Traducción de documentación de licitación

TARGMANEBI traduce documentación de licitación en ambas direcciones: las condiciones de una licitación extranjera al georgiano, para que su equipo entienda exactamente los requisitos, y su oferta a un idioma extranjero, para que la comisión de evaluación pueda valorarla por completo. En un paquete grande movilizamos a la vez a un equipo de traductores y entregamos la traducción en el mismo día o al siguiente.

Las tres capas de un paquete de licitación

La parte jurídica: una palabra decide una obligación

Si en las condiciones del contrato se confunden «shall» y «may», una obligación se convierte en una recomendación. «Liquidated damages» es una penalización fijada de antemano en el contrato, que en georgiano es «pirgasamtekhlo» (cláusula penal), no un literal «likvidirebuli zarali» («pérdida liquidada»). «Employer», «Contractor» y «Engineer» son funciones concretas en los contratos de tipo FIDIC y deben nombrarse igual en todo el paquete.

La parte jurídica la trabaja un traductor con experiencia en traducción jurídica. Traducción y certificación de los documentos de registro de la empresa: traducción de extractos del registro.

La parte financiera: las cifras no cambian

En la parte financiera no puede cambiar ninguna cifra, unidad ni separador decimal. Las fórmulas de Excel, la estructura de las hojas y las referencias de celda se mantienen sin cambios; solo se traducen los campos de texto: los nombres de los trabajos, las unidades y las notas.

En el BoQ, el nombre de una partida de obra debe coincidir exactamente con la especificación técnica. Si la especificación dice «betonis mosamzadebeli pena» (capa de hormigón de limpieza), el BoQ usará exactamente la misma forma, para que el evaluador pueda relacionar fácilmente ambos documentos.

La parte técnica

Los términos de referencia y las especificaciones son el núcleo de una licitación: con ellos se valora si la oferta cumple los requisitos. Cada cláusula de los ToR se traduce íntegramente, para que su equipo no pase por alto ningún «requisito obligatorio».

Los planos de la licitación los traducimos directamente en el archivo CAD, conservando las capas y las cotas: traducción de planos técnicos. Las instrucciones y las fichas técnicas de los equipos se traducen con la misma terminología que la especificación.

Cómo entregamos un paquete grande en un plazo ajustado

Un paquete de licitación grande no puede confiarse a un solo traductor. Nuestro proceso se basa en un trabajo en equipo que no pierde coherencia:

• El gestor de proyecto recibe el paquete, calcula el volumen y lo divide en bloques jurídico, financiero y técnico;
• Una base terminológica se crea antes de empezar: los nombres del cliente, del proyecto, de las instalaciones y los conceptos clave se fijan una sola vez;
• Traducción en paralelo: cada bloque lo trabaja un traductor con la especialización correspondiente. Todos usan una misma memoria de traducción en tiempo real;
• Edición unificada: un solo editor lee todo el paquete, para que los términos y las funciones se traduzcan igual en todos los documentos;
• Control del formato: los formularios de la licitación vuelven exactamente con la estructura exigida por el organizador: la misma numeración, los mismos campos y los mismos lugares de firma.

Errores irreversibles que comprobamos

• Una respuesta incompleta a un requisito: una cláusula de los ToR omitida puede convertirse en motivo de descalificación de la oferta;
• Términos incoherentes: el mismo trabajo debe tener el mismo nombre en la oferta técnica y en el cuadro de precios;
• Errores en las cifras: los plazos, las cantidades, los porcentajes y las unidades se comprueban con el original en una fase aparte;
• Formularios alterados: si el organizador exige un formulario concreto, mantenemos su estructura y no creamos una versión propia.

Su oferta en un idioma extranjero: lo que lee la comisión

Cuando una empresa georgiana participa en una licitación internacional, la comisión de evaluación solo ve la oferta traducida. La puntuación técnica depende de la claridad con que demuestre que la empresa cumple cada requisito. Por eso, al traducir una oferta seguimos algunas reglas:

• Reflejar el lenguaje de los ToR: si los términos de referencia dicen «The Contractor shall provide», la respuesta empieza con el mismo término, para que el evaluador relacione el requisito y la respuesta en segundos;
• Matriz de cumplimiento: si el organizador pide una Compliance Matrix, cada fila de la tabla se traduce con el número de cláusula del original;
• El tono de la metodología: el texto se redacta con formulaciones activas y concretas, que es el estándar habitual para un evaluador internacional;
• CV y experiencia: los cargos, los nombres de los proyectos y los clientes se nombran igual en todos los CV y en la tabla de experiencia.

Una oferta bien traducida no obliga a la comisión a pedir aclaraciones adicionales, lo que ahorra tiempo en la fase de evaluación y reduce el riesgo.

Ofertas bilingües y el idioma que prevalece

Algunos organizadores exigen la oferta en dos idiomas, por ejemplo en georgiano e inglés, y establecen en el contrato qué idioma prevalece en caso de discrepancia. En ese caso, las dos versiones deben ser un reflejo exacto la una de la otra: la misma estructura, numeración, tablas y cifras.

Preparamos los documentos bilingües en columnas paralelas o en archivos separados, según exija el organizador, y al final comparamos ambas versiones cláusula por cláusula. Prestamos especial atención a las cifras, los plazos y la redacción de las obligaciones, porque es precisamente ahí donde una discrepancia acaba en una controversia.

Aclaraciones, adendas y las últimas horas antes del plazo

Las condiciones de una licitación cambian a menudo antes de la presentación. El organizador publica adendas (Addenda), respuestas a las preguntas de los licitadores (Clarifications) y formularios modificados. Cada uno de estos documentos puede cambiar el plazo, el alcance o un requisito técnico.

• traducimos las adendas con la misma base terminológica que el paquete principal, para que el cambio se vea de inmediato;
• traducimos sus preguntas al organizador de forma breve y precisa, con referencias a las cláusulas de los ToR;
• si una adenda modifica un documento ya traducido, corregimos solo la parte modificada y le marcamos los cambios por separado.

Después de la licitación: la fase del contrato

Tras ganar una licitación, el volumen de traducción suele crecer: el contrato para la firma, los procedimientos de ejecución (Method Statements), los informes de avance, la correspondencia con el Ingeniero y las actas de recepción.

La memoria de traducción y la base terminológica creadas en la fase de licitación siguen funcionando en la fase del contrato. Así, el mismo trabajo, la misma instalación y la misma función tienen el mismo nombre en el contrato, en los informes y en la correspondencia, algo especialmente importante en caso de controversia.

Certificación notarial, apostilla y confidencialidad

Algunas licitaciones exigen una traducción con certificación notarial de los documentos de la empresa o una apostilla. Gestionamos la certificación notarial en paralelo con la traducción, para que el paquete se termine dentro de un mismo calendario. El plazo de expedición de una apostilla lo fija el organismo público competente y debe planificarse aparte. Más información: certificación notarial y apostilla.

Una oferta de licitación contiene secretos comerciales: precios, metodología y datos de los subcontratistas. Solo tiene acceso a los archivos el equipo del proyecto, y firmamos un NDA si lo solicita.

Traducimos sobre todo del georgiano al inglés y del inglés al georgiano, y también desde y hacia el ruso, el turco, el alemán y el francés. Una gran parte de las licitaciones financiadas por instituciones financieras internacionales se convocan en inglés.

Cómo planificar la traducción de una licitación

Preguntas frecuentes

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