Un diploma, un supplemento o un diploma di maturità da usare all'estero per studiare, lavorare o ottenere il riconoscimento delle qualifiche richiede quasi sempre due cose: la conferma dell'autenticità del documento e una traduzione comprensibile. La prima la garantisce l'apostille, la seconda una traduzione che spesso deve essere autenticata dal notaio.
In questo articolo spieghiamo che cosa attesta l'apostille, quale ente si occupa dei titoli di studio, che cosa controllare prima della domanda e in quale ordine procedere per non perdere tempo e non dover rifare lo stesso lavoro.
Che cos'è l'apostille
L'apostille è una certificazione speciale istituita dalla Convenzione dell'Aia del 1961. I Paesi aderenti alla Convenzione accettano reciprocamente i rispettivi atti pubblici muniti di apostille e non richiedono più un'ulteriore legalizzazione consolare.
È importante sapere che cosa l'apostille attesta e che cosa no. Attesta l'autenticità della firma e del sigillo dell'ente o del pubblico ufficiale che ha rilasciato il documento. L'apostille non controlla né valuta il contenuto del documento: voti, materie, crediti. Per questo l'apostille non significa che un'università straniera riconoscerà automaticamente la vostra qualifica: il riconoscimento è una procedura a parte della parte ricevente.
Chi fa che cosa
Secondo il registro della Conferenza dell'Aia, in Georgia le autorità competenti per l'apostille sono tre, e ciascuna si occupa dei propri documenti:
- L'Agenzia per lo sviluppo dei servizi pubblici del Ministero della Giustizia - l'autorità competente generale per tutti i documenti che non rientrano nelle altre due, compresi gli atti notarili. Le domande le riceve la Casa della Giustizia (Public Service Hall);
- Il Centro nazionale per il miglioramento della qualità dell'istruzione (NCEQE) - l'autorità competente per l'apostille sui titoli di studio: diploma, supplemento, diploma di maturità e altri;
- L'Agenzia dei servizi del Ministero dell'Interno - per i documenti che rilascia essa stessa, ad esempio il certificato del casellario giudiziale.
Per un titolo di studio due enti lavorano insieme:
- La Casa della Giustizia (Agenzia per lo sviluppo dei servizi pubblici) - riceve la domanda. Non controlla il titolo di studio in sé e trasmette la domanda per via elettronica al Centro;
- Il Centro nazionale per il miglioramento della qualità dell'istruzione - l'autorità competente per l'apostille sui titoli di studio. Verifica che il documento sia stato rilasciato da un istituto autorizzato e alla persona in esso indicata, e decide sull'apostille.
È proprio per questo che un titolo di studio segue un percorso a parte. A differenza degli altri documenti, qui il controllo non si limita alla firma e al sigillo: il Centro conferma che l'istituto aveva il diritto di rilasciare quel documento e che il documento è stato effettivamente rilasciato a quella persona. Questo richiede tempo in più, da mettere in conto fin dall'inizio.
Quali documenti riguarda
La regola dei titoli di studio vale per tutti i documenti che attestano il completamento o lo svolgimento degli studi. Nella pratica, il più delle volte si tratta di:
- Diploma - di laurea triennale, magistrale, di dottorato o di altro livello;
- Supplemento al diploma - materie, crediti e voti. È proprio ciò che un'università straniera legge con più attenzione;
- Diploma di maturità - il documento che attesta il completamento dell'istruzione generale, necessario per candidarsi a una laurea triennale;
- Transcript - un estratto dei voti, quando la parte ricevente lo chiede separatamente;
- Certificato accademico - ad esempio quello che attesta l'iscrizione in corso o i corsi completati.
La regola principale: ogni documento è a sé, e ciascuno richiede un'apostille separata. L'apostille apposta sul diploma non copre il supplemento né il transcript. Prima di presentare la domanda, verificate nei requisiti della parte ricevente quali documenti esattamente richiedono l'apostille e presentate la domanda per tutti insieme.
