsala, a pravost pečeti.
Co apostila nepotvrzuje: správnost obsahu dokumentu a - to se zaměňuje obzvlášť často - kvalitu překladu. Apostila říká pouze to, že tato pečeť patří skutečnému gruzínskému úřadu.
Výhoda je zřejmá: jeden postup, zpravidla jeden úřad, poměrně krátká lhůta. Dokument s apostilou platí v kterémkoli smluvním státě úmluvy - pro každou zemi tedy není potřeba zvláštní postup.
Státní poplatek za apostilu závisí na tom, jak rychle ji potřebujete. Nejde o náš tarif - je to poplatek stanovený státem a účtuje se zvlášť za každý dokument.
Konzulární legalizace - řetězec úřadů
Pokud země, kde chcete dokument předložit, není smluvní stranou Haagské úmluvy, apostila vám nepomůže - tam ji jednoduše neuznávají. V takovém případě se vyžaduje konzulární legalizace.
Jde o vícestupňový proces a hlavní je, že každá fáze ověřuje tu předchozí. Obvyklé pořadí je následující:
Fáze 1. Překlad dokumentu a jeho notářské ověření.
Fáze 2. Ověření Ministerstvem zahraničních věcí Gruzie.
Fáze 3. Konečné ověření na konzulátu země, kde se má dokument předložit.
Právě třetí fáze je nejméně předvídatelná: konzulát má vlastní rozvrh, vlastní požadavky a často i vlastní lhůty. Některé konzuláty v Tbilisi nesídlí a dokument je nutné poslat do sousední země - to je další týden.
Pro plánování: pokud apostila zabere dny, legalizace zabere týdny. Pokud vaše přijímající země není smluvní stranou úmluvy, musíte postup zahájit o dva až tři týdny dříve, než byste si mysleli.
Srovnání na jeden pohled
Apostila
- Ve smluvních státech Haagské úmluvy
- Jedno razítko, zpravidla jeden úřad
- Lhůta: několik dní
- Jeden poplatek za dokument
- Platí ve všech smluvních státech najednou
Konzulární legalizace
- Ve státech, které nejsou smluvními stranami úmluvy
- Řetězec několika úřadů
- Lhůta: obvykle týdny
- Několik poplatků podle fází
- Platí jen pro jednu konkrétní zemi
Co mají společné
- Obojí se týká dokumentu, ne kvality překladu
- Obojí vyžaduje originál nebo notářsky ověřenou kopii, ne fotokopii
- Obojí se vyřizuje v zemi, která dokument vydala
- Obojí obvykle předchází překladu nebo probíhá současně s ním
- Obojí vyžaduje plánování předem
Nejdražší chyba je v obou případech stejná: člověk nejdřív nechá dokument přeložit a notářsky ověřit a pak zjistí, že apostila nebo legalizace měla být na originálu. Výsledkem je, že se všechno dělá znovu. Než zaplatíte první lari, položte si jedinou otázku: je přijímající země smluvní stranou Haagské úmluvy?
Který úřad v Gruzii co vyřizuje
Záleží na typu dokumentu a právě tady se obvykle ztrácí čas - člověk jde na nesprávný úřad.
Dokumenty o vzdělání - diplom, maturitní vysvědčení, výpis známek, dodatek k diplomu. Apostilu na tyto dokumenty obvykle připojuje Národní centrum pro zvyšování kvality vzdělávání (NCEQE).
Matriční doklady - rodný, oddací a rozvodový list. To je oblast Domu spravedlnosti (Public Service Hall).
Výpis z rejstříku trestů - apostilu připojuje Servisní agentura Ministerstva vnitra (Service Agency of the Ministry of Internal Affairs), která výpis vydala. Apostilu lze požadovat i na výpis vydaný elektronicky.
Notářské listiny - plné moci, souhlasy, notářsky ověřené dokumenty. Rovněž Dům spravedlnosti.
Lékařské dokumenty - zde je možností více a často je nejdřív potřeba potvrzení od instituce, která dokument vydala.
Pokud nevíte, na který úřad jít, zavolejte nám dřív, než vyrazíte. Jeden telefonát ušetří jednu návštěvu. Pokud si to přejete, můžeme navíc celý postup vyřídit na základě plné moci - vy nám jen předáte dokument a dostanete hotový balíček.
Pět chyb, které stojí nejvíc
1. Nesprávné pořadí. Dokument byl nejdřív přeložen a notářsky ověřen a apostila byla připojena až potom. Razítko apostily se tak v překladu neobjeví a příjemce vidí dokument, jehož ověřovací část je v jazyce, kterému nerozumí. Všechno se dělá znovu.
2. Starý dokument. Apostila byla připojena na potvrzení vydané před deseti lety, ale příjemce vyžaduje nově vydaný výpis. Apostila i poplatek přišly vniveč.
3. Poškozený nebo zalaminovaný dokument. Na zalaminovaný dokument často nelze apostilu připojit, protože razítko se musí umístit fyzicky. Mnoho lidí si myslí, že laminace dokument chrání - ve skutečnosti ho často činí pro úřední postupy nepoužitelným.
4. Kopie místo originálu. Apostila se připojuje na originál nebo na notářsky ověřenou kopii - nikdy na obyčejnou fotokopii.
5. Domněnky o tom, co příjemce vyžaduje. „Známý to udělal takhle“ je v tomto oboru ta nejdražší věta. Požadavky se mění podle země, podle úřadu i podle roku. Jediným spolehlivým zdrojem jsou písemné pokyny příjemce.
Jak postupovat správně
Zjistěte, jak je to s přijímající zemí
Je smluvní stranou Haagské úmluvy, nebo ne? Tato jediná otázka určuje všechno: postup, lhůtu i náklady.
Přečtěte si požadavek příjemce
Pokyny univerzity, stránku konzulátu nebo dopis zaměstnavatele. Často přímo v nich stojí, jaké ověření potřebuje originál a v jaké podobě má být překlad vyhotoven.
Nejdřív ověření, potom překlad
Apostila nebo první fáze legalizace patří na originál. Překlad přichází až potom, aby se v něm objevilo i razítko.
Plánujte lhůty realisticky
U apostily jde o dny, u legalizace o týdny. Pokud máte konkrétní datum, počítejte od něj zpětně a nechte si rezervu.
Z čeho se skládá celková cena
Existují tři nezávislé složky a jejich záměna je hlavním důvodem, proč rozpočty nevycházejí. První - cena překladu, která je naše a stanoví se dohodou poté, co materiál uvidíme. Druhá - odměna notáře, kterou stanoví zákon. Třetí - státní a konzulární poplatky za apostilu nebo legalizaci.
Všechny tři vám sdělíme předem, v jedné odpovědi. Důvod je praktický: klient se často dozví cenu překladu, zaplatí ji a teprve potom zjistí, že poplatky tvoří podstatnou část rozpočtu - zvlášť když jde o balíček čtyř nebo pěti dokumentů a apostila se účtuje za každý zvlášť.
V případě legalizace přibývá ještě konzulární poplatek, který se od země k zemi výrazně liší. Orientační ceny překladů: ceny překladů.
Nevíte jistě, zda potřebujete apostilu, nebo legalizaci? Zavolejte nám a podle přijímající země vám zdarma řekneme postup, pořadí kroků i reálnou lhůtu.
Zavolat: 501 113 200Často kladené otázky
Lze apostilu vyřídit online?
Na papírový dokument se apostila připojuje v Domě spravedlnosti; Gruzie vydává i elektronické apostily. Vaše přítomnost však potřeba není: dokument nám předáte kurýrem nebo na základě plné moci, postup vyřídíme a hotový balíček vám vrátíme. Pro lidi z regionů a ze zahraničí je to standardní řešení.
Na kterém úřadu se apostila vyřizuje?
Záleží na typu dokumentu. U dokumentů o vzdělání obvykle v Národním centru pro zvyšování kvality vzdělávání. U matričních dokladů a notářských dokumentů v Domě spravedlnosti. U výpisu z rejstříku trestů v Servisní agentuře Ministerstva vnitra, která jej vydala. U lékařských dokumentů je často nejdřív potřeba potvrzení od instituce, která je vydala. Zavolejte nám, než vyrazíte - jeden telefonát ušetří jednu návštěvu.
Připojuje se apostila na originál, nebo i na překlad?
Záleží na zemi, a právě proto je důležité přečíst si požadavek příjemce. Ve většině případů se apostila připojuje na originál a překlad se pořizuje až potom. Některé země však chtějí mít ověřený i samotný překlad, jenže v Gruzii se na notářsky ověřený překlad apostila nedává - apostila se připojuje na originál (nebo na jeho notářsky ověřenou kopii). Pokud příjemce potřebuje ověřit i překlad, může Agentura pro rozvoj veřejných služeb (Public Service Development Agency) dokument sama přeložit do jednoho z osmi jazyků a připojit apostilu na svůj vlastní překlad; nebo se příjemce zeptejte, zda stačí náš notářsky ověřený překlad spolu s originálem opatřeným apostilou.
Jak dlouho apostila platí?
Samotná apostila nemá datum platnosti. Dobu platnosti má dokument, na kterém je umístěna. Výpis z rejstříku trestů obvykle platí několik měsíců a jeho apostila zůstává platná po stejnou dobu. Rodný list datum platnosti nemá, některé úřady však vyžadují nově vydaný výpis.
Mohu si apostilu na zahraniční dokument nechat udělat v Gruzii?
Ne. Apostila se připojuje pouze v zemi, která dokument vydala. Na německý dokument v Německu, na turecký v Turecku. Potom se v Gruzii pořizuje překlad do gruzínštiny a notářské ověření. Pokud zahraniční dokument apostilu nemá, gruzínský úřad často nepřijme ani jeho překlad.
Jak dlouho trvá legalizace?
Výrazně déle než apostila. Postup prochází několika úřady, z nichž každý má vlastní rozvrh, a poslední fáze závisí na konzulátu. Pokud přijímající země není smluvní stranou úmluvy, počítejte s týdny, ne se dny. Zavolejte nám kvůli své konkrétní zemi a řekneme vám, jaké fáze vás reálně čekají.