Para nosotros, el control de calidad no es una valoración subjetiva. Es una lista de control concreta y repetible, y un proceso en cinco etapas por el que pasa todo documento oficial. Cuanto más crítico es el documento - jurídico, médico, técnico -, más etapas intervienen.
Este proceso es imprescindible cuando un documento se utiliza ante una embajada, un consulado, un tribunal, una empresa, una clínica, una universidad o una autoridad pública de otro país. Es decir, casi siempre.
Cinco etapas
1. Análisis del documento. Determinamos el tipo de documento, la finalidad de uso, la combinación de idiomas, el plazo y la forma de certificación requerida. Aquí se plantea la pregunta que más problemas nos ahorra: ¿para quién es el documento? El destinatario determina tanto el estilo como la forma.
2. Traducción adaptada al ámbito. El documento se asigna a un traductor con experiencia en el área correspondiente: jurídica, médica, técnica, financiera u otra. Si un cliente tiene varios documentos, un mismo traductor se encarga de todos.
3. Control terminológico. Se revisan los términos profesionales, las fórmulas jurídicas, los conceptos médicos y técnicos y las palabras clave del ámbito. Para un cliente habitual, esta revisión se hace con su base terminológica, no con un diccionario general.
4. Verificación de datos. Los nombres, apellidos, fechas, números, direcciones, códigos y anotaciones oficiales se revisan de forma especial. Esta etapa es mecánica a propósito: el revisor no lee el original y la traducción, sino que los coteja punto por punto.
5. Formato final y entrega. El archivo se revisa en su formato definitivo: tablas, numeración, orden de los anexos y notas que señalan sellos y firmas. Cuando es necesario, se prepara para la certificación notarial o la apostilla.
Qué se revisa exactamente
Integridad del documento
- Están todas las páginas, incluidos los reversos
- Cada sello está señalado y descrito
- Las firmas y su posición
- El sello de la apostilla, si el documento lo tiene
- Los lugares tachados o corregidos
Nombres y grafía
- Nombre y apellido exactamente como en el pasaporte
- La misma grafía que en las traducciones anteriores del cliente
- Nombres geográficos coherentes
- Denominaciones oficiales de autoridades y organizaciones
- El nombre de la empresa según la base terminológica
Cifras y códigos
- Las fechas y su formato para el país de destino
- Números y series de los documentos
- Números personales y códigos de identificación
- Importes, moneda y unidades
- Superficies, códigos catastrales, dosis médicas
El motivo más frecuente por el que una autoridad devuelve un documento no figura en ninguna de estas listas: es la grafía del nombre. Si un paquete tiene tres documentos y el nombre está escrito de forma distinta en cada uno, la autoridad ve a tres personas diferentes. Por eso fijamos su grafía en su primer pedido y seguimos usando la misma forma años después.
Errores típicos y por qué se producen
Un equivalente genérico de un término especializado. Es el error más traicionero, porque el texto parece gramaticalmente impecable. En el lenguaje médico, jurídico y técnico muchos términos tienen un único equivalente correcto y no existe sinónimo. Por eso un revisor comprueba siempre este tipo de textos.
Formato de la fecha. Un documento georgiano a menudo escribe la fecha con letras. La forma europea exige cifras en el orden día-mes-año; la estadounidense, mes-día-año. Las mismas cifras significan dos fechas distintas en los dos sistemas.
Un reverso omitido. Muchos certificados llevan un sello, una apostilla o una nota en el reverso. A menudo se omite al escanear y el cliente también lo olvida. Por eso comprobamos si el documento tiene reverso y se lo pedimos antes de traducir.
Pérdida del formato. Una tabla que en el original tiene tres columnas se convierte en texto corrido en la traducción. Para un documento oficial esto es un problema: la autoridad compara visualmente el documento con el original y una estructura distinta despierta sospechas.
Incoherencia dentro de un paquete. Cuando cuatro documentos los traducen cuatro traductores, el nombre de una misma autoridad puede salir de cuatro maneras distintas. Por eso un mismo traductor se ocupa del paquete de un cliente.
Para qué documentos es más importante
Jurídicos
- Contratos y sus anexos
- Poderes
- Materiales judiciales y sentencias
- Estatutos y documentos societarios
- Extractos del registro
Médicos
- Formulario n.º 100 y certificados médicos
- Diagnóstico e informe de alta
- Resultados de análisis de laboratorio
- Documentación de ensayos clínicos
- Recetas e indicaciones médicas
Qué ocurre si aun así se detecta un error
Ningún proceso es infalible, y lo decimos abiertamente. Lo que sí está garantizado es lo que ocurre después.
