Comment obtenir une apostille sur un diplôme et un relevé de notes géorgiens ?

Un diplôme, un supplément ou un certificat de fin d’études secondaires destiné à des études, à un emploi ou à la reconnaissance de qualifications à l’étranger exige presque toujours deux choses : la confirmation de l’authenticité du document et une traduction compréhensible. La première est assurée par l’apostille, la seconde par une traduction, qui doit souvent faire l’objet d’une certification notariale.

Dans cet article, nous expliquons ce que confirme l’apostille, quelle administration traite les documents d’études, ce qu’il faut vérifier avant de déposer la demande et dans quel ordre procéder pour ne pas perdre de temps ni refaire deux fois le même travail.

Qu’est-ce qu’une apostille ?

L’apostille est une certification spéciale instituée par la Convention de La Haye de 1961. Les États parties à la Convention acceptent mutuellement leurs actes publics revêtus d’une apostille et n’exigent plus de légalisation consulaire supplémentaire.

Il est important de savoir ce que l’apostille confirme et ce qu’elle ne confirme pas. Elle atteste l’authenticité de la signature et du sceau de l’autorité ou du fonctionnaire qui a délivré le document. L’apostille ne vérifie ni n’évalue le contenu du document - notes, matières, crédits. C’est pourquoi une apostille ne signifie pas qu’une université étrangère reconnaîtra automatiquement votre qualification : la reconnaissance est une procédure distincte, propre à la partie destinataire.

Qui fait quoi

Selon le registre de la Conférence de La Haye, la Géorgie compte trois autorités compétentes pour l’apostille, chacune pour ses propres documents :

• L’Agence de développement des services publics du ministère de la Justice - l’autorité compétente générale pour tous les documents qui ne relèvent pas des deux autres, y compris les actes notariés. Les demandes sont reçues par la Maison de la Justice (Public Service Hall) ;
• Le Centre national pour l’amélioration de la qualité de l’enseignement (NCEQE) - l’autorité compétente pour l’apostille sur les documents d’études : diplôme, supplément, certificat de fin d’études secondaires et autres ;
• L’Agence des services du ministère de l’Intérieur - pour les documents qu’elle délivre elle-même, par exemple l’extrait de casier judiciaire.

Pour un document d’études, deux administrations travaillent ensemble :

• La Maison de la Justice (Agence de développement des services publics) - reçoit la demande. Elle ne vérifie pas elle-même le document d’études et transmet la demande par voie électronique au Centre ;
• Le Centre national pour l’amélioration de la qualité de l’enseignement - l’autorité compétente pour l’apostille sur un document d’études. Il vérifie que le document a été délivré par un établissement habilité et à la personne qui y est nommée, et décide de l’apostille.

Voilà précisément pourquoi un document d’études suit une voie à part. Contrairement aux autres documents, la vérification ne se limite pas ici à la signature et au sceau : le Centre confirme que l’établissement avait le droit de délivrer un tel document et que ce document a bien été délivré à cette personne. Cela prend du temps supplémentaire, qu’il faut prévoir dans votre planning dès le départ.

Les documents concernés

La règle des documents d’études s’applique à tous les documents qui attestent l’achèvement ou le déroulement des études. Dans la pratique, il s’agit le plus souvent de :

• Diplôme - de licence, de master, de doctorat ou d’un autre niveau ;
• Supplément au diplôme - matières, crédits et notes. C’est précisément ce qu’une université étrangère lit le plus en détail ;
• Certificat de fin d’études secondaires - le document d’achèvement de l’enseignement général, nécessaire pour postuler à une licence ;
• Relevé de notes - un extrait des notes, lorsque la partie destinataire le demande séparément ;
• Attestation académique - par exemple, une attestation de scolarité en cours ou de cours suivis.

La règle principale : chaque document est distinct, et chacun a besoin d’une apostille distincte. Une apostille apposée sur le diplôme ne couvre ni le supplément ni le relevé de notes. Avant de déposer la demande, vérifiez dans les exigences de la partie destinataire quels documents exactement doivent être apostillés, et déposez la demande pour tous en même temps.

Ce qu’il faut vérifier avant de déposer la demande

Quelques minutes de vérification avant de vous rendre à la Maison de la Justice vous épargnent souvent un déplacement inutile :

• Pièce d’identité - carte d’identité ou passeport ;
• Originaux - l’apostille est apposée sur l’original : apportez donc les originaux de tous les documents requis, pas des copies ;
• Prénom et nom - comparez-les avec le passeport. Si votre nom a changé après vos études, ayez sous la main le document attestant ce changement et demandez lors du dépôt s’il est nécessaire ;
• Cachets et signatures - ils doivent être lisibles. Un cachet abîmé ou effacé complique la vérification ;
• L’exigence de la partie destinataire - quels documents doivent être apostillés, si une traduction et une certification notariale sont nécessaires, et dans quelle langue.

