Traduction de diplôme simple ou notariée : quelle différence ?

Lorsqu’on nous commande la traduction d’un diplôme, la première question que nous posons est : où allez-vous présenter le document ? C’est la réponse à cette question qui détermine si une traduction simple suffit ou s’il vous faut une traduction avec certification notariale. La traduction elle-même est préparée avec la même exactitude dans les deux cas - seuls changent la personne qui la confirme et la manière.

Dans cet article, nous voyons ce que signifie chaque forme, ce dont le notaire a besoin, comment lire l’exigence du destinataire, pourquoi l’apostille est apposée sur l’original et non sur la traduction, et où l’on se trompe le plus souvent. La règle générale est unique : le dernier mot revient au destinataire, vérifiez donc toujours ses instructions.

La traduction simple

Une traduction simple est réalisée par un traducteur ou une agence, sans intervention d’un notaire. Elle convient lorsque le destinataire a seulement besoin de comprendre le contenu :

• une évaluation préalable par une université, lorsque le portail n’exige pas de certification ;
• un CV, une lettre de motivation, un portfolio ;
• une copie d’information pour un employeur ;
• pour votre usage personnel.

Une traduction simple ne veut pas dire « moins exacte ». Le traducteur traduit le prénom, le nom, les dates, l’intitulé de la spécialité et la qualification obtenue avec le même soin, car ce même texte part souvent ensuite en certification notariale. La seule différence est que la traduction n’est pas accompagnée d’un acte notarié, et sa valeur dépend de la confiance du destinataire.

La traduction notariée

Pour une traduction notariée, le traducteur signe devant le notaire, et le notaire certifie l’authenticité de la signature du traducteur. Un détail important : le notaire ne vérifie pas le contenu de la traduction. Le traducteur répond de l’exactitude, le notaire répond du fait que c’est bien ce traducteur qui a signé.

Une traduction notariée est nécessaire lorsque le diplôme sert dans une procédure administrative ou juridique :

• l’admission dans une université étrangère, lorsque la certification est expressément exigée ;
• un visa de travail et la reconnaissance des qualifications ;
• le dépôt auprès d’une ambassade ;
• la reconnaissance d’études étrangères en Géorgie - le Centre national pour l’amélioration de la qualité de l’enseignement (NCEQE) n’accepte un document en langue étrangère qu’avec une traduction notariée en géorgien.

Ce dont le notaire a besoin

La certification notariale suppose plusieurs conditions. Si vous les connaissez à l’avance, la démarche se déroulera sans accroc :

• L’original ou sa copie. La traduction est liée à un document précis : il faut donc que l’on voie ce qui a été traduit. Nous précisons lors de la commande quelle forme convient dans votre cas ;
• La présence du traducteur. Le traducteur signe la traduction en présence du notaire : une traduction notariée exige donc toujours la participation personnelle du traducteur ;
• La traduction jointe au document. En règle générale, la traduction est reliée au document pour former un tout portant la mention de certification du notaire. Le destinataire voit ainsi que la traduction se rapporte bien à ce document ;
• Le texte intégral. Tout ce qui figure sur le document est traduit : cachets, signatures, sceaux et, si elle est déjà apposée, l’apostille aussi.

À cette étape, le notaire vérifie l’identité et la signature du traducteur, pas l’exactitude linguistique de la traduction. C’est pourquoi la relecture du texte doit être terminée avant la certification - après, modifier le texte implique déjà une nouvelle certification.

Comparaison

• Qui confirme : la traduction simple - le traducteur ou l’agence ; la traduction notariée - le notaire, qui certifie la signature du traducteur ;
• Responsabilité de l’exactitude : dans les deux cas, le traducteur ;
• Administrations publiques : acceptent rarement la traduction simple, acceptent la traduction notariée ;
• Apostille sur la traduction : en Géorgie, elle n’est apposée ni sur l’une ni sur l’autre - l’apostille est apposée sur l’original du diplôme ;
• Délai chez TARGMANEBI : pour les deux, le jour même ou le lendemain.

Pourquoi la traduction notariée est plus exigeante

Corriger une erreur dans une traduction notariée est plus difficile. Dans une traduction simple, le traducteur corrige le mot erroné et vous renvoie le fichier. Dans une traduction notariée, la traduction est rattachée à un acte notarié : une correction exige donc souvent une nouvelle certification, c’est-à-dire un nouveau passage chez le notaire. C’est précisément pour cela que, dans la traduction d’un diplôme, nous vérifions séparément le prénom, le nom, la date de naissance et le numéro du diplôme avant la certification, et si notre erreur est confirmée, nous la corrigeons le jour ouvrable même ou le suivant.