Che cosa controllare prima della domanda
Un controllo di pochi minuti prima di andare alla Casa della Giustizia spesso vi risparmia una visita in più:
- Documento d'identità - carta d'identità o passaporto;
- Originali - l'apostille si appone sull'originale, quindi portate gli originali di tutti i documenti richiesti, non le copie;
- Nome e cognome - confrontateli con il passaporto. Se il cognome è cambiato dopo gli studi, tenete a portata di mano il documento che attesta il cambio e chiedete al momento della domanda se serve;
- Timbri e firme - devono essere leggibili. Un timbro danneggiato o sbiadito rende più difficile il controllo;
- Il requisito della parte ricevente - quali documenti richiedono l'apostille, se servono la traduzione e l'autenticazione notarile, e in quale lingua.
Passo per passo
- Controllate l'originale. Nome e cognome devono coincidere con il passaporto, e timbri e firme devono essere leggibili. Il diploma e il supplemento sono documenti distinti, e ciascuno richiede un'apostille separata;
- Presentate la domanda alla Casa della Giustizia con il documento d'identità e gli originali;
- Attendete il controllo del Centro. Il registro della Conferenza dell'Aia (aggiornato a ottobre 2023) indica 10 giorni lavorativi per un titolo di studio. Verificate i tempi aggiornati al momento della domanda;
- Ritirate il documento con l'apostille;
- Fate tradurre il documento insieme all'apostille e, se serve, fatelo autenticare dal notaio. Da noi è pronto in giornata o il giorno dopo.
La traduzione dopo l'apostille
L'apostille diventa parte del documento, quindi deve comparire nella traduzione esattamente come il testo del diploma, i timbri e le firme. Il diploma, il supplemento e il transcript e il testo dell'apostille li traduciamo insieme, con un solo traduttore, così i nomi delle materie e i termini sono uguali in tutti i documenti.
Nella traduzione i voti restano come nell'originale: convertirli in un altro sistema è compito della parte ricevente, non del traduttore. Sul contenuto dei documenti dei clienti non usiamo l'intelligenza artificiale. La traduzione e l'autenticazione notarile sono pronte in giornata o il giorno dopo. In dettaglio: traduzione del diploma e traduzione del diploma di maturità.
L'apostille sul diploma, non sulla traduzione
Alcuni Paesi vogliono che sia confermata, oltre al diploma, anche la traduzione. L'apostille si appone sul diploma e attesta l'autenticità del titolo di studio; non copre la traduzione. In Georgia una traduzione notarile non riceve l'apostille: il notaio autentica soltanto la firma del traduttore.
Se la parte ricevente ha bisogno che sia confermata la traduzione stessa, l'Agenzia per lo sviluppo dei servizi pubblici può tradurre il diploma in una di otto lingue e apporre l'apostille sulla propria traduzione. Altrimenti chiedete alla parte ricevente se basta la nostra traduzione autenticata dal notaio accanto al diploma con apostille, e mettete in conto questa fase. Che cosa attesta ciascuna: autenticazione notarile o apostille.
Un diploma di epoca sovietica o di un istituto chiuso
L'apostille si può apporre anche su un diploma rilasciato in epoca sovietica, anche se qui il controllo è più complesso. Il Centro deve confermare che il documento è stato rilasciato da un istituto autorizzato e alla persona in esso indicata. Quando l'istituto non esiste più, ha cambiato nome o si è fuso con un altro, verificare questi fatti può richiedere più tempo.
In un caso del genere nessuno può promettervi tempi esatti, quindi l'unico consiglio giusto è questo: cominciate presto. Se il diploma è vecchio o danneggiato, oppure l'istituto è stato chiuso, segnalatelo fin dalla domanda e chiedete che cosa potrebbe richiedere il controllo. In questa fase non possiamo avviare in parallelo la parte di traduzione: si prepara dopo l'apostille.
