Cet article s’adresse à ceux qui postulent à un programme de licence (bachelor) ou de master dans une université européenne et ne savent pas par où commencer. Il décrit la logique générale : quels documents sont demandés, lesquels sont traduits avec certification notariale, quand l’apostille est apposée, comment préparer les lettres et ce qui se passe après l’admission.
Une réserve importante d’emblée : chaque université et chaque programme a ses propres exigences. La source qui fait foi reste toujours les instructions du portail concerné : servez-vous des conseils ci-dessous comme d’un plan et vérifiez les détails sur la page de l’université.
Les documents obligatoires
- Diplôme - pour un master, le diplôme de licence ; pour une licence, le certificat de fin d’études secondaires ;
- Relevé de notes ou supplément au diplôme - c’est précisément là que la commission voit les matières, les crédits et les notes. En détail : traduction du relevé de notes ;
- Lettre de motivation - elle est généralement rédigée directement dans la langue d’enseignement. Si vous l’écrivez en géorgien, la traduction doit suivre vos arguments, sans ajouter de faits nouveaux ;
- CV - souvent au format Europass ;
- Passeport - la page de données d’un passeport géorgien est déjà remplie en caractères latins : en règle générale, elle n’a donc pas besoin d’être traduite.
S’y ajoutent souvent un certificat de langue (IELTS, TOEFL, Goethe-Zertifikat ou autre) et une ou deux lettres de recommandation.
Licence et master : en quoi le dossier diffère
La logique de préparation des documents est la même aux deux niveaux, mais la composition du dossier diffère. Pour une licence, la commission évalue les résultats scolaires ; pour un master, le contenu des études supérieures : quelles matières vous avez suivies, avec combien de crédits et avec quelles notes.
Pour une licence (bachelor)
- Le certificat de fin d’études secondaires et le relevé de notes
- Les résultats des examens nationaux unifiés, si l’université les demande
- Le certificat de langue
- La lettre de motivation
Pour un master
- Le diplôme de licence et le supplément au diplôme
- Parfois les syllabus ou descriptifs de cours
- Les lettres de recommandation
- La lettre de motivation
Aux deux niveaux
- La page de données du passeport
- Le certificat de langue, si le programme l’exige
- Le CV, souvent au format Europass
- L’apostille, si l’université l’exige
Pour un master, la commission vérifie souvent dans quelle mesure les matières de votre licence correspondent aux exigences du programme. C’est pourquoi les intitulés des matières du supplément doivent être traduits avec exactitude et de façon cohérente, et si l’université demande aussi les syllabus, la même terminologie doit y être employée.
Quel document exige une traduction notariée ?
Les universités exigent le plus souvent une traduction avec certification notariale pour le diplôme, le supplément et le certificat de fin d’études secondaires. Le CV et la lettre de motivation sont envoyés avec une traduction simple ou directement dans la langue étrangère. Une certification inutile est une étape inutile : lisez donc d’abord les exigences du portail. La différence en détail : traduction simple ou notariée.
Un conseil pratique : de nombreuses universités géorgiennes délivrent aussi le supplément au diplôme en anglais. Si le programme est enseigné en anglais et que vous avez le supplément en anglais, vous n’aurez peut-être pas besoin de le faire traduire du tout.
Il est bon de savoir ce que confirme le notaire : il ne vérifie pas le contenu de la traduction, il certifie l’authenticité de la signature du traducteur, et c’est le traducteur qui répond de l’exactitude. Voilà pourquoi le choix du traducteur compte. Chez nous, le diplôme et le supplément sont traduits par le même traducteur, afin que les termes soient identiques dans tous les documents, et nous corrigeons une erreur confirmée le jour ouvrable même ou le suivant.
Nous n’utilisons pas d’intelligence artificielle sur le contenu des documents des clients, et le traducteur ne reçoit que la partie à traduire. C’est particulièrement important lorsque le dossier contient des données de passeport et des lettres personnelles.
Dans quelle langue traduire ?
