Traduzione di documentazione di gara d'appalto

TARGMANEBI traduce la documentazione di gara in entrambe le direzioni: le condizioni di una gara straniera in georgiano, perché il vostro team comprenda esattamente i requisiti, e la vostra offerta in una lingua straniera, perché la commissione di valutazione possa esaminarla per intero. Su un pacchetto grande mobilitiamo contemporaneamente un team di traduttori e consegniamo la traduzione in giornata o il giorno successivo.

I tre livelli di un pacchetto di gara

La parte legale: una parola decide un obbligo

Se nelle condizioni di contratto "shall" e "may" si confondono, un obbligo diventa una raccomandazione. "Liquidated damages" è una penale fissata in anticipo dal contratto, che in georgiano si rende con "pirgasamtekhlo" (penale), non con un letterale "likvidirebuli zarali" ("danno liquidato"). "Employer", "Contractor" ed "Engineer" sono ruoli specifici nei contratti di tipo FIDIC e devono essere indicati allo stesso modo in tutto il pacchetto.

Della parte legale si occupa un traduttore con esperienza nella traduzione giuridica. Traduzione e autenticazione dei documenti di registrazione della società: traduzione della visura del registro.

La parte finanziaria: le cifre non cambiano

Nella parte finanziaria nessuna cifra, unità o separatore decimale può cambiare. Le formule Excel, la struttura dei fogli e i riferimenti di cella restano invariati; si traducono solo i campi di testo: le descrizioni delle lavorazioni, le unità e le note.

Nel BoQ la descrizione di una voce di lavoro deve corrispondere esattamente alla specifica tecnica. Se la specifica dice "betonis mosamzadebeli pena" (strato di magrone in calcestruzzo), il BoQ userà esattamente la stessa forma, così il valutatore può collegare facilmente i due documenti.

La parte tecnica

Il capitolato tecnico (Terms of Reference) e le specifiche sono il cuore di una gara: è rispetto a essi che si valuta se l'offerta soddisfa i requisiti. Ogni punto dei ToR viene tradotto per intero, perché il vostro team non perda nemmeno un "requisito obbligatorio".

I disegni di gara li traduciamo direttamente nel file CAD, conservando layer e quote: traduzione di disegni tecnici. Le istruzioni e le schede tecniche delle apparecchiature vengono tradotte con la stessa terminologia della specifica.

Come consegniamo un pacchetto grande con una scadenza stretta

Un pacchetto di gara di grandi dimensioni non si può affidare a un solo traduttore. Il nostro processo si basa su un lavoro di squadra che non perde coerenza:

• Il project manager riceve il pacchetto, ne calcola il volume e lo suddivide in blocchi legale, finanziario e tecnico;
• Una base terminologica viene creata prima dell'inizio del lavoro: i nomi del committente, del progetto, delle opere e i concetti chiave si fissano una volta per tutte;
• Traduzione in parallelo - ogni blocco è affidato a un traduttore con la specializzazione pertinente. Tutti usano un'unica Translation Memory in tempo reale;
• Revisione unificata - un unico revisore legge l'intero pacchetto, perché termini e ruoli siano resi allo stesso modo in ogni documento;
• Controllo del formato - i moduli di gara tornano esattamente nella struttura richiesta dall'ente appaltante: la stessa numerazione, gli stessi campi e gli stessi spazi per le firme.

Gli errori irreversibili che controlliamo

• Una risposta incompleta a un requisito - un punto dei ToR saltato può diventare motivo di esclusione dell'offerta;
• Termini incoerenti - la stessa lavorazione deve avere lo stesso nome nell'offerta tecnica e nel prospetto dei prezzi;
• Errori nelle cifre - termini, quantità, percentuali e unità vengono controllati rispetto all'originale in una fase separata;
• Moduli alterati - se l'ente appaltante richiede un modulo specifico, ne conserviamo la struttura e non ne creiamo una versione nostra.

