Übersetzung von Ausschreibungsunterlagen

TARGMANEBI übersetzt Ausschreibungsunterlagen in beide Richtungen: die Bedingungen einer ausländischen Ausschreibung ins Georgische, damit Ihr Team die Anforderungen genau versteht, und Ihr Angebot in eine Fremdsprache, damit die Bewertungskommission es vollständig beurteilen kann. Bei einem großen Paket setzen wir gleichzeitig ein Übersetzerteam ein und liefern die Übersetzung am selben oder nächsten Tag.

Die drei Ebenen eines Ausschreibungspakets

Der rechtliche Teil: Ein Wort entscheidet über eine Pflicht

Werden in den Vertragsbedingungen „shall“ und „may“ verwechselt, wird aus einer Pflicht eine Empfehlung. „Liquidated damages“ ist eine im Vertrag im Voraus festgelegte Vertragsstrafe, auf Georgisch „pirgasamtekhlo“, nicht ein wörtliches „likvidirebuli zarali“ („liquidierter Schaden“). „Employer“, „Contractor“ und „Engineer“ sind bestimmte Rollen in Verträgen nach FIDIC-Muster und müssen im gesamten Paket gleich benannt werden.

Den rechtlichen Teil übernimmt ein Übersetzer mit Erfahrung in juristischer Übersetzung. Übersetzung und Beglaubigung der Registrierungsunterlagen des Unternehmens: Übersetzung eines Registerauszugs.

Der finanzielle Teil: Die Zahlen ändern sich nicht

Im finanziellen Teil darf sich keine Zahl, keine Einheit und kein Dezimaltrennzeichen ändern. Excel-Formeln, Tabellenstruktur und Zellbezüge bleiben unverändert; übersetzt werden nur die Textfelder: die Bezeichnungen der Leistungen, die Einheiten und die Anmerkungen.

Im Leistungsverzeichnis muss die Bezeichnung einer Position genau mit der technischen Spezifikation übereinstimmen. Steht in der Spezifikation „betonis mosamzadebeli pena“ (Sauberkeitsschicht aus Beton), verwendet das Leistungsverzeichnis genau dieselbe Form, damit der Prüfer beide Dokumente leicht abgleichen kann.

Der technische Teil

Leistungsbeschreibung und Spezifikationen sind der Kern einer Ausschreibung: An ihnen wird gemessen, ob das Angebot die Anforderungen erfüllt. Jeder Punkt der Leistungsbeschreibung wird vollständig übersetzt, damit Ihrem Team keine einzige „Mindestanforderung“ entgeht.

Zeichnungen aus Ausschreibungen übersetzen wir direkt in der CAD-Datei, mit erhaltenen Layern und Bemaßungen: Übersetzung technischer Zeichnungen. Gerätebeschreibungen und Datenblätter werden mit derselben Terminologie übersetzt wie die Spezifikation.

Wie wir ein großes Paket unter Zeitdruck liefern

Ein großes Ausschreibungspaket lässt sich nicht einem einzigen Übersetzer anvertrauen. Unser Ablauf beruht auf Teamarbeit, die die Einheitlichkeit nicht verliert:

• Der Projektmanager nimmt das Paket entgegen, ermittelt den Umfang und teilt es in rechtliche, finanzielle und technische Blöcke;
• Eine Termbank wird vor Arbeitsbeginn angelegt: Die Namen des Auftraggebers, des Projekts, der Objekte und die Schlüsselbegriffe werden einmal festgelegt;
• Parallele Übersetzung - jeden Block übernimmt ein Übersetzer mit der passenden Spezialisierung. Alle nutzen in Echtzeit ein gemeinsames Translation Memory;
• Einheitliches Lektorat - ein Lektor liest das gesamte Paket, damit Begriffe und Rollen in jedem Dokument gleich wiedergegeben werden;
• Formatprüfung - die Ausschreibungsformulare kommen genau in der Struktur zurück, die der Auftraggeber verlangt hat: dieselbe Nummerierung, dieselben Felder und Unterschriftsstellen.

Nicht wiedergutzumachende Fehler, auf die wir prüfen

• Eine unvollständige Antwort auf eine Anforderung - ein übersehener Punkt der Leistungsbeschreibung kann zum Grund für den Ausschluss des Angebots werden;
• Uneinheitliche Begriffe - dieselbe Leistung muss im technischen Angebot und im Preisblatt gleich heißen;
• Fehler in Zahlen - Fristen, Mengen, Prozentsätze und Einheiten werden in einem eigenen Arbeitsschritt am Original geprüft;
• Veränderte Formulare - verlangt der Auftraggeber ein bestimmtes Formular, behalten wir dessen Struktur bei und erstellen keine eigene Fassung.