Un error confirmado se corrige de forma gratuita, de acuerdo con las condiciones del servicio. Escríbanos indicando qué punto exactamente está en cuestión y le enviaremos la versión corregida.
Si una autoridad ha devuelto el documento por causa de la traducción, envíenos el texto escrito del rechazo. Preparamos de nuevo el paquete sin pago adicional y, si anda justo de tiempo, con prioridad.
Si el error no es nuestro - por ejemplo, había una inexactitud en el original o la autoridad cambió su formulario -, también se lo diremos con honestidad y le mostraremos cómo resolverlo. En ese caso, la nueva versión se presupuesta por separado, pero siempre previo acuerdo.
Cómo revisar una traducción usted mismo, sin conocer el idioma
Cuente las páginas y los sellos
La traducción debe tener tantas páginas como el original y cada sello debe estar señalado. Si hay algo escrito en el reverso del original, también debe aparecer en la traducción.
Compare cada cifra
Fechas, número del documento, número personal, importes. Es la parte que puede revisar incluso sin conocer el idioma, y es precisamente donde se producen los errores más costosos.
Compruebe el nombre con el pasaporte
El nombre y el apellido deben coincidir letra por letra con el pasaporte. Si tiene varios documentos, todos ellos deben usar la misma forma.
Fíjese en la estructura
La traducción debe parecerse visualmente al original: las mismas tablas, la misma numeración, el mismo orden. Las autoridades a menudo comparan los documentos uno al lado del otro.
¿Tiene una pregunta sobre un documento concreto o quiere ver cómo es nuestra traducción? Envíenos una foto o consulte los ejemplos anonimizados.
Llamar: 501 113 200Preguntas frecuentes sobre la calidad
¿Un revisor comprueba cada documento?
Todos los documentos pasan por la verificación de datos: nombres, cifras, fechas, integridad. Una etapa de revisión separada es obligatoria para los documentos jurídicos, médicos, técnicos y de varias páginas. En un certificado estándar breve, estas dos funciones a menudo se realizan a la vez.
¿Cómo sé que la traducción es buena si no conozco el idioma?
Hay tres indicios prácticos. Primero, los nombres y las cifras: puede revisarlos usted mismo, sin conocer el idioma. Segundo, la estructura: la traducción debe parecerse visualmente al original. Tercero, la integridad: cuente las páginas y los sellos. Nosotros también revisamos los tres aspectos antes de la entrega, pero su propia comprobación siempre es útil.
¿Puedo ver cómo es su traducción?
Sí. La página de ejemplos de traducción contiene ejemplos anonimizados en PDF de distintos tipos de documentos: certificados, un título universitario, un contrato, un documento médico, y versiones con certificación notarial y con apostilla.
¿Utilizan traducción automática?
No. No enviamos el contenido de los documentos de los clientes a sistemas de inteligencia artificial ni utilizamos IA para traducir; así consta también en la política de privacidad. Todo el proceso lo realizan personas. También en nuestra colaboración con los traductores, entregar una traducción automática sin editar es motivo para poner fin a la colaboración.
Mi empresa tiene su propia terminología. ¿La tendrán en cuenta?
Sí, e incluso es preferible. Un cliente habitual dispone de una base terminológica en la que constan el nombre de la empresa, los cargos, los nombres de los productos y los términos internos. Si ya tiene formulaciones establecidas, envíenoslas: no cambiamos lo que ya le funciona.
¿Se omite el control de calidad en un pedido urgente?
No, no se omite ninguna etapa. En el modo urgente lo único que cambia es que el pedido avanza en la cola y más personas trabajan en él a la vez. Lo que no puede cambiar es la agenda del notario y de la Casa de Justicia (Public Service Hall); por eso, si ya tiene una cita, indique la hora en su primer mensaje, para que le digamos el plazo real y no el que le gustaría.
Hay un error en el original. ¿Debemos corregirlo en la traducción?
No, y es una cuestión de principio. Una traducción oficial refleja el original palabra por palabra, incluidas sus inexactitudes; de lo contrario, los documentos no coincidirán entre sí y la autoridad sospechará. Si detectamos un error en el original, se lo comunicamos antes de la entrega para que pueda pedir su corrección al órgano emisor. Solo después merece la pena traducirlo.
¿Cuánto retrasa el proceso el control de calidad?
En un certificado estándar, prácticamente nada: está listo el mismo día o al día siguiente. En un título universitario con suplemento o en un contrato de varias páginas, la etapa de revisión suele añadir un día. Ni siquiera en el modo urgente se omite esta etapa, pero le indicamos el plazo de antemano para que pueda decidir.
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