Étape par étape

1. Vérifiez l’original. Le prénom et le nom doivent correspondre au passeport, et les cachets et signatures doivent être lisibles. Le diplôme et le supplément sont des documents distincts, et chacun a besoin d’une apostille distincte ;
2. Déposez la demande à la Maison de la Justice avec votre pièce d’identité et les originaux ;
3. Attendez la vérification du Centre. Le registre de la Conférence de La Haye (mis à jour en octobre 2023) indique 10 jours ouvrables pour un document d’études. Vérifiez le délai en vigueur lors du dépôt ;
4. Récupérez le document apostillé ;
5. Faites traduire le document avec l’apostille et, si nécessaire, faites certifier la traduction par un notaire. Chez nous, c’est prêt le jour même ou le lendemain.

La traduction après l’apostille

L’apostille devient partie intégrante du document : elle doit donc figurer dans la traduction, au même titre que le texte du diplôme, les cachets et les signatures. Nous traduisons ensemble le diplôme, le supplément et le relevé de notes et le texte de l’apostille, par un seul traducteur, afin que les intitulés des matières et les termes soient identiques dans tous les documents.

Les notes restent dans la traduction telles qu’elles figurent dans l’original : les convertir dans un autre système relève de la partie destinataire, pas du traducteur. Nous n’utilisons pas d’intelligence artificielle sur le contenu des documents des clients. La traduction et la certification notariale sont prêtes le jour même ou le lendemain. En détail : traduction de diplôme et traduction du certificat de fin d’études secondaires.

L’apostille sur le diplôme, pas sur la traduction

Certains pays veulent que la traduction soit confirmée en plus du diplôme. L’apostille est apposée sur le diplôme et confirme l’authenticité du document d’études ; elle ne couvre pas la traduction. En Géorgie, une traduction notariée n’est pas apostillée : le notaire certifie seulement la signature du traducteur.

Si la partie destinataire a besoin d’une confirmation de la traduction elle-même, l’Agence de développement des services publics peut traduire le diplôme dans l’une des huit langues et apostiller sa propre traduction. Sinon, demandez à la partie destinataire si notre traduction notariée jointe au diplôme apostillé suffit, et prévoyez cette étape dans votre planning. Ce que confirme chacune : traduction notariée ou apostille.

Un diplôme de l’époque soviétique ou d’un établissement disparu

Une apostille peut aussi être apposée sur un diplôme délivré à l’époque soviétique, même si la vérification est alors plus complexe. Le Centre doit confirmer que le document a été délivré par un établissement habilité et à la personne qui y est nommée. Lorsque l’établissement n’existe plus, a changé de nom ou a fusionné avec un autre, la vérification de ces faits peut prendre plus de temps.

Personne ne peut vous promettre un délai précis dans un tel cas : le seul bon conseil est donc de commencer tôt. Si le diplôme est ancien ou abîmé, ou si l’établissement a été liquidé, signalez-le dès le dépôt de la demande et demandez ce que la vérification peut exiger. Nous ne pouvons pas lancer la partie traduction en parallèle pendant ce temps - elle se prépare après l’apostille.

Les erreurs fréquentes

• La traduction avant l’apostille. L’apostille ne figure alors pas dans la traduction, et il faut refaire préparer la traduction ;
• Une apostille sur le seul diplôme. Si l’université exige aussi le supplément, celui-ci a lui aussi besoin d’une apostille distincte ;
• Tout remettre à la dernière semaine. La vérification d’un diplôme de l’époque soviétique ou d’un établissement liquidé peut prendre plus de temps.

Quand l’apostille n’est pas nécessaire

L’apostille n’est valable que dans les États parties à la Convention de La Haye de 1961. Si le document est destiné à un pays qui n’est pas membre de la Convention, une légalisation consulaire est nécessaire, et la démarche est différente - en détail : apostille ou légalisation. Dans certains cas, l’apostille n’est pas nécessaire au départ : de nombreuses universités n’exigent qu’une traduction notariée au stade de la candidature, et l’apostille après l’admission. Lisez donc d’abord les exigences du destinataire.

Sources

• HCCH : Géorgie - autorité compétente (art. 6) ;
• Centre national pour l’amélioration de la qualité de l’enseignement.

Comment planifier la démarche

Questions fréquentes

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