La vostra offerta in lingua straniera: che cosa legge la commissione

Quando un'azienda georgiana partecipa a una gara internazionale, la commissione di valutazione vede l'offerta solo in traduzione. Il punteggio tecnico dipende da quanto chiaramente essa dimostra che l'azienda soddisfa ogni requisito. Per questo, quando traduciamo un'offerta, seguiamo alcune regole:

• Rispecchiare la lingua dei ToR - se il capitolato dice "The Contractor shall provide", la risposta inizia con lo stesso termine, così il valutatore collega requisito e risposta in pochi secondi;
• Matrice di conformità - se l'ente appaltante chiede una Compliance Matrix, ogni riga della tabella viene tradotta con il numero di punto dell'originale;
• Il tono della metodologia - il testo è scritto con formulazioni attive e concrete, lo standard abituale per un valutatore internazionale;
• CV ed esperienza - posizioni, nomi dei progetti e clienti sono indicati allo stesso modo in ogni CV e nella tabella delle esperienze.

Un'offerta ben tradotta non costringe la commissione a chiedere ulteriori chiarimenti, il che fa risparmiare tempo nella fase di valutazione e riduce il rischio.

Offerte bilingui e lingua prevalente

Alcuni enti appaltanti richiedono l'offerta in due lingue, ad esempio georgiano e inglese, e stabiliscono nel contratto quale lingua prevale in caso di discordanza. In questo caso le due versioni devono rispecchiarsi: la stessa struttura, numerazione, tabelle e cifre.

Prepariamo i documenti bilingui su colonne parallele o in file separati, secondo quanto richiesto dall'ente appaltante, e alla fine confrontiamo le due versioni punto per punto. Prestiamo particolare attenzione a cifre, termini e formulazione degli obblighi, perché è proprio lì che una discordanza porta a una controversia.

Chiarimenti, addenda e le ultime ore prima della scadenza

Le condizioni di gara cambiano spesso prima della presentazione. L'ente appaltante pubblica addenda, risposte alle domande degli offerenti (Clarifications) e moduli modificati. Ciascuno di questi documenti può cambiare la scadenza, l'oggetto o un requisito tecnico.

• traduciamo gli addenda con la stessa base terminologica del pacchetto principale, così la modifica risulta subito visibile;
• traduciamo le vostre domande all'ente appaltante in modo breve e preciso, con i rimandi ai punti dei ToR;
• se un addendum modifica un documento già tradotto, correggiamo solo la parte cambiata e vi segnaliamo le modifiche a parte.

Dopo la gara: la fase contrattuale

Dopo l'aggiudicazione il volume di traduzione spesso cresce: il contratto da firmare, i Method Statement, i rapporti di avanzamento, la corrispondenza con l'Engineer e i certificati di collaudo.

La Translation Memory e la base terminologica create nella fase di gara continuano a funzionare nella fase contrattuale. Così la stessa lavorazione, la stessa opera e lo stesso ruolo hanno lo stesso nome nel contratto, nei rapporti e nella corrispondenza, il che conta soprattutto in caso di controversia.

Autenticazione notarile, apostille e riservatezza

Alcune gare richiedono una traduzione autenticata dal notaio dei documenti societari o un'apostille. L'autenticazione notarile la organizziamo in parallelo alla traduzione, così il pacchetto si chiude entro un'unica tempistica. I tempi di rilascio dell'apostille sono stabiliti dall'autorità statale competente e vanno pianificati a parte. Più dettagli: autenticazione notarile e apostille.

Un'offerta di gara contiene segreti commerciali: prezzi, metodologia e dati dei subappaltatori. Ai file ha accesso solo il team del progetto, e su richiesta firmiamo un NDA.

Traduciamo soprattutto dal georgiano all'inglese e dall'inglese al georgiano, e anche da e verso russo, turco, tedesco e francese. Gran parte delle gare finanziate da istituzioni finanziarie internazionali si svolge in inglese.

Come pianificare la traduzione di una gara

Domande frequenti

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