La langue de la traduction est fixée par l’université, et ce n’est pas toujours la langue d’enseignement. Un programme enseigné en allemand accepte souvent aussi une traduction en anglais, tandis qu’une université italienne peut n’exiger que l’italien. Traduire un même dossier en deux langues est souvent superflu : avant de traduire, cherchez donc la formulation exacte sur le portail, du type « les traductions en anglais ou en allemand sont acceptées ». Si vous postulez dans plusieurs pays, comparez d’abord les exigences - souvent, une seule traduction notariée en anglais couvre toutes les candidatures.
D’abord l’apostille, ensuite la traduction
Si l’université exige une apostille, celle-ci est apposée sur l’original avant la traduction. Pour un document d’études, vous déposez la demande à la Maison de la Justice (Public Service Hall), qui la transmet par voie électronique au Centre national pour l’amélioration de la qualité de l’enseignement (NCEQE). Le Centre vérifie l’authenticité du document et prend la décision. On traduit ensuite le document et le texte de l’apostille, puis la traduction fait l’objet d’une certification notariale. Étape par étape : apostille sur un diplôme et un relevé de notes.
Gardez à l’esprit que le diplôme et son supplément sont deux documents distincts : chacun a besoin de sa propre apostille. L’apostille n’est valable qu’entre les États parties à la Convention de La Haye de 1961. Si le document est destiné à un pays qui n’est pas partie à la Convention, une légalisation consulaire est nécessaire. La différence : apostille ou légalisation.
Lettres de motivation et de recommandation
La lettre de motivation est la seule partie du dossier que vous rédigez vous-même. Mieux vaut l’écrire directement dans la langue d’enseignement : le texte garde ainsi votre voix, et à l’entretien il vous sera plus facile d’en parler. Si vous préférez écrire en géorgien, la traduction doit suivre exactement vos arguments - le traducteur n’ajoute pas de nouvelles réalisations et n’embellit pas le texte au détriment des faits.
Une lettre de recommandation est rédigée et signée par une personne qui vous connaît sur le plan académique ou professionnel : un enseignant, un directeur de recherche ou un employeur. De nombreuses universités envoient au recommandant un lien directement depuis le portail et reçoivent la lettre de sa part : convenez-en donc à l’avance et indiquez son adresse e-mail exacte.
Si le recommandant rédige la lettre en géorgien, une traduction est nécessaire, et la signature reste sur l’original. En règle générale, les lettres de motivation et de recommandation n’ont pas besoin de certification notariale, car ce ne sont pas des documents officiels. Seule exception : lorsque le portail l’exige expressément.
Prénom et nom : la forme du passeport
L’erreur la plus fréquente, et en même temps la plus facile à éviter, est une translittération différente du prénom et du nom. Les lettres géorgiennes peuvent être rendues en caractères latins de plusieurs façons. Si la traduction du diplôme porte une forme, le certificat de langue une autre et le passeport une troisième, l’université peut se demander s’il s’agit bien de la même personne.
La règle est simple : dans toutes les traductions, le prénom et le nom sont écrits exactement comme sur la page de données du passeport. Lorsque vous passez commande, envoyez-nous donc aussi une photo du passeport - le traducteur y reprendra la forme latine. Utilisez la même forme pour vous inscrire sur le portail en ligne, pour vous inscrire à l’examen de langue et dans votre CV.
Si vous avez déjà changé de nom, par exemple à la suite d’un mariage, et que le document d’études a été délivré sous l’ancien nom, l’université peut demander un document attestant ce changement, ainsi que sa traduction. Dans ce cas, vérifiez à l’avance les instructions du portail.
Ce qui se passe après l’admission
Recevoir la lettre d’admission ne marque pas la fin de la démarche. De nombreuses universités exigent, lors de l’inscription, les originaux ou des copies certifiées conformes des documents, afin de les comparer avec les fichiers téléversés en ligne. Conservez donc les originaux apostillés et les traductions notariées, et emportez-les avec vous au moment du départ.
L’étape suivante est en règle générale le visa étudiant. La liste exacte des documents est fixée par l’ambassade ou le consulat du pays où vous comptez étudier. Elle comprend habituellement la lettre confirmant l’admission, la preuve de ressources financières et l’assurance maladie, et parfois d’autres attestations. Si l’un de ces documents est en géorgien, il vous en faudra aussi une traduction.
L’exigence de l’ambassade quant à la langue et à la forme de la traduction peut différer de celle de l’université : avant de traduire les documents pour le visa, lisez donc séparément la liste du consulat. Si vous avez besoin du même document aux deux étapes, mieux vaut choisir dès le départ la langue qui satisfait aux deux exigences.
Liste de contrôle avant l’envoi
- Le prénom et le nom sont écrits dans toutes les traductions exactement comme dans le passeport ;
- Le nom de l’université et du programme est le même dans tous les documents ;
- Les scans sont en couleur, et les cachets et signatures sont lisibles ;
- La taille et le format des fichiers répondent à l’exigence du portail.
Comment planifier la préparation
Dates limites et exigences
Repérez sur le portail la date limite de candidature et la liste des documents. Notez quel document est exigé avec une traduction notariée, lequel avec une apostille et dans quelle langue. Cette liste est le plan de toute la démarche.
D’abord l’apostille
Si une apostille est nécessaire, déposez la demande à la Maison de la Justice le plus tôt possible. Son délai est fixé par l’administration, pas par nous : vérifiez donc le délai en vigueur au moment du dépôt.
Traduction et notaire
Envoyez-nous les photos des documents apostillés et l’exigence du portail. Tous les documents sont traduits par un seul traducteur, avec une terminologie cohérente, et la traduction est prête le jour même ou le lendemain.
Vérification et téléversement
Avant l’envoi, vérifiez les noms, le format des fichiers et la qualité des scans. Ne laissez pas le téléversement pour le dernier jour, afin de garder du temps en cas de problème technique.
Envoyez-nous votre diplôme et son supplément - nous vous dirons quel document exige une traduction notariée et lequel non, et vous recevrez la traduction le jour même ou le lendemain.
Appeler: 501 113 200Questions fréquentes
Faut-il traduire le passeport pour une université européenne ?
En règle générale, non. La page de données d’un passeport géorgien est aussi remplie en caractères latins.
La lettre de motivation doit-elle être certifiée par un notaire ?
Non. La lettre de motivation et le CV ne sont pas des documents officiels : ils sont envoyés avec une traduction simple ou directement dans la langue étrangère.
Qui doit signer la lettre de recommandation ?
La personne qui la rédige : un enseignant, un directeur de recherche ou un employeur. De nombreuses universités reçoivent la lettre directement du recommandant via le portail. Si la lettre est en géorgien, elle est traduite, mais en règle générale elle n’a pas besoin de certification notariale.
Qu’est-ce qui vient en premier : l’apostille ou la traduction ?
D’abord l’apostille sur l’original, ensuite la traduction, dans laquelle le texte de l’apostille est aussi traduit, et enfin la certification notariale.
Une seule apostille suffit-elle pour le diplôme et le supplément ?
Non. Le diplôme et le supplément sont des documents distincts, et chacun a besoin de sa propre apostille.
Combien de temps prend la traduction ?
Le jour même ou le lendemain. Le délai de l’apostille est distinct, car elle est apposée par une administration publique.
J’ai le supplément au diplôme en anglais. Faut-il quand même le traduire ?
Si le destinataire accepte l’anglais, souvent non. Vérifiez l’exigence du portail.
Je postule dans plusieurs pays. Faut-il une traduction distincte pour chacun ?
Souvent, une seule traduction notariée en anglais couvre toutes les candidatures. Comparez d’abord l’exigence de chaque université.
Aurai-je besoin des originaux après l’admission ?
Souvent oui. De nombreuses universités exigent les originaux ou des copies certifiées conformes lors de l’inscription : conservez donc les originaux apostillés et les traductions notariées.