Un autre principe vaut pour les deux formes : nous n’utilisons pas d’intelligence artificielle sur le contenu des documents des clients, et le traducteur ne reçoit que la partie qu’il doit traduire. Un diplôme contient des données personnelles, et son texte ne parvient qu’à la personne qui y travaille.

Une troisième option : la traduction certifiée

Le Royaume-Uni, les États-Unis et quelques autres pays n’exigent souvent pas de notaire - une confirmation écrite du traducteur ou de l’agence attestant que la traduction est complète et exacte suffit. En détail : traduction certifiée.

La forme est fixée par le destinataire, ni par vous ni par l’agence. Avant de commander, cherchez dans les exigences du portail ou de l’ambassade les mots « notarized », « certified » ou « sworn ».

Comment lire l’exigence du destinataire

Les universités, les ambassades et les employeurs emploient des termes différents, et un même mot peut avoir un sens différent selon le pays. Le repère général est le suivant :

• « notarized translation » - désigne généralement une traduction dont le notaire certifie la signature du traducteur. En Géorgie, c’est précisément une traduction notariée ;
• « certified translation » - souvent, une confirmation écrite du traducteur ou de l’agence attestant que la traduction est complète et exacte suffit. Certains destinataires entendent toutefois par ce mot une certification notariale ;
• « sworn translation » - dans les pays où existe l’institution du traducteur assermenté, il s’agit d’une traduction par un traducteur habilité par ce pays. Si ce mot figure dans l’exigence, vérifiez si une traduction certifiée par un notaire en Géorgie sera acceptée ;
• « official translation » - la formulation la plus vague, qui peut désigner une traduction notariée comme une traduction certifiée. Dans ce cas, le mieux est de poser directement la question au destinataire.

Si l’exigence dit seulement « traduction », sans autre précision, une traduction simple suffit souvent. Mais en cas de doute, mieux vaut interroger le destinataire à l’avance que de se voir renvoyer le document et manquer la date limite.

L’apostille sur le diplôme, pas sur la traduction

En Géorgie, une traduction notariée n’est pas apostillée : le notaire certifie seulement la signature du traducteur, et l’apostille est apposée sur le document original (ou sur sa copie notariée).

L’apostille sur un diplôme est une autre procédure : la décision est prise par le Centre national pour l’amélioration de la qualité de l’enseignement, et la demande est déposée à la Maison de la Justice (Public Service Hall). Cette apostille est apposée sur l’original et doit être obtenue avant la traduction, afin d’y figurer. En détail : apostille sur un diplôme et apostille et légalisation.

Certains destinataires veulent aussi que la traduction elle-même soit confirmée. Dans ce cas, l’Agence de développement des services publics (Public Service Development Agency) peut traduire le diplôme dans l’une des huit langues et apostiller sa propre traduction ; sinon, demandez au destinataire si notre traduction notariée jointe au diplôme apostillé suffit. La différence entre les deux étapes est expliquée séparément sur la page traduction notariée ou apostille.

Les erreurs fréquentes

• Une certification inutile. Un CV, une lettre de motivation et un portfolio ne sont pas des documents officiels et, en règle générale, n’ont pas besoin de notaire. La certification ne donne pas plus de valeur à un tel texte ;
• La traduction avant l’apostille. Si le diplôme a d’abord été traduit et que l’apostille a été apposée ensuite, elle ne figure pas dans la traduction. Le destinataire peut juger un tel dossier incomplet, et il vous faudra peut-être refaire la traduction ;
• Un nom différent de celui du passeport. Un nom géorgien peut être translittéré en caractères latins de plusieurs façons. Dans la traduction, le prénom et le nom doivent correspondre lettre pour lettre au passeport, sinon le destinataire peut se demander s’il s’agit de la même personne. Lors de la commande, envoyez-nous donc aussi une copie du passeport ;
• Choisir la forme au hasard. Certains commandent une traduction notariée « au cas où », d’autres l’inverse - une traduction simple, en espérant qu’elle sera acceptée. Dans les deux cas, mieux vaut lire d’abord l’exigence du destinataire ;
• Un diplôme sans son supplément. Le relevé de notes ou supplément est souvent exigé avec le diplôme. Si un seul traducteur traduit les deux, la terminologie et l’orthographe du nom seront identiques.

Comment se prépare une traduction notariée

Questions fréquentes

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