Gli errori più comuni
- La traduzione prima dell'apostille. L'apostille poi non compare nella traduzione e dovete far preparare di nuovo la traduzione;
- L'apostille solo sul diploma. Se l'università richiede anche il supplemento, anche questo ha bisogno di un'apostille separata;
- Ridursi all'ultima settimana. Il controllo di un diploma di epoca sovietica o di un istituto chiuso può richiedere più tempo.
Quando l'apostille non serve
L'apostille vale solo nei Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia del 1961. Se il documento è destinato a un Paese che non aderisce alla Convenzione, serve la legalizzazione consolare e la procedura è diversa: in dettaglio, apostille o legalizzazione. In alcuni casi l'apostille non serve all'inizio: molte università, nella fase della candidatura, richiedono solo una traduzione notarile e l'apostille dopo l'ammissione. Quindi leggete prima i requisiti del destinatario.
Fonti
- HCCH: Georgia - Competent Authority (Art. 6);
- Centro nazionale per il miglioramento della qualità dell'istruzione.
Come pianificare il processo
Informatevi sul requisito del destinatario
Leggete le istruzioni dell'università, del datore di lavoro o dell'ente: quali documenti richiedono l'apostille, in quale lingua deve essere la traduzione, se serve l'autenticazione notarile e se basta una traduzione autenticata dal notaio accanto all'originale con apostille.
L'apostille sugli originali
Presentate alla Casa della Giustizia la domanda per tutti gli originali richiesti insieme. Il registro indica 10 giorni lavorativi: verificate i tempi aggiornati al momento della domanda.
La traduzione con il testo dell'apostille
Inviateci le foto dei documenti con l'apostille e il requisito del destinatario. Un solo traduttore traduce tutti i documenti e il testo dell'apostille, con autenticazione notarile, in giornata o il giorno dopo.
Se va confermata la traduzione stessa
Una traduzione autenticata dal notaio in Georgia non riceve l'apostille. Se la parte ricevente vuole che sia confermata anche la traduzione stessa, l'Agenzia per lo sviluppo dei servizi pubblici può tradurre il documento in una di otto lingue e apporre l'apostille sulla propria traduzione; oppure chiedete alla parte ricevente se basta la nostra traduzione autenticata dal notaio accanto all'originale con apostille. Mettete in conto fin dall'inizio anche questa fase.
Dopo l'apostille traduciamo insieme il diploma, il supplemento e il testo dell'apostille e li autentichiamo dal notaio in giornata o il giorno dopo.
Chiama: 501 113 200Domande frequenti
Dove si fa l'apostille sul diploma?
La domanda si presenta alla Casa della Giustizia. Il documento lo controlla, e sull'apostille decide, il Centro nazionale per il miglioramento della qualità dell'istruzione.
Basta una sola apostille per il diploma e il supplemento?
No, sono documenti distinti e ciascuno richiede un'apostille separata.
Quanto tempo richiede l'apostille su un titolo di studio?
Il registro della Conferenza dell'Aia (2023) indica 10 giorni lavorativi. Verificate i tempi aggiornati al momento della domanda.
Che cosa viene prima: l'apostille o la traduzione?
Prima l'apostille sull'originale, poi la traduzione, nella quale si traduce anche il testo dell'apostille, e infine l'autenticazione notarile.
Quanto tempo richiede la traduzione dopo l'apostille?
In giornata o il giorno dopo, compresa l'autenticazione notarile.
Si può apporre l'apostille anche su un diploma sovietico?
Sì, anche se il controllo di un diploma di un istituto vecchio o chiuso può richiedere più tempo, quindi cominciate presto.
L'apostille attesta i miei voti?
No. L'apostille attesta l'autenticità della firma e del sigillo dell'ente che ha rilasciato il documento, non il suo contenuto. Il riconoscimento di una qualifica è una procedura a parte della parte ricevente.