Ihr Angebot in einer Fremdsprache: was die Kommission liest

Nimmt ein georgisches Unternehmen an einer internationalen Ausschreibung teil, sieht die Bewertungskommission das Angebot nur in der Übersetzung. Die technische Bewertung hängt davon ab, wie klar es zeigt, dass das Unternehmen jede Anforderung erfüllt. Deshalb befolgen wir bei der Übersetzung eines Angebots einige Regeln:

• Die Sprache der Leistungsbeschreibung spiegeln - heißt es in den Terms of Reference „The Contractor shall provide“, beginnt die Antwort mit demselben Begriff, damit der Prüfer Anforderung und Antwort in Sekunden verbinden kann;
• Konformitätsmatrix - verlangt der Auftraggeber eine Compliance Matrix, wird jede Zeile der Tabelle mit der Punktnummer des Originals übersetzt;
• Der Ton der Methodik - der Text ist aktiv und konkret formuliert, wie es für internationale Prüfer üblicher Standard ist;
• Lebensläufe und Erfahrung - Positionen, Projektnamen und Auftraggeber werden in jedem Lebenslauf und in der Referenztabelle gleich benannt.

Ein gut übersetztes Angebot veranlasst die Kommission nicht zu Rückfragen, das spart Zeit in der Bewertungsphase und verringert das Risiko.

Zweisprachige Angebote und die maßgebliche Sprache

Manche Auftraggeber verlangen das Angebot in zwei Sprachen, etwa Georgisch und Englisch, und legen im Vertrag fest, welche Sprache bei Abweichungen maßgeblich ist. Dann müssen beide Fassungen einander spiegeln: dieselbe Struktur, Nummerierung, Tabellen und Zahlen.

Zweisprachige Dokumente erstellen wir in parallelen Spalten oder als getrennte Dateien, je nach Vorgabe des Auftraggebers, und vergleichen am Ende beide Fassungen Punkt für Punkt. Besonders achten wir auf Zahlen, Fristen und die Formulierung von Pflichten, denn genau dort führt eine Abweichung zum Streit.

Klarstellungen, Nachträge und die letzten Stunden vor Fristablauf

Ausschreibungsbedingungen ändern sich vor der Abgabe oft. Der Auftraggeber veröffentlicht Nachträge (Addenda), Antworten auf Bieterfragen (Clarifications) und geänderte Formulare. Jedes solche Dokument kann die Frist, den Leistungsumfang oder eine technische Anforderung ändern.

• Nachträge übersetzen wir mit derselben Termbank wie das Hauptpaket, sodass die Änderung sofort sichtbar ist;
• Ihre Fragen an den Auftraggeber übersetzen wir knapp und präzise, mit Verweisen auf die Punkte der Leistungsbeschreibung;
• ändert ein Nachtrag ein bereits übersetztes Dokument, korrigieren wir nur den geänderten Teil und markieren die Änderungen für Sie gesondert.

Nach der Ausschreibung: die Vertragsphase

Nach dem Zuschlag wächst das Übersetzungsvolumen oft: der Vertrag zur Unterzeichnung, Method Statements (Arbeitsverfahrensbeschreibungen), Fortschrittsberichte, die Korrespondenz mit dem Engineer und Abnahmeprotokolle.

Translation Memory und Termbank aus der Ausschreibungsphase arbeiten in der Vertragsphase weiter. So tragen dieselbe Leistung, dasselbe Objekt und dieselbe Rolle im Vertrag, in den Berichten und in der Korrespondenz denselben Namen, was vor allem im Streitfall wichtig ist.

Notarielle Beglaubigung, Apostille und Vertraulichkeit

Manche Ausschreibungen verlangen eine notariell beglaubigte Übersetzung der Unternehmensdokumente oder eine Apostille. Die notarielle Beglaubigung organisieren wir parallel zur Übersetzung, sodass das Paket innerhalb eines Zeitplans fertig wird. Die Frist für die Ausstellung einer Apostille legt die zuständige staatliche Stelle fest, sie muss gesondert eingeplant werden. Mehr dazu: notarielle Beglaubigung und Apostille.

Ein Angebot enthält Geschäftsgeheimnisse: Preise, Methodik und Daten von Nachunternehmern. Zugang zu den Dateien hat nur das Projektteam, und auf Wunsch unterzeichnen wir eine NDA.

Am häufigsten übersetzen wir aus dem Georgischen ins Englische und aus dem Englischen ins Georgische, außerdem aus dem und ins Russische, Türkische, Deutsche und Französische. Ein großer Teil der von internationalen Finanzinstitutionen finanzierten Ausschreibungen ist auf Englisch.

So planen Sie die Übersetzung einer Ausschreibung

Häufig gestellte